7 نصائح رائعة حول كيفية تدقيق رسائل البريد الإلكتروني
نشرت: 2017-11-10هذا الخطأ المطبعي أو النحوي الذي قمت به للتو في رسالة بريد إلكتروني قد يترك انطباعًا سيئًا. قد يشير ذلك إلى أنك تفتقر إلى الاهتمام بالتفاصيل. في أسوأ الأحوال ، قد يجعلك تبدو أقل ذكاءً وضميرًا وجديرًا بالثقة.
على الرغم من حدوث أخطاء إملائية في البريد الإلكتروني للجميع ، إلا أنها أقل تكرارًا لأولئك الذين يستغرقون وقتًا أطول قليلاً في التدقيق اللغوي. إليك دليل مضمون خطوة بخطوة للحصول عليه بشكل صحيح قبل الضغط على إرسال.
1 احصل على اسم جهة الاتصال بشكل صحيح.
هل قمت بتهجئة الاسم الأول والأخير لجهة الاتصال الخاصة بك بشكل صحيح؟ من المهم. وإذا كنت تشك في ذلك ، فكر في آخر مرة تلقيت فيها بريدًا إلكترونيًا من شخص أخطأ في كتابة اسمك. على الأقل ، من المحتمل أنك تأوهت أو أدرت عينيك. نشعر بالانزعاج عندما يخطئ الناس في كتابة أسمائنا لأننا نفترض أنهم لا يهتمون بنا بما يكفي للانتباه إلى تلك التفاصيل الأساسية.
إذا لم تكن متأكدًا من تهجئة اسم جهة الاتصال الخاصة بك ، فقم بإجراء القليل من البحث لمعرفة ما إذا كان يمكنك الوصول إليه عبر Google أو وسائل التواصل الاجتماعي. إذا فشل كل شيء آخر ، فاستخدم تحية عامة مثل "مرحبًا" التي لا تستخدم الاسم الأول.
2 تحقق من نغمتك.
هل يبدو بريدك الإلكتروني باردًا أم مقتضبًا؟ قد يكون. في كثير من الأحيان ، ما يبدو جيدًا في رؤوسنا لا يظهر جيدًا في النص. عندما لا تتوقف لمراجعة البريد الإلكتروني الخاص بك وتصحيحه قبل إرساله ، فإنك تخاطر بأن يساء تفسيره.
الحيلة هنا هي تطبيق بعض التعاطف. امسح رأسك وتخيل أنك تتلقى بريدك الإلكتروني بدلاً من إرساله. هل يبدو أي شيء كتبته سلبيًا أو حتى معاديًا؟ هناك فرق كبير بين "أتطلع إلى الدردشة معك" و "أتوقع مكالمتك". واحد ودود وإيجابي. يبدو الآخر كما لو كنت تقول "من الأفضل أن تتصل وإلا".
3 تأكد من فهمك.
تأكد من أن المستلم لديه تفاصيل كافية لفهم ما كتبته. تذكر أنه قد لا يكون لديك أنت والمتلقي نفس المعلومات — الأشياء التي تفهمها ليست بالضرورة أشياء سيعرفها المستلم. أعد قراءة بريدك الإلكتروني مع وضع ذلك في الاعتبار واملأ الفراغات حسب الحاجة.
4 تحقق من الوضوح.
تأكد من أن ما كتبته يقرأ بسلاسة وينقل المعنى الدقيق الخاص بك. ابحث عن مراجع الضمير غير الواضحة.
امسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بحثًا عن كلمات مثلها أو مثلها ، ثم تأكد من أن النص الخاص بك ينقل ما تشير إليه هذه الكلمات. إذا لم يكن كذلك ، أعد الكتابة لاستبدال هذه الضمائر بشيء ملموس.
عقد ماذا بعد الكلمة الرئيسية؟ ما الذي يحظى بحضور جيد؟
أفضل. لكن يمكننا إعادة الكتابة لتبسيط الجملة وتجنب تكرار كلمة Workshop .
اجعل جملك بسيطة ومباشرة. رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة في مستوى القراءة للصف الثالث لها معدلات استجابة أفضل بشكل ملحوظ. يمكن أن تجعل الجمل الطويلة والمعقدة والكلمات الكبيرة نصك أكثر صعوبة في القراءة بالنسبة لشخص مشغول يسارع عبر رسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك جمهورك. إذا كنت تكتب إلى طبيب في علم الاجتماع لطلب مقابلة ، فاستمر في استخدام لغة خصبة وبنية أكثر تعقيدًا. وإلا ، اجعل "البساطة أفضل" الخيار الافتراضي.
