كل ما تحتاج لمعرفته حول كتابة الأعمال

إذا كنت تعمل في شركة وتكتب إلى زملائك وعملائك ، فأنت كاتب أعمال. في هذا المنشور ، نخبرك بكل ما تحتاج لمعرفته حول الكتابة التجارية .

تصف كتابة الأعمال أي كلمات مكتوبة تدخل (أو تخرج) من العمل.

يجب أن يعرف جميع الكتاب مداخل وعموم كتابة الأعمال ، حتى لو كانوا لا يعتبرون أنفسهم كتّاب أعمال أو شركات تقليديين. يستخدم العديد من الكتاب "الكتابة التجارية" بالفعل - في كل مرة يتصلون فيها بعميل أو يعرضون كتاباتهم.

عند إدارة كتابتك كعمل تجاري ، ستحتاج إلى كتابة أعمال. عند الكتابة عن الأعمال التجارية ، أو داخل الأعمال التجارية ، أو الأعمال التجارية ، فإن الكتابة التجارية هي التي ستستخدمها.

إذا كنت ترغب في تحسين كتابة عملك ، فقم بشراء The Complete Grammar Workbook .

كل ما تحتاج لمعرفته حول الكتابة للأعمال

إليك دليل واضح وشامل يغطي كل ما يجب أن يعرفه الكاتب عن الكتابة التجارية وغير ذلك.

ما هي كتابة الأعمال؟

تستخدم الكتابة التجارية صوتًا رسميًا وهيكل صارم. إنه رسمي. إنه قصير ومباشر. ينتقل عبر المنشورات التجارية ورسائل البريد الإلكتروني الرسمية ومحتوى موقع الويب والكلمات المكتوبة الأخرى التي من المفترض أن يقرأها الأشخاص الذين يمتلكون أو يديرون أو يديرون الأعمال.

تعريف "الكتابة التجارية" واسع ، لكنك ستعرفه عندما تراه.

إنه موجود لنقل الأشياء من طرف إلى آخر عندما يتعلق الأمر بممارسة الأعمال التجارية ، ولكنه موجود أيضًا لإنشاء سجل رسمي ومكتوب للأشياء التي تحدث أثناء إدارة العمل أو المؤسسة .

(بعض) أنواع الكتابة التجارية

يمكن أن يشمل ذلك (على الرغم من أنه لا يقتصر على):

1. الإعلانات
2. الأجندات
3. مشاركات المدونة
4. خطط العمل
5. رسائل عمل
6. قصص الأعمال
7. دراسات الحالة
8. ملف الشركة
9. انكماش
10. تغطي الرسائل
11. السير الذاتية
12. رسائل البريد الإلكتروني
13. المذكرات
14. الدقائق
15. إشعارات
16. تصريحات صحفيه
17. التقارير
18. منشورات مواقع التواصل الاجتماعي
19. محتوى الموقع

لماذا نتعلمها؟

الكتابة التي يتم بيعها أو الترويج لها أو الدفع مقابلها تعني أنك أصبحت أكثر من مجرد كاتب. الآن ، أنت صاحب عمل - والعمل هو كل ما تكتبه من الآن فصاعدًا.

حتى لو كتبت رواية قصيرة بحتة أو صحافة ، فستظل بحاجة إلى بيع هذه القطعة الكتابية. هذه هي الكتابة التجارية ، ولهذا السبب قد يكون من المفيد لجميع الكتاب أن يتعرفوا عليها.

يمكن أن تشمل أيضًا العقود والأشكال الأخرى من الكتابة القانونية للشركات.

من يقرأ كتابة الأعمال؟

هذه الكتابة إما:

1. للشركات
2. أو عن الأعمال التجارية.

ينقل الإحصاءات ، وينقل الحقائق ، ويحصل على النقاط ، ويبلغ "سلم الشركة" ، أو يتصل بالعملاء والشركات الأخرى.

عادةً ما يكون مخصصًا للقراء الذين ليس لديهم الكثير من الوقت ، لكنهم قد يضطرون إلى استيعاب الكثير من المعلومات المهمة.

يجب ألا تحتوي على أخطاء. يجب أن يبتعد عن اللغة العامية أو غير الرسمية ، وأن يتجنب دائمًا الخطوط الفاخرة ، ويقول ما يجب قوله.

إذا كنت ترغب في تحسين كتابة عملك ، فقم بشراء The Complete Grammar Workbook .

