كيف تبدأ بريدًا إلكترونيًا احترافيًا - أفضل التحيات لكل موقف وتحية يجب تجنبها

أتساءل كيف تبدأ البريد الإلكتروني؟ لا تقلق ، لست وحدك. قد يكون من السهل بشكل مدهش أن تفكر كثيرًا في التحية الاحترافية لبريدك الإلكتروني ، خاصة عندما لا تكون على دراية كبيرة بالشخص الموجود على الطرف الآخر. قبل أن تعالج سبب التواصل ، فقد أهدرت وقتًا بالفعل في تشتيت انتباهك عما إذا كنت تريد قول "مرحبًا توم" أو "مرحبًا السيد سميث" أو "سيدي العزيز".

بحلول الوقت الذي تتخذ فيه قرارًا ، تكون قد فقدت الثقة في كتابة الرسالة نفسها وعمومًا ، فقد أدى ذلك إلى إبطائك حقًا. العثور على تلك التحية المثالية يمكن أن يأخذها منك حقًا!

ومع ذلك ، من المدهش أكثر عدد الأشخاص الذين لا يفكرون بما يكفي في تحيات بريدهم الإلكتروني. كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني تحدد نغمة كل ما يلي ويؤثر على الانطباع الأول المهم جدًا للشخص عنك كمحترف.

لهذا السبب حددنا كل خطوة وسيناريو وظرف ستحتاج إلى التفكير فيه عند بدء أي نوع من البريد الإلكتروني الاحترافي. فيما يلي أفضل الطرق لبدء تلك المحادثة المهنية وبعض الأشياء الأكثر أهمية التي يجب تجنبها عند القيام بذلك.

لجعل هذا مفيدًا للغاية ، سنقوم بإدراج أمثلة للطرق الجيدة لبدء بريد إلكتروني احترافي بالإضافة إلى الإشارة إلى ما لا يجب فعله عند تحية شخص ما بشكل احترافي.

لماذا من المهم فهم تحيات البريد الإلكتروني المهنية؟

من الناحية النظرية ، يجب أن يكون بدء البريد الإلكتروني أسهل جزء في التبادل! كلمة "مرحبًا" هي أول الأشياء التي نتعلمها بلغتنا الأم. ومع ذلك ، في كثير من الأحيان ، عند تحية شخص ما في سياق مهني ، فإننا * حقًا * نخطئ. نقول مرحباً للجميع وكل شيء - سائقي الحافلات ، الأشخاص في المصعد ، كلب لطيف - فما الذي ينقصنا بمجرد أن نجلس خلف شاشة الكمبيوتر؟

الجواب هو فهم سياقات مكان العمل. إنه مفتاح للتنقل بشكل صحيح في التحية التي يجب استخدامها متى وأين ومع من - لا أحد يريد ضبط نغمة خاطئة قبل أن تصل إلى الرسالة الرئيسية. بطبيعة الحال ، تريد ترك انطباع أول جيد. قد يكلفك فهم هذا الخطأ احترام الشخص لرسالتك الإلكترونية أو الرد عليها أو حتى قراءتها. على سبيل المثال ، عندما تقوم فرق الموارد البشرية بمراجعة جبل من طلبات العمل ، يمكن أن تضر الجملة الأولى بشكل خطير بفرصك في إجراء مقابلة إذا لم تظهر أنك قادر بشكل كافٍ على قول "مرحبًا".

إليك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند تحية شخص ما بشكل احترافي. ‍

ما هي النغمة التي تريد ضبطها؟

‍ يسمح لنا الاتصال الشخصي بمراقبة الإشارات الصوتية والمرئية والجسدية التي لا يفعلها الاتصال الكتابي. فكر في البيئة والمشاعر كما لو كنت ترسل معلومات بريدك الإلكتروني شخصيًا ، ثم أزل هذه الإشارات. نغمة بريدك الإلكتروني هي كيف تتطابق شخصية عملك مع كلماتك ، مما يوضح منظورك العاطفي بدون هذه الإشارات المفيدة الأخرى. ‍

كيف تريد أن يُنظر إليك؟ ‍

كما ذكرنا ، تكون الحياة أسهل بشكل عام عندما نترك انطباعًا أوليًا جيدًا. لذا ، من خلال بدء مراسلاتك بشكل مناسب ، فإنك تُظهر سهولة احترافك وخبرتك وكفاءتك في بضع كلمات فقط. تبدو جيدة ، أليس كذلك؟

تقدم دراسة من مجلة علم النفس الاجتماعي وعلوم الشخصية مقارنة بالتواصل الشخصي "الانطباعات الأولى تتأثر بشدة بالتعبيرات العاطفية مثل الابتسامات. في الاتصال وجهًا لوجه ، يُنظر إلى الأفراد المبتسمين على أنهم أكثر دفئًا وأكثر كفاءة من الأفراد غير المبتسمين.

