6 طرق لبدء بريد إلكتروني و 6 طرق لتجنبها

تمتلئ صناديق الوارد برسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة على مدار اليوم. وفقًا لـ Campaign Monitor ، وهي منصة تسويق عبر البريد الإلكتروني ، فإن الشخص العادي يرسل ويستقبل 121 بريدًا إلكترونيًا تجاريًا ومستهلكًا يوميًا . ومع ذلك ، لا تتم قراءة كل هذه الرسائل أو قراءتها من البداية إلى النهاية.

لجذب انتباه المستلم ، ستحتاج إلى صياغة تحية هادفة وجملة افتتاحية. إليك المزيد حول كيفية بدء بريد إلكتروني بشكل احترافي وفعال.

لماذا يعتبر الاشتراك في مقدمات البريد الإلكتروني أمرًا مهمًا

تشجع مقدمة البريد الإلكتروني القوية القارئ على مواصلة مسح نص رسالتك. تحتوي أفضل رسائل البريد الإلكتروني على تحية جذابة وجملة افتتاحية تؤمن اهتمام المستلم وقبوله. من الناحية المثالية ، تؤدي المقدمة الجذابة القراء في النهاية إلى اتخاذ إجراء.

تعتبر الجملة الافتتاحية المدروسة للبريد الإلكتروني مفيدة عندما تطلب من المستلمين:

• انقر فوق ارتباط
• أجب على سؤال
• شارك في الاستطلاع
• وفر وضوحًا إضافيًا
• قم بمراجعة مستند أو معلومات أخرى
• تقديم الدعم المتعلق بالأعمال
• من فضلك، أرسل رد

فتاحة مقنعة تحدد نغمة الرسالة. يمكن أن يجذب أيضًا المستلمين لقضاء المزيد من وقتهم مع الرسالة ومساعدة بريدك الإلكتروني على تجنب "سلة المهملات" المخيفة.

6 طرق قوية لبدء بريد إلكتروني

يوجد أدناه قائمة تحيات البريد الإلكتروني والجمل الافتتاحية التي تبقي المستلمين ووقتهم في قمة اهتماماتهم.

التحية المناسبة

1 عزيزي [الاسم]

تحية البريد الإلكتروني هذه هي تحية مناسبة لمراسلات البريد الإلكتروني الرسمية. يتم استخدامه عادةً في خطابات الغلاف ورسائل العمل الرسمية وغيرها من الاتصالات عندما تريد نقل الاحترام للمتلقي.

على الرغم من التكريم مثل "Mr. و "السيدة" تم قبولهم مرة واحدة ، فهم يخاطرون بالتضليل أو افتراض الحالة الاجتماعية للقارئ عن طريق الخطأ. بدلاً من ذلك ، استخدم "Dear Sam" أو "Dear Sam Barney".

2 مرحبًا أو مرحبًا

بقدر ما يتعلق الأمر بالترحيب بالبريد الإلكتروني ، فإن كلمة "مرحبًا" غير الرسمية متبوعة بفاصلة مقبولة تمامًا في معظم الرسائل المتعلقة بالعمل. إذا كنت تفضل استخدام نغمة رسمية بدرجة أكبر ، ففكر في التحية "مرحبًا".

على الرغم من أن هذا يعتبر تحية غير رسمية ، إلا أنه ينقل أيضًا نبرة صريحة وودودة.

3 مرحبًا بالجميع ، أو مرحباً بالفريق ، أو مرحبًا بفريق [اسم القسم]

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني إلى شخصين أو أكثر ، لديك بعض الخيارات. "مرحبًا بالجميع" أو "مرحبًا بالفريق" أو "فريق [اسم القسم]" هي طرق غير رسمية لكنها مهنية لتحية مجموعة من الأشخاص.

كما أنهم يتجنبون العناوين الخاصة بالجنس لمجموعة ، مثل "مرحبًا يا شباب" أو "مرحبًا أيها السيدات" أو "السادة" ، والتي قد لا تصف المستلمين بدقة.

إشراك الجمل الافتتاحية للبريد الإلكتروني

4 آمل أن يكون أسبوعك على ما يرام أو أتمنى أن تكون قد قضيت عطلة نهاية أسبوع سعيدة

هذه جمل افتتاحية فعالة للبريد الإلكتروني لأنها تعترف بالقارئ أولاً وتساعد في بناء علاقة مع زميل تعرفه بالفعل أو تريد تطوير علاقة عمل ودية معه.

5 أنا أتواصل. . .

بدء بريد إلكتروني بـ "أتواصل معك بشأن. . . "مهذب ومباشر ويوضح الغرض من البريد الإلكتروني. مع إرسال مئات من مراسلات البريد الإلكتروني في يوم عمل واحد ، يُظهر هذا النهج أنك واعي بوقت المستلم من خلال الوصول مباشرة إلى النقطة.

كما أن ذكر نيتك يتجنب سوء التواصل أو الالتباس بشأن ما تحتاجه من القارئ.

6 شكرا ل. . .

