كيفية كتابة رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني تحصل على استجابة: 7 نصائح عمل
نشرت: 2017-05-10إذا كان الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني فقط يجيبون في كل مرة. لسوء الحظ ، فإن العديد من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك متجهة إلى عدم الرد. يتلقى مستخدم البريد الإلكتروني العادي اثنين وتسعين رسالة بريد إلكتروني يوميًا (من المحتمل أن يكون سبعة عشر منها بريدًا عشوائيًا) ويفتح واحدًا من كل ثلاثة رسائل فقط. إذا كنت تريد أن تجعل نفسك مسموعًا في عالم رقمي صاخب ، فإن القدرة على كتابة بريد إلكتروني للمتابعة مقنع يعد مهارة أساسية.
على الرغم من أن المتابعة بشأن طلب وظيفة ستبدو مختلفة تمامًا عن تلك التي تطلب تبرعًا خيريًا ، فإليك سبع نصائح تنطبق بغض النظر عن نوع البريد الإلكتروني الذي تقوم بصياغته.
1 خذ الوقت الكافي لإنشاء سطر موضوع يجذب الانتباه
نصف المعركة عندما يتعلق الأمر بالحصول على رد هو فتح بريدك الإلكتروني في المقام الأول. متوسط معدل فتح رسائل البريد الإلكتروني هو 34 بالمائة. على الرغم من أن الاحتمالات تتراكم مقابل رسالتك الرقمية المتواضعة ، إلا أنه يمكنك تحسينها من خلال استثمار وقت إضافي في إنشاء عنوان موضوع يصعب تجاهله. على الرغم من وجود استثناءات لكل قاعدة ، فمن المعروف أن هذه الاستراتيجيات تحقق النتائج:
- اجعلها قصيرة . يتم فتح أربعين بالمائة من رسائل البريد الإلكتروني على الهاتف المحمول. من غير المرجح أن يتم قطع سطور الموضوع القصيرة.
- استخدم لغة موجزة . احصل على همنغواي بداخلك ولا تضيع الكلمات. قص كلمات ابن عرس وحشو.
- اطرح سؤالا . يمكن لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على أسئلة في سطور موضوعها أن تدفع القراء لفتح الرسالة ، إما للبحث عن إجابة أو لتقديم واحدة.
- لا تحصل على المبيعات . قم بإثارة الاهتمام دون اللجوء إلى المبالغة. هل تريد أن تفتح بريدًا إلكترونيًا تشتبه في أنه ليس أكثر من مجرد عرض ترويجي للمبيعات؟
- جرب محلل العنوان . في حين أن أدوات مثل CoSchedule's Headline Analyzer مخصصة لعناوين المقالات ، إلا أنها تعمل جيدًا للتحقق من سطور موضوع البريد الإلكتروني أيضًا.
بالمناسبة ، من المهم أن يعكس سطر الموضوع هدف بريدك الإلكتروني ، وهو ما يقودنا إلى نصيحتنا التالية.
2 اعرف هدفك ، ثم التزم بالموضوع
ما الذي تحاول تحقيقه من خلال بريدك الإلكتروني للمتابعة؟ من المهم أن تضع في اعتبارك النتيجة المرجوة حتى تتمكن من تركيز بريدك الإلكتروني على تحقيقها. هل تكتب لتطلب لقاء؟ طلب تحديث الحالة؟ اطلب أمنية؟ قل شكرا؟ مهما كان هدفك ، يجب أن يساعدك كل شيء من سطر الموضوع إلى نص رسالتك إلى تسجيل الخروج في الوصول إلى هذا الهدف.
لا تبتعد عن أي ظلال قبل أن تحصل على رد على بريدك الإلكتروني وتنخرط في محادثة ، حتى لو كان طلبك في النهاية يحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تتابع طلب وظيفة. قد يقوم عقلك بتحويل جميع أنواع القضايا ذات الصورة الكبيرة مثل متطلبات الراتب أو التوفر. ولكن قبل أن تتمكن من التحدث عن أي من تلك الأشياء ، عليك أن تنجز شيئًا واحدًا فقط ، ألا وهو الحصول على مقابلة. هذا يعني أن بريدك الإلكتروني للمتابعة يجب أن يركز بالليزر على توفير المعلومات التي ستقنع صاحب العمل المحتمل بتقديم مقابلة لك. لا تقم بإلقاء الملاحظات الجانبية التي من شأنها تعكير المياه.
3 استخدم التحية الصحيحة
عندما تكتب صاحب عمل محتمل لمتابعة طلبك ، استخدم دائمًا:
في الواقع ، في أي نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، من المناسب أن تبدأ بكلمة "عزيزي" بدلاً من "مرحبًا". يمكن القول إن "Hey" هي أكثر التحية غير الرسمية لهم جميعًا ، لذا احفظها عندما تتواصل مع شخص تعرفه وتربطه علاقة ودية.
4 افتح مع بعض السياق
حتى إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بالمتابعة متسلسلًا ويحتوي على بريدك الإلكتروني الأصلي ، فلا يزال من الجيد تضمين جملة أو اثنتين من السياق.
