أفضل 10 وأسوأ 10 طرق لإنهاء البريد الإلكتروني
نشرت: 2023-10-06لقد كتبت بريدًا إلكترونيًا رائعًا. يحتوي على سطر افتتاحي قوي، ورسالة بريد إلكتروني واضحة، ويغلق بعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء والتي من المؤكد أنها ستتحول. قبل أن تنقر على "إرسال"، هناك شيء أخير يجب عليك فعله: كتابة تسجيل خروج رائع للبريد الإلكتروني.
ما هو تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني؟
تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني هو القسم الأخير من البريد الإلكتروني. وتتكون عمومًا من كلمة أو عبارة قصيرة متبوعة باسمك وتوقيعك المهني. يتم تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني مباشرة بعد سطر إغلاق البريد الإلكتروني ويشير إلى اكتمال الرسالة.
يتم استخدام تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني في كل أنواع رسائل البريد الإلكتروني تقريبًا. إنها جزء مهم من المراسلات التجارية، ولهذا السبب، يعد استخدام تسجيل الخروج المناسب من البريد الإلكتروني من آداب البريد الإلكتروني الجيدة.
ما الذي يجب أن يتضمنه كل تسجيل خروج للبريد الإلكتروني
يجب أن تتضمن كل تسجيل خروج عبر البريد الإلكتروني ما يلي:
- وداع
- توقيع
- معلومات الاتصال
الجزء الأول من تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني، الوداع، هو الكلمة أو العبارة المستخدمة مباشرة قبل اسم المرسل. إنه جزء مهم من أسلوب البريد الإلكتروني، ويمكن أن يؤثر على كيفية تفسير القارئ للبريد الإلكتروني. فيما يلي بعض الأمثلة على رسائل الوداع عبر البريد الإلكتروني:
- أطيب التحيات
- بإخلاص
- هتافات
- التحدث قريبا
المكون التالي، التوقيع، هو اسم المرسل. إذا كان لديك توقيع بريد إلكتروني احترافي، فلن تحتاج إلى كتابة اسمك بعد وداع البريد الإلكتروني. إذا لم يكن لديك توقيع بريد إلكتروني، فتأكد من تضمين اسمك وأي معلومات اتصال ذات صلة، مثل رقم هاتفك أو عنوان الوسائط الاجتماعية، حتى يتمكن المستلم من الوصول إليك عبر وسيلة أخرى غير البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر.
توقيع البريد الإلكتروني عبارة عن كتلة مخصصة من المحتوى يمكنك تعيينها ليتم تضمينها تلقائيًا في كل بريد إلكتروني ترسله، أو فقط لجماهير محددة، مثل الأشخاص خارج مؤسستك. يحتوي توقيع البريد الإلكتروني عادةً على اسمك الكامل والمسمى الوظيفي ورقم الهاتف والرقم الداخلي وملفك الشخصي على LinkedIn وعنوان المكتب، وقد يتضمن معلومات إضافية مثل اقتباس ملهم أو صورة شخصية.
أنواع مختلفة من تسجيلات البريد الإلكتروني
تسجيلات البريد الإلكتروني العامة
تنتهي معظم رسائل البريد الإلكتروني بالتوقيع العام. هذه هي البيانات القصيرة التي تسبق اسم المرسل ولا تتناول أي شيء محدد يتعلق بعلاقة المرسل بالمستلم أو محتوى البريد الإلكتروني. تشمل عمليات التوقيع المحتملة من هذا النوع ما يلي:
- يعتبر
- شكرا لاهتمامك
- أتمنى لك يومًا رائعًا / أتمنى لك عطلة نهاية أسبوع رائعة
تسجيلات البريد الإلكتروني الشخصية
في بعض الحالات، يعد تسجيل الخروج المخصص للبريد الإلكتروني خيارًا أفضل من تسجيل الخروج العام للبريد الإلكتروني. عادة، يتم حجز العبارات الختامية المخصصة للبريد الإلكتروني لمستلمي البريد الإلكتروني الذين لدى المرسل علاقة حالية معهم، سواء كانت شخصية أو مهنية. عادةً ما تكون عمليات التوقيع هذه عبارة عن جملة واحدة وغالبًا ما تحل محل العبارات الختامية للبريد الإلكتروني. فيما يلي بعض الأمثلة:
- أنا أتطلع لبدء هذا المشروع معك
- شكرا جزيلا على هذه الفرصة
- شكرا لك على عملك الشاق
كما هو الحال مع تسجيل الخروج العام للبريد الإلكتروني، يأتي اسم المرسل مباشرةً بعد تسجيل الخروج المخصص للبريد الإلكتروني.
