7 مهارات أساسية لإدارة الوقت من شأنها تحسين حياتك

الوقت هو المعادل العظيم - يحصل الجميع على نفس الأربع وعشرين ساعة كل يوم. إن الاستفادة المثمرة من ذلك الوقت يمكن أن تعني الفرق بين إنجاز الأشياء والسعي لمواكبة ذلك. ستساعدك نصائح إدارة الوقت هذه على تنظيم يومك والعمل بشكل أكثر ذكاءً.

1 قم بمراجعة الوقت.

هل تصل إلى نهاية كل يوم عمل وتتساءل أين ذهب الوقت؟ ربما تتساءل لماذا لم تنجح في تحقيق الكثير كما كنت تتمنى. قد تضيع وقتًا أكثر مما تدرك. قد يكون هناك تناقض بين الطريقة التي تعتقد أنك تقضي بها وقتك وكيف تقضيه بالفعل. يمكن أن يكون تدقيق الوقت أمرًا مدهشًا!

إليك طريقة بسيطة لإجراء تدقيق الوقت.

• احصل على نوع من المؤقت يمكنك ضبطه للانطلاق كل ثلاثين دقيقة. (يمكن لتطبيق التنبيه على هاتفك تنفيذ الحيلة).
• ابدأ الموقت واستمر في يومك. حاول ألا تفكر في المؤقت - فقط اتركه يعمل بهدوء في الخلفية.
• عندما يرن العداد ، اكتب ما تفعله في تلك اللحظة بالذات. كن صادقا! إذا كنت تتحقق من Facebook أو ترسل لصديقك نصًا مضحكًا ، فاعترف بذلك.
• اضبطي العداد على ثلاثين دقيقة أخرى وكرري العملية حتى نهاية يومك.
• راجع كيف قضيت وقتك. كم مرة تم القبض عليك وأنت تفعل شيئًا غير منتج؟

حاول إجراء تدقيق كل يوم لمدة أسبوع للحصول على نظرة عامة جيدة حول كيفية قضاء وقتك. (يمكنك تغيير الوقت بين تسجيلات الوصول بحيث لا تبدأ في توقع انطلاق المنبه كل ثلاثين دقيقة.) إذا وجدت أنك تقضي وقتًا طويلاً في التحقق من بريدك الإلكتروني ، فانتقل عبر موجز الوسائط الاجتماعية الخاص بك ، أو الدردشة مع زملاء العمل ، ستعرف بالضبط أين يتعين عليك إجراء التعديلات.

2 امنع مصادر التشتيت

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة أفضل عما يصرف انتباهك ، فقد حان الوقت لحجب هذا الشيء. إذا كانت وسائل التواصل الاجتماعي هي عطلتك ، على سبيل المثال ، فجرّب تطبيقًا إنتاجيًا يحظر عوامل التشتيت عبر الإنترنت. FocusMe و Cold Turkey و SelfControl هي بعض الخيارات المتاحة. إذا كنت تعمل في مشروع كتابة ، فحاول الانتقال إلى وضع ملء الشاشة لمنع نفسك من فتح علامات التبويب أو الرد على إشعارات سطح المكتب.

بالحديث عن الإخطارات ، قم بإيقاف تشغيلها. ما لم يكن ذلك أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لعملك ، فالاحتمالات جيدة ، فأنت لست بحاجة إلى تنبيهك في كل مرة يأتي فيها بريد إلكتروني جديد أو يتفاعل معك شخص ما على وسائل التواصل الاجتماعي.

3 رتب لنفسك

القلق بشأن كيفية ملاءمة جميع مهامك في متوسط ​​يوم العمل يمكن أن يشكل ضغطًا خطيرًا على إنتاجيتك. عندما نشعر بالتوتر ، فإننا نكافح للبقاء منتجين ، مما قد يقودنا إلى العمل لساعات أطول للوفاء بالمواعيد النهائية. من يحتاج ذلك؟

يمكن أن تصبح قوائم المهام مربكة إذا كان لديك الكثير لإنجازه. بدلاً من ذلك ، استخدم أداة التقويم المفضلة لديك (أو حتى كتاب تاريخ قديم جيد) لجدولة نفسك. قد تخصص ساعة للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، واثنتان للبحث وتحديد الخطوط العريضة لهذا التقرير المهم لاجتماع الأسبوع المقبل ، وواحدة لموعد غداء مع زميل ، وما إلى ذلك. إذا كان لديك تقويم مشترك مشترك ، فهذا أفضل. يمكنك تذكير زملائك بمقاطعتك فقط عند الضرورة القصوى إذا كان لديك وقت متقطع للمهام الهامة. (انظر النصيحة الخامسة!)

