6 نماذج حول كيفية إرسال بريد إلكتروني رسمي
نشرت: 2022-03-22تلعب رسائل البريد الإلكتروني الرسمية دورًا مهمًا في توصيل المعلومات بوضوح ودون أخطاء في أعمالنا وحياتنا المهنية والشخصية. لذا ، سواء كنت تستفسر عن فرصة ، أو تدعو شخصًا ما إلى حدث ما ، أو تستقيل من وظيفة ، فإن معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي هو مهارة أساسية تحتاج إلى معرفتها.
في هذا الدليل حول كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي ، نقسم العملية إلى خطوات بسيطة. بعد ذلك ، نصف تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي المثالي ونقدم مجموعة مختارة من أمثلة البريد الإلكتروني الرسمية التي يمكنك استخدامها كأساس لمراسلاتك.
ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟
البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني ترسله إلى شخص (أو مجموعة من الأشخاص) لا تعرفه أو بريدًا إلكترونيًا مهمًا ترسله إلى شخص في موقع سلطة - رئيسك ، على سبيل المثال.
تشبه كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية كتابة خطاب رسمي بنفس البنية والتحية والتوقيع. فهي خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية ، ومخططة ومكتوبة لغرض واضح.
رسائل البريد الإلكتروني الرسمية مهذبة ومحترفة وتصل مباشرة إلى صلب الموضوع. إنهم يركزون بنسبة 100٪ على النتيجة ، ولا يتركون مجالًا للخطأ أو سوء الفهم.
تتضمن بعض الأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ما يلي:
- تقديم نفسك لشخص محترف لا تعرفه
- تقديم شكوى
- الاستقالة من الوظيفة
- تقديم اعتذار
قد تسأل لماذا ، في العالم الرقمي ، ما زلنا بحاجة إلى رسائل بريد إلكتروني رسمية؟
لقد تحول العديد من المنظمات والأفراد بالفعل إلى التواصل بشكل أقل رسمية. ومع ذلك ، وجد باحثون أمريكيون أن هذا يمكن أن يسبب مشاكل في مكان العمل ، مما يساهم في ما يصفونه بالمخاطر المتزايدة لـ "الفظاظة". يقولون إن المنظمات التي يتواصل فيها الأفراد بشكل رسمي وأدب وباحترام أقل عرضة لتجربة الصراع.
رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لها بعض الأصدقاء المؤثرين. دعت حملة اللغة الإنجليزية البسيطة إلى الوضوح في التواصل منذ عام 1979. "تذكر أنه من غير المرجح أن يتعرض الناس للإهانة إذا كنت رسميًا أكثر من اللازم ، ولكن قد يعتقد البعض أنك وقح إذا كنت غير رسمي أكثر من اللازم" ، كما ينصحون.
الحل؟ "فكر دائمًا في القارئ".
ونحن نتفق. إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه ، فلديك حرية الكتابة بشكل غير رسمي. إذا كنت لا تعرف الشخص أو كانت الرسالة التي ترسلها مهمة ، فكن رسميًا.
لقد كتبنا من قبل عن أهمية التواصل المهني. لمعرفة المزيد ، راجع دليلنا حول كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي.
لماذا تكتب بريد الكتروني رسمي؟
وجد باحثون في الجمعية الأمريكية لعلم النفس أن "الناس يميلون إلى الاعتقاد بأنهم يستطيعون التواصل عبر البريد الإلكتروني بشكل أكثر فاعلية مما يمكنهم في الواقع". في دراسة أجريت عام 2005 ، أجروا سلسلة من التجارب وخلصوا إلى أنه من الصعب نقل المشاعر والنبرة عبر البريد الإلكتروني.
السبب؟ بسبب "مركزية الذات" الخاصة بنا ، نحن غير قادرين على فصل أنفسنا عن منظورنا ورؤية منظور شخص آخر.
ببساطة ، من السهل حدوث سوء تفاهم إذا كنا ودودين جدًا أو غير رسميين في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا. قد لا تكون نبرة الصوت مناسبة لتوصيل المعلومات الحيوية أيضًا.
تعمل رسائل البريد الإلكتروني الرسمية على إزالة احتمالية سوء الفهم والتحريف. الأمر كله يتعلق بمراعاة آداب البريد الإلكتروني الصحيحة الخاصة بالعمل.
