إليك كيفية الخروج من الاجتماعات مع النعمة

عملت ذات مرة عن بعد في شركة لديها اجتماع منتظم لمحرر المحتوى كل يوم جمعة. كان هذا الاجتماع لعنة وجودي العملي. سنجتمع جميعًا على خط مكالمة جماعية بدءًا من الساعة 10 صباحًا ، كنا نصل بحسن نية ، لكن حتمًا لم يكن لدى أحد جدول أعمال وسننسحب (أحيانًا بعد ساعات ) دون التوصل إلى أي استنتاجات قابلة للتنفيذ. الشيء الوحيد الذي سيتصرف عليه أي شخص هو أن يأخذ بضع دقائق في بداية اجتماع الأسبوع المقبل للتعبير عن التحسر على قلة الأشياء التي أنجزناها مع الاجتماع السابق.

لقد طُلب مني أن أكون في تلك الاجتماعات ، على الرغم من أنه في كثير من الأحيان لم يكن لدي أي شيء للمساهمة به بخلاف بعض الطلبات غير المجدية التي نعود بها إلى المسار الصحيح. أي مسار. سأجد أعذارًا لإطلاق السراح بكفالة كلما استطعت. ( عفوًا! قطتي عالقة في فتحة المجفف. حسنًا ، وداعًا! ) كان عدد المرات التي كنت فيها "مريضًا" لسبب غير مفهوم يوم الجمعة ينمو بشكل مريب. أشعر بالخجل من الاعتراف بذلك ، لأنني كنت أمتلك سماعة رأس يمكنني كتم الصوت ، أحيانًا كنت أنام وأستيقظ لأجد نفسي أشخر بهدوء.

وفقًا لشركة Inc. ، فإن تسعة وتسعين بالمائة من الاجتماعات هي إهدار كامل للمال. ومع ذلك ، على الرغم من أن الجميع يكرههم ، إلا أنهم عنصر أساسي في ثقافة الشركة. إن معرفة كيفية الخروج من الاجتماعات غير الأساسية بأمان هو مهارة وظيفية يمكن أن توفر لك ساعات من العذاب وتساعدك على إنجاز المزيد.

فقط قل لا للاجتماعات (غير الضرورية)

كثير منا يثابر عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات لأننا لا نريد أن نكون ذلك الشخص - المتهرب الذي يتخطى الاجتماعات التي يحضرها الجميع بإخلاص. ولكن في حين أن التثاؤب في طريقك خلال كل اجتماع قد يجعلك تشعر بأنك ملتزم جدًا بعملك ، فقد يجعلك أيضًا أقل إنتاجية.

يكمن مفتاح قول لا للاجتماعات في معرفة ما إذا كان الاجتماع ضروريًا بالنسبة لك ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، اجعله معروفًا أن هناك طرقًا أفضل يمكنك من خلالها قضاء وقتك. إليك كيفية التذبذب دون الإضرار بوضعك كلاعب في الفريق.

1 اتخذ موقف "اجتماعات أقل".

ما لم تكن واضحًا بشأن أسباب الاجتماع منذ البداية ، فتساءل عن الغرض منه. تبنوا الموقف القائل بأن كل اجتماع يجب أن يبرر وجوده. على الرغم من أنه لا يجب إهانة منظمي الاجتماع من خلال الإيحاء بأن اجتماعاتهم غير ضرورية ، فلا تخف من التعبير عن بدائل مثل "هل هذا شيء يمكننا التعامل معه في البريد الإلكتروني أو Slack؟" في النهاية ، ستكون بطلاً إذا كنت قادرًا على تقليل عدد الاجتماعات التي يعقدها فريقك.

2 حدد ما إذا كان وجودك في الاجتماع ضروريًا.