دليل موجز عن كيفية الكتابة للأعمال

سواء كنت تعمل على بيان صحفي أو منشور مدونة أو إشعار شركة ، فإن اللهجة العامة هي نفسها (وعلى الكاتب أن يضع العديد من الأشياء نفسها في الاعتبار). إليك دليل سريع لبعض الأشياء التي يجب أن يتذكرها كاتب الأعمال دائمًا عند الاستعداد للكتابة بأطراف أصابعه.

1. المملكة المتحدة ، الولايات المتحدة ، سا ، أو أستراليا

اضبط معالج الكلمات على لغة قياسية ، وتأكد من ضبطها بهذه الطريقة في المستند بأكمله. (حدد الكل> الأدوات> اللغة) يمكنك اختيار الإنجليزية في المملكة المتحدة أو الإنجليزية الأمريكية. فقط كن متسقا في الاختيار. قد يكون لشركتك دليل أسلوب يستدعي إعدادًا معينًا. تحقق من ذلك قبل البدء في الكتابة.

2. التدقيق الإملائي (والتدقيق والتحقق)

يمكن أن تظهر الأخطاء الإملائية والنحوية على أنها إهمال أو غير احترافي. تحقق من التدقيق الإملائي والنحوي جيدًا ، ثم تحقق مرة أخرى من أي أسماء علم (مثل أسماء الأشخاص والشركات). اقرأ: يجب أن يكون لديك قائمة مرجعية لتحسين كتابتك

3. عنوان رسمي

من الأفضل كتابة كتابة الأعمال بنبرة رسمية. يجب عليك استخدام عنوان رسمي في البداية إذا كنت تتحدث إلى أي عنوان بريد إلكتروني مباشر مثل. "عزيزي" أفضل من "مرحبًا". اقرأ: 25 نصيحة حول آداب البريد الإلكتروني

4. المصطلحات التجارية الطنانة والمصطلحات اللغوية المتخصصة

تستخدم الشركات كلمات طنانة محددة ، وأحيانًا مصطلحات أكثر تحديدًا تتعلق بنوع العمل. نستخدم كلمات مثل "الأرباح" ، وكلمات مثل "التعطيل" ، وكلمات مثل "التآزر" - وكلمات مثل "بعد السوق" أو "الفرامل المانعة للانغلاق" إذا كانت الصناعة ، على سبيل المثال ، سيارات. استخدم هذه فقط إذا كنت تكتب للمطلعين في هذا السوق. خلاف ذلك ، التزم بلغة واضحة .

5. لغة الشركة العامة

النغمات المباشرة والرسمية هي الأفضل للأعمال. (هناك استثناءات قليلة جدًا لذلك). استخدم لغة رسمية رسمية. يجب أن يكون هذا هو ما ستستخدمه عند التحدث إلى الأشخاص في مناصب موثوقة بدلاً من نوع اللغة التي قد تستخدمها للتحدث إلى الأصدقاء أو أفراد العائلة.

6. حافظ على الأشياء قصيرة

يعتمد طول الكتابة على ما تكتبه. الرسائل أقصر من البيانات الصحفية ، على سبيل المثال. ولكن بشكل عام ، يجب أن تكون كتابة الشركات دائمًا موجزة ومباشرة . استخدم خطاب المصعد والهرم المقلوب لمساعدتك على القيام بذلك. اسأل دائمًا ، "هل يمكنني قول هذا بكلمات أقل؟" قراء الأعمال ليس لديهم الكثير من الوقت ليضيعوه. نصيحة: تجنب التكرار واختصر الجمل.

7. NDA المفترض

عند كتابة مستندات أو مراسلات داخلية للعمل ، افترض دائمًا أنك تفعل ذلك بموجب اتفاقية عدم إفشاء ، والتي يمكن أن تكون ضمنية في كثير من الأحيان. المحترفون لا يتحدثون خارج مجالس الإدارة.

8. الاحتفاظ بالموارد

احفظ جميع الموارد المتعلقة بالأعمال (مثل المقابلات وملفات الموارد الأولية) مع القطعة المكتوبة. في بعض الأحيان ، قد تضطر إلى الرجوع إلى مقابلة سابقة أو شخص اتصال ، وستريد أن تعرف بالضبط أين تجد هذه الموارد لاحقًا.

9. هل المسودات

بمجرد الانتهاء من قطعة من الكتابة ، هذه هي المسودة الأولى. من المحتمل (اقرأ: من المحتمل جدًا) أن تتحول المسودة الأولى إلى مسودة ثانية - وتتحول الثانية إلى مسودة ثالثة. قم دائمًا بالتحرير والتلميع والكمال عندما تعتقد أنك على وشك الانتهاء.

