كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني رسمية مع أمثلة

قد يكون بدء بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية أمرًا صعبًا لأنه يتضمن اتباع بعض القواعد والاتفاقيات الصارمة. ما لم تكن معتادًا عليهم ، قد يكون تحديد كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي أمرًا محيرًا - لكن لا داعي لذلك.

تشرح هذه المقالة التفصيلية كيفية استخدام رسائل البريد الإلكتروني الرسمية الصحيحة ، التحية والتحية والسطور الافتتاحية. بنهاية هذا المنشور ، ستعرف كيفية البدء في كتابة بريد إلكتروني رسمي في حياتك الشخصية والمهنية.

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

رسائل البريد الإلكتروني الرسمية هي تلك المكتوبة بالتنسيق الصحيح. تتبع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية صيغة مجربة ومختبرة يفهمها جميع القراء.

يمكن لبريد إلكتروني جيد الكتابة واحترافي ومهذب أن يبدأ علاقة ناجحة ومثمرة. على العكس من ذلك ، يمكن أن يؤدي البريد الإلكتروني المكتوب بشكل سيء إلى إتلاف العلاقات وإرباك المستلمين وحتى إزعاجهم في بعض الظروف.

يجب أن يتكون كل بريد إلكتروني رسمي من:

• سطر الموضوع
• تحية أو تحية
• نسخة الجسم
• تسجيل خروج

رسائل البريد الإلكتروني الرسمية محترمة ، وتستخدم مصطلحات مهذبة لمخاطبة المستلم. لقد تمت كتابتها بتنسيق سهل الفهم يوضح ما تريده ولماذا.

تستخدم الشركات اللغة الإنجليزية في جميع أنحاء العالم ، ولكن هناك اختلافات ثقافية في طريقة تواصلنا. تقلل رسائل البريد الإلكتروني الرسمية من احتمالية حدوث أي سوء فهم أو سوء تواصل.

في معظم الحالات ، لن تضر رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيئ بحياتك المهنية ، كما يقول جيف سو في هارفارد بيزنس ريفيو. في المقابل ، "ستؤثر كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية على مدى كفاءتك في نظر زملائك."

في حياتك الشخصية ، عند الاتصال بالمدرسة ، على سبيل المثال ، سترغب في التأكد من أن اتصالاتك واضحة ومهنية ومهذبة. في هذا السياق ، تعتبر رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ضرورية.

لقد تعمقنا في تفاصيل ما يجعل بريدًا إلكترونيًا رسميًا رائعًا في دليلنا ، لذا تحقق من ذلك إذا كنت تريد معرفة المزيد.

الآن ، دعنا نلقي نظرة على بعض أساسيات كيفية الترحيب في رسالة بريد إلكتروني رسمية.

الطريقة الرسمية لبدء البريد الإلكتروني

لقد غطينا بالفعل كيفية بدء رسائل بريد إلكتروني احترافية في المنشورات السابقة ، ولكن في هذا الوقت ، سوف نتعمق أكثر في شيئين مهمين تحتاج إلى معرفتهما عند بدء بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية:

1. التحية الرسمية والتحية
2. سطور فتح البريد الإلكتروني الرسمية

نتناول كلا الجزأين بالتفصيل قبل تطبيقهما على سلسلة من الأمثلة لاحقًا.

التحيات والتحية الرسمية عبر البريد الإلكتروني

أول شيء تحتاج لمعرفته حول التحية في رسالة بريد إلكتروني رسمية هو استخدام التحية الصحيحة.

قد يبدو الأمر محيرًا كطريقة رسمية مناسبة للتحية في تغييرات البريد الإلكتروني ، اعتمادًا على ما إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه أم لا. القاعدة الأولى هي: إذا كنت تعرف اسم شخص ما ، فقم بمخاطبة الشخص مباشرة باستخدام اسمه الكامل.

في الماضي ، كنت تستخدم ما يسمى بشرف - مثل السيد والسيدة - بلقب. ومع ذلك ، يجب أن ندرك مخاطر ما تسميه هارفارد "التضليل".

ما لم نعرف جنس شخص ما على وجه اليقين (وحتى في تلك الحالات التي نعتقد أننا نعلم ، لا ينبغي لنا أبدًا وضع افتراضات) ، يجب أن نتجنب استخدام المصطلحات الجنسانية.

بدلاً من ذلك ، استخدم الاسم الكامل للشخص حيثما أمكن ذلك. هذا هو في نفس الوقت المهنية والاحترام

خذ مثالاً على إرسال بريد إلكتروني إلى شخص يدعى روبرت جونسون.

بدلا من القول:

• عزيزي السيد جونسون

يمكننا ان نقول:

• عزيزي روبرت جونسون

السؤال عن التحية المناسبة للبريد الإلكتروني الرسمي يطرح بانتظام. لقد قدمنا ​​بعض أمثلة التحية الرسمية عبر البريد الإلكتروني أدناه والتي توضح كيفية الترحيب في رسالة بريد إلكتروني رسمية. ومع ذلك ، فإننا نحثك أيضًا على استخدام حكمك أيضًا.