ستندهش من تأثير حظر الوقت على إنتاجيتك. على سبيل المثال ، إذا كنت معتادًا على الرد على رسائل البريد الإلكتروني فور ورودها ، فمن المحتمل أنك تقاطع سير عملك للقيام بذلك. هذا يعني أنه بعد إسقاط كل شيء للإجابة على هذا البريد الإلكتروني ، سيتعين عليك قضاء وقت إضافي لإعادة توجيه نفسك إلى المهمة التي كنت تعمل عليها قبل أن تأتي. تتيح لك الجدولة تحديد أولوياتك مسبقًا و تجنب الانشغال بأمور أقل أهمية.

4 تجنب تعدد المهام

قد تعتقد أنك جيد في تعدد المهام ، لكن الاحتمالات أنك مخطئ. عندما تقسم تركيزك بين المهام ، فإنك في الواقع تحول الانتباه من مهمة إلى أخرى وتستخدم المزيد من النطاق الترددي للدماغ. ستؤدي بشكل أفضل إذا أعطيت انتباهك الكامل لمهمة واحدة في كل مرة.

يمكن أن يؤدي تجميع المهام المتشابهة أيضًا إلى إبقائك في العقلية الصحيحة. يمكنك ، على سبيل المثال ، تجميع مهام الكتابة الخاصة بك معًا وتنفيذها خلال فترة زمنية معينة. يمكن أن تقع المهام الإدارية في كتلة زمنية أخرى. هل تحتاج إلى أن تكون نشطًا على وسائل التواصل الاجتماعي؟ رائع. امنع الوقت لاستخدام برنامج جدولة مثل Buffer لوضع مشاركاتك في قائمة انتظار لهذا اليوم حتى لا تشعر بالحاجة المستمرة لتسجيل الوصول.

5. الإصرار على احترام الآخرين لوقتك.

هل تعلم أن الاجتماع الذي طُلب منك حضوره لا علاقة له بك تقريبًا؟ الذي لم يكن لديك أي شيء للمساهمة فيه؟ هذه ساعة من وقتك لن تعود أبدًا. اخرج من اجتماعات لا تفعل شيئًا. يجب أن يبرر كل اجتماع وجوده ، ويجب على كل منظم اجتماع أن يبرر الحضور المطلوب ، خاصة إذا لم يكن حضور الاجتماع سيجعلك في النهاية أكثر إنتاجية.

الشيء نفسه ينطبق على زملاء العمل الثرثارين. لديك الحق في العمل بوقت خالي من الانقطاعات غير الضرورية ، لذا اطلب ذلك. يمكنك أن تقول شيئًا مثل "أجد صعوبة كبيرة في التركيز في بعض الأحيان ، وتخرجني المقاطعات من التدفق عندما أعمل. هل يمكننا حفظ الدردشة عندما نكون خارج الساعة؟ "

6 ضع في اعتبارك "نداءك للعمل".

ماذا تريد أن تخرج من المكالمة الهاتفية التي توشك على إجرائها أو الاجتماع الذي توشك على جدولته؟ عليك أن تعرف ما الذي تطلبه ، أو على الأقل ما تأمل في تحقيقه ، قبل أن تغوص فيه. وإلا ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى قضاء بعض الوقت في المحادثات والاجتماعات غير المثمرة في النهاية.

خذ بضع دقائق بعد الاجتماعات والمكالمات الهاتفية للتفكير فيما إذا كنت قد حققت النتيجة التي كنت تأمل فيها. إذا لم تقم بذلك ، فخطط لخطواتك التالية حتى تتمكن من تحقيقها. ستكون أكثر استعدادًا عندما تأتي فرصة معالجة المشكلة مرة أخرى.

7 احصل على قسط كافٍ من الراحة والراحة.

قد يبدو أخذ قسط من الراحة عندما يحين وقت الأزمة بنتائج عكسية ، ولكن وجدت إحدى الدراسات أن قلة النوم تكلف القوى العاملة الأمريكية 411 مليار دولار سنويًا. أنت لست في أفضل حالاتك عندما تكون محرومًا من النوم.

ولا تخجل من قضاء إجازتك. تخطي الإجازة هو في الواقع ضار بصحتك. ليس ذلك فحسب ، بل إن قضاء بعض الوقت في الاسترخاء يمكن أن يجعلك أكثر إنتاجية. عندما تشعر بالراحة والانتعاش ، فمن الأرجح أن تقوم بمهامك بتركيز وحماس.

الآن ، اذهب إلى هناك وانجز الأشياء!