ضع ذلك في اعتبارك وأنت تغوص في عالم الاتصالات في مكان العمل ، وسيبقيك مستقيمًا وضيقًا عند اختيار تحية البريد الإلكتروني المثالية. ‍

هل سيواصل هذا الشخص قراءة بريدك الإلكتروني؟

هناك الكثير من الأبحاث حول الاحتمالية العامة للرد على بريد إلكتروني في المراسلات اليومية. غالبًا ما تكون الأشياء البسيطة هي التي تذهب بعيدًا ، مثل الأخلاق - "تحصل رسائل البريد الإلكتروني على الجانب الأكثر دقة على معدلات استجابة أعلى" ، كما يقول مصمم المنتج في Boomerang ، Mai-Chi Vu.

في وقت يكون فيه البشر لديهم فترات انتباه أقصر من أي وقت مضى ، فإن مستويات الأدب تقطع شوطًا طويلاً حقًا. الاعتبارات الأساسية مثل تهجئة اسم شخص ما بشكل صحيح ، وعكس التحية التي استخدمها ، والاعتراف بنبرة التفاعل في ردك ، تقطع شوطًا طويلاً في التأكد من أنك لا تسيء إلى المستلم أو تنفره.

من خلال التفكير في كيفية بدء مراسلاتك ، تتجنب البدء بالخطأ - مما يوفر على نفسك الوقت والإحراج المحتمل للتجاهل الصريح. ‍

لذلك تسأل ، كيف تبدأ البريد الإلكتروني؟ لنستعرض بعض السيناريوهات والأمثلة التي يجب أن تكون على دراية بها.

تحيات البريد الإلكتروني الرسمية لرسائل البريد الإلكتروني المهنية

أولاً ، يمكننا تقسيم مجال الاتصالات المهنية إلى طيف "الأكثر رسمية والأكثر ودية". كما هو موضح في كيفية إنهاء البريد الإلكتروني بشكل احترافي ، توجد معظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في وسط بعيد المنال بين الرسمية وغير الرسمية. ومن ثم ، فمن المهم التوقف ومراجعة ما كتبته قبل الضغط على "إرسال". وهنا لدينا أفضل اللقطات.

1. مرحبًا <Name>

هذا واضح ومباشر. عندما تكون في شك ، اجعل الأمر مباشرًا وودودًا ، ولا يمكنك فعل أي خطأ حرفيًا.

2. مرحبًا <Name>

نعم ، مرة أخرى ، لا تفرط في التفكير في هذا. تظهر الاستطلاعات أن البساطة والأدب دون تجاوز القمة هو الفائز دائمًا.

3. عزيزي <Name>

هذا يمكن أن يشعر قليلا غير طبيعي. ومع ذلك ، لا تزال هناك بالتأكيد سيناريوهات تكون فيها هذه التحية المهنية هي الأنسب. خاصة عند مخاطبة مؤسسة قديمة الطراز أو ممثل تقليدي مثل مسؤول حكومي. يمكن أن تكون أيضًا لمسة لطيفة عند التقدم لوظيفة إذا كنت تعرف اسم الشخص. كقاعدة عامة ، عند الاتصال بشخص ما لأول مرة استخدم عزيزي السيدة / السيدة / السيد. <اسم العائلة> - إذا كنت تستخدم الاسم الأول ، فلا تتردد في استخدام ذلك.

طرق ودية لبدء بريد إلكتروني احترافي

هناك العديد من الحالات التي يكون فيها سياق البريد الإلكتروني الخاص بك غير رسمي أو يكون فيها اللمسة الودية مناسبة. ربما يكون بريدًا داخليًا إلى الزملاء أو إلى عميل طويل الأجل. يمكنك الاسترخاء قليلاً وكذلك الحفاظ على الأشياء لطيفة وكفؤة. إنه توازن جيد في بعض الأحيان. في حين أن العديد من أماكن العمل تميل إلى أن تكون غير رسمية هذه الأيام ، حافظ على مبادئك الأساسية في الصدارة والأدب والود والمهنية.

