10 أمثلة على كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل
نشرت: 2022-03-22يمكن أن تكون كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة إلى العميل صعبة. تعرف على كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد إرسال عرض أو بعد عرض أسعار أو بعد عدم تلقي أي رد أو بعد اجتماع.
يعد البريد الإلكتروني أداة اتصال أساسية للعمل مع العملاء ، ولكن ماذا يحدث عندما لا تتلقى أي رد؟ يمكن أن يؤدي إرسال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة السريعة والمهذبة إلى العميل إلى إعادة إنشاء اتصال ، وإعادة علاقتك إلى مسارها الصحيح.
في هذا الدليل حول كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة للعملاء ، نقدم 10 أمثلة لنوضح لك كيفية القيام بذلك. نقدم أيضًا بعض النصائح المستندة إلى الأدلة لإنشاء رسائل المتابعة الإلكترونية الأكثر فاعلية والتي (تقريبًا) مضمونة للحصول على رد.
لماذا ترسل بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل؟
يمكن أن يكون إرسال بريد إلكتروني احترافي للمتابعة إلى العميل بمثابة تذكير لطيف ، حيث يعيد اتصالك بعميل حالي أو محتمل.
هناك عدة أسباب وراء رغبتك في إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل ، بما في ذلك:
- إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد عرض الأسعار
- بريد إلكتروني للمتابعة للعميل بعد إرسال عرض
- متابعة البريد الإلكتروني للعميل للدفع
- متابعة البريد الإلكتروني لعميل محتمل
- متابعة عبر البريد الإلكتروني بعد الاجتماع
في عالم مثالي ، لن يكون من الضروري إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. ومع ذلك ، يغرق العمال في المراسلات الرقمية ، مما يعني أنه يتم تجاهل ملايين رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. وجدت دراسة YouGov لعام 2015 في الولايات المتحدة الأمريكية أن الشخص البالغ العادي لديه 500 رسالة غير مقروءة في بريده الوارد.
بعض الناس أفضل من غيرهم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني. توصلت الأبحاث إلى أنه في حين أن 70٪ من رسائل البريد الإلكتروني تتلقى استجابة فورية ، فإن ما يصل إلى 30٪ من رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تتلاشى في صناديق البريد الوارد دون إجابة.
يقول آدم جرانت ، كاتب العمود وعالم النفس التنظيمي في صحيفة نيويورك تايمز ، إن تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل غير مقبول ، لكنه أمر مفهوم. تكمن المشكلة في أن معظمنا ليس لديه الوقت للرد على مئات الرسائل الإلكترونية التي نتلقاها يوميًا.
الحل؟ إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل. إنها أداة أساسية لإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح ودفع عملك إلى الأمام.
متى يجب المتابعة مع عميل محتمل؟
هناك نوعان من رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني: تلك المحددة بفترة زمنية وتلك غير المحددة.
إذا كنت بحاجة إلى مثال بتاريخ محدد ، على سبيل المثال ، فعليك إرسال بريد إلكتروني للمتابعة متى احتجت إلى ذلك.
بدون استجابة ، تُترك غير قادر على التخطيط أو إحراز تقدم ، لذا فإن رسالة المتابعة بالبريد الإلكتروني مفهومة. في الحالات العاجلة ، قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني في نفس اليوم - ولا بأس بذلك.
إذا لم يكن بريدك الإلكتروني محدودًا بوقت ، نوصي بالانتظار ما بين يومين إلى ثلاثة أيام عمل قبل إرسال متابعة. لقد قمنا بتغطية هذا النهج بشكل مكثف في منشور المدونة الخاص بنا حول كيفية كتابة بريد إلكتروني لمتابعة المبيعات. لدى الكثير منا استراتيجيات للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة في صناديق البريد الوارد لدينا - مثل الرد عليها في وقت معين - وهذه الفجوة تمنحهم الوقت للرد.
المتابعة بعد ثلاثة أيام من الاتصال الأول تضمن أنك جديد في أذهانهم. في أي وقت قريب ، قد تبدو يائسًا.
كيف تتابع مع العملاء دون أن تبدو يائسًا؟
إذا تم تجاهل بريدك الإلكتروني ، يمكن أن يخلق مشاعر القلق ، كما يقول باحثون في مجلة علم نفس الصحة المهنية. يمكن للكثيرين منا أن يأخذوا نقص الاستجابة على محمل شخصي ، لكن لا ينبغي لنا ذلك.
هناك العديد من الأسباب وراء عدم استجابة شخص ما لبريدك الإلكتروني. ربما كانوا في إجازة ، أو يعانون من المرض ، أو ببساطة كانوا مشغولين للغاية. إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد ، فإن إيمي مورين ، الصحفية في فوربس ، لديها رؤية رائعة حول سبب عدم الرد دائمًا على رسائلك الإلكترونية.