أفضل 10 طرق لإنهاء البريد الإلكتروني
تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني للأعمال الرسمية
يعد تسجيل الخروج المناسب جزءًا من إغلاق البريد الإلكتروني الاحترافي. وتشمل هذه:
1 مع خالص التقدير
يعد تسجيل الخروج التقليدي هذا خيارًا شائعًا لأنه ينهي رسالة البريد الإلكتروني بملاحظة إيجابية ولكن رسمية.
2 تحياتي
هذا، وتنوعاته ، تحياتي الحارة، وأطيب التحيات،وأطيب التحيات ، يرسل رسالة واضحة وإيجابية دون الانحراف عن إرشادات الاتصال المهني.
3 أطيب التمنيات
أكثر اجتماعية قليلاً من الإدخالات السابقة، يوضح تسجيل الخروج هذا أنك تتمنى التوفيق للمستلم.
استخدم هذه العبارات الختامية للبريد الإلكتروني للأفراد خارج مؤسستك، والعملاء المحتملين والحاليين، والتواصل مع البائعين والشركاء الآخرين، والزملاء إذا كانت صناعتك أو شركتك تتمتع بثقافة أكثر رسمية. تعتبر هذه أيضًا مثالية لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة مع طلبات العمل ورسائل الغلاف.
تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني للأعمال غير الرسمية
عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زملائك الذين تربطك بهم علاقة وثيقة، أو إذا كنت تقوم بأعمال أقل رسمية، فإن تسجيلات البريد الإلكتروني التالية مناسبة:
4 هتاف
كما هو الحال معأطيب التحيات، فإنالهتافاتهي طريقة ودية للمحادثة لإنهاء رسالة البريد الإلكتروني.
5 اهتم
يشير هذا التوقيع إلى أن لديك علاقة دافئة، لكنها ليست فوق القمة.
6 الأفضل
إنها بسيطة ومباشرة وتناسب أي بريد إلكتروني تقريبًا.
تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني للامتنان والطلبات
عندما تقدم طلبًا أو تقول "شكرًا" لخدمة أو تأييد أو إحالة أو فرصة، يمكنك أن تعكس ذلك في تسجيل الخروج من بريدك الإلكتروني. تتضمن أمثلة هذا النوع من تسجيل الخروج ما يلي:
7 شكرا لك
انها بسيطة وإلى هذه النقطة.
8 أقدر [مساعدتك، ومدخلاتك، وتعليقاتك، وما إلى ذلك]
على غرار الإدخال السابق، يعبر هذا التوقيع بوضوح عن امتنانك للمستلم. في رسالة المتابعة أو التذكير عبر البريد الإلكتروني، يمكن أن تكون هذه استراتيجية مفيدة لضمان الاستجابة.
تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني لإجراء محادثة غير رسمية
في التبادلات غير الرسمية، تكون عمليات تسجيل الخروج الشخصية عبر البريد الإلكتروني أكثر شيوعًا. ومع ذلك، هناك الكثير من التوقيعات العامة المناسبة تمامًا للمحادثات غير الرسمية، مثل:
9 الحديث قريبا
إذا كنت تخطط للتحدث مع صديقك قريبًا، فلا تتردد في إخباره بذلك!
