كيف يمكن أن يساعد دليل الأسلوب فريقك على أن يظل محترفًا

يمكن أن تكون إدارة شركة صغيرة أو فريق عمل مجزية للغاية. تتمتع بالمرونة ونقص البيروقراطية ويمكنك اتخاذ قرارات مستقلة عن الشركة الأم الكبيرة. يمكنك صياغة منتجك بعناية أو تخصيص خدماتك لأنك تعلم أن كل عميل مهم. المفاضلة هي أن الفرق الصغيرة ليس لديها دائمًا الوقت أو الأشخاص أو الميزانية للإشراف على كل جانب من جوانب العمل وتحسينه - بما في ذلك الاتصال. يمكن أن تساعد أدلة الأسلوب الفرق الصغيرة على توصيل رسائل واضحة ومتسقة لعملائها.

عندما يتم تنفيذ دليل الأسلوب بشكل جيد ، يعمل بمثابة بوصلة للشركات للحفاظ على وجود ثابت داخليًا وخارجيًا. لست متأكدا من أين تبدأ؟ إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول أدلة الأنماط ، وكيف يمكنك إنشاء وتنفيذ واحد لشركتك.

ما هو دليل الاسلوب؟

دليل الأسلوب هو مستند يحتوي على قواعد وإرشادات للاتصال الكتابي للشركة. يشتمل الدليل على عدة أنواع من القواعد ، بما في ذلك الصوت والنبرة والأسلوب وما إلى ذلك. لنفترض أن أحد أعضاء فريقك يريد إنشاء محتوى ونشره. يساعدهم دليل الأسلوب في الحصول على صوت متسق عند التواصل مع أي شخص يشارك في العمل.

لماذا تحتاج إلى دليل أسلوب لعملك؟

فكر في دليل الأسلوب باعتباره النجم الشمالي الذي يمكن لفريقك الاعتماد عليه في جميع الاتصالات التي تواجه العملاء.

يساعد دليل الأسلوب عملك على الحفاظ على اتساقها ، وهو أمر أساسي لعدة أسباب. يمكن أن يساعدك دليل الأسلوب المنظم جيدًا في التميز عن المنافسة ، ويمكن أن يساعد الصوت الموحد العملاء على الشعور بأنهم يعرفون عملك. عندما يكون الموظفون متسقين ومتوافقين ، يعرف العملاء ما يمكن توقعه من عملك في كل مرة.

أدلة الأسلوب مفيدة أيضًا للفرق الصغيرة التي تعمل مع المواهب المستقلة أو الوكالات التابعة لجهات خارجية. يساعد دليل الأسلوب المستقلين والمقاولين على التعرف على أسلوب الكتابة الخاص بك لإنشاء محتوى سلس ، مما يوفر لك وقت التحرير الثمين. تعرف على كيفية قيام هذا الفريق بتقليل وقت التحرير بنسبة تصل إلى 66 بالمائة مقارنة بعملية مراجعة الأقران السابقة.

ما العناصر التي يجب أن يتضمنها دليل الأسلوب؟

يتطلب إنشاء دليل أسلوب فعال عناصر محددة. فيما يلي سبعة مكونات أساسية يجب أن يتضمنها كل دليل أسلوب ليكون ناجحًا.

1 وصول على مستوى الشركة

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن دليل الأسلوب مخصص فقط لفرق التسويق أو الكتابة. ليس تمامًا — يجب مشاركة دليل الأسلوب على مستوى الشركة. في فريق صغير ، يلعب الجميع دورًا حاسمًا في العمل ، بما في ذلك التواصل مع بعضهم البعض ومع العملاء ، لذلك من المهم أن يتمكن الفريق بأكمله من الوصول إلى القواعد والإرشادات وفهمها. يجب على القادة تشجيع فريقهم على استخدام دليل النمط ، وشرح أهميته ، ومشاركة مكان العثور على المستند (على سبيل المثال ، محركات الملفات المشتركة ، ومستندات Google ، وما إلى ذلك). حشد فريقك حول دليل الأسلوب كأداة لإلهام الثقة عند الكتابة لعملك.

2 القواعد النحوية

القواعد النحوية شيء يخطئ حتى الكتاب الأكثر احترافًا من وقت لآخر. استخدم فقرات موجزة جدًا لتوجيه الكتاب إلى القواعد النحوية التي يشعر عملك أنها مهمة جدًا للحصول عليها بشكل صحيح. سواء كنت تستخدم كتاب AP Stylebook أو دليل أسلوب شيكاغو ، قم بتضمين ثلاث إلى أربع صفحات حول أساسيات الدليل الذي اخترته. يمكن أن يشمل ذلك الاختلافات بين الكلمات التي يساء استخدامها بشكل شائع مثل التأثير والتأثير ، ومن ومن ، وسيء وسيء ، وكذلك إلى وما إلى ذلك.

3 علامات الترقيم

يمكن أن تختلف قواعد علامات الترقيم من حيث الأسلوب. على سبيل المثال ، قد تستخدم شركات مختلفة كلمات مركبة مع أو بدون واصلات ، ويمكن وضع علامات على التواريخ بعدة طرق صحيحة. لكل شخص وشركات أسلوبه الخاص ، لذا يُعد دليل الأسلوب مكانًا رائعًا لإنشاء معيار. تأكد من أن دليل النمط يشرح فاصلة أكسفورد ، وكيفية استخدام علامات الاقتباس ، وشرطة طويلة واستخدام الشرطة.

4 الصوت والنبرة

الصوت والنبرة من المبادئ الأساسية للتواصل المهني. يمكن أن يساعدك الصوت والنبرة المتسقان في اتصالاتك في ترك انطباع جيد لدى العملاء. سواء كنت تكتب صفحة مقصودة وتقوم بإنشاء منشور مدونة ، فإن الإرشادات المحددة بوضوح للصوت والنبرة يمكن أن تربط بين أجزاء مختلفة من المحتوى.

