كيف يمكن لدليل الأسلوب أن يساعد فريقك على البقاء محترفًا

يمكن أن تكون إدارة شركة صغيرة أو فريق عمل مجزية للغاية. أنت تتمتع بالمرونة والافتقار إلى البيروقراطية ويمكنك اتخاذ قرارات مستقلة عن الشركة الأم الكبيرة. يمكنك صياغة منتجك بعناية أو تخصيص خدماتك لأنك تعلم أن كل عميل مهم. والمقايضة هي أن الفرق الصغيرة لا تمتلك دائمًا الوقت أو الأشخاص أو الميزانية للإشراف على كل جانب من جوانب العمل وتحسينه، بما في ذلك التواصل. يمكن أن تساعد أدلة الأسلوب الفرق الصغيرة على توصيل رسائل واضحة ومتسقة إلى عملائها.

عندما يتم تنفيذ دليل الأسلوب بشكل جيد، فإنه يعمل بمثابة بوصلة للشركات للحفاظ على حضور ثابت داخليًا وخارجيًا. لست متأكدا من أين تبدأ؟ إليك كل ما تحتاج إلى معرفته حول أدلة الأسلوب، وكيف يمكنك إنشاء وتنفيذ دليل لشركتك.

ما هو دليل الأسلوب؟

دليل الأسلوب هو مستند يحتوي على قواعد وإرشادات للاتصالات المكتوبة للشركة. يشمل الدليل عدة أنواع من القواعد، بما في ذلك الصوت والنغمة والأسلوب وما إلى ذلك. لنفترض أن أحد أعضاء فريقك يريد إنشاء محتوى ونشره. يساعدهم دليل الأسلوب على تحقيق صوت متسق عند التواصل مع أي شخص يتعامل مع العمل.

لماذا تحتاج إلى دليل أسلوب لعملك؟

فكر في دليل الأسلوب باعتباره النجم الشمالي الذي يمكن لفريقك الاعتماد عليه في جميع الاتصالات التي تواجه العملاء.

يساعد دليل الأسلوب عملك على البقاء متسقًا، وهو أمر أساسي لعدة أسباب. يمكن أن يساعدك دليل الأسلوب المنظم جيدًا في التميز عن المنافسة ، ويمكن أن يساعد الصوت الموحد العملاء على الشعور بأنهم يعرفون عملك. عندما يكون الموظفون متسقين ومتوافقين، يعرف العملاء ما يمكن توقعه من عملك في كل مرة.

تعتبر أدلة الأسلوب مفيدة أيضًا للفرق الصغيرة التي تعمل مع المواهب المستقلة أو وكالات الطرف الثالث. يساعد دليل الأسلوب الموظفين المستقلين والمقاولين على التعرف على أسلوب كتابتك لإنشاء محتوى سلس، مما يوفر لك وقت التحرير الثمين. تعرف على كيفية قيام هذا الفريق بتقليل وقت التحرير بنسبة تصل إلى 66 بالمائة مقارنة بعملية مراجعة النظراء السابقة.

ما العناصر التي يجب أن يتضمنها دليل الأسلوب؟

يتطلب إنشاء دليل أسلوب فعال عناصر محددة. فيما يلي سبعة مكونات رئيسية يجب أن يتضمنها كل دليل أسلوب ليكون ناجحًا.

1 الوصول على مستوى الشركة

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن دليل الأسلوب مخصص فقط لفرق التسويق أو الكتابة. ليس تمامًا، يجب مشاركة دليل الأسلوب على مستوى الشركة. في الفريق الصغير، يلعب الجميع دورًا حاسمًا في العمل، بما في ذلك التواصل مع بعضهم البعض ومع العملاء، لذلك من المهم أن يتمكن الفريق بأكمله من الوصول إلى القواعد والإرشادات وفهمها. يجب على القادة تشجيع فريقهم على استخدام دليل الأسلوب، وشرح أهميته، ومشاركة مكان العثور على المستند (على سبيل المثال، محركات الملفات المشتركة، ومحرر مستندات Google، وما إلى ذلك). قم بحشد فريقك حول دليل الأسلوب كأداة لإلهام الثقة عند الكتابة لعملك.

2 القواعد النحوية

القواعد هي شيء يخطئ فيه حتى معظم الكتاب المحترفين من وقت لآخر. استخدم فقرات موجزة للغاية لتوجيه الكتّاب إلى القواعد النحوية التي يعتبرها عملك أكثر أهمية لوضعها بشكل صحيح. سواء كنت تستخدم كتاب AP Stylebook أو دليل شيكاغو للأسلوب، قم بتضمين ثلاث إلى أربع صفحات حول أساسيات الدليل الذي اخترته. يمكن أن يشمل ذلك الاختلافات بين الكلمات التي يساء استخدامها بشكل شائع مثل التأثير والتأثير، ومن ومن، وسيئ وسيئ، وأيضًا، وما إلى ذلك.

3 علامات الترقيم

يمكن أن تختلف قواعد علامات الترقيم باختلاف الأسلوب. على سبيل المثال، قد تستخدم شركات مختلفة كلمات مركبة مع أو بدون واصلات، ويمكن تحقيق تصنيف التواريخ بعدة طرق صحيحة. لدى الأشخاص والشركات المختلفة أسلوبهم الخاص، لذا يعد دليل الأسلوب مكانًا رائعًا لوضع معيار. تأكد من أن دليل النمط يشرح فاصلة أكسفورد، وكيفية استخدام علامات الاقتباس، واستخدام شرطة em وشرطة قصيرة.