يعد التعبير عن الامتنان طريقة أخرى لوضع القارئ أولاً. إذا كان البريد الإلكتروني الذي تكتبه ردًا على رسالة بريد إلكتروني أو إجراء من قبل المستلم ، فإن الاعتراف بذلك في البداية يعتمد على الصداقة الحميمة في مكان العمل.

6 طرق لعدم بدء بريد إلكتروني

تحمل التحية والجمل الافتتاحية أدناه نبرة شديدة ، وفي بعض الحالات ، توحي بمقاربة غير مبالية. إذا كان هدفك هو أن تبدو صادقًا ومدروسًا ، فمن الأفضل تجنب هذه العبارات.

التحية لتجنب

1 لمن يهمه الأمر

على الرغم من أن عبارة "لمن يهمه الأمر" تبدو وكأنها تحية مهنية ، إلا أنها غير شخصية ومُبالغ فيها. تشير إلى أنك لم تهتم بتأكيد هوية المستلم أو ما إذا كانت رسالتك تتعلق به.

ينطبق هذا أيضًا على رسالة البريد الإلكتروني ، "سيدي أو سيدتي العزيزة". في هذه الحالة ، التحية الثنائية بين الجنسين مؤرخة ويمكن اعتبارها غير شاملة.

2 مرحبًا [اسم به خطأ إملائي]

عند استخدام اسم المستلم في تحية البريد الإلكتروني ، تأكد من أنك استخدمت التهجئة الصحيحة. تحدث الأخطاء الإملائية ، ولكن الخطأ الإملائي في اسم الشخص يرسل علامة حمراء تفيد بأنك لم تكتب رسالتك بعناية أو الاهتمام بالتفاصيل.

3 عزيزي [أدخل الاسم هنا]

يجب تجنب الخطأ في كتابة اسم المستلم في تحية البريد الإلكتروني ، كما يجب تجنب خطأ آخر في التحية: النسيان تمامًا إدخال اسمه في قالب مكتوب مسبقًا.

من المحتمل أن يكون استخدام قالب بريد إلكتروني دون أي تخصيص على أمل أن يأسر القارئ غير فعال. إذا كان لا بد من استخدام رسالة نموذجية لتحقيق الكفاءة ، فتحقق دائمًا من أنك قمت بتغيير أي عناصر نائبة في التحية باستخدام اسم المستلم المكتوب بشكل صحيح إملائيًا.

فتح الجمل لتجنب

4 هل تصنع لي معروفًا؟

عندما لا تعرف المستلم وترسله عبر البريد الإلكتروني لأول مرة ، تظهر جملة افتتاحية مثل "هل يمكنك أن تقدم لي معروفًا؟" يمكن أن يشعر بالمفاجأة وله نبرة تخدم الذات.

بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك جملة افتتاحية عبر البريد الإلكتروني تشرح بإيجاز المشكلة التي تأمل في حلها بمساعدتهم ، مثل "أتواصل معهم. . . "

5 أعلم أنك مشغول ، لكن. . .

تفترض مقدمة البريد الإلكتروني هذه ، في أحسن الأحوال ، أن وقت القارئ ثمين. في أسوأ الأحوال ، يشير ذلك إلى أنك تدرك هذه الحقيقة ، لكنك تستحق اهتمامهم مع ذلك.

بغض النظر عن علاقتك بالقارئ ، تجنب هذه الجملة التمهيدية وبدلاً من ذلك اشرح باختصار سبب مراسلتك لهم.

6 اسمحوا لي أن أقدم نفسي

تُستخدم أداة فتح البريد الإلكتروني هذه عادةً عند إرسال بريد إلكتروني إلى المستلم لأول مرة. إن بدء رسالة بريد إلكتروني بـ "دعني أقدم نفسي" يشبه سرد مقدمتك الخاصة. هل تقول هذا بصوت عالٍ لشخص ما؟ يبدو ذلك إعلانيًا ، لكنه في النهاية يضيع الوقت. بدلاً من ذلك ، توقف عن المطاردة.

نصائح إضافية لمقدمة بريد إلكتروني جذابة

• اعرف جمهورك. يجب أن تعكس التحية الإلكترونية والجملة الافتتاحية لرسالتك العلاقة التي تربطك بالجمهور. ضع في اعتبارك ما إذا كنت تكتب لعميل ، أو لقيادة C-suite ، أو معارف محترف ، أو زميل مقرب.
• اجعل هدفك واضحًا. عندما يكون الغرض من بريدك الإلكتروني غير واضح ، يمكن أن يترك القارئ مرتبكًا أو محبطًا. لتجنب فقدان هذا العامل الحاسم ، حاول دمج الغرض من بريدك الإلكتروني في الجملة الافتتاحية.
• استخدم أداة عبر الإنترنت. قد يكون الوصول إلى النغمة المناسبة لجمهورك والإجراء الذي تريدهم في النهاية القيام به أمرًا صعبًا. يمكن أن يساعدك كاشف النغمة في Grammarly في تحديد المناطق التي لا تحقق النغمة المقصودة.