من الترحيب إلى تسجيل الخروج: كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي فعال

في معظم الحالات، تكون رسائل البريد الإلكتروني المهنية هي رسائل بريد إلكتروني رسمية. البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني بين المتخصصين أو الأكاديميين يحتوي على معلومات تتعلق بعملهم. تستخدم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لغة احترافية وتلتزم بتنسيق بريد إلكتروني رسمي محدد.

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني يستخدم لغة احترافية ويوصل رسالة مهنية أو أكاديمية.

مع مرور الوقت، قد تصبح مرتاحًا بدرجة كافية مع زملائك أو زملائك في الفصل لإرسال المزيد من رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية. يعتمد هذا على علاقاتك معهم وعلى صناعتك أو مجال عملك أو ثقافة شركتك. في معظم الحالات، تكون رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى الاتصالات الجديدة والمسؤولين الأعلى والأفراد خارج مؤسستك هي رسائل بريد إلكتروني رسمية.

متى تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا؟

يتم استخدام رسائل البريد الإلكتروني الرسمية في الحالات التالية:

• الاستفسارات التجارية
• الاستقالات
• عروض العمل
• ملاعب المبيعات
• الإنهاءات
• اعتذارات
• مقدمات احترافية
• المناقشات المهنية والأكاديمية
• المتابعات

كيف يتم تنظيم البريد الإلكتروني الرسمي؟

يعد تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي بنية متسقة ستواجهها في جميع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي ترسلها وتستقبلها تقريبًا. على الرغم من أنه قد تكون هناك اختلافات طفيفة من بريد إلكتروني إلى آخر، إلا أن تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي القياسي يتضمن هذه العناصر:

• سطر الموضوع
• تحية
• جسم
• إغلاق
• إمضاء

6 خطوات لكتابة بريد إلكتروني رسمي

1 اكتب سطر الموضوع المباشر

سطر الموضوع القوي يجذب انتباه المتلقي ويجعله يرغب في قراءة المزيد. بالنسبة للبريد الإلكتروني الرسمي، يشير سطر الموضوع بدقة إلى موضوع البريد الإلكتروني وأي تفاصيل ذات صلة مثل التواريخ أو الأوقات أو الاحتياجات. على سبيل المثال، قد يكون سطر الموضوع لرسالة بريد إلكتروني تطلب جدولة مكالمة كما يلي:

• هل لديك خمس عشرة دقيقة للمكالمة هذا الخميس؟

2 تحية ومخاطبة المستلم (المستلمين)

ابدأ بريدك الإلكتروني بمخاطبة المستلم (المستلمين) بشكل صحيح. إذا كنت تخاطب شخصًا واحدًا فقط، فاستخدم اسمه الكامل أو اسمه الأخير مع التكريم المناسب. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مجموعة من الأشخاص، فاستخدم تحية مثل "عزيزي الفريق".

نظرًا لأن النبرة الاحترافية هي المفتاح لأي بريد إلكتروني رسمي، فالتزم بالتحيات المهنية. تتضمن تحيات البريد الإلكتروني الرسمية المناسبة ما يلي:

• عزيزي
• مرحبًا
• أهلاً

3 اجعل وجهة نظرك واضحة

في الفقرة الافتتاحية لرسالتك الإلكترونية، حدد غرضك بوضوح. على سبيل المثال، إذا كنت تستفسر عن قائمة الوظائف، فاذكر المنصب والمكان الذي وجدت فيه القائمة في الأسطر القليلة الأولى. إذا كانت رسالة استقالة عبر البريد الإلكتروني، وضح ذلك في الفقرة الأولى.

4 اجعلها مختصرة

ركز على موضوع واحد في كل بريد إلكتروني. من خلال القيام بذلك، يمكنك تقليل احتمالية حدوث أي سوء فهم من جانب المستلم.

5 الحفاظ على لهجة المهنية

في البريد الإلكتروني الرسمي، استخدم لهجة احترافية في جميع الأوقات. تجنب اللغة غير الرسمية والجمل المستمرة والقواعد غير القياسية.

