6 نصائح لكتابة بريد إلكتروني ناجح للمتابعة

في العالم المهني، تتضمن المحادثات في كثير من الأحيان رسائل بريد إلكتروني للمتابعة. قد تحتاج إلى إعادة النظر في موضوع الاجتماع، أو تذكير زميل بمشروع تعمل عليه، أو التواصل مع عميل محتمل من خلال التفاعل معه عدة مرات.

ما هو البريد الإلكتروني للمتابعة؟

البريد الإلكتروني للمتابعة هو بريد إلكتروني يتم إرساله للحفاظ على تفاعل المستلم. يمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة في أي سيناريو تقريبًا حيث تحتاج إلى لفت انتباه المستلم إلى المحادثة. فيما يلي بعض الأمثلة:

• متابعة الوظيفة بعد المقابلة
• متابعة الطلب الذي قدمته
• متابعة طلب أو سؤال قمت بطرحه
• التحقق من حالة المشروع

في معظم الحالات، يجب أن تكون رسالة المتابعة عبر البريد الإلكتروني مباشرة وموجزة وتستخدم لهجة احترافية.

يمكن أيضًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة لإعادة جذب شخص ما بعد مكالمة هاتفية أو رسالة أو محادثة شخصية. ليس من غير المألوف إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بعد محادثة منطوقة لتوثيق موضوعاتها كتابيًا.

ما هو الغرض من البريد الإلكتروني للمتابعة؟

في بعض الأحيان، تتسلل رسائل البريد الإلكتروني عبر الشقوق ولا يتم الرد عليها. وفي حالات أخرى، تحتاج إلى مواصلة المحادثة الشفهية عبر البريد الإلكتروني. في كلا السيناريوهين، فإن رسالة المتابعة الإلكترونية الواثقة والمكتوبة جيدًا تبقي الموضوع في مقدمة أولوياتك.

تخدم رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة مجموعة متنوعة من الأغراض، بما في ذلك:

• زيادة معدلات التحويل
• التعامل مع الآفاق
• جدولة المكالمات والاجتماعات
• إدارة المشاريع

متابعة تنسيق البريد الإلكتروني

سطر الموضوع

سطر موضوع البريد الإلكتروني هو السطر المختصر من النص الذي يراه المستلم في صندوق الوارد الخاص به قبل فتح البريد الإلكتروني. لهذا السبب يجب أن تكون موجزة وجذابة.

افتتاح

افتتاح البريد الإلكتروني هو القسم الأول منه. لها مكونان:

• التحية
• الفقرة الأولى

تحية البريد الإلكتروني هي الجزء الذي يخاطب المستلم. قم بإقران اسمهم مع التحية:

• مرحبًا [الاسم]
• عزيزي [الاسم]
• مرحبًا [الاسم]

بشكل عام، يعتبر بدء رسالة بريد إلكتروني باسم شخص ما أمرًا غير رسمي أو في بعض الحالات وقحًا. عندما لا تكون متأكدًا من التحية التي يجب استخدامها، فإن أفضل رهان لك هو الالتزام بـ "عزيزي" أو "مرحبًا".

التالي هو فقرة تمهيدية قصيرة، والتي يمكن أن تكون جملة أو اثنتين. قم بتذكير المستلم بسرعة بالموضوع المطروح وإبقائه مهتمًا بدرجة كافية لقراءة النص التالي.

جسم

هذا هو المكان الذي تقدم فيه المزيد من المعلومات حول متابعتك. على سبيل المثال، يمكنك تذكير أحد العملاء المحتملين بالسبب الذي يجعل عرضك رائعًا أو تلخيص الاجتماع الذي تتابعه بسرعة.

الحث على اتخاذ إجراء

إن عبارة الحث على اتخاذ إجراء (CTA) هي جزء من رسالة المتابعة الإلكترونية التي تخبر المستلم بما يجب عليه فعله بعد ذلك. فيما يلي أمثلة على الدعوات التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء:

• اتصل بي مرة أخرى
• اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت مهتما
• جدولة اجتماع
• تأكيد اكتمال المهمة

إغلاق

إن إغلاق بريدك الإلكتروني هو الجزء الذي يكرر سبب متابعتك ويتضمن CTA الخاص بك.

تأكد أيضًا من تضمين اسمك وأي معلومات اتصال قد يحتاجها المستلم، مثل رقم هاتفك.