1. مرحبًا <Name>

سمعتنا عندما قلنا أن هذا الخيار دائمًا هو الفائز ، أليس كذلك؟ رائعة. بمجرد أن تكون على علاقة ودية مع المستلم ، فلن تضطر إلى الإفراط في التفكير في التحية - يمكنك الوصول مباشرة إلى نقطة البريد الإلكتروني مع الحفاظ على سلوك ودي ومهني.

2. مرحبًا بكم

عندما لا تعرف اسم المستلم أو تهجئته ، فهذه هي الطريقة الأكثر أمانًا لمخاطبة بريد إلكتروني احترافي دون أن تبدو رسميًا أو غير مباشر للغاية.

3. صباح الخير / بعد الظهر / المساء

يمكن أن يضيف هذا لمسة ودية وعادية ولكن مهذبة إلى تحية البريد الإلكتروني الخاص بك. إنه بالتأكيد للاستخدام العرضي بدلاً من الاستخدام المتسق. وغني عن القول ، في حالة وجود مناطق زمنية مختلفة ، يجب استخدام هذه التحية بحكمة.

4. مرحبًا <Name>

كن حذرا مع هذا. هناك حالات يجب رفعها لصالح وضد "مرحبًا" ولكن الملاحظات تظهر أنه لا يجب استخدام هذا إلا إذا كان لديك علاقة ، على سبيل المثال ، بأصدقائك أو زملائك المقربين.

عند الرد على شخص ما ، يمكنك عكس نغمة المستلم واختيار فتح بريدك الإلكتروني بتحية مماثلة أو بديل يتوافق مع مستوى الشكليات والألفة - ينطبق بعض المبدأ أيضًا على اختيار تسجيل البريد الإلكتروني الصحيح.

التحية عبر البريد الإلكتروني لتجنبها في العمل

1. لمن يهمه الأمر

تقول العديد من المصادر فقط لا تستخدم هذا. في دراسة استقصائية لما يقرب من 2000 شخص ، وجد 37٪ من المستجيبين أن هذه التحية * أسوأ * طريقة لبدء بريد إلكتروني احترافي. تم وصفه بأنه مزعج ، غامض ، غير مناسب ، مؤرخ ، والقائمة تطول. إنه ، يدويًا ، يحتوي على النقطة رقم 1 لكيفية عدم بدء بريد إلكتروني. مقتنع؟ نحن.

2. مرحبًا

من الأفضل عمومًا الابتعاد عن هذا إذا لم تكن متأكدًا من كيفية استخدام "مرحبًا" وأين ومتى تستخدمه. كما ذكرنا سابقًا ، هناك وقت ومكان لذلك ، لكن الأمر لا يستحق المخاطرة في الظهور على أنه غير رسمي للغاية.

3. تحياتي

تشير أفضل الممارسات إلى أن هذا قد عفا عليه الزمن. توجد الآن طرق أكثر ملاءمة لمخاطبة مجموعة من المستلمين غير المعروفين ، مثل "مرحبًا بكم" أو "مرحبًا بالجميع". إنها ليست الخطأ الأكبر ، ولكن حاول التمسك بالفائزين الذين تم التحقق من صحتهم.

4. سعيد <يوم>!

هذا يقسم الجماهير قليلا. إن معرفة جمهورك بشكل عام أمر أساسي هنا. في حين أن العديد من التقارير تقول أن هذا يأتي على أنه غير ناضج وغير احترافي ، ربما داخليًا ، فإن ثقافة شركتك تحتضن أسلوب التحية هذا.

5. لا تحية

كبير لا. قد تكون في الطرف المتلقي لرسالة بريد إلكتروني لا تحية ، ولكن هذا في الغالب يفرك الناس بطريقة خاطئة ، لذلك هذا سلوك واحد لا يجب عكسه.

6. مبتسم أو رموز تعبيرية

إنه أمر صعب بالنسبة للكثيرين حيث يتم استخدام الوجوه الضاحكة والرموز التعبيرية على نطاق واسع في المزيد من قنوات الاتصال المرئي للتعبير خارج الكلمة المكتوبة. لسوء الحظ ، لا يزال يُنظر إليه عالميًا على أنه احترافي بدرجة كافية لاستخدامه في مكان العمل ، لذا من الأفضل تركها خارج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في جميع السياقات ...:

7. اسم بها خطأ إملائي

هذا أمر يمكن تجنبه لذا انتبه عند كتابة تحيتك. تحقق جيدًا من هذا قبل الضغط على إرسال ، وستكون واضحًا. إذا لم تكن متأكدًا حقًا من التهجئة ، فيجب أن يريحك القليل من النسخ واللصق من تسجيل الخروج أو عنوان البريد الإلكتروني.

