6 نصائح رائعة حول كيفية اللحاق برسائل البريد الإلكتروني بعد الإجازة

الخوف من البريد الوارد حقيقي.

في المرة الأخيرة التي قضيت فيها إجازة ، لم أرغب في المغادرة تقريبًا خوفًا مما سيبدو عليه صندوق الوارد الخاص بي عندما أعود. (تلميح: لم يكن الأمر جميلًا.) لا يوجد شيء أكثر إثارة في يومك الأول في العمل أكثر من فتح عميل البريد الإلكتروني الخاص بك لترى أن لديك 1487 رسالة بريد إلكتروني في انتظارك.

لقد عملت في وظائف حيث كان تلقي سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني اليومية هو القاعدة ، مما يعني أن الابتعاد لمدة أسبوع أدى إلى انهيار رقمي. إليكم كيف أعددت ثم حفرت.

1 قم بإعداد رسالة خارج المكتب قبل أن تغادر.

لن يؤدي الحصول على رد تلقائي أثناء الإجازة إلى تقليل عدد الأشخاص الذين يتصلون بك ، ولكنه سيقلل من عدد عمليات المتابعة التي يرسلونها. من الجيد أيضًا السماح للأشخاص بمعرفة عندما لا تتمكن من الإجابة عليهم.

يمكن أن تكون رسالتك خارج المكتب بسيطة. ما عليك سوى إخبار الأشخاص بأنك غير متاح ، ومتى ستعود ، ومن يجب أن يتواصلوا معه بخصوص أي احتياجات عاجلة أثناء رحيلك. إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من المرح مع رسالتك ، فإليك بعض الخيارات.

2 تخلص من الإعلانات والأشياء الأخرى غير الضرورية أولاً.

عندما أعود إلى صندوق الوارد الخاص بي في Gmail للعثور على عدد من رسائل البريد الإلكتروني المنتظرة ، فإن أول شيء أفعله هو التخلص من البريد غير الهام. الإعلان ، بالطبع ، هو أول من يذهب. ولكن عندما تحاول العودة إلى البريد الوارد صفر ، فحتى الرسائل الإخبارية التي اشتركت فيها يمكن أن تعترض طريقك.

نظام علامات تبويب Gmail سهل الاستخدام. عندما تكون رسائل البريد الإلكتروني مرتبة مسبقًا بالفعل ، يمكنني تصفح علامات التبويب الاجتماعية والعروض الترويجية بسرعة والتخلص من معظم رسائل البريد الإلكتروني هذه فورًا عن طريق تحديدها جميعًا ، وتخطي سطور الموضوع للتأكد من عدم وجود أي شيء مهم ، ثم الضغط على الأرشيف أو حذف.

3 استخدم عوامل التصفية للمرسلين ذوي الأولوية العالية.

من المحتمل أن يكون هناك عدد قليل من الأشخاص في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك لا تريد أن تفوتك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. لدي مجلد Gmail يسمى "المرسلون ذوو الأولوية" حيث أقوم بتخزين الرسائل المهمة التي تحتاج إلى إجراءات فورية أكثر.

يمكنك استخدام عوامل التصفية لإجراء فرز تلقائي للرسائل في هذا المجلد ، وهو ما أفعله عندما أكون خارج مكتبي لفترة من الوقت. ثم ، عندما أعود ، أعرف ما يجب معالجته أولاً.

يمكنك أيضًا التصفية بأثر رجعي عن طريق نقل الرسائل إلى مجلد المرسلين ذوي الأولوية لحفظها أثناء قيامك بفرز بقية علبة الوارد الخاصة بك.

4 اصنع مجلد متابعة.

الآن بعد أن قمت بفرز بريدك الإلكتروني ذي الأولوية العالية في مجلد منفصل ، يمكنك التعامل مع الباقي. . . عن طريق تأجيلها. على الأقل مؤقتًا.

التحديق في صندوق بريد مكتظ في اليوم الأول من عودتك إلى المكتب يمكن أن يجلب لك ضغطًا كافيًا للتخلص من التأثيرات المريحة لعطلتك. البريد الوارد الفارغ ، مع ذلك ، نعيم! قد يبدو هذا الحل وكأنه غش ، لكن صدقني ، إنها طريقة رائعة لتخفيف الضغط الناتج عن وجود مئات من رسائل البريد الإلكتروني لمعالجتها وعدم وجود وقت لمعالجتها.

قم بإنشاء مجلد متابعة. إنها بهذه السهولة. يمكنك تسمية ما تريد ، من "إرسال بريد إلكتروني إلى عملية" إلى "التخلي عن كل أمل أيها الذين يدخلون هنا." بعد ذلك ، ما عليك سوى تحديد الكل ونقل البريد الإلكتروني الخاص بالعطلة إلى مجلد المتابعة. سيكون بعيدًا عن الأنظار ، وبدلاً من الشعور بأن صندوق الوارد الخاص بك هو حفرة لا نهاية لها لن تخرج منها أبدًا ، ستتمكن من المغامرة في غرفة التخزين الافتراضية الخاصة بك وفرز تلك الرسائل الإلكترونية الأقل أهمية كلما كان لديك وقت للاحتياط.

الاحتمالات جيدة أنه إذا كنت قد قمت بالفعل بفرز رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولوية العالية ، فلن يكون أي شيء في مجلد اللحاق بالركب ذا أهمية بالغة. إذا فاتتك شيئًا مهمًا عن طريق الخطأ (مرحبًا ، هذا يحدث لأفضل منا) ، فأنت متأكد من تلقي رسالة بريد إلكتروني للمتابعة ، وفي ذلك الوقت يمكنك التعامل مع المشكلة. إذا بقي أي بريد إلكتروني في مجلد المتابعة بعد شهر ، فمن المحتمل أن يكون من الآمن حذفه أو أرشفته.

5 تمرن على "أخيرًا ما يخرج أولاً".

الآن ، يجب أن يبدو بريدك الوارد أقل إرهاقًا قليلاً. حان الوقت للتعامل مع الرسائل ذات الأولوية الأعلى. يمكن أن يساعدك اتباع نهج "الوارد أخيرًا يخرج أولاً".

بعض رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها قد رتبت نفسها بالفعل أثناء غيابك. عندما تقرأ أحدث رسالة بريد إلكتروني أولاً ، يمكنك بسرعة معرفة ما يحتاج إلى اهتمام فوري وما يمكنك تصفيته في مجلد اللحاق بالركب في وقت لاحق. لذا ابدأ بالبحث في أحدث رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها وتذكرها. . .

6 مقاومة الرغبة في تأخير الردود.

بمجرد تحديد رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، أجب عليها. مثل الان.

كلنا كنا هناك. أنت تحدق في بريد إلكتروني يحتاج بالتأكيد إلى رد ، باستثناء أنك تفتقر إلى الطاقة الروحية للتعامل معه في الوقت الحالي. إن إغراء تأجيل تلك الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني هو إغراء شديد. يقاوم! تنمو رسائل البريد الإلكتروني المزعجة لتصبح وحوشًا أكثر قوة كلما تجاهلتهم لفترة أطول. عندما تبدأ في تصفح رسائلك الإلكترونية العاجلة ، تعهد لنفسك بأنك ستتعامل مع كل واحدة عند فتحها. ستشكر نفسك على المدى الطويل.

مع القليل من التفكير المسبق وبعض التنظيم ، يمكنك منع انهيار صندوق الوارد الخاص بك من دفنك. الآن ، اترك البريد الإلكتروني الخاص بمكتبك بمفرده حتى تعود ، واستمتع بهذه العطلة. كنت قد حصلت عليه!