يجب أن تثق في أهمية رسالتك. للتأكد من أن بريدك الإلكتروني لا يبدو يائسًا ، تحتاج إلى استخدام النغمة الصحيحة. نوضح هذا أدناه في الأمثلة لدينا. بالطبع ، تحتاج أيضًا إلى إرسالها في الوقت المناسب.
يقول Hubspot ، إن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة في الساعة 10 صباحًا والساعة 1 ظهرًا لها أعلى معدلات فتح ، لذا فإن التعامل بذكاء مع بريدك الإلكتروني يمكن أن يكون له أفضل النتائج. يقول الباحثون إن عدم إرسال رسائل بريد إلكتروني أبدًا خارج يوم العمل.
لقد أوضحنا أعلاه سبب تفويت بريدك الإلكتروني ، ولكن هل يجب عليك إرسال رسالة متابعة عبر البريد الإلكتروني ثانية؟ نعم يجب عليك.
ولكن كيف؟ دعونا نلقي نظرة فاحصة.
5 نصائح لكتابة رسائل متابعة فعالة للعملاء
- اجعلها مختصرة: ما يقدر بنحو 81٪ من رسائل البريد الإلكتروني تتم قراءتها على جهاز محمول ، لذا اجعلها قصيرة وقم بالوصول إلى صلب الموضوع بسرعة.
- التوقيت مهم: أرسلها في الوقت المناسب خلال اليوم ، وليس في عطلات نهاية الأسبوع أو بعد ساعات. انتظر يومين إلى ثلاثة أيام قبل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة (إلا إذا كنت بحاجة إلى رد عاجلاً).
- كن شخصيًا: بينما تعد قوالب متابعة البريد الإلكتروني ، مثل تلك الواردة أدناه ، نقطة انطلاق رائعة ، يجب عليك تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لإنشاء اتصال أقوى.
- تضمين التوقيتات: إذا كنت بحاجة إلى رد ، فكن صريحًا بشأن التواريخ والأوقات. إذا كنت تطلب معلومات من عميلك ، فأخبرهم بالضبط بما تحتاجه ومتى. لا تنس أن تخبرهم بما ستفعله بالبيانات.
- ركز على المستقبل: لا داعي لطلب تفسير لعدم الرد ؛ التركيز على العلاقة المستقبلية.
توفر هذه النصائح بعض النصائح المنطقية لإنشاء رسائل بريد إلكتروني للمتابعة بشكل أفضل. لن ندخل في أساسيات كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية أو جوانب محددة ، مثل كيفية بدء بريد إلكتروني أو أفضل الطرق لإنهاء بريد إلكتروني كما قمنا بتغطيتها في المنشورات السابقة.
متابعة عينات البريد الإلكتروني للعملاء
في القسم التالي ، نقدم 10 عينات من عينات البريد الإلكتروني للمتابعة للعملاء ، حيث يمكنك رؤيتنا نضع ذلك موضع التنفيذ.
عينة من البريد الإلكتروني للمتابعة للعميل بعد إرسال الاقتراح
بعد إرسال اقتراح ، تعد رسالة المتابعة عبر البريد الإلكتروني إلى العميل مجاملة شائعة يجب عليك دائمًا تمديدها. يُنصح بإرسال بريد إلكتروني لمتابعة الاقتراح إلى العميل في غضون يومين إلى ثلاثة أيام بعد إرسال اقتراحك. ومع ذلك ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد إرسال الاقتراح في وقت أقرب إذا كان تقديمك محدودًا بوقت).
إليك نموذج بريد إلكتروني لمتابعة العميل بعد تقديم عرض.
متابعة البريد الإلكتروني للعميل بعد الاقتباس
البريد الإلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد عرض الأسعار مشابه لمثال البريد الإلكتروني الموضح أعلاه. ومع ذلك ، فمن المرجح أن تركز أكثر على تكلفة العمل ، وليس المحتوى أو السياق. في بعض الحالات ، قد ترغب في تقديم خصم أو شروط دفع مرنة في رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد إرسال عرض أسعار.
إليك رسالة بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد عينة اقتباس.
البريد الإلكتروني لمتابعة الدفع للعميل
إذا فشل العميل أو العميل في تسوية فاتورة ، فيجب أن تكون رسالة متابعة مهذبة عبر البريد الإلكتروني إلى العميل للدفع هي خيارك الأول. قد يكون هناك العديد من الأسباب لعدم دفع شخص ما فاتورة ، لذلك نوصي بإبقاء أي بريد إلكتروني للمتابعة واضحًا ومباشرًا. لست بحاجة إلى الخوض في التفاصيل ، ما عليك سوى ذكر مطالبك وعدم تقديم أي اعتذار.
