كيفية إرسال بيان صحفي إلى أحد كبار الناشرين

تريد أن يساعدك الصحفيون في مشاركة إعلان مهم للشركة مع قرائهم. هل ما زالت البيانات الصحفية هي الطريق الصحيح؟ قامت Fit Small Business بتجميع أحدث إحصائيات البيانات الصحفية، بما في ذلك أن 74% من الصحفيين يفضلون البيانات الصحفية على أي شكل آخر من أشكال المحتوى المقدم.

هل هذا يعني أن 74% من الصحفيين يريدون بيانك الصحفي؟ ليس بالضبط. للوصول إلى كبار الناشرين، تحتاج إلى استراتيجية قوية للنشرات الصحفية.

نحن هنا لمشاركة أهم نصائحنا حول كيفية إرسال بيان صحفي وجذب انتباه كبار الناشرين. تابع القراءة لتتعرف على سر حملات العلاقات العامة الفعالة وفقًا لكبار خبراء البيانات الصحفية لدينا في eReleases.

ابدأ ببيان صحفي مقنع

هل سبق لك أن شاهدت بيانًا صحفيًا رائعًا حقًا وتساءلت عن سبب نجاحه؟ فيما يلي بعض أهم ثلاث نصائح لصياغة بيان صحفي مقنع يجذب انتباه الصحفيين وجمهورهم.

معالجة الخمسة دبليو

تم تصميم البيانات الصحفية للإعلان عن تغيير معين أو حدث قادم لعملائك أو المستهلكين. عند مشاركة أي خبر، يجب عليك تضمين ما يلي:

• من هو المتورط
• ماذا يحدث
• لماذا يهم
• عندما يحدث
• أين يحدث

ويجب عليك أيضًا أن تسهل على القراء الحصول على أي معلومات إضافية قد يرغبون فيها . على سبيل المثال، يمكنك تضمين رابط خلفي لمقطع معلوماتي أطول على موقع الويب الخاص بك.

اجعلها موجزة

هناك فرق كبير بين التغطية التحريرية وتغطية البيانات الصحفية. إن بيانك الصحفي ليس هو المكان المناسب لمشاركة كل التفاصيل أو القرار الذي تم إجراؤه في الحدث الذي تعلن عنه.

في نهاية المطاف، يجب أن يكون القارئ قادرًا على قراءة بيانك الصحفي والخروج بمعرفة كل ما تحتاج إلى معرفته . تظهر الأبحاث في Science Direct أن القارئ العادي يقرأ أقل من 250 كلمة في الدقيقة، وهذا هو الوقت الذي يمكنك أن تتوقع أن يظل فيه القراء على اطلاع بمقالتك.

تحقق من كل صندوق بيان صحفي

هناك بعض معايير الصناعة التي يجب عليك الوفاء بها في كل بيان صحفي تكتبه. على سبيل المثال، ينبغي لبيانك الصحفي أن:

• قم بتضمين عنوان إعلامي
• تكون مكتوبة بتنسيق AP
• قم بتضمين لوحة مرجعية في النهاية

إن كيفية تنسيق بيانك الصحفي وما تقوم بتضمينه فيه سيحدد مدى قابليته للنشر . لا يرغب الصحفيون في إجراء الكثير من التحرير قبل مشاركة بيان صحفي، لذا اهدف إلى الكمال في المرة الأولى.

إنشاء قائمة بريد إلكتروني مستهدفة

الخطوة التالية في تعلم كيفية إرسال بيان صحفي إلى كبار الناشرين هي إنشاء قائمة بريد إلكتروني مستهدفة. إن القول أسهل من الفعل، لذا لا تتخطى نصائحنا للوصول إلى الصحفيين الذين من المرجح أن يشاركوا بيانك الصحفي.

التحقق من أهمية الصناعة

يجب أن تفهم الغرض من بيانك الصحفي لتحديد الجهة التي تحاول الوصول إليها. ومن هناك، يمكنك تحديد الصحفيين الذين تريد إدراجهم في قائمة بريدك الإلكتروني.

أرسل بيانك الصحفي فقط إلى الصحفيين الذين ينشرون قصصًا إخبارية تتعلق بمجال عملك . على سبيل المثال، لا يهتم مراسل نمط الحياة في جريدتك المحلية بشركة توريد المكاتب B2B الخاصة بك.