كيفية التعامل مع السيناريوهات المختلفة بسهولة

تحيات البريد الإلكتروني الاحترافية هي مساحة تغطي مجموعة واسعة من السياقات والسيناريوهات. إليك بعض الأمثلة الأخرى لتتأكد من أنك تشعر بالثقة حقًا في جميع اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك.

حدد من الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني

هل تعرف هذا الشخص؟ هل هذه هي المرة الأولى التي تتراسل فيها؟ هل هي خارجية أم داخلية لشركتك؟ ضع كل هذا في الاعتبار عند اختيار تحية البريد الإلكتروني المثالية. ثم يمكنك تحديد ما إذا كان الأمر يتعلق بالتفاعل المهني الرسمي أو الودود.

منشور المدونة الخاص بنا حول كتابة بريد إلكتروني بارد هو دليل رائع خطوة بخطوة حول هذا النوع من التوعية.

هل هذه متابعة؟

هل تحاول المطالبة برد أو السعي للحصول على إجابة على شيء مهم؟ تحقق من نصائحنا حول رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة المبيعات التي تساعد في العثور على الطريقة المثلى لتوجيه تلك الاستجابة التي تشتد الحاجة إليها مع البقاء في نفس الوقت لطيفًا ومهذبًا ومهنيًا. إذا لم تكن معتادًا على متابعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فقد أنشأنا أيضًا دليلًا كاملاً حول كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد عدم الرد.

مقدمات

يصبح هذا الأمر أسهل مع الممارسة ولكنه بالتأكيد صعب للشعور بالثقة. ابحث عن أسلوب سلس يبدو طبيعيًا بالنسبة لك مع تحديد جميع المربعات التي حددناها هنا. يجب أن يكون إيجاد الوقت لقراءة هذه المقالة حول كيفية تقديم شخصين عبر البريد الإلكتروني أمرًا لا يحتاج إلى تفكير.

تحيات المجموعة

أخبار جيدة! يمكن تطبيق جميع الإرشادات المذكورة أعلاه عند مخاطبة مستلمين متعددين. نفس المبادئ ، باستثناء الأسماء الفردية. استخدم "مرحبًا بالجميع" أو "مرحبًا بالجميع" أو "مرحبًا بالجميع" وما إلى ذلك.

إذا كان هناك 2-3 أشخاص في سلسلة المحادثات ، فيمكنك بالتأكيد معالجة هؤلاء بالاسم من خلال "مرحبًا الاسم 1 ، الاسم 2 ، الاسم 3" ، لكننا لا نوصي عمومًا بمواصلة هذا الأمر أكثر من 3 أشخاص.

خاتمة

في تقرير عام 2020 ، قال 73٪ من الأشخاص أن البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال المفضلة لديهم في العمل. نظرًا لتطور البشر في التفاعل والتواصل ، لا يزال هناك الكثير من الاحترام الذي يجب دفعه لعالم البريد الإلكتروني! الأمر الرائع هو أنك اتخذت الخطوة الأولى نحو ذلك من خلال قراءة تحيات البريد الإلكتروني الاحترافية في منشور المدونة هذا.

دعونا نذكر أنفسنا بالوجبات الرئيسية.

1. لا تقلل من أهمية الانطباعات الأولى.

تسمير هذا يجعل كل ما يأتي بعد ذلك أسهل.

2. في حالة الشك ، اتجه نحو النهاية الرسمية للطيف.

لقد ثبت أن التأدب كلاسيكي لسبب ما. طالما أنك لا تذهب إلى منطقة العظمة ، فهذا إجراء آمن من الفشل لرسائل البريد الإلكتروني المهنية الخاصة بك.

3. اقرأ الغرفة

خذ بعين الاعتبار ما تعلمته في منشور المدونة هذا ، وتأكد من أنك تعرف جمهورك. دائمًا ما تكون مراسلات المستلمين مؤشرًا مفيدًا ، لذلك لا تخجل من عكس نبرة صوتهم.

وهناك لديك! الآن يجب أن تشعر بالثقة التامة بشأن بدء بريد إلكتروني احترافي وقهر جميع مراسلات مكان عملك. لمواصلة هذا الخط من تطوير المهارات ، لماذا لا تتعلم كيفية إنهاء بريد إلكتروني بشكل احترافي؟