متابعة البريد الإلكتروني للعميل بعد عدم الرد
في بعض الأحيان قد يشعر العملاء بالبرود ويفشلون في الرد على رسائل البريد الإلكتروني. السؤال عن كيفية جعل العميل غير مستجيب للرد يمثل تحديًا. يختلف كل عميل وفرد ومؤسسة ، لذا خذ الوقت الكافي لتخصيص رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة للعملاء غير المستجيبين قبل إرسالها.
عينة متابعة البريد الإلكتروني لعميل محتمل
إن إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى عميل محتمل يتوخى الحذر والحساسية. تريد أن يعرف العميل أنك جاد ، لكنك لا تريد أن تبدو يائسًا. الأمر كله يتعلق بإيجاد النغمة الصحيحة للصوت ، وهو شيء كتبناه سابقًا.
توفر رسالة المتابعة هذه إلى نموذج عميل محتمل تذكيرًا بسيطًا لشخص لم يرد.
تحقق من متابعة البريد الإلكتروني لعينة العميل المحتمل.
متابعة البريد الإلكتروني للعميل بعد الاجتماع
يعد إرسال رسالة بريد إلكتروني ودية للمتابعة إلى العميل بعد الاجتماع ممارسة تجارية قياسية. القواعد الخاصة بإرسال بريد إلكتروني للعملاء بعد الاجتماعات ليست ثابتة مثل بعض الأمثلة الأخرى هنا. يمكنك إضافة بعض السمات إذا كنت ترغب في البناء على الروابط التي أنشأتها في الاجتماع.
إليك عينة من البريد الإلكتروني لمتابعة العميل بعد الاجتماع الذي يمكنك استخدامه.
متابعة البريد الإلكتروني للعميل بعد مكالمة هاتفية
يشبه البريد الإلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد مكالمة هاتفية نموذج البريد الإلكتروني أعلاه. لقد تحدثت بالفعل إلى الشخص ، لذلك يتعلق الأمر بتذكيره بهذا الاتصال والضغط من أجل مزيد من الاتصال. من الضروري إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد وقت قصير من المكالمة الهاتفية. في بعض الحالات ، قد يكون من المناسب إرسال بريد إلكتروني بعد دقائق من ترك الهاتف إذا كنت تعتقد أنه ضروري.
متابعة البريد الإلكتروني للعميل للوثائق
إذا وعد أحد العملاء بإرسال بعض المعلومات إليك ولكنهم لم يفعلوا ذلك ، فيجب أن تحصل على ما تحتاجه عبر رسالة بريد إلكتروني للمتابعة المركزة إلى العميل للحصول على المستندات. لا تحرج أو تزعج المتلقي ، لذلك التزم بالحقائق وركز على المستقبل.
متابعة البريد الإلكتروني للعملاء القدامى
يمكن أن تساعد رسالة بريد إلكتروني للمتابعة مكتوبة جيدًا وموجهة للعملاء القدامى في إعادة إنشاء علاقة مع عميل سابق. غالبًا ما يكون إعادة الاتصال مع عميل قديم أسهل من العثور على عميل جديد.
ليس لديك ما تخسره بإرسال بريد إلكتروني. فيما يلي مثال على رسالة بريد إلكتروني لمتابعة العملاء القدامى.
ثاني بريد إلكتروني للمتابعة للعميل
إذا لم تتلق ردًا على المتابعة الأولى ، ففكر في إرسال رسالة متابعة عبر البريد الإلكتروني إلى العميل. هذا المثال مشابه للمثال السابق. ومع ذلك ، فهي تقر بأنك تواصلت معهم بالفعل وتنتظر الرد.
متابعة قالب البريد الإلكتروني للعميل
إن كتابة بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل ليس بالأمر الصعب إذا اتبعت أفضل الممارسات والأمثلة لدينا. توفر لك العينات الموجودة على X المقدمة في منشور المدونة هذا إطار عمل يجب تخصيصه دائمًا ليعكس العميل والمناسبة. ومع ذلك ، هناك طريقة أسهل. Flowrite هي أداة كتابة تعمل بالذكاء الاصطناعي وتحول تعليماتك إلى رسائل بريد إلكتروني جاهزة للإرسال ورسائل مخصصة. انظر إلى المثال أدناه حول كيفية تعزيز مستقبل الاتصالات.
هل ما زلت مترددًا بشأن كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل؟ لا نأمل. في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى العميل بعد عرض الأسعار ، أو إرسال عرض ، أو اجتماع ، أو مكالمة هاتفية ، أو عدم تلقي رد أو للدفع ، أو اقتراح ، أو مستندات ، فقط ضع الأمثلة لدينا في الاعتبار أو اختر Flowrite و استخدم قالب البريد الإلكتروني الخاص بنا لكتابة متابعة إلى العميل.