ابحث عن معلومات الاتصال الصحيحة

عندما تستهدف كبار الناشرين، فإنك تحتاج إلى تضييق نطاق جهات الاتصال المحددة. لا تقم فقط بإرسال عنوان دعم العملاء عبر البريد الإلكتروني عندما يكون هدفك هو مشاركة بيانك الصحفي على أخبار Google.

أفضل رهان لك هو الشراكة مع موزع نشرات صحفية مثل eReleases . لدينا بالفعل قاعدة بيانات تضم 1.7 مليون جهة اتصال صناعية يمكن الاستفادة منها.

لا تغفل المنشورات الصغيرة

من الطبيعي أن نستهدف بعضًا من أهم ناشري الأخبار والبيانات الصحفية في البلاد. بعد كل شيء، سيكون لديهم جمهور كبير تريد الوصول إليه.

ومع ذلك، فإن الجمع بين المنشورات الكبيرة والصغيرة يمكن أن يوسع نطاق وصولك . قم بتضمين ناشري الصناعة المتخصصة في قائمة توزيع البيانات الصحفية الخاصة بك للاستفادة مباشرة من جمهورك المستهدف.

ضع عرضًا تقديميًا ملحوظًا عبر البريد الإلكتروني

هل يمكن لبيانك الصحفي أن يتحدث عن نفسه؟ في حين أنك ستحتاج إلى بيان صحفي قوي لجذب انتباه الصحفيين، ستحتاج أيضًا إلى إعداد عرض تقديمي يجذب الانتباه.

استخدم سطر موضوع جذاب

عندما تقوم بصياغة البريد الإلكتروني الخاص بك، لا تستخدم فقط عنوان البيان الصحفي الخاص بك كسطر الموضوع. بالنسبة للمبتدئين، من المحتمل أن يكون عنوانك طويلًا جدًا بحيث لا يمكن استخدامه في سطر موضوع فعال.

تريد أن يظهر سطر الموضوع بالكامل في المعاينة، لذا استهدف 50 حرفًا أو أقل. قم بتلخيص النقطة الرئيسية في عنوان البيان الصحفي الخاص بك مع إظهار القيمة للصحفي.

اشرح مدى الصلة

نص البريد الإلكتروني هو المكان الذي ستقوم فيه بصياغة عرضك التقديمي. هذا هو المكان الذي توضح فيه القيمة التي يحملها بيانك الصحفي للصحفي الذي تتصل به . تسليط الضوء على:

• لماذا سيستفيد جمهور الصحفي من المعلومات الواردة في بيانك الصحفي
• ما الذي يجعل بيانك الصحفي يستحق النشر
• أي أخبار أو مقابلات إضافية غير موجودة في البيان الصحفي ولكنها قد تكون مفيدة للصحفي

أنت تريد أن تجعل من السهل على الصحفي أن يفهم الزاوية التي يمكنه اتخاذها والتي قد تكون ذات صلة بقرائه.

إضفاء الطابع الشخصي على الملعب الخاص بك

إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني مجمع إلى قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك، فتأكد من إرسال نسخة مخفية الوجهة لكل جهة اتصال. ومع ذلك، نوصي برفع مستوى عرضك عن طريق تخصيصه لكل جهة اتصال، أو على الأقل للأشخاص الأكثر أهمية لنجاح حملة العلاقات العامة الخاصة بك.

شيء بسيط مثل مخاطبة الصحفي بالاسم أو استخدام اسم منشوراته في عرضك يمكن أن يثبت أنك قمت بالبحث.

تجنب الأخطاء الشائعة في إرسال البيانات الصحفية عبر البريد الإلكتروني

حتى عندما تصل إلى الصحفيين المناسبين، لا يزال بإمكانك تفويت فرصتك في النشر. فيما يلي بعض أهم أخطاء البريد الإلكتروني الخاصة بالبيانات الصحفية التي يجب تجنبها.

انسخ والصق بيانك الصحفي

أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي نراها في توزيع البيانات الصحفية DIY هو تضمين البيان الصحفي كمرفق. قم دائمًا بنسخ البيان الصحفي ولصقه في نص رسالة البريد الإلكتروني مباشرةً أسفل عرضك التقديمي.