لم يتم إنشاء جميع الاجتماعات على قدم المساواة. لا يعني مجرد دعوتك لحضور أحد أنك لاعب رئيسي. ومن يحتاج إلى اجتماعات تتضمن الجلوس والاستماع إلى حديث كل شخص آخر؟

عندما تحصل على دعوة اجتماع ، اطلب المزيد من التفاصيل أو جدول الأعمال. لا بأس أن تسأل عن دورك. يتيح ذلك لزملائك معرفة أنك تقدر وقتك وترغب في إنفاقه بحكمة.

3 اطلب المساعدة في تحديد أولوياتك

سأشارككم بسر صغير. في الواقع ، يعمل هذا التكتيك جيدًا للخروج من الاجتماعات بحيث يجب أن يكون في حقيبة الحيل لكل عامل. ببساطة اطلب من صاحب الاجتماع مساعدتك في تحديد الأولويات. هل يجب أن تضع الاجتماع أولاً أم المشروع الذي تعمل عليه؟ يبدو شيئًا كالتالي:

الاحتمالات جيدة أن صاحب الاجتماع سيصر على إعطاء الأولوية للمشروع. وإذا لم يفعل ذلك ، فستعرف أن الاجتماع حقًا يجب ألا تفوته. لقد ساعدني هذا الأسلوب البسيط في الخروج من العديد من الاجتماعات حتى أتمكن من التركيز على إنجاز العمل بدلاً من الاستماع إلى الأشخاص وهم يتحدثون عن العمل الذي يجب أن أنجزه. جربها!

4 ادفع للحصول على ملاحظات الاجتماع.

العديد من الشركات لديها اجتماعات للموظفين لتبادل المعلومات. بالنسبة لمعظم اللاعبين ، فإنهم يشملون الاستماع والتعرف على الخطط والأحداث الحالية التي تؤثر على الفريق. قد لا يكون لك دور حاسم في الاجتماع ، لكن هذا لا يعني أن المعلومات التي قد تحصل عليها منه ليست مهمة.

قد يؤدي تغيير بسيط في استراتيجية الاجتماع إلى جعل اجتماعات الموظفين شيئًا يمكن للناس الانسحاب منه عندما يكون لديهم مهام ذات أولوية أعلى للعمل عليها. اطرح فكرة وجود شخص ما يحتفظ بملاحظات الاجتماع في كل جلسة حتى يتمكن كل شخص غير قادر على الحضور من الوصول إلى المعلومات التي تمت مشاركتها وأي عناصر عمل تم تحديدها. للحفاظ على الأمور عادلة ، يمكن أن تقع مهمة تدوين الملاحظات على شخص مختلف في كل جلسة. (تأكد من أنك تطوعت لتكون مدون الملاحظات أيضًا.)

إذا لم تكن الملاحظات ممكنة ، فأظهر التزامك من خلال المتابعة بإيجاز مع رئيس الاجتماع حتى تتمكن من الحصول على آخر المستجدات.

5 اطلب الخروج عندما لا يعود الاجتماع يخصك.

في بعض الأحيان ، ستحضر اجتماعًا يكون فيه جزء فقط من جدول الأعمال مناسبًا لك. إذا كنت مشغولاً بشكل خاص ، فلا بأس أن تطلب من الفريق معالجة بنود جدول الأعمال ذات الصلة أولاً حتى تتمكن من الانسحاب عندما ينتقل الاجتماع إلى مواضيع ليست في نطاق اختصاصك. تحدث مع منظم الاجتماع قبل الاجتماع ببضع دقائق لتوضيح أنك تحاول إدارة وقتك وتحديد أولوياتك ، وستكون ممتنًا إذا تمكن من معالجة العناصر الخاصة بك أولاً.

لا يوجد سبب للتذمر أو اختلاق الأعذار للخروج من الاجتماعات. كل ما هو مطلوب إذا كنت ترغب في تخطي الحديث والوصول إلى الحدث هو أن تُظهر لفريقك أن الشركة ستقدم خدمة أفضل إذا لم تحضر. إذا كنت تريد من رؤسائك وزملائك في الفريق تقدير وقتك ، فمن المهم أن تُظهر أنك تقدره أيضًا.