تطبيق الجوال القادم ، Awesomest Thing Ever ، في مرحلة تجريبية. لقد كتبت الأسبوع الماضي لأسأل عما إذا كنت ترغب في أن تكون من أوائل من يخوضون تجربة القيادة.
ليس من الضروري تكرار كل شيء. فقط سلط الضوء على ما هو مهم. اسأل نفسك ، "ما هو الحد الأدنى المجرد الذي يجب أن يفهمه المستلم حتى يكون باقي رسالتي الإلكترونية منطقيًا؟"
5 إضفاء الطابع الشخصي عليه
أضف لمسة شخصية إلى رسائلك الإلكترونية متى استطعت. إذا قابلت المستلم في مؤتمر ، فقل ذلك. إذا قرأت مقالًا كتبوه ، اذكر الوجبات الجاهزة المفضلة لديك. إذا أجريت مقابلة معهم للحصول على وظيفة ، فارجع إلى أحد النقاط البارزة من المقابلة.
المفتاح هو أن تبدو ودودًا ولكن ليس مبتذلًا. يجب ألا يتضمن التخصيص إسقاط الاسم بشكل عشوائي. من المفترض أن يساعد في إنشاء اتصالك بالمستلم. لا تجبره.
6 لا تكن غامضا
ربما لم يتلق بريدك الإلكتروني الأول ردًا لأنك لم تذكر الغرض منه بوضوح. يتيح لك البريد الإلكتروني الخاص بالمتابعة فرصة لتصحيح ذلك.
يتلقى الصحفيون عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا من ممثلي العلاقات العامة الذين يريدون منهم تغطية قصة ما. أحد الأشياء المزعجة لحيواناتهم الأليفة ، والشيء الذي من المرجح أن يتسبب في حذف بريد إلكتروني ، هو عدم وجود أي فكرة عما يدور حوله هذا البريد الإلكتروني بالفعل. كما كتب ماثيو هيوز لـ The Next Web:
أفضل العروض التي أحصل عليها هي تلك التي يمكنني من خلالها فهم المنتج أو القصة بعد قراءة فقرة واحدة فقط. قم بإسقاط المصطلحات والبراغادوسيو - فقط اجعلها قصيرة وبسيطة.
سواء كنت تتابع عرضًا تقديميًا أو طلبًا لعقد اجتماع ، كن محددًا واذكر بوضوح ما تريد حدوثه.
تريد ماذا الآن؟ ماذا تعني "آفاق التعاون" حتى؟
ووه! الآن نحصل عليه.
7 قم بتضمين دعوة للعمل
إذا كنت تريد أن يرد المستلم على بريدك الإلكتروني ، فسيتعين عليك في معظم الحالات أن تطلب ذلك. يسمى هذا الطلب دعوة للعمل.
تعد CTAs أداة تسويق ، لكنها مهمة أيضًا في متابعة البريد الإلكتروني. يوجهون المستلم نحو الخطوة التالية ، والتي بدورها تطالب بالرد. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك.
اطلب لقاء
أود أن ألتقي لتناول طعام الغداء وأسألك بعض الأسئلة حول استراتيجية البريد الإلكتروني لشركة Mega Corp. هل الثلاثاء ظهرا العمل؟
اطلب ردود الفعل
أعلم أن لديك رؤية رائعة لتقدمها عندما يتعلق الأمر بـ [الموضوع]. هل ستأخذ بضع دقائق لمشاركة ملاحظاتك؟
طلب بيع أو تبرع أو اشتراك
كشف قسيمة الغموض الخاص بك
تبرع في موعد أقصاه [التاريخ] وستتوافق [الشركة] مع تبرعك!
اشترك اليوم للبقاء في الحلقة!
بعد مقابلة عمل
ظننت أنني سأمرر روابط إلى المقاطع التي ذكرتها بالأمس. هل هناك أي شيء آخر تريد مني أن أرسله؟
الحفاظ على البساطة ليس دائمًا أمرًا بسيطًا
الآن بعد أن تعلمت بعض الحيل لكتابة رسالة بريد إلكتروني متابعة رائعة ، فإنك تواجه تحديًا آخر - إبقائها قصيرة ولطيفة. (أظهرت دراسة أجراها تطبيق البريد الإلكتروني Boomerang أن رسائل البريد الإلكتروني بين 75 و 100 كلمة لها أفضل معدلات استجابة.)
كلما كانت رسالتك الإلكترونية للمتابعة أكثر إيجازًا ، كلما استغرق الأمر وقتًا أطول في كتابتها. إن صياغة رسائل البريد الإلكتروني التي تلتزم بالموضوع ، وتذكر الغرض بوضوح ، وتتضمن دعوة مقنعة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، هو أمر أكثر تعقيدًا مما يبدو. مع التدريب يأتي الإتقان! استثمر الوقت في ضبط رسائل المتابعة الإلكترونية الخاصة بك ، ومن المؤكد أنك ستكسب المزيد من الردود. 