كيفية إنهاء بريد إلكتروني بشكل احترافي - أفضل عمليات تسجيل خروج البريد الإلكتروني لاستخدامها وإغلاقها لتجنبها

قد يستغرق التعرف على كيفية إنهاء بريد إلكتروني بشكل احترافي وقتًا طويلاً حيث لا يوجد حل واحد يناسب الجميع. هل "الأفضل" ممل؟ هل أبالغ في الأمر بـ "مع خالص التقدير"؟ ترك تسجيل الخروج سيحل المشكلة ، أليس كذلك؟ كلنا كنا هناك.

من ناحية أخرى ، فإن تجاهل إغلاق البريد الإلكتروني يشبه إسقاط الكرة قبل خط المرمى. إنه حرفياً آخر شيء يقرأه المستلم قبل اتخاذ قرار بشأن رده. ومع ذلك ، غالبًا ما يتم التعامل مع نهايات البريد الإلكتروني على أنها فكرة متأخرة بغض النظر عن مدى أهمية الرسالة. لهذا السبب حان الوقت للتعرف على طرق مختلفة لإنهاء رسالة بريد إلكتروني.

تعتمد أفضل طريقة لتسجيل الخروج من بريد إلكتروني دائمًا على المستلم وعلاقتك به ورسالتك. لذا ، فإن التحدي يكمن في اختيار نهاية البريد الإلكتروني التي تصل إلى النغمة الصحيحة في ضوء السياق. للمساعدة ، سنقوم بتسليط الضوء على أمثلة لعمليات تسجيل البريد الإلكتروني الاحترافية من الرسمية إلى الودودة ، وسنضع علامة على عمليات إغلاق البريد الإلكتروني التي يجب تجنبها. بحلول الوقت الذي تنتهي فيه من القراءة ، تكون قد تعلمت جميع طرق تسجيل الخروج من رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى معرفتها. هل تريد إذن أن تتعلم كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني؟ هيا بنا نبدأ!

لماذا يعد استخدام عمليات إغلاق البريد الإلكتروني الاحترافية أمرًا مهمًا

عند التحدث إلى شخص ما وجهاً لوجه أو عبر الهاتف ، فأنت بالتأكيد لا تبتعد أو تغلق الخط دون أن تنطق بكلمة واحدة ، أليس كذلك؟ يجب أن تتعامل مع بريدك الإلكتروني الذي ينتهي بنفس طريقة إنهاء أي محادثة. سواء كانت جهة اتصال جديدة في حدث تواصل أو اجتماع Zoom مع زميل عمل أو مديرك ، فأنت تريد دائمًا ترك انطباع جيد.

إذن ، ماذا تقول في نهاية رسالة البريد الإلكتروني؟ يجب أن تتكون نهاية البريد الإلكتروني الاحترافي من ثلاثة أجزاء.

1. تسجيل الخروج

كلمة أو عبارة مثل "التحيات" تشير إلى انتهاء بريدك الإلكتروني - يعتمد أفضلها على السياق.

2. اسمك

‍ اسمك الكامل لتعريفك وتجنب أي لبس - إذا كنت على أساس الاسم الأول مع المستلم ، يمكنك ترك الاسم الأخير.

3. التوقيع

المسمى الوظيفي والشركة ومعلومات الاتصال مثل رقم الهاتف وموقع الويب والعنوان لمزيد من التعريف والاتصالات تحتاج إلى بريد إلكتروني خارجي - غالبًا ما يتم تركه بعد الرسالة الأولى في تبادل البريد الإلكتروني المستمر.

إن وظيفة تحديد نهاية بريدك الإلكتروني واضحة ومباشرة ، لكن المشكلة تكمن في التفاصيل. ما يمكن أن يجعل أو يكسر بريدك الإلكتروني هو تسجيل الخروج. يمكن أن يؤثر اختيار الشخص الذي ينقل النغمة الصحيحة بشكل كبير على انطباع المستلم عنك ومدى سرعة سماعك له. إذا كان على كل حال.