يمكن أن تتسبب المرفقات في حدوث مشكلات للمستلمين والتي تريد تجنبها. على سبيل المثال، قد يتم وضع علامة على المرفق الخاص بك بواسطة برامج مكافحة الفيروسات، مما يجعل من المستحيل فتحه. لا تعتمد على الصحفيين الذين يتواصلون معك لتوضيح القضايا.

تجنب مجلد البريد العشوائي

وفقًا لـ Mail Chimp، من السهل جدًا أن تنتهي حملات البريد الإلكتروني في مجلد البريد العشوائي. تتضمن بعض الأسباب الرئيسية وراء تصنيف رسائل البريد الإلكتروني على أنها رسائل غير مرغوب فيها سطور الموضوع المكتوبة بأحرف كبيرة أو رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على صور أكثر من النصوص.

يجب عليك أيضًا تجنب خلق إلحاح زائف في بريدك الإلكتروني . على سبيل المثال، لا تبدأ سطر الموضوع بكلمات مثل "مهم". اللغة الطبيعية والأصلية تعمل بشكل أفضل.

تجنب الجزء السفلي من البريد الوارد

وأخيرًا، تأكد من عدم ضياع بريدك الإلكتروني في هذه المعركة. يعد التوقيت عنصرًا مهمًا في أي عرض تقديمي ، لذا حاول تجنب إرسال العرض التقديمي للبيان الصحفي:

• في صباح يوم الاثنين أو بعد ظهر يوم الجمعة
• في عطلة نهاية الأسبوع
• بعد ساعات العمل
• مباشرة قبل عطلة كبرى

نوصي بإرسال عرضك التقديمي يوم الثلاثاء أو الأربعاء أو الخميس. اهدف إلى إرسال العرض التقديمي إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم بعد بدء يوم العمل ولكن قبل الغداء.

متابعة الطريق الصحيح

إذا لم تتلق ردًا من بعض أهم الناشرين لديك، فيمكنك المتابعة. ومع ذلك، هناك طريقة صحيحة وطريقة خاطئة للقيام بذلك. وإليك كيفية التواصل مرة ثانية دون التسبب في الإحباط.

لا تصبح غير صبور

لا يمكنك أن تتوقع من الصحفي الرد على بيانك الصحفي خلال ساعات قليلة من استلامه. تذكر أنك لست الوحيد الذي يحاول نشر المعلومات.

إذا لم تتلق ردًا، فانتظر 48 ساعة على الأقل قبل إرسال رسالة متابعة . على الجانب الآخر، لا تنتظر أكثر من أسبوع، وإلا فقد فقدت الفرصة المتاحة لك.

لا تكن انتهازيًا

عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني للمتابعة، تأكد من أن لغتك تظل إيجابية ومهنية. يمكنك أن تقول أشياء مثل، "أنا أتابع البيان الصحفي الذي أرسلته شركتي في [أدخل التاريخ الدقيق]. كنت أتساءل عما إذا كان لديك فرصة لقراءتها أو إذا كان لديك أي أسئلة إضافية.

لا تبالغ في بيع بيانك الصحفي أو مدى استفادة الصحفي منه . في النهاية، عليك أن تحترم وقتهم وقرارهم.

تقديم زوايا إضافية

على الرغم من أنك لا تريد أن تبدو قويًا في رسالة المتابعة الإلكترونية، يمكنك تقديم زاوية إضافية أو اثنتين. هذا هو الحال بشكل خاص إذا ظهرت قصص أخرى تحمل ثقلًا في بيانك الصحفي أو ظهرت معلومات جديدة.

لا ترسل قائمة بالأسباب التي تدفع الصحفي إلى نشر بيانك الصحفي. وهم يعرفون قرائهم أفضل من أي شخص آخر.

كيفية إرسال بيان صحفي بطريقة مضمونة: الشراكة مع الإصدارات الإلكترونية

هل أنت مستعد لتعلم كيفية إرسال بيان صحفي إلى كبار الناشرين وجذب الانتباه بالفعل؟ تتمتع eReleases بالخبرة اللازمة لتحقيق ذلك.

لدينا قاعدة بيانات تضم أكثر من 1.7 مليون جهة اتصال إعلامية وشراكة حصرية مع PR Newswire، ناشر البيانات الصحفية الأقدم والأكثر ثقة في البلاد. اتصل بنا وسنساعدك في إعداد حملة علاقات عامة ستمنحك مكانًا في أفضل المواقع الإلكترونية.