قبل إرسال بريدك الإلكتروني ، اقض بعض الوقت في محاولة التعرف على الشخص الذي تكتب إليه. يمكن أن يؤدي استخدام الاسم الكامل للشخص إلى إنشاء اتصال أقوى من النهج الرسمي ، مثل سيدي العزيز / سيدتي.

لقد غطينا الكثير مما تحتاج إلى معرفته هنا ، ولكن لمزيد من الأفكار حول كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي ، اقرأ مدونتنا التفصيلية.

سطور فتح البريد الإلكتروني الرسمية

القواعد المتعلقة بكيفية مخاطبة المستلم في رسالة بريد إلكتروني رسمية واضحة نسبيًا. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر ببدء نص رسالة بريد إلكتروني رسمية ، فإنك تتمتع بقدر أكبر من الحرية.

أفضل سطور افتتاحية رسمية للبريد الإلكتروني تكون مباشرة في صلب الموضوع. في معظم الحالات ، تطلب شيئًا (معلومات ، لحضور حدث ، أو دفع) ؛ أو الرد رسميًا على طلب.

إذا كنت تعرف شخصًا ما أو تحدثت إليه في الماضي ، فيمكنك الدخول مباشرة إلى تفاصيل طلبك.

تتضمن بعض الأمثلة على سطور فتح البريد الإلكتروني الرسمية المناسبة ما يلي:

• أكتب لأطلب بعض المعلومات من شركتك.
• أنا أتصل بك لدعوتك إلى الحدث الخاص بي
• أنا أقدر اهتمامك بشركتنا. أنا أرفق المعلومات المطلوبة.

افترض أنك تكتب إلى شخص لم تتواصل معه من قبل. في هذه الحالة ، من الأدب أن توضح من أنت ولماذا تتواصل معهم. على سبيل المثال ، يكفي القارئ ببساطة "اسمي XX ، وأنا أتصل بك من YY". هذا يخبرهم بسرعة من أنت ولماذا تراسلهم.

إليك كيف يمكن أن يعمل ذلك في الممارسة:

• أنا مدير التسويق في (اسم الشركة) ، وأنا مهتم بمعرفة المزيد عن عملك.
• أتصل بك من (اسم الشركة) مع بعض تفاصيل العروض الجديدة الحصرية
• سأغادر (الشركة) في 25 سبتمبر وأود دعوتك لحضور حدث مغادرة يُعقد في (أدخل التفاصيل).
  

بالطبع ، أنت لست ملزمًا بهذه القواعد. ومع ذلك ، باتباعك لها ، لن تربك القارئ أو تزعجه.

هل يمكنك استخدام عبارة "أتمنى أن تكون بخير في رسالة بريد إلكتروني رسمية"؟ إذا كنت تعرف الشخص ، فإن بدء بريد إلكتروني رسمي بهذه الطريقة ليس خطأ. إذا كنت لا تعرف الفرد شخصيًا ، فمن غير المرجح أن تحقق النتائج التي تريدها. يمكن أن يبدو غير رسمي بشكل مفرط وفي غير محله.

نصيحتنا هي الوصول مباشرة إلى النقطة الرئيسية في فتح بريدك الإلكتروني الرسمي. نوضح المزيد حول صياغة أفضل الجمل الافتتاحية للبريد الإلكتروني في منشور المدونة المفصل هذا.

6 أمثلة حول كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي

لذلك ، قمنا بتقسيم عملية كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي إلى خطوتين ؛ الآن ، حان الوقت لتطبيقه. نقدم هنا ستة أمثلة لكيفية بدء بريد إلكتروني رسمي. كل مثال مصحوب بشرح قصير لأسبابنا.

في هذا القسم ، نقوم بتضمين بعض الأمثلة المحددة لكيفية بدء الأمثلة الرسمية. نحن نغطي:

• كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي بدون اسم
• كيفية اختيار تحية بريد إلكتروني رسمية لمستلم غير معروف
• كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي إلى عدة مستلمين
• كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني رسمية إلى المدرسة
• كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي للعمل
• كيفية اختيار تحية البريد الإلكتروني الرسمية لطلب وظيفة

تُستخدم هذه القوالب المضمنة هنا لتوضيح كيفية التعامل مع كل مهمة. نوصي باستخدامها كأساس لتطوير الأساليب التي تمثلك أنت وعملك على أفضل وجه.

كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي بدون اسم

لقد كتبنا عن مدى أهمية محاولة العثور على اسم شخص ما عند إرسال بريد إلكتروني إليه ، لذلك نحثك دائمًا على القيام بذلك إذا أمكنك ذلك. ومع ذلك ، من المحتمل أن تكون هناك أوقات يكون فيها ذلك مستحيلًا لسبب ما.

