كيفية توجيه رسالة: 9 نصائح يجب أن تعرفها

لا تفعل هذا كثيرًا.

لنواجه الأمر. إن وضع التاريخ في الأعلى وتوقيعك في الأسفل ليس مربكًا عندما يحين وقت توجيه رسالة. كما لا يمكن طي الصفحات إلى أثلاث نقية لتناسب داخل مغلف. الرسائل الرسمية ليست من اختصاصك.

فيما يتعلق بالوظائف الجديدة ، فإن الخبر السار هو أن تعلم كيفية مخاطبة حرف ما أسهل كثيرًا من تعلم ربط نصف وندسور المحترم أو إتقان الفن الغامض لدردشة غرف النوم المهذبة.

لنبدأ بملف حول كيفية معالجة رسالتك الفاخرة بشكل صحيح بطريقة تقول "مرحبًا ، أنا أفعل هذا طوال الوقت."

1 ابدأ بوضع معلومات الاتصال الخاصة بك في الأعلى.

هذه القاعدة طويلة الأمد منطقية: تريد أن يعرف الشخص الذي تخاطبه بسهولة من أنت ومن أين أتيت وكيف يمكنه الرد عليك.

يعد هذا الجزء الأخير أمرًا حيويًا بشكل خاص للتحقق منه لأنك لا تريد تخريب أي إمكانية للاستماع مرة أخرى من شخص ما كنت قد قضيت وقتًا في كتابته. إن العالم مليء بالباحثين عن عمل من الشباب المحزن الذين أدركوا بعد فوات الأوان وجود خطأ مطبعي في معلومات الاتصال التي قاموا بلصقها أثناء إرسال موجة من الطلبات.

2 بعد ذلك ، ضع التاريخ.

هذا من السهل تصحيحه ، ومن المحرج (أو المضحك) أن يخطئ. أي عام هذا؟ كم من الوقت كنت نائما؟

3 بعد ذلك ، ضع عنوان المستلم.

فكر في هذا كواحد من المناسبات النادرة حيث تخبر شخصًا غريبًا بشكل أساسي "أعرف مكانك" ويُنظر إليه على أنه مجاملة. نعتز بذلك.

إذا كنت تكتب إلى شركة تعرف فيها شخصًا بالفعل ، فإن هذا الجزء عبارة عن خطأ - فقط اسألهم عن التفاصيل. بخلاف ذلك ، فإن هذه الخطوة تستحق البحث السريع عبر الإنترنت.

4 بعد ذلك تأتي التحية. "عزيزي" خيار جيد للأسهم.

هناك الكثير من الاحتمالات بمجرد أن تكون مستعدًا لقول مرحبًا: تحياتي ، وتحية ، وعجوز مضمون عزيزي كل شيء يتبادر إلى الذهن.

قد تشعر بالإغراء لمحاولة التميز باختيار خيار غريب ، لكنه محفوف بالمخاطر. قد لا ترغب في المقامرة على شخص غريب يقدر مرحبًا ، ناهيك عن هذا. . . اختيار مميز مثل حائل. (لا تتردد في تجاهل ذلك الجزء الأخير إذا كان الشخص الذي تكتبه مكرسًا حقًا لدوره في مهرجان النهضة).

غالبًا ما يكون أفضل رهان لك هو الطريق المباشر: يستخدم Dear على نطاق واسع لسبب ما ، بعد كل شيء.

ولا تفرط في التفكير فيما إذا كان من المحرج مخاطبة شخص لم تقابله بهذه الطريقة من قبل. الأشخاص الذين ليسوا "عزيزين" على بعضهم البعض في حد ذاته يتكلمون طوال الوقت في المراسلات ، حتى في خضم المواقف القانونية المتوترة بين حملة رئاسية وصحيفة ذائعة الصيت. في مثل هذه الظروف المشحونة ، فإن كلمة عزيزي ليست الجزء الذي يركز عليه الناس.