10 أراك لاحقًا
على غرارالتحدث قريبًا،يشير تسجيل الخروج هذا إلى أنك سترى صديقك قريبًا.
10 عمليات تسجيل خروج عبر البريد الإلكتروني يجب تجنبها
نظرًا لأن تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني يحتاج إلى ترك انطباع جيد لدى المستلم، فهناك بعض عمليات تسجيل الخروج التي يجب عليك تجنبها. وتشمل هذه:
1 نتطلع إلى الاستماع منك [شكرًا مقدمًا]
يمكن أن يبدو تسجيل الخروج هذا بمثابة تلاعب أو عدوانية سلبية لأنه يتضمن مطالبة المستلم بالرد.
2 لك حقا
أنت لا تنتمي حقًا إلى المتلقي. هذا غير صادق.
3 —[الاسم] أو —[الأحرف الأولى]
ما لم تكن ترسل بريدًا إلكترونيًا مختصرًا وغير رسمي، فإن حذف تسجيل الخروج قد يبدو أمرًا قاسيًا أو مهملًا.
4 الحب (أو شكل آخر، مثل XOXO)
ما لم تكن تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى شريكك المهم أو أحد أفراد العائلة المقربين، فإن تسجيل الخروج هذا يعد شخصيًا للغاية.
5 رموز تعبيرية (️)
في حين أن بعض الرموز التعبيرية مقبولة في الاتصالات التجارية، فمن الأفضل تركها خارج نطاق تسجيل الخروج الخاص بك، وهو ما يعني التواصل الأكثر رسمية وأقل غموضًا.
6 مع احترامي لك
وعلى النقيض من الإدخال السابق، يعتبر هذا التوقيع رسميًا للغاية، إلى درجة الشعور بالتصلب أو الانعزال.
7 أتمنى لك يومًا مباركًا
من الأفضل عمومًا تجنب أي إيحاءات دينية في رسائل البريد الإلكتروني المهنية وغير الرسمية.
8 أتمنى لك فكرة جيدة
هذا مثال آخر على التوقيع غير الرسمي للغاية والذي من الأفضل أن يتم قوله شخصيًا بدلاً من البريد الإلكتروني.
9 نأمل أن يكون ذلك منطقيا
يمكن أيضًا اعتبار تسجيل الخروج هذا عدوانيًا سلبيًا، لأنه يشير ضمنًا إلى أن أي سوء فهم هو من جانب المستلم، وليس بسبب مهارات الاتصال الخاصة بك.
10 حظا سعيدا
يترك هذا التوقيع الكثير للتفسير - هل يعني أن المتلقي يحتاج إلى الحظ، أو أن المهمة صعبة للغاية، وما إلى ذلك؟
يعد تسجيل الخروج غير المناسب مجرد نوع واحد من أخطاء البريد الإلكتروني التي يمكن أن تنتقص من رسالتك. يعد الفشل في تضمين تسجيل الخروج بمثابة خطأ مماثل.
الأسئلة الشائعة حول تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني
ما هو تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني؟
تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني هو سطر قصير، عادة ما يكون كلمة أو عبارة، يسبق توقيع المرسل. في بعض الحالات، يكتب المرسلون تسجيلات خروج شخصية عبر البريد الإلكتروني. تميل هذه إلى أن تكون جملة واحدة كاملة أو أقل تتوافق مع نغمة البريد الإلكتروني وقد تتضمن عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
ما الذي يجب أن يتضمنه كل تسجيل خروج؟
يجب أن يتضمن كل تسجيل خروج عبر البريد الإلكتروني ما يلي:
- وداع
- اسم المرسل
- معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل
ما هي الأنواع المختلفة لتسجيلات البريد الإلكتروني؟
الأنواع المختلفة لتسجيلات البريد الإلكتروني هي:
- التوقيعات العامة
- التوقيعات الشخصية
ما هي ثلاثة أمثلة على تسجيلات البريد الإلكتروني الجيدة؟
- أطيب التحيات
- بإخلاص
- هتافات