من التحية إلى تسجيل الخروج: كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي فعال

في معظم الحالات ، تكون رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية رسائل بريد إلكتروني رسمية. البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني بين محترفين أو أكاديميين يحتوي على معلومات تتعلق بعملهم. تستخدم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لغة احترافية وتلتزم بتنسيق بريد إلكتروني رسمي محدد.

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني يستخدم لغة احترافية وينقل رسالة مهنية أو أكاديمية.

بمرور الوقت ، قد تصبح مرتاحًا بدرجة كافية مع زملائك أو زملائك في الفصل لإرسال المزيد من رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية. هذا يعتمد على علاقاتك معهم وعلى صناعتك أو مجالك أو ثقافة شركتك. في معظم الحالات ، تكون رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى زملاء جدد وكبار المسؤولين وأفراد خارج مؤسستك رسائل بريد إلكتروني رسمية.

متى تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا

تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية في المواقف التالية:

• استفسارات الأعمال
• استقالات
• عروض العمل
• ملاعب المبيعات
• الإنهاءات
• اعتذارات
• مقدمات مهنية
• المناقشات المهنية والأكاديمية
• المتابعات

كيف يتم تنظيم البريد الإلكتروني الرسمي؟

تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي هو بنية متسقة ستواجهها في جميع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي ترسلها وتستقبلها تقريبًا. على الرغم من أنه قد تكون هناك اختلافات طفيفة من بريد إلكتروني إلى بريد إلكتروني ، فإن تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي القياسي يتضمن هذه العناصر:

• سطر الموضوع
• تحية
• جسم
• إغلاق
• إمضاء

6 خطوات لكتابة بريد إلكتروني رسمي

1 اكتب سطر موضوع مباشر

يجذب سطر الموضوع القوي انتباه المستلم ويجعله يرغب في قراءة المزيد. بالنسبة إلى البريد الإلكتروني الرسمي ، يوضح سطر الموضوع بدقة موضوع البريد الإلكتروني وأي تفاصيل ذات صلة مثل التواريخ أو الأوقات أو الاحتياجات. على سبيل المثال ، قد يقرأ سطر الموضوع لرسالة بريد إلكتروني تطلب تحديد موعد مكالمة كما يلي:

• هل لديك خمسة عشر دقيقة لإجراء مكالمة يوم الخميس؟

2 تحية ومخاطبة المستلم (المستلمين)

ابدأ بريدك الإلكتروني عن طريق مخاطبة المستلم (المستلمين) بشكل صحيح. إذا كنت تخاطب شخصًا واحدًا فقط ، فاستخدم اسمه الكامل أو اسمه الأخير مع التكريم المناسب. إذا كنت تراسل مجموعة من الأشخاص عبر البريد الإلكتروني ، فاستخدم تحية مثل "Dear Team".

لأن النبرة الاحترافية هي مفتاح أي بريد إلكتروني رسمي ، التزم بالترحيب الاحترافي. تتضمن تحيات البريد الإلكتروني الرسمية المناسبة ما يلي:

• عزيزي
• مرحبًا
• أهلاً

3 اجعل وجهة نظرك واضحة

في الفقرة الافتتاحية لبريدك الإلكتروني ، حدد هدفك بوضوح. على سبيل المثال ، إذا كنت تستفسر عن قائمة الوظائف ، فذكر الوظيفة والمكان الذي عثرت فيه على القائمة في الأسطر القليلة الأولى. إذا كانت رسالة استقالة عبر البريد الإلكتروني ، فقم بتوضيح ذلك في الفقرة الأولى.

4 اجعلها موجزة

ركز على موضوع واحد في كل بريد إلكتروني. من خلال القيام بذلك ، فإنك تقلل من احتمالية حدوث أي سوء فهم من جانب المستلم.

5 حافظ على نغمة احترافية

في البريد الإلكتروني الرسمي ، استخدم لهجة احترافية في جميع الأوقات. تجنب اللغة العرضية والجمل غير القياسية والقواعد غير القياسية.