يساعد دليل الأسلوب الفرق على تحديد النغمات بشكل صريح ما هي النغمات المقبولة أو المفضلة ، واللغة التي يجب الابتعاد عنها. في دليل الأسلوب الخاص بك ، حدد صوتك ونغمتك المثالية. ربما تريد أن تبدو ودودًا ومهنيًا ، أو متواضعًا ومفيدًا. حتى لو كنت قد بدأت للتو في بناء فريقك ، فسوف يفيدك ذلك ، على المدى الطويل ، أن تحدد مبكرًا كيف تريد أن يبدو عملك وأن تجعل الآخرين يشعرون به.

5 إرشادات القناة

اعتمادًا على القناة التي تكتب المحتوى لها ، يختلف الأسلوب والتنسيق. على سبيل المثال ، هناك أوقات يمكنك فيها كتابة 280 حرفًا فقط ، والتي قد تتغير سواء كان لديك مساحة لكتابة اسم المنظمة أو اللجوء إلى استخدام اختصارها. إذا كان لديك العديد من قنوات الوسائط الاجتماعية ، فتأكد من أن دليل الأسلوب الخاص بك يعطي تعليمات مميزة لكل منها. سواء كانت شركتك تستخدم لغة ورموز تعبيرية غير رسمية أو دائمًا ما تكون محترفة ومتصلة بالإنترنت ، فيجب ذكر ذلك في دليل الأسلوب الخاص بك.

6 معلومات عن العملاء المستهدفين

عادة ما يكون لدى الفرق الصغيرة بعض المعلومات عن عملائها المستهدفين ولكنها قد تكون أيضًا في مرحلة الاكتشاف ، وتقوم بتجربة جمهورها الأساسي وتحسينه. يساعد تحديد جمهورك المستهدف أو المشتري - من هم ، وأين يعملون ، والقنوات التي يستخدمونها - على تخصيص الاتصالات لتناسب احتياجاتهم. على سبيل المثال ، تميل بعض الشركات إلى استخدام المصطلحات الصناعية في تواصلها مع العملاء. يمكن أن يؤدي تحديد جمهورك إلى إبلاغ دليل الأسلوب الخاص بك ويحثك على تجنب الكلمات الطنانة في المجال عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني أو منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن يمكّن كتابك وأعضاء فريقك من فهم الجمهور الذي يتحدثون إليه. عندما تفهم الفرق جمهورها ، يمكنها إنشاء تجارب مخصصة لإقناع العملاء الجدد وجذبهم.

كيفية إنشاء دليل أسلوب لفريقك

الآن بعد أن فهمت العناصر التي تدخل في دليل الأسلوب ، إليك نظرة عامة على ما يجب تضمينه عند إنشاء دليل الأسلوب الخاص بك.

• المهمة والقيم: ابدأ بتحديد بيان مهمة عملك بوضوح وما هي قيمك.

• الجمهور: اذكر جمهورك (جمهورك) ومن تريد التفاعل معه ولماذا. ضع في اعتبارك عملائك المستهدفين.

• الصوت والنبرة: اشرح صوت شركتك ونبرتها واستخدمها لتحديد كيف تريد أن ينظر إليك جمهورك.

• مفرقون: شارك ما يجعل عملك فريدًا ولماذا أنت الأفضل في ما تفعله.

• المنافسون: يمكن أن يكون هذا قسمًا سريعًا. من المفيد أن يكون لديك فهم أساسي لمنافسيك للحفاظ على عرض القيمة الفريد الخاص بك.

• نمط النسخ العام: حدد دليل النمط الذي ترغب في الالتزام به. سواء أكنت تسحب من دليل أسلوب شيكاغو (فاصلة مؤيدة لأكسفورد) أو كتاب أسلوب AP (مع حذف فاصلة أكسفورد) ، فإن دليل الأسلوب يساعد الفرق على التنقل في استخدام الكلمات والقواعد النحوية وعلامات الترقيم.

كيف يمكن أن تساعد Grammarly Business

كما ترى ، فإن إنشاء دليل نمط من البداية ليس بالمهمة السهلة. قد يستغرق الإنشاء والتنفيذ وقتًا طويلاً. إذن كيف يمكن للفرق الصغيرة تطوير دليل أسلوب عملي وقابل للتطوير عندما يكون النطاق الترددي منخفضًا؟ من خلال الاستفادة من حل ذكي مثل Grammarly Business للتخلص من المتاعب والتخمين.

تقدم Grammarly Business لقادة الأعمال الصغيرة حلاً توجيهيًا ديناميكيًا يمكّن الموظفين من الاقتراحات في الوقت الفعلي. يمكنك أن تطمئن إلى أن عملك سيتم تمثيله بشكل احترافي ومتسق دون الإشراف على كل جزء من الاتصالات التي تصل إلى العملاء أو المشتركين.

قم بتخصيص محتويات دليل الأسلوب الخاص بك داخل منصة Grammarly Business من خلال إضافة اختيارات محددة للكلمات والأسماء والعلامات التجارية والمواصفات النحوية والمزيد. تقدم ميزة دليل النمط اقتراحات للموظفين للحفاظ على الاتساق مع تحسين الوضوح والصحة والمشاركة والنبرة.

وفر وقت الكتابة والتحرير عند إدارة الاتصالات من مقاولين مختلفين. باستخدام دليل أسلوب من Grammarly Business ، يمكن لفريقك الصغير تبسيط جهود الاتصال ، ويمكنك التركيز على تحقيق أهداف العمل والوصول إلى المزيد من العملاء.