5 احترس من الالفاظ.
جزء من تبسيط النص الخاص بك يتضمن تبسيطه. تخلص من الكلمات والعبارات الحشو. تخلص من الظروف واستخدم أفعال أقوى. (بدلًا من أن تكون سعيدًا بشكل لا يصدق ، حاول أن تكون سعيدًا أو مبتهجًا أو منتشيًا . فبدلاً من الركض بسرعة ، ماذا عن الانهيار أو الركض السريع؟)
تأمل قواعد الكتابة الست لجورج أورويل:
- لا تستخدم أبدًا استعارة أو تشبيهًا أو أي أشكال أخرى من الكلام اعتدت رؤيتها في الطباعة.
- لا تستخدم أبدًا كلمة طويلة حيث ستعمل كلمة قصيرة.
- إذا كان من الممكن قص كلمة ما ، فقم دائمًا بقصها.
- لا تستخدم المبني للمجهول حيث يمكنك استخدام النشط.
- لا تستخدم أبدًا عبارة أجنبية أو كلمة علمية أو كلمة مصطلحات إذا كان بإمكانك التفكير في مكافئ يومي للغة الإنجليزية.
- خرق أيًا من هذه القواعد في وقت أقرب من قول أي شيء بربري صريح. *
* حول قاعدة أورويل رقم 6 ، راجع قاعدتنا رقم 2.
6 قم بالتدقيق اللغوي بعناية.
حتى هذه النقطة ، كنا نتحدث عن التدقيق اللغوي في المصطلحات الأوسع لتعديل تنموي. الآن ، حان الوقت للنزول إلى التفاصيل الدقيقة والتدقيق سطراً سطراً. هل قمت بتهجئة كل شيء بشكل صحيح؟ هل استخدمت المرادفات الصحيحة؟ (هل كتبت " هناك ذاهب إلى المهرجان" عندما قصدت كتابتها ؟) هل علامات الترقيم الخاصة بك على نقطة؟
سيساعدك تطبيق مثل Grammarly على اكتشاف الأخطاء وإصلاحها. لكن ضع في اعتبارك أنها أداة لتحسين قدرتك على التدقيق اللغوي ، وليس استبدال الحاجة إلى التدقيق اللغوي تمامًا. تتمثل ميزة استخدام تطبيق التدقيق اللغوي في أن كل خطأ يلتقطه التطبيق سيعلمك شيئًا عن كتابتك وسيجعلك في النهاية كاتبًا أفضل.
7 اجلس عليه.
تحتاج بعض رسائل البريد الإلكتروني إلى بعض الوقت حتى تنضج ، خاصةً إذا كانت حساسة. لنفترض أنه يتعين عليك كتابة بريد إلكتروني للإبلاغ عن السلوك غير اللائق لزميل في العمل ، أو يتعين عليك صياغة مراجعة أداء لشخص لم يكن أداؤه ممتازًا تمامًا. يمكن أن تجعلك العاطفة تكتب أشياء ستندم عليها لاحقًا.
قم بصياغة بريدك الإلكتروني في معالج النصوص الخاص بك بدلاً من عميل البريد الإلكتروني الخاص بك حتى لا تميل إلى إرساله بشكل متهور قبل إعطائه مراجعة شاملة. إذا كنت قادرًا على الانتظار قليلاً ، فاجلس على هذا البريد الإلكتروني لمدة يوم قبل إرساله. عندما تعيد قراءة بريدك الإلكتروني في ضوء يوم جديد ، ستجد غالبًا أشياء يجب مراجعتها ، خاصة من حيث النبرة والوضوح.
على الأقل ، تأكد من تمكين ميزة إلغاء الإرسال في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك. (إليك كيفية القيام بذلك في Gmail.) الثواني القليلة من الوقت الذي ستشتريه بعد الضغط على Send ستنقذك أحيانًا من أن تكون مملوكًا بشكل مباشر بسبب خطأ إملائي صارخ. تلقيت ذات مرة بريدًا إلكترونيًا يحتوي على سطر الموضوع "هذه اللعبة التعليمية جعلت طفلي يشعر بالبهجة!"
أنا متأكد من أن هذا ليس ما قصده المرسل.