4 الصوت والنبرة

يعد الصوت والنبرة من المبادئ الأساسية للتواصل المهني. يمكن أن يساعدك الصوت والنبرة المتسقان في اتصالاتك على ترك انطباع جيد لدى العملاء. سواء كنت تكتب صفحة مقصودة وتنشئ مشاركة مدونة، فإن الإرشادات المحددة بوضوح للصوت والنبرة يمكن أن تجمع بين أجزاء المحتوى المختلفة.

يساعد دليل الأسلوب الفرق على تحديد النغمات المقبولة أو المفضلة بوضوح، واللغة التي يجب الابتعاد عنها. في دليل أسلوبك، حدد صوتك ونغمتك المثالية. ربما تريد أن تبدو ودودًا ولكن محترفًا، أو متواضعًا وغنيًا بالمعلومات. حتى لو كنت قد بدأت للتو في بناء فريقك، فسوف يفيدك، على المدى الطويل، أن تحدد مبكرًا كيف تريد أن يبدو عملك وكيف تجعل الآخرين يشعرون به.

5 إرشادات القناة

اعتمادًا على القناة التي تكتب المحتوى لها، يختلف الأسلوب والتنسيق. على سبيل المثال، هناك أوقات يمكنك فيها كتابة 280 حرفًا فقط، مما قد يغير ما إذا كان لديك مساحة لتوضيح اسم المنظمة أو اللجوء إلى استخدام اختصارها أم لا. إذا كان لديك قنوات وسائط اجتماعية متعددة، فتأكد من أن دليل الأسلوب الخاص بك يقدم تعليمات مميزة لكل قناة. سواء كانت شركتك تستخدم لغة غير رسمية ورموز تعبيرية أو كانت دائمًا منضبطة واحترافية عبر الإنترنت، فيجب ذكر ذلك في دليل أسلوبك.

6 معلومات عن العملاء المستهدفين

عادةً ما يكون لدى الفرق الصغيرة بعض المعلومات عن عملائها المستهدفين، ولكنها قد تكون أيضًا في مرحلة الاكتشاف، وتجريب وتحسين جمهورها الأساسي. يساعد تحديد جمهورك أو المشتري المستهدف - من هم، وأين يعملون، وما هي القنوات التي يستخدمونها - على تخصيص الاتصالات لتناسب احتياجاتهم. على سبيل المثال، تميل بعض الشركات إلى استخدام المصطلحات الصناعية في اتصالاتها مع العملاء. تحديد جمهورك يمكن أن يفيد دليل أسلوبك ويحثك على تجنب الكلمات الطنانة في الصناعة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني أو منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنه تمكين كتابك وأعضاء فريقك من فهم الجمهور الذي يتحدثون إليه. عندما تفهم الفرق جمهورها، يمكنها إنشاء تجارب مخصصة لإثارة إعجاب العملاء الجدد وجذبهم.

كيفية إنشاء دليل أسلوب لفريقك

الآن بعد أن فهمت العناصر التي تدخل في دليل النمط، إليك نظرة عامة على ما يجب تضمينه عند إنشاء دليل النمط الخاص بك.

• المهمة والقيم:ابدأ بتحديد بيان مهمة عملك بوضوح وما هي قيمك.

• الجمهور:حدد جمهورك (جمهورك)، ومن تريد التفاعل معه، ولماذا. فكر في عملائك المستهدفين.

• الصوت والنبرة:اشرح صوت شركتك ونبرة صوتك واستخدمهما لتحديد الطريقة التي تريد أن ينظر بها جمهورك.

• عوامل التفريق:شارك ما يجعل عملك فريدًا ولماذا أنت الأفضل في ما تفعله.

• المنافسون:يمكن أن يكون هذا قسمًا سريعًا. من المفيد أن يكون لديك فهم أساسي لمنافسيك للحفاظ على عرض القيمة الفريد الخاص بك.

• نمط النسخ العام:حدد دليل النمط الذي ترغب في الالتزام به. سواء كنت تنسحب من دليل شيكاغو للأسلوب (فاصلة مؤيدة لأكسفورد) أو كتاب AP Stylebook (يحذف فاصلة أكسفورد)، فإن دليل الأسلوب يساعد الفرق على التنقل في استخدام الكلمات والنحو وعلامات الترقيم.

كيف يمكن لـ Grammarly Business مساعدتك

كما ترى، فإن إنشاء دليل أسلوب من البداية ليس بالمهمة السهلة. يمكن أن يستغرق الإنشاء والتنفيذ وقتًا طويلاً. فكيف يمكن للفرق الصغيرة تطوير دليل أسلوب عملي وقابل للتطوير عندما يكون النطاق الترددي منخفضًا؟ من خلال الاستفادة من حل ذكي مثل Grammarly Business للتخلص من المتاعب والتخمين.

تقدم Grammarly Business لقادة الأعمال الصغيرة حلاً إرشاديًا ديناميكيًا يمكّن الموظفين من تقديم اقتراحات في الوقت الفعلي. يمكنك أن تشعر براحة البال لأنه سيتم تمثيل عملك بشكل احترافي ومستمر دون الإشراف على كل جزء من الاتصالات التي تخرج إلى العملاء أو المشتركين.

قم بتخصيص محتويات دليل النمط الخاص بك داخل النظام الأساسي Grammarly Business عن طريق إضافة اختيارات محددة للكلمات والأسماء والعلامات التجارية والمواصفات النحوية والمزيد. تقدم ميزة دليل الأسلوب اقتراحات للموظفين للحفاظ على الاتساق مع تحسين الوضوح والصحة والمشاركة والنبرة.

وفر وقت الكتابة والتحرير عند إدارة الاتصالات من مقاولين مختلفين. باستخدام دليل الأسلوب المقدم من Grammarly Business ، يمكن لفريقك الصغير تبسيط جهود الاتصال، ويمكنك التركيز على تحقيق أهداف العمل والوصول إلى المزيد من العملاء.