البريد الإلكتروني الرسمي له هدف واضح ويعامل القارئ باحترام. إنه مكتوب بطريقة معيارية تنتقل عبر الحدود والثقافات.
يقول بنجامين لاكر ، كاتب العمود المؤثر في مجلة فوربس ، إن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية يمكن أن تفيد أي شخص في مجال الأعمال ، بما في ذلك القادة. يجب أن تحترم رسائل البريد الإلكتروني المشاعر وأن توصل بتعاطف. الأهم من ذلك ، يقول بريدك الإلكتروني الكثير عن "علامتك التجارية الشخصية". كيف تريد أن يُنظر إليك؟
البريد الإلكتروني الرسمي المكتوب جيدًا مهذب ومهني ، وهما سمتان قويتان للعلامة التجارية ستعملان على تحسين علامتك التجارية وزيادة نجاح الأعمال.
تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي
يعد إنشاء رسائل بريد إلكتروني رسمية رائعة أمرًا بسيطًا للغاية. هناك خمسة أجزاء فقط لتنسيق البريد الإلكتروني الرسمي للعمل المثالي:
- موضوعات
- تحية
- فتح خطوط والجسم
- إغلاق
- تسجيل خروج
تتبع كل قطعة من المراسلات نفس هيكل البريد الإلكتروني الرسمي ، مما يعني أنه بمجرد إتقانها ، لن تحتاج أبدًا إلى التغيير.
سطر موضوع البريد الإلكتروني الرسمي
في العمل ، الوقت هو المال ، لذا كن موجزًا.
يجب أن يكون سطر الموضوع قصيرًا وسهل الفهم. أخبر القارئ بما تحتويه الرسالة بالتحديد. سطر موضوع البريد الإلكتروني الرسمي المثالي هو بضع كلمات: "طلب إجازة" أو "طلب الاجتماع" أو "شكوى العميل" ، على سبيل المثال.
يجب ألا تحاول سطور موضوع البريد الإلكتروني الرسمية أن تكون ودودة أو مضحكة بشكل مفرط أيضًا.
كيف تبدأ بريد إلكتروني رسمي
الطريقة الرسمية لبدء البريد الإلكتروني هي استخدام "عزيزي".
قد يبدو الأمر قديمًا أو غريبًا إذا كنت تعرف الشخص ، لكن الأمر يتعلق باتباع بعض القواعد المحددة التي استخدمناها لأجيال للتواصل رسميًا. عزيزي عبارة عن تحية رسمية عبر البريد الإلكتروني لا تزال مستخدمة حتى يومنا هذا.
إذا كنت تعرف جنس الشخص ، فيمكنك استخدام ما يسمى بالشرف - السيد والسيدة وما إلى ذلك - ولكننا نقترح ببساطة استخدام الاسم الكامل إذا كان لديك. قد يبدو أن هذه النصيحة تتعارض مع بعض الأدلة القديمة حول الكتابة الرسمية ، لكنها تعكس تغييرات أوسع في المجتمع.
إذا كنت تريد معرفة كيفية عدم فتح بريد إلكتروني رسمي ، فتجنب "سيدي العزيز / سيدتي" أو المصطلحات الجماعية التي تبدو خانقة مثل "لمن يهمه الأمر".
تحيات البريد الإلكتروني الرسمية بدون اسم
لنفترض أنك قلق بشأن كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي دون معرفة الاسم. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام "سيدي العزيز / سيدتي" كبديل مناسب. هذا النهج عملي أيضًا ، إذا كنت لا تعرف كيفية إرسال بريد إلكتروني رسمي إلى شركة.
عند تحديد كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي إلى عدة مستلمين ، لديك عدة خيارات. على سبيل المثال ، يمكنك مخاطبة الفريق ("عزيزي الفريق") ، أو الجماعي ("أعزائي جميعًا" ، "زملائي الأعزاء") ، أو للمناسبات ("تحياتي").
يمكنك مراجعة دليلنا حول كيفية بدء بريد إلكتروني.
سطور فتح البريد الإلكتروني الرسمية
لا يوجد فتح بريد إلكتروني رسمي قياسي. بدلاً من ذلك ، سيتعين عليك تحديد ما هو مناسب للاتصال والسياق.
إذا كنت لا تعرف الشخص (أو المنظمة) التي تكتب إليها ، فمن التهذيب أن تقدم نفسك. ومع ذلك ، إذا كنت تعرف الشخص ، فلن تحتاج إلى القيام بذلك ويمكنك القفز مباشرة إلى جوهر رسالتك.
نقدم أمثلة على العديد من الجمل الافتتاحية الرسمية للبريد الإلكتروني أدناه. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الإلهام لمقدمة البريد الإلكتروني ، فاقرأ مقالتنا حول أفضل سطور افتتاح البريد الإلكتروني.
ننصح بعدم استخدام عبارات فارغة مثل "أتمنى أن تكون بخير" في رسالة بريد إلكتروني رسمية. هذه العبارات عبارة عن عبارات مبتذلة لا تضيف شيئًا إلى الرسالة ، ويجب عليك تجنبها.
هيئة البريد الإلكتروني الرسمية
لذا ، فقد أشركت المستلم وقدمت نفسك (إذا لزم الأمر) ، حان الوقت الآن للوصول إلى هذه النقطة.
نقدم بعض الأمثلة أدناه ، ولكن المراسلات الرسمية عبر البريد الإلكتروني يجب أن تتبع مبدأ الهرم. تم تطوير مبدأ الهرم من قبل مسؤول تنفيذي رائد في McKinsey ، حيث ينص على أنه يجب عليك البدء بالإجابة أولاً وتنظيم المعلومات الموجودة تحتها لدعم حجتك.
في رسالة بريد إلكتروني رسمية ، سيرغب المستلم في معرفة موضوع الرسالة ولماذا يجب أن يهتم بها. لذا أخبرهم!
يمكنك الاطلاع على بعض الأمثلة أدناه حول كيفية تناولنا للعديد من الأمثلة. نوضح أيضًا كيفية إنهاء بريد إلكتروني رسمي ، بما في ذلك جمل إغلاق البريد الإلكتروني الرسمية الشائعة.
تسجيل البريد الإلكتروني الرسمي
تستخدم نهاية البريد الإلكتروني الرسمية نهاية محددة (أو توديع لإعطائها اسمها الرسمي). سيكون القراء على دراية (ويتوقعون) الطرق الرسمية لإنهاء البريد الإلكتروني.
في معظم الحالات ، ستستخدم عنوان البريد الإلكتروني الرسمي الذي ينتهي بعبارة "Yoursimely" إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه.
إذا لم تقم بذلك (أو تكتب إلى مجموعة من الأشخاص ، على سبيل المثال) ، فعادة ما تُنهي رسالة بريد إلكتروني رسمية بعبارة "مخلص لك".
ومع ذلك ، هناك تغييرات في كيفية إنهاء البريد الإلكتروني رسميًا. تتضمن أمثلة النهايات الرسمية المقبولة "مع خالص التقدير" و "مع أطيب التمنيات".
تعتمد أفضل طريقة لإنهاء البريد الإلكتروني الرسمي على الفرد والسياق وما تتواصل معه. في معظم الحالات ، نقترح التمسك بعبارة "لك بصدق" أو "لك بإخلاص".
هل تكافح من أجل إيجاد نهاية مناسبة؟ راجع دليلنا التفصيلي حول كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني.
أمثلة رسمية للبريد الإلكتروني
لتوضيح النقاط أعلاه ، أنشأنا مجموعة مختارة من أمثلة كتابة البريد الإلكتروني الرسمية للمواقف التي قد تواجهها.
على الرغم من أنه قد يكون من المفيد رؤية مثال على رسالة بريد إلكتروني رسمية ، إلا أننا لا نوصي بقصها ولصقها واستخدامها بنفسك. يجب عليك تخصيص كل بريد إلكتروني رسمي وفقًا لظروفك الخاصة. بدلاً من ذلك ، استخدمها كدليل أساسي لزيادة الفهم قبل إنشاء ما يخصك - أو استخدام Flowrite لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
مقدمة رسمية عبر البريد الإلكتروني
هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك إلى تقديم نفسك رسميًا. على سبيل المثال ، قد تستفسر عن وظيفة شاغرة أو فرصة بحث أو تتواصل مع شخص تريد أن تطلب منه بعض النصائح. إذا كنت تواجه صعوبة في تقديم نفسك عبر البريد الإلكتروني رسميًا ، فهذا يناسبك.
تحقق من نموذج البريد الإلكتروني الخاص بالمقدمة الرسمية أدناه للحصول على مثال.
رسالة شكر رسمية عبر البريد الإلكتروني
بعد الخدمة الممتازة أو الدعم ، من الأدب إظهار تقديرك ، ولكن فقط كيف تشكر في رسالة بريد إلكتروني رسمية؟
في هذا نموذج بريد إلكتروني شكراً رسميًا ، نوضح كيفية إنشاء رد شخصي وإيجابي يمكن مشاركته داخل المؤسسة وخارجها مع عملاء أو عملاء آخرين.
البريد الإلكتروني الرسمي للاستقالة
عند الاستقالة من وظيفة ما ، من الضروري أن ترسل استقالة رسمية بالبريد الإلكتروني. لا تُعلم الاستقالة صاحب العمل بمغادرتك فحسب ، بل تعمل أيضًا كدليل على تاريخ استقالتك.
يمكن أن تكون الاستقالة الرسمية بالبريد الإلكتروني قصيرة - في بعض الحالات ، سطر واحد فقط. ومع ذلك ، كما سترى في نموذج الاستقالة الرسمي بالبريد الإلكتروني ، فقد أمضينا الوقت الكافي لإظهار تقديرنا لصاحب العمل لدينا.
دعوة رسمية عبر البريد الإلكتروني لحدث ما
إليك نموذج دعوة رسمية بالبريد الإلكتروني تم إرسالها إلى مجموعة من الزملاء. يجب أن يتضمن كل بريد إلكتروني رسمي للدعوة سطر موضوع واضح ، وجميع التفاصيل حول الحدث (بما في ذلك التاريخ والوقت والموقع) ، وكيف يمكن للأشخاص الرد على الدعوة.
إليك دعوة رسمية عبر البريد الإلكتروني لحضور حدث مسائي في العمل.
البريد الإلكتروني للشكوى الرسمية
إذا تلقيت خدمة سيئة أو شعرت بخيبة أمل من أحد المنتجات ، يمكن للبريد الإلكتروني الرسمي للشكوى أن يرفع الوعي بمشاكلك. في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، من المهم ذكر الحقائق ولكن لتجنب الإفراط في الانفعال.
فيما يلي مثال على بريد إلكتروني شكوى رسمي.
البريد الإلكتروني الرسمي للاعتذار
قد يكون إنشاء رسالة بريد إلكتروني رسمية للاعتذار أمرًا صعبًا ، لكن الاعتراف بخطأ ما أمر بالغ الأهمية في الحد من الضرر واستعادة العلاقة.
إليك نموذج بريد إلكتروني اعتذاري رسمي مباشر إلى النقطة من شركة للتعامل مع عميل قدّم شكوى.
هل تريد كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمية أفضل؟ جرب Flowrite
تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أمرًا بسيطًا إذا اتبعت عمليتنا. يجب أن توفر قوالب البريد الإلكتروني الرسمية المضمنة في منشور المدونة هذا دليلاً ولكن يجب دائمًا تكييفها وتحديثها لتعكس ظروفك الخاصة. ومع ذلك ، هناك طريقة أسهل. Flowrite هي أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي تحول التعليمات القصيرة إلى رسائل بريد إلكتروني ورسالة جاهزة للإرسال. إذا كنت لا تزال تكافح للعثور على الكلمات الصحيحة لكتابة البريد الإلكتروني الرسمي ، فيمكن أن يساعدك Flowrite في البدء وتقديم بعض الإلهام - أو حتى كتابة البريد الإلكتروني بالكامل لك بنقرة زر واحدة. كما ترى من المثال أدناه ، كل ما يتطلبه الأمر هو نقرة زر.
هل ما زلت تتساءل عن كيفية إرسال بريد إلكتروني رسمي؟ لا نأمل. في المرة القادمة التي تكتب فيها بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، فقط ضع هذه الأمثلة في الاعتبار ويمكنك التواصل بثقة.