كيفية إنهاء البريد الإلكتروني

تأتي رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية في أشكال ونماذج ، وبعد ذلك سنوضح لك كيفية إنهاء رسائل البريد الإلكتروني دون كسر آداب البريد الإلكتروني المناسبة.

تسجيلات البريد الإلكتروني للأعمال الرسمية

غالبًا ما يتم إرسال بريد إلكتروني رسمي إلى شخص لم تقابله من قبل ، أو شخص لا تعرفه جيدًا ، أو متلقي في موقع سلطة. في العمل ، الشكلية هي الطريقة التي يجب اتباعها عند إجراء استفسار تجاري ، أو التواصل مع عميل لم تقترب منه بعد ، أو مراسلة مسؤول تنفيذي. في رسائل البريد الإلكتروني هذه ، تريد دائمًا أن تكون مهذبًا حتى سطر الإغلاق. فيما يلي كيفية إنهاء بريد إلكتروني بريد إلكتروني رسمي.

بإخلاص

تعد النسخة غير القديمة من "Yours sincerely" واحدة من أكثر الموافقات الرسمية وتستخدم غالبًا في المراسلات المهنية ، خاصة في رسائل البريد الإلكتروني المصاحبة لخطابات الغلاف. ‍

باحترام

إذا كنت بحاجة إلى مخاطبة المسؤولين الحكوميين ، فإن هذا الخيار هو شيء يجب الاحتفاظ به في جيبك الخلفي ، ولكن تذكر أن تحتفظ بعبارة "مع احترامك" للرئيس. ‍

المخلص لك

تقترح الإتيكيت أنه إذا لم تتمكن من مخاطبة المستلم باسمه ، فإن هذا الإغلاق هو الخيار المناسب للجمع بين "سيدي العزيز" أو "سيدتي العزيزة" - إلا إذا كنت أمريكيًا وتختار "لك ​​حقًا". ‍

أطيب التحيات

خيار أكثر دفئًا لأول رسالة بريد إلكتروني إلى شخص - وجدت دراسة أن البديل الأكثر رسمية لـ "مع أطيب التحيات" هو الطريقة المثلى لإنهاء بريد إلكتروني في العمل. ‍

أطيب التمنيات

على الرغم من مخاطر إثارة جمعيات بطاقات عيد الميلاد ، فإن تمنياتك بشخص الأفضل هو مهذب وودود في نفس الوقت.

طرق ودية للتوقيع على بريد إلكتروني احترافي

توجد معظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في وسط بعيد المنال بين الرسمية وغير الرسمية. هذا هو بالضبط سبب رغبتك دائمًا في موازنة خياراتك قبل الضغط على "إرسال". على الرغم من أن العديد من أماكن العمل تميل نحو المزيد من المراسلات غير الرسمية في الوقت الحاضر ، فأنت تريد أن تكون مهذبًا وودودًا ومهنيًا في رسائل البريد الإلكتروني الداخلية ، ناهيك عن التواصل مع شخص خارج مؤسستك. لذا ، ماذا يمكنني أن أقول بدلاً من مع أطيب التحيات؟ هذه هي طرق إنهاء البريد الإلكتروني

يعتبر

عندما لا تكون متأكدًا بعد من مدى قربك من المستلم ولكنك لا تريد أن تظهر بشكل رسمي بشكل مفرط ، فإن هذا الخيار يضرب وسطًا سعيدًا على الرغم من كونه قاسيًا بعض الشيء.

أفضل

أطلق عليها اسمًا لطيفًا ، نحن نسميها آمنة من الفشل - لا يمكنك أن تخطئ في هذا أو الإصدار الأكثر تأنقًا "مع أطيب التحيات". يعد إنهاء رسالة بريد إلكتروني بـ "الأفضل" عند تسجيل رسالة بريد إلكتروني إلى زميل في العمل أو العملاء والموردين الذين تربطك بهم بالفعل علاقة عمل خيارًا آمنًا دائمًا.