6- انتهى بإغلاق احترافي

تمامًا كما بدأت رسالتك الإلكترونية الرسمية بتحية احترافية، قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بإغلاق احترافي. وتشمل هذه التوقيعات التالية:

• بإخلاص
• أطيب التحيات
• أفضل
• شكرًا لك

اتبع الختام بتوقيعك المهني: يمكن أن يكون هذا اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال الخاصة بك، أو يمكن أن يكون عبارة عن كتلة توقيع تتضمن روابط الوسائط الاجتماعية الخاصة بك وشعار الشركة واقتباس ملهم. تقع معظم توقيعات البريد الإلكتروني في مكان ما بين هذه التوقيعات؛ الهدف هو إعطاء المستلم جميع المعلومات التي يحتاجها لصياغة رده.

مالايجب تضمينه في البريد الإلكتروني الرسمي

عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا، تجنب أي لغة أو مصطلحات قد تكون مربكة، مثل المصطلحات الصناعية إذا لم يكن المستلم في مجال عملك.

تشمل الأشياء الأخرى التي يجب تجنبها ما يلي:

• الألقاب
• تحيات غير رسمية ("مرحبًا"، "ما الأمر،" وما إلى ذلك)
• الرموز التعبيرية
• الصياغة غير المباشرة
• دارجة
• المعلومات الحساسة مثل كلمات المرور وأرقام الحسابات (البريد الإلكتروني ليس وسيلة اتصال آمنة)

وبطبيعة الحال، تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية. ولهذا السبب من المهم جدًا تدقيقكلبريد إلكتروني قبل إرساله، فخطأ مطبعي بسيط قد يؤدي إلى تقويض رسالتك.

أمثلة على البريد الإلكتروني الرسمي

عزيزي السيد هاندلر،

شكرا جزيلا على مقابلتنا أمس. أقدر لك الوقت الذي أمضيته في مقابلتي وإلقاء نظرة شفافة على العمليات اليومية في Keyloxxi.

آمل أن تنظر لي لهذا المنصب. بفضل خلفيتي في مجال الأمن السيبراني، أعلم أنني سأكون مناسبًا تمامًا لـ Keyloxxi. إذا كانت لديك أية أسئلة أخرى بالنسبة لي، فلا تتردد في التواصل معي.

الأفضل، ناتاليا كوردوني (555) 555-5555

مرحبًا بالفريق،

لقد قررت التنحي عن منصبي كمدير مالي. لم يكن الاختيار سهلاً، ولكن في هذا الوقت، أحتاج إلى إعطاء الأولوية لصحتي ورفاهيتي.

لم نحدد بعد خليفتي، لكن كن مطمئنًا، البحث جارٍ. ستكون أول من يعلم بمجرد اختيار المرشح.

شكرًا لكونك فريقًا رائعًا للعمل معه. لقد كانت السنوات العشر الماضية رائعة، وأنا أتطلع إلى رؤية ما هو التالي بالنسبة للشركة.

مع خالص التقدير، فرانسيس سيدرهولم

هل تحتاج إلى مساعدة في بدء استخدام بريدك الإلكتروني الرسمي؟ يمكنك استخدام مطالبات Grammarly لإنشاء أي نوع من رسائل البريد الإلكتروني. جرب ذلك باستخدام مطالبات مثل "اكتب بريدًا إلكترونيًا تمهيديًا جذابًا" أو "شارك تحديثًا للشركة". يمكن أن يساعدك Grammarly في كتابة بريد إلكتروني قابل للتخصيص حتى تتمكن من إرسال الرسالة المثالية.

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني الرسمي

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني بين المتخصصين أو الأكاديميين يحتوي على معلومات تتعلق بعملهم. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية مباشرة وموجزة وأن تستخدم لغة رسمية. يجب عليهم تجنب اللغة غير الرسمية، العامية، والمصطلحات.

كم من الوقت يجب أن يكون البريد الإلكتروني الرسمي؟

بشكل عام، يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية 200 كلمة أو أقل.

ما الذي يجب عليك تضمينه في البريد الإلكتروني الرسمي؟

• سطر الموضوع المباشر
• تحية مناسبة
• فقرة أو اثنتين من فقرات الجسم موجزة ومركزة
• إغلاق مهذب
• توقيع