5 اعرف من الذي تتصل به.

في بعض الأحيان هذا سهل. مرة أخرى ، إذا كنت تعرف بالفعل شخصًا ما داخل شركة ترسل فيها خطاب تغطية ، على سبيل المثال ، فيجب أن يكون قادرًا على مساعدتك في تحديد التفاصيل دون ألم إلى حد ما. غير ذلك…

6 عدم التفصيل في هذا الأمر ، ولكن هذا العنصر الأخير قد يتطلب القليل من البحث.

اعتمادًا على التعتيم النسبي للمؤسسة التي تكتب إليها ، قد لا يكون الشخص الذي يجب أن تخاطبه على وجه التحديد واضحًا. على سبيل المثال ، إذا كنت كاتبًا تتقدم بطلب لمنشور متوسط ​​الحجم ، فسوف تكتشف سريعًا أن المكان يزحف بالمحررين - ولكن من المفترض أن يقرأ رسالتك؟

يتمثل أحد الحلول في العثور على رقم هاتف متعدد الأغراض للاتصال به وسؤاله عن رئيس القسم المناسب. طريقة أخرى هي أن تتجول على LinkedIn وتنتقل إلى الشخص المناسب بهذه الطريقة. مهما فعلت ، تجنب عقاب "سيدي أو سيدتي العزيزة" كسول.

7 سيد ، الآنسة ، دكتور ، سيناتور ، لا شيء مما سبق

النهج الأكثر شيوعًا هنا بسيط: السيد أو السيدة.

عند مخاطبة امرأة لا تعرفها ، تكون السيدة عادةً أكثر أمانًا من السيدة. وتفترض أقل من ذلك ، ويمكن أن تبدو أكثر احترافًا من خلال الامتناع عن جذب الحالة الاجتماعية للمتلقي إلى هذه المسألة.

تجدر الإشارة إلى وجود مدارس فكرية مختلفة عندما يتعلق الأمر بالتكريم. قد تفضل المسار المحايد جنسانيًا ، ما عليك سوى وضع الاسم الكامل للموضوع.

أيضًا ، كن متيقظًا لحالات مثل الأطباء وحاملي الدكتوراه: سيخبرك الكثير أنهم عملوا بجد للحصول على أوراق اعتمادهم ويقدرون الاعتراف بهم على أنهم د.

أنت تريد أن تترك انطباعًا جيدًا ، بعد كل شيء.

8 ضع نقطتين أو فاصلة.

هذا الأمر متروك لك. بينما تؤدي الفاصلة في نهاية التحية المهمة على ما يرام ، يجادل البعض بأن النقطتين تبدو أكثر تعقيدًا.

9 إذا كنت تشارك هذه الرسالة عبر الإنترنت ، ففكر في حفظها كملف PDF.

لا توجد مشكلة إذا كنت تخطط لطباعة رسالتك على ورقة ، ولكن في عام 2017 ، ينتهي الأمر بالعديد من الرسائل الرسمية كملفات تدور عبر الأثير من جهاز كمبيوتر إلى آخر ، وعندما تصل إلى شاشة غريبة بها خلل الإعدادات ، تم تدمير تنسيقها بشكل مأساوي.

علاوة على ذلك ، تخيل شخصًا يقوم بطباعة رسالتك ، وتنسيقها معطوبًا وكل شيء ، في طريقك إلى اجتماع لمناقشة الأمر مع زملائك. الإماتة.

تتمثل إحدى طرق الحفاظ على عنوان رسالتك المرتب أثناء النقل في حفظ ملفك بتنسيق PDF ، بحيث يصبح عملك سليمًا بشكل مقروء.

مع توجيه رسالتك بوضوح ، فأنت في طريقك للمراسلة مثل أحد المحترفين في المدرسة القديمة. لدى Grammarly الكثير من النصائح الأخرى حول كيفية إحضار رسالتك الفاخرة للهبوط أيضًا.