شكرا لك

غالبًا ما يقطع الشكر الجزيل شوطًا طويلاً ، لكن تأكد من استخدامه فقط عندما تعبر بصدق عن امتنانك لشيء فعله المستلم أو تخاطر بالوقوع في الوقاحة.

من اي وقت مضى

الكلاسيكية الحقيقية التي تطمئن الشخص الذي كنت تعمل معه بالفعل لفترة أطول هي أن علاقتك جيدة كما كانت دائمًا عندما يصلون إلى نهاية بريدك الإلكتروني.

هتافات

الشخص الذي يقسم الآراء ولكنه طريقة مقبولة تمامًا لإنهاء البريد الإلكتروني للنشاط التجاري إذا كنت ودودًا مع المستلم - خاصةً إذا كنت بريطانيًا أو أستراليًا.

كيف لا تنهي البريد الإلكتروني

لتجنب أخطاء البريد الإلكتروني ، من المهم بنفس القدر أن تعرف كيف لا يجب عليك إنهاء رسائل البريد الإلكتروني حيث يجب أن يكون لديك نهايات البريد الإلكتروني المناسبة في جيبك الخلفي.

إغلاق البريد الإلكتروني لتجنب في العمل

على الرغم من أن الخطوط الفاصلة بين حياتنا المهنية والشخصية قد أصبحت غير واضحة بشكل متزايد ويمكن لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إعادة تجميع الرسائل النصية في بعض الأحيان ، إلا أن بعض الطرق لإنهاء البريد الإلكتروني لا تنتمي إلى المكتب. هناك مجموعة من الأمثلة الواضحة ، من العامية إلى "الحب" و "لاحقًا" إلى الاختصارات المربكة. ومع ذلك ، نرغب في مساعدتك على تجنب بعض الممارسات وخطوط الإغلاق المحددة التي تنطوي على مخاطر أكثر دقة تتعلق بأخطاء البريد الإلكتروني للأعمال. هذا كيف لا تنهي البريد الإلكتروني.

يعتني

خاتمة مدروسة على ما يبدو وتميل إلى إثارة جنون العظمة حيث يمكن أن يشعر المتلقي بأنك تعرف الخطر من أنه ليس على دراية بأنفسهم بعد.

لا يوجد خط إغلاق على الإطلاق

على الرغم من أنها مجرد كلمة أو عبارة قصيرة ، إلا أن ترك تسجيل الخروج قد يبدو باردًا أو حتى وقحًا ، ومع ذلك فمن المعتاد أن تبدأ الرسائل في الانتشار وتطول السلسلة.

شكرا مقدما

على الرغم من ثبوت فعاليتها ، إلا أنها تنطوي على مخاطر الظهور بمظهر الحق ، لذلك من الأفضل لك التعبير عن امتنانك دون وضع توقعات.

أتمنى لك يوما سعيدا

من الأكثر أمانًا دائمًا الفصل بين الدين والعمل ، لذلك لا تخاطر بذلك بغض النظر عن مدى عدم روحية استخدامك لهذا التسجيل.

نتطلع الى الاستماع منك

غير ضار للوهلة الأولى ولكن يمكن أن يظهر على أنه عدواني سلبي ويترجم إلى طلب ، خاصة إذا طلبت شيئًا من المستلم.

على الرغم من أن إغلاق رسالة بريد إلكتروني هو شيء من المحتمل أن تكتبه أخيرًا ، إلا أنه يستحق نفس القدر من الاهتمام مثل سطر الموضوع والترحيب ونص بريدك الإلكتروني. لتسجيل الخروج من البريد الإلكتروني بشكل احترافي ، يجب أن تكون على دراية بالسياق. في المرة القادمة التي تخمن فيها مرة أخرى كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني ، ضع في اعتبارك ما إذا كانت رسمية أو ودية أو شيء بينهما. إذا كنت لا تزال تواجه صعوبة في اختيار نهاية البريد الإلكتروني الصحيحة ، فارجع إلى منشور المدونة هذا للحصول على المساعدة في المرة القادمة التي تفكر فيها في طرق إنهاء رسالة بريد إلكتروني.