10. تعلم التنسيق

التنسيق هو أيضا أمر حيوي. اقرأ هذه المنشورات للحصول على نصائح:

1. نصائح حول التنسيق للكتاب المحترفين
2. 10 نصائح للتنسيق لجعل النص الخاص بك على الإنترنت أكثر سهولة في الاستخدام
3. لماذا تحتاج إلى مساحة بيضاء عند الكتابة (و 5 طرق لإنشائها)

11. تعلم القواعد الأساسية

تعتبر منشوراتنا حول علامات الترقيم وأجزاء الكلام مثالية لجميع كتاب الأعمال:

1. علامات الترقيم للمبتدئين
2. كل شيء عن أجزاء الكلام

12. قم بتضمين دعوة للعمل

نستخدم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء للحصول على استجابة أو تشجيع البيع. قراءة: كيف تكتب عبارات تحوِّل إلى اتخاذ إجراء

13. استخدم الكتابة المقنعة

الكتابة المقنعة تقنع جمهورك بالاستماع أو التصرف. يستخدم كتاب الأعمال الكبار كتابة مقنعة كل يوم.

1. 3 أركان للكتابة المقنعة - روح ، شعارات ، رثاء
2. قالب عصف ذهني للكتابة مقنع
3. 7 نصائح للحصول على قطعة رأي رائعة
4. الكتابة المقنعة - الكلمات العاطفية مقابل الفكرية
5. قائمة تدقيق الكتابة المقنعة

أخطاء كتابة الأعمال الكبيرة

حسنًا ، أنت الآن تعرف المزيد عن هذا النوع من الكتابة وكيفية القيام بذلك.

ماذا عن كيف لا تفعل ذلك؟

فيما يلي بعض أكبر الأخطاء في كتابة الأعمال الحديثة.

1. التسرع في مستند

عليك أن تفكر فيما تريد أن تقوله وكيف تريد أن تقوله ، قبل أن تبدأ في كتابة المستند. اقرأ: 9 أشياء تحتاج إلى القيام بها قبل كتابة وثيقة عمل

2. لا Phancy Phonts

هل تثق في البنك الذي تتعامل معه إذا كتب جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم باستخدام Comic Sans فقط بألوان قوس قزح ذات الحجم البديل؟ لا تستخدم خطوطًا فاخرة في كتابة الأعمال. لا يوجد محترف يفعل. (الأمر نفسه ينطبق على الحدود والألوان والرسومات الفاخرة غير الضرورية.)

3. لا نميمة أو إشاعات أو فكاهة شخصية

مرحبًا ، أليس من المضحك حقًا ...؟ رقم. تجنب النميمة والشائعات والفكاهة في جميع الأوقات. (يؤدي تركها بشكل عام إلى إحراج ودعاوى قضائية وجلسات استماع تأديبية.)

4. لا توجد لغة بذيئة

إذا درست أمثلة للكتابة المتعلقة بالأعمال ، فستلاحظ الغياب التام للقنابل f والكلمات الأخرى المكونة من أربعة أحرف. من الأفضل ترك اللغة البذيئة (والنغمة السريعة الغضب) خارج الكتابة أو المراسلات المتعلقة بالعمل.

5. لا توجد لغة خيالية لا داعي لها

نحن بحاجة إلى حقائق مباشرة. تجنب استخدام لغة متقنة أو تشبيهات أو مقارنات أو لغة ملونة تشتت الانتباه عن موضوع القطعة. لماذا تستخدم 2000 كلمة للبريد الإلكتروني في حين أنه يمكن أن يقال في 200؟ تبسيط كتابتك .

6. (كل) الأشياء الصغيرة

واحد من أسوأ أخطاء الكتابة التجارية هو أيضًا أحد أصغر الأخطاء. إنها كل تلك الأشياء الصغيرة التي يمكن أن تفوتها العين (وبعض المدققين الإملائيين) قبل أن تضغط على إرسال أو نشر. غالبًا ما تكون هذه عناصر مثل الفواصل المفقودة ، والأسماء التي بها أخطاء إملائية ، وحروف النهاية بـ "معوقون لطفاء". ابحث دائمًا عن الأشياء الصغيرة. [إذا كنت ترغب في تحسين كتابة عملك ، فقم بشراء The Complete Grammar Workbook .]