ستظل بعض أدلة الكتابة تشجعك على استخدام "سيدي العزيز / سيدتي" ، وعلى الرغم من كونها قديمة الطراز ، فلا يزال من الجيد القيام بذلك إذا احتجت إلى ذلك.

بينما أنت حر في استخدامه إذا كنت ترغب في ذلك ، فإننا نوصي بإيجاد بديل. يمكنك إجراء المزيد من البحث لتحديد المتلقي. إذا لم يكن كذلك ، فإليك بعض الخيارات الأخرى:

• عزيزي (المسمى الوظيفي)
• عزيزي (القسم أو الفريق)

بدء بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية ، لحسن الحظ ، بسيط جدًا. فيما يلي مثال على كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي بدون اسم.

كيفية اختيار تحية بريد إلكتروني رسمية لمستلم غير معروف

إذا كنت تكافح من أجل تحديد رسالة البريد الإلكتروني الرسمية الصحيحة لمستلم غير معروف ، فأنت لست وحدك. قد يكون من الصعب العثور على النهج الصحيح في كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي إلى شخص غير معروف.

ستقترح عليك أدلة الكتابة الأخرى استخدام عبارة "إلى من يهمه الأمر" ، لكننا نعتقد أن هذا ليس رسميًا فقط ؛ إنه صعب بعض الشيء بالنسبة لنا. نوصي أيضًا بفتح بريد إلكتروني رسمي يتضمن "مرحبًا" أو "مرحبًا". هذه خطوة بعيدة جدًا في الاتجاه الآخر.

إذن ، كيف تختار تحية بريد إلكتروني رسمية لمستلم غير معروف؟ هذه طريقة مجربة ومختبرة.

كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي إلى عدة مستلمين

من الواضح أن هناك قواعد مختلفة عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا لمجموعة من الأشخاص. هناك عدد أقل من القواعد عند اتخاذ قرار بشأن تحية بريد إلكتروني رسمية إلى عدة مستلمين. يعتمد السؤال حول كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي إلى عدة مستلمين على هويتهم. ننصحك باختيار مصطلح جماعي آمن.

إذا كانوا موظفين زملاء ، فإن سطور الترحيب الرسمية المقبولة بالبريد الإلكتروني تشمل:

• زملائي الاعزاء
• فريقي العزيز

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عنوان بريد إلكتروني عام (مثل customerservice @) ، فيمكنك استخدام:

• عزيزي فريق خدمة العملاء

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شركة ، فيمكنك ببساطة استخدام اسم الشركة.

• عزيزي (اسم الشركة)

فيما يلي مثال مضمون حول كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي لمجموعة.

كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني رسمية إلى المدرسة

إذا كنت تتساءل كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني إلى مدرس جامعي أو أستاذ ، فإليك الطريقة. المهم هو الحرص على استخدام التكريم الصحيح ؛ في هذه الحالة ، نرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الأستاذ.

تحقق من هذا المثال لترى كيف تعاملنا مع المهمة.

كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي للعمل

في عالم الأعمال ، من الأهمية بمكان التأكد من تنسيق رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح ورسمية بشكل محترم. غالبًا ما يتم طرح السؤال حول كيفية بدء خطاب عمل رسمي من قبل أولئك القلقين بشأن كيفية فهمهم.

يقدم نموذجنا أدناه مثالاً يمكنك تكييفه مع ظروفك. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات التفصيلية حول كيفية صياغة استفسار تجاري في دليلنا المتعمق.

كيفية اختيار تحية البريد الإلكتروني الرسمية لطلب وظيفة

عند إرسال خطاب تغطية لوظيفة ما ، عادة ما تستخدم "سيدي العزيز / سيدتي". ومع ذلك ، كما أثبتنا ، قد لا يكون هذا مناسبًا بعد الآن.

أولاً ، يجب أن تحاول معرفة من هو مدير التوظيف واستخدام اسمه الكامل. إذا لم تتمكن من العثور على أسمائهم ، فكل البدائل التالية مقبولة:

• عزيزي مدير التوظيف
• عزيزي المجند
• عزيزي (اسم الشركة)

فيما يلي مثال على بدء بريد إلكتروني رسمي إلى مسؤول التوظيف.

يمكن أن يمثل بدء بريد إلكتروني رسمي تحديًا لأي شخص ، لكننا نأمل أن نكون قد بسطنا العملية. تتمثل نقطة التعلم الرئيسية في فهم كيفية استخدام تحيات البريد الإلكتروني الرسمية والتحية وكيفية صياغة سطور افتتاحية رسمية قوية للبريد الإلكتروني. نأمل أن نكون قد ساعدناك في كيفية البدء في كتابة بريد إلكتروني رسمي. تأكد من مراجعة مدونتنا بمزيد من المقالات حول كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمية.