إرسال رسائل البريد الإلكتروني بثقة: 3 طرق لتحسين قواعد البريد الإلكتروني الخاصة بك

يمكن أن تؤدي كتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة واحترافية إلى تحسين مدى كفاءتك في نظر زملائك أو عملائك أو مديرك. ومع ذلك ، هذا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تكون غالبًا مصدرًا للقلق وانعدام الأمن ، خاصةً لأنه لا يمكنك توضيح كلمة أو شعور خاطئ ، أو قراءة رد فعل المستلم في الوقت الفعلي ، أو إعادة صياغة البريد الإلكتروني بعد النقر على إرسال.

لحسن الحظ ، يمكن أن يساعدك Grammarly في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بكل ثقة. تخلص من الأخطاء المطبعية ، وأعد كتابة الجمل المربكة ، وحدد نغمة رسالتك حتى لا تضطر أبدًا إلى إعادة تخمين نفسك بمجرد الضغط على إرسال.

تخلص من الأخطاء النحوية والإملائية وعلامات الترقيم

هل سبق لك أن أرسلت بريدًا إلكترونيًا لتدرك فورًا أنك قمت بتضمين خطأ إملائي أو استخدمت قواعد نحوية غير صحيحة أو نسيت إضافة علامات ترقيم مهمة؟ تحدث هذه الأنواع من الأخطاء لكل محترف بينما نحاول مواكبة التدفق المستمر لرسائل البريد الإلكتروني. غالبًا ما نجد أنفسنا نكتب ردًا سريعًا لأننا نقوم بمهام متعددة أو نضغط على الرد خلال فترات الراحة القصيرة بين الاجتماعات. في كلا السيناريوهين ، من السهل أن تشتت الانتباه وترتكب الأخطاء.

يمكن أن تمنع أخطاء الترقيم والنحو والإملاء رسائل البريد الإلكتروني من الظهور بمظهر احترافي ومصقول. لحسن الحظ ، يقوم Grammarly بوضع علامات ويساعدك على إصلاح هذه الأنواع من الأخطاء في بضع ثوانٍ فقط.

مثال:لدينا موارد أقل الآن وآمل ألا يؤثر ذلك كثيرًا على خطط الإطلاق الخاصة بنا.

اقتراح: لديناموارد أقل،وآمل ألايؤثر ذلكعلى خطط الإطلاق الخاصة بنا كثيرًا.

الفواصل المفقودة ، الأقل مقابل الأقل ، والتأثير مقابل التأثير هي أخطاء نحوية وإملائية شائعة. يحدد Grammarly ويساعدك على إصلاح مثل هذه الأخطاء ، لذلك تشعر بالثقة عند إرسال بريدك الإلكتروني.

اجعل بناء الجملة سلسًا مع إعادة كتابة الجملة الكاملة

تتمثل إحدى التحديات الرئيسية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني في العمل في إيجاد التوازن الصحيح بين الإيجاز ونقل رسالتك بالشكل المناسب. قد تكون الجمل الطويلة والمعقدة مربكة أو قد تدفع الأشخاص إلى تخطي بريدك الإلكتروني أو تخطيه. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى سوء فهم واستهلاك وقت طويل مع الزملاء أو العملاء.

بالطبع ، من الواضح أن الكتابة ليست بهذه البساطة التي تبدو عليها. في حين أن شيئًا ما قد يكون منطقيًا في أذهاننا ، إلا أنه لا يأتي دائمًا بنفس الطريقة عندما نكتبه. بل إن نقل أفكارنا بالكلمات أكثر صعوبة عندما نكتب على عجل. لذلك غالبًا ما ينتهي بنا المطاف بجمل مفرطة في الكلام أو تشغيلية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ، لكن ليس لدينا الوقت أو الصبر لإعادة صياغتها.

مع Grammarly Premium ، يمكنك أن تشعر بالثقة في أن رسالتك واضحة. لا يحدد Grammarly Premium الجمل التي قد تكون شديدة الإلزام أو مربكة فحسب ، بل يساعدك أيضًا على تبسيط عملية التحرير من خلال تقديم إعادة كتابة جملة كاملة تساعد في تسهيل فهم وجهة نظرك.

مثال: سنقوم بتسجيل العرض التوضيحي بحيث يمكنك مشاركته أنت أو زملائك مع أي شخص آخر مهتم.

نحوي: تستخدم هذه الجملة الصوت المبني للمجهول ، ويمكن أن يكون تغييرها إلى الصوت النشط أكثر وضوحًا.

اقتراح: سنقوم بتسجيل العرض التوضيحي حتى تتمكن أنت أو زملائك من مشاركته مع أي شخص آخر مهتم.

استخدم النغمة الصحيحة

ربما تكون قد وجدت نفسك تعيد قراءة رسالة بريد إلكتروني مهمة للتأكد من أن نبرة صوتك تظهر بالطريقة التي تريدها. تؤثر نبرة كتابتك على كيفية إدراك الناس لرسالتك ويمكن أن تؤثر على علاقتك بزملائك وعملائك. ومع ذلك ، فإن النغمة صعبة في الاتصال الكتابي لأنه لا يمكنك استخدام صوتك أو تعابير وجهك للإشارة إلى الكيفية التي تنوي أن تظهر بها. بدون هذا السياق ، قد يسيء المستلم تفسير نبرة صوتك.

يمكن أن تحدد اقتراحات إعادة كتابة النغمة الخاصة بـ Grammarly Premium الجمل التي قد يُساء فهم فيها نبرة صوتك وتقدم لك إعادة كتابتها لمساعدتك على أن تبدو أكثر جاذبية أو ثقة أو إيجابية.

مثال: لم تفِ نتائج الحملة بالتوقعات ، ولكن لدي بعض التعديلات التي أعتقد أنه يمكننا إجراؤها لتحسين الأداء.

Grammarly: هذه الجملة لا تبدو واثقة من نفسها ، وإدراجها في بريدك الإلكتروني قد يجعل أصحاب المصلحة لديك يشعرون وكأنك لا تملك خطة قوية.يمكن أن تساعد إزالة لغة التحوط مثل "أعتقد" أو "ربما" على أن يبدو بريدك الإلكتروني أكثر ثقة ويساعدك على بناء الثقة.

اقتراح: لم تفِ نتائج الحملة بالتوقعات بعد ، ولكن لدي بعضالتعديلات التي يمكننا إجراؤها لتحسين الأداء.

اكتب رسائل بريد إلكتروني واضحة وموجزة وفعالة بسهولة

لا يجب أن يكون إرسال بريد إلكتروني للعمل مصدر قلق أو توتر. قد لا تكون متأكدًا من مكان وضع الفاصلة ، سواء كنت تستخدم الكلمة الصحيحة ، أو كيف تظهر لهجتك ، و Grammarly هنا لمساعدتك. تمكّنك المساعدة الكتابية من التواصل بثقة ، بحيث تقضي وقتًا أقل في القلق بشأن كيفية تلقي بريدك الإلكتروني والمزيد من الوقت في التركيز على بقية عملك.