6 قم بإنهاء الخاتمة الاحترافية

تمامًا مثلما بدأت بريدك الإلكتروني الرسمي بتحية احترافية ، قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بإغلاق احترافي. وتشمل هذه الموافقات التالية:

• بإخلاص
• أطيب التحيات
• أفضل
• شكرًا لك

اتبع الختام بتوقيعك المهني: قد يكون هذا هو اسمك ولقبك ومعلومات الاتصال بك ، أو قد يكون عبارة عن مجموعة توقيع تتضمن روابط وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك ، وشعار الشركة ، واقتباس ملهم. تقع معظم توقيعات البريد الإلكتروني في مكان ما بينهما ؛ الهدف هو إعطاء المستلم كل المعلومات التي يحتاجها لصياغة رده.

مالايجب تضمينه في البريد الإلكتروني الرسمي

عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، تجنب أي لغة أو مصطلحات يحتمل أن تكون مربكة ، مثل المصطلحات الصناعية إذا لم يكن المستلم في مجال عملك.

تشمل الأشياء الأخرى التي يجب تجنبها ما يلي:

• اسماء مستعارة
• تحيات غير رسمية ("مرحبًا" ، "ما الأمر" ، إلخ.)
• تعبيري
• الصياغة غير المباشرة
• دارجة
• المعلومات الحساسة مثل كلمات المرور وأرقام الحسابات (البريد الإلكتروني ليس وسيلة اتصال آمنة)

وبالطبع تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية. هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية تدقيق كل بريد إلكتروني قبل إرساله - يمكن أن يؤدي خطأ إملائي بسيط إلى تقويض رسالتك.

أمثلة رسمية للبريد الإلكتروني

عزيزي السيد هاندلر ،

شكرا جزيلا لمقابلتنا أمس. أقدر لك الوقت الذي قضيته في مقابلتي وإعطائي نظرة شفافة على العمليات اليومية في Keyloxxi.

آمل أن تفكر في المنصب. مع خلفيتي في مجال الأمن السيبراني ، أعلم أنني سأكون مناسبًا تمامًا لـ Keyloxxi. إذا كانت لديك أي أسئلة للمتابعة ، يُرجى عدم التردد في التواصل معي.

بيست ، ناتاليا كوردوني (555) 555-5555

مرحبا فريق،

لقد قررت التنحي عن منصبي كمدير مالي. لم يكن اختيارًا سهلاً ، لكن في هذه المرحلة من الوقت ، أحتاج إلى إعطاء الأولوية لصحتي ورفاهي.

لم نحدد بعد خليفتى ، لكن اطمئنوا ، البحث جار. ستكون أول من يعرف بمجرد اختيار مرشح.

شكرًا لك على كونك فريقًا رائعًا للعمل معه. لقد كانت السنوات العشر الماضية رائعة ، وأنا أتطلع إلى رؤية ما هو التالي للشركة.

مع خالص التقدير ، فرانسيس سيدرهولم

هل تحتاج إلى مساعدة في بدء بريدك الإلكتروني الرسمي؟ يمكنك استخدام المطالبات النحوية لإنشاء أي نوع من البريد الإلكتروني. جربه بمطالبات مثل "اكتب بريدًا إلكترونيًا تمهيديًا جذابًا" أو "مشاركة تحديث الشركة". يمكن أن يساعدك Grammarly في كتابة بريد إلكتروني قابل للتخصيص حتى تتمكن من إرسال الرسالة المثالية.

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني الرسمي

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني بين محترفين أو أكاديميين يحتوي على معلومات تتعلق بعملهم. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية مباشرة وموجزة وأن تستخدم لغة رسمية. يجب عليهم تجنب اللغة غير الرسمية والعامية والمصطلحات.

كم من الوقت يجب أن يكون البريد الإلكتروني الرسمي؟

بشكل عام ، يجب أن تتكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية من 200 كلمة أو أقل.

ما الذي يجب عليك تضمينه في البريد الإلكتروني الرسمي؟

• سطر موضوع مباشر
• تحية مناسبة
• فقرة نصية موجزة ومركزة أو اثنتين
• خاتمة مهذبة
• توقيع