7. ممنوع إعادة التوجيه Faux-Pas

عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني (أو إرسال رسائل بريد إلكتروني مع عدة مستلمين) ، تحقق من سطري "إلى" و "نسخة إلى" للتأكد من أنك تستجيب للشخص الصحيح - وليس لكل من تم نسخه في السلسلة. يعد هذا أحد أكثر أخطاء الكتابة التجارية شيوعًا ، ومن الأفضل تجنبه بمجرد التحقق.

8. استخدام عدد كبير جدًا من التسميات

أيضًا اسم كـ "nouning" ، يحدث الاسم عندما نغير فعلًا أو جزء آخر من الكلام إلى اسم. عندما نكتب بوضوح ، نحاول تجنب التسميات الاسمية ، لأنها تشوش جملنا وتجعلها غير واضحة . اقرأ: لماذا يجب عليك تجنب التسميات عند الكتابة

9. استخدام الكثير من الصوت المبني للمجهول

في منشور سابق ، نشرح ما يلي: 'في Writers Write ، نفضل قراءة الروايات ذات المحتوى السلبي أقل من 5٪ ، والواقعية ، بما في ذلك كتابة الأعمال ، بمحتوى سلبي أقل من 10٪. إذا أفرطنا في استخدام الصوت المبني للمجهول ، فإن كتابتنا تصبح أقل سهولة في الاستخدام وتقل إحصائيات قابلية القراءة لدينا. هذا يقضي على هدفنا ، وهو التواصل. اقرأ: من الصوت المنفعل إلى الصوت النشط - كيفية تحديده وكيفية تغييره

10. ضعف قراءة الإحصائيات

إذا أردنا التواصل ، فعلينا استخدام أسلوب سهل القراءة. يعد تشغيل إحصائيات قابلية القراءة طريقة ممتازة لاختبار ما إذا كنت تكتب بوضوح.

أدلة خطوة بخطوة لكتاب الأعمال

هل تحتاج إلى مساعدة في أن تصبح كاتب أعمال أفضل؟ تحتوي مجموعة أدوات Writers Write على مجموعة أدواتك بالكامل في مكان واحد ، بدءًا من أهمية كتابة الأشياء وحتى الأدلة التالية:

1. دليل خطوة بخطوة لمساعدتك على تنسيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
2. دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في كتابة السيرة الذاتية
3. دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في كتابة جداول الأعمال
4. دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في كتابة المذكرات
5. دليل خطوة بخطوة لمساعدتك على كتابة الدقائق
6. دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في كتابة الإشعارات
7. دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في كتابة خطابات العمل

لدينا أيضًا منشورات على:

1. كيف تكتب ملف عمل فعال
2. كيف تكتب دراسة حالة في 3 خطوات سهلة
3. دليل العشر خطوات لتدوين الملاحظات
4. السلسلة الكاملة لكتابة الخطابات

أدلة الأسلوب

معظم الشركات لديها دليل أسلوب للكتاب ليتبعوه. هذا يحدد كيف تريد الإدارة من موظفيها الكتابة.

1. ما هو دليل الأسلوب ولماذا أحتاج إليه؟
2. 4 طرق سيحدث دليل الأسلوب ثورة في كتابة منظمتك
3. 10 أشياء لا يجب استبعادها من دليل أسلوب شركتك
4. قم بإنشاء دليل نمط لشركتك في 10 خطوات

إذا كنت ترغب في تحسين كتابة عملك ، فقم بشراء The Complete Grammar Workbook .

بواسطة Alex J. Coyne. أليكس كاتب ومدقق لغوي ولاعب بطاقات عادي. ظهرت ملامحه حول البطاقات والجسر ولعب الورق في Great Bridge Links و Gift for Card Players و Bridge Canada Magazine و Caribbean Compass. تواصل معنا على alexcoyneofficial.com.

إذا استمتعت بهذا ، فاقرأ منشوراته الأخرى:

1. حول المقالات (وكيفية كتابة مقال رائع)
2. من الدوام الكامل إلى الكتابة المستقلة: طرق للتعامل
3. 9 نصائح عملية لتصبح كاتبًا أسرع
4. 6 طرق جسر يمكن أن تجعلك كاتب أفضل
5. نصائح سلامة للصحفيين لا تقدر بثمن
6. 12 موارد أرشيف الصحف للصحفيين والكتاب
7. القواعد الثمانية عشر الأساسية للصحافة
8. 9 أشياء يمكن (وسوف) أن تسوء عند إجراء مقابلة
9. 8 دروس تعلمتها من العمل المستقل عن المال
10. مفاتيح الهيكل: قصة رعب ستخيف كل الكتاب