هذه النصائح الأربعة ستوفر لك الوقت في الاجتماعات

هل سئمت من الاجتماعات غير المركزة وغير المنتجة؟ اجتماع المكتب العادي هو تطبيق في العصر الحديث للتعذيب ، ويستمر إلى الأبد بينما يتحدث الجميع في دوائر ويختطف زميلك المزعج (نعم ، هناك واحد في كل حشد) الاجتماع بأفكاره.

لكن لا يجب أن تكون الأمور على هذا النحو. سيستمر الاجتماع الذي يتم إدارته بشكل جيد لفترة طويلة من الوقت ، ويجعل الجميع يتماشى مع الأمر ، ويضع خطوات تالية واضحة لما تحاول تحقيقه معًا.

لذا ، إذا كنت مستعدًا للتوقف عن إضاعة الوقت والبدء في استخدام اجتماعاتك بأقصى إمكاناتها ، فإليك أربع نصائح حول كيفية توفير الوقت في الاجتماعات وزيادة إنتاجيتك:

1 لديك دائما جدول أعمال

وفر الوقت في اجتماعاتك واجعل الجميع على نفس الصفحة (حرفيًا) عن طريق إنشاء جدول أعمال الاجتماع مسبقًا.

تأكد من أن جدول أعمالك ينص بوضوح على الهدف أو الأهداف التي تريد تحقيقها بنهاية الاجتماع - سواء كان ذلك اتخاذ قرار رئيسي ، أو تبادل الأفكار ، أو تنظيم خطة عمل.

أرسل جدول الأعمال مقدمًا حتى يكون لدى الحاضرين في الاجتماع الوقت لطرح الأسئلة وإعداد أي مواد والبدء في التفكير في الحلول.

أثناء الاجتماع ، استخدم جدول الأعمال الخاص بك كخريطة طريق للحفاظ على المحادثة حول الموضوع حتى تتمكن من الاستفادة المثمرة من وقتك وتحقيق أهدافك.

2 قم بتعيين مشرف

ضع حدًا للخطب غير المجدية والمشتتة والمناقشات غير الضرورية ومسارات الأرانب التي تسرق الزخم. اجعل أحد الحاضرين يقوم بدور الوسيط المسؤول عن إبقاء المجموعة في مهمة مع جدول الأعمال والحد من السلوك غير المنتج.

الوسيط الجيد سوف يقطع بلطف ولكن بحزم خطبة Jorge-from-Marketing ذات الخطبة الطويلة ويشجع لطيفة من التصميم على مشاركة أفكارها. ليس بالضرورة أن يكون الصوت الأعلى في الغرفة هو الشخص الذي لديه أفضل الأفكار ، لذلك من المهم لإفساح المجال للخجولين والانطوائيين الذين لا يشعرون بالثقة تجاه المشاركة.

يعد وجود مشرف مفيدًا لتوجيه المجموعة في عملية العصف الذهني أو العودة إلى المسار الصحيح إذا توقفت المحادثة. والأفضل من ذلك كله ، لن يوفر الوسيط الوقت أثناء الاجتماع فحسب ، بل يمكنه أيضًا استخدام سلطته للتأكد من انتهاء الاجتماع في الوقت المحدد!

3 إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد

الآن قد تعتقد أن هذا غير ممكن. "أوه نعم ، ستنتهي الاجتماعات في الوقت المحدد - عندما يقف وحيد القرن مرة أخرى عبر الواجهات الخشبية!"

تحلى بالإيمان - إنه ممكن.

أولاً ، فكر بشكل نقدي حول المدة التي يجب أن يستغرقها الاجتماع. المعيار في العديد من تقويمات الجدولة هو ساعة واحدة ، ولكن قد تحتاج فقط إلى ثلاثين أو خمسة وأربعين دقيقة لإنجاز كل شيء. يمكن أن يخلق الاجتماع الأقصر إحساسًا بالإلحاح والتركيز الذي يشجع الكفاءة.

خذ لقطة في بداية الاجتماع في الوقت المحدد. أرسل رسالة تذكير قبل موعد الانطلاق بثلاثين دقيقة وشجع الناس على الوصول مبكرًا بخمس دقائق حتى يتمكنوا من تناول القهوة والاستقرار.

حدد وقت انتهاء الاجتماع بوضوح في الدعوة الأصلية والتذكير وفي بداية الاجتماع. أوضح أن الاجتماع سينتهي في الوقت المحدد ، ويمكن متابعة المحادثات بعد ذلك عبر Slack أو البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر.

قم بإعداد ساعة للعد التنازلي حتى يتمكن الجميع من معرفة مقدار الوقت المتبقي وتوخي الحذر في استخدامها بكفاءة. (يمكن أن يوضح هذا أيضًا ما إذا كان شخص ما يضيع الوقت).

في جدول أعمالك ، خصص آخر خمس إلى عشر دقائق لمناقشة الخطوات التالية بعد الاجتماع. تأكد من مغادرة الاجتماع بخطوات العمل. وإلا ، ما الهدف من الدخول إلى الغرفة في المقام الأول؟ يمكن للمنسق إنهاء الاجتماع بشكل استباقي والتأكد من أن كل شخص يعرف عناصر العمل التي يتحمل مسؤوليتها.

وإذا انتهى الاجتماع بأعجوبة في وقت مبكر ، فلا تجعل الناس ينتظرون ، دع الجميع يذهبون في طريقهم المبهج!

4 قم بتضمين الأشخاص الأساسيين فقط

هل تحب الاجتماعات المزدحمة حيث يكون لكل فرد رأي ولا يمكن اتخاذ قرار بشأن أي شيء؟ لا ، لا تفعل. لا أحد يفعل.

تبين أن طريقة رائعة لتعزيز الإنتاجية والاستخدام الفعال للوقت تتمثل في الحفاظ على اجتماعاتك صغيرة. ادعُ فقط الأشخاص الذين يلعبون دورًا حاسمًا في غرض الاجتماع ولديهم سبب مهم حقًا ليكونوا حاضرين.

قد يكون من المغري دعوة أي شخص مرتبط بشكل غامض ("بالتأكيد ، سيكون من الجيد أن تكون هناك!") ، ولكن إذا لم يكونوا من اللاعبين الرئيسيين أو صناع القرار ، فمن المحتمل ألا يتمكنوا من المساهمة كثيرًا في لقاء. في الواقع ، قد يخرجونها عن مسارها.

لذا احتفظ بقائمة الضيوف الخاصة بك حصرية. كلما قل عدد الأشخاص في الغرفة ، زادت المسؤولية التي يشعر بها الجميع. حاول الاحتفاظ بها بين خمسة وعشرة أشخاص لاتخاذ القرار والتخطيط ، وقم بتوسيع هذا العدد ليشمل أصواتًا إضافية إذا كنت بحاجة إلى جلسة عصف ذهني.