كتابة بريد إلكتروني للمتابعة: 6 نصائح وحيل

1- حدد الهدف (يكون لديك نية واضحة)

مهمة البريد الإلكتروني للمتابعة هي الحصول على رد. قبل أن تكتب بريدك الإلكتروني، حدد الشكل الذي تريد أن يكون عليه هذا الرد. فيما يلي بعض الأمثلة:

• جدولة مكالمة أو اجتماع
• شراء منتج أو خدمة
• الإجابة على سؤال

مع وضع الهدف في الاعتبار، يكون من الأسهل عليك كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة توضح ما تحتاجه بوضوح.

2 اكتب سطر موضوع يجذب الانتباه

على الرغم من أنها لا ينبغي أن تكون جذابة للنقر، إلا أن سطور الموضوع يجب أن تجذب انتباه المستلمين وتدفعهم إلى النقر. يتلقى الأشخاص الكثير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، لذلك يجب أن يكون عنوان الموضوع الخاص بك عاليًا بما يكفي لتجنب الضياع في الضوضاء.

بشكل عام، اجعل سطر الموضوع لا يزيد عن ستين حرفًا أو أقل.

3 توفير السياق في السطر الافتتاحي

في رسالة المتابعة الإلكترونية، يجب أن يخبر السطر الافتتاحي المستلم بسرعة عن سبب متابعتك. تذكر أن الأشخاص يتلقون الكثير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، لذا يمكن للمستلم استخدام التذكير.

4 أضف قيمة إلى الرسالة — ما الفائدة منها؟

يجب أن تتضمن رسالة المتابعة الإلكترونية سببًا لرد المستلم عليك. على سبيل المثال، في المتابعة مع عميل محتمل للمبيعات، قد تذكر عرضًا لفترة محدودة سيفتقدونه إذا لم يشتروا خلال إطار زمني معين.

5 اختتم بعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

يجب أن تكون الدعوة إلى العمل واضحة ومباشرة. تجنب لغة التحوط والتفاصيل أو الخيارات غير الضرورية. على سبيل المثال، بدلاً من "لا تتردد في الاتصال بي أو مراسلتي عبر البريد الإلكتروني عندما تتاح لك الفرصة"، اكتب "من فضلك اتصل بي في أقرب وقت ممكن". باستخدام لغة واضحة ومباشرة، من غير المحتمل أن يسيء المستلم فهم رسالتك.

6 قم بالتدقيق قبل الضغط على إرسال

بمجرد الانتهاء من كتابة رسالة المتابعة الإلكترونية، اقرأها بعناية للتأكد من أنها لا تحتوي على أي أخطاء، مثل الكلمات التي بها أخطاء إملائية أو اختيارات كلمات غير واضحة.

أمثلة على البريد الإلكتروني للمتابعة

عزيزي يوهان،

لقد كان من الرائع التحدث معك يوم الخميس الماضي. أود متابعة مناقشتنا حول تقديمك لفصل Econ 200 الشهر المقبل.

يرجى إعلامي إذا كنت لا تزال متاحًا للتحدث. أنا حر في الدردشة أكثر في أي يوم من هذا الأسبوع بين الساعة 2 ظهرًا و4 مساءً

أفضل،

ماريسا

مرحبًا لي آن،

لم يتبق سوى أيام قليلة لعرضنا الترويجي لشهر أبريل، لذا أريد التأكد من عدم تفويته!

في الوقت الحالي، نقدم خدمة تنظيف المزاريب بخصم 50 بالمائة على أسعارنا المعتادة. هذه هي طريقتنا لشكرك لكونك عميلاً رائعًا.

إذا كنت ترغب في حجز موعد لتنظيف الميزاب هذا الشهر، انقر هنا لتحديد موعدك معنا.

نأمل أن نراكم قريبا!

المزاريب العظيمة

متابعة الأسئلة الشائعة عبر البريد الإلكتروني

ما هو البريد الإلكتروني للمتابعة؟

البريد الإلكتروني للمتابعة هو بريد إلكتروني يتم إرساله لإعادة جذب شخص ما بعد محادثة سابقة.

ما هو الغرض من البريد الإلكتروني للمتابعة؟

الغرض من رسالة المتابعة عبر البريد الإلكتروني هو لفت انتباه المستلم إلى موضوع ما. يمكن أن يكون هذا استمرارًا لمحادثة بدأتها سابقًا، أو تذكيرهم بسؤال أو طلب، أو طلب ردهم على شيء قدمته مسبقًا، مثل طلب أو مقابلة.

كيف يمكنني الحصول على رد على رسالة المتابعة عبر البريد الإلكتروني؟

فيما يلي طريقتان لزيادة احتمالية الحصول على رد على بريد المتابعة الإلكتروني الخاص بك:

• اجعل طلبك واضحا
• أخبر المستلم لماذا من مصلحته الرد