كيفية كتابة خطاب عمل: 16 خطوات مهمة

هل لديك فضول حول كيفية كتابة خطاب عمل؟ تابع القراءة للحصول على إرشادات خطوة بخطوة.

في كل يوم في معظم الشركات ، يتم إرسال مئات من الرسائل الكتابية من قسم إلى آخر ، إلى العملاء ، وإلى البائعين الخارجيين أو الكيانات الأخرى. لذلك ، يعد تعلم كيفية كتابة خطاب عمل أمرًا ضروريًا في صندوق أدوات الكاتب لأن هذا شكل شائع من أشكال الاتصال. قد تحتاج إلى كتابة خطاب عمل ، حتى إذا كنت لا تعمل في دور إداري في مؤسسة. على سبيل المثال ، هذا هو التنسيق الذي تستخدمه من أجل:

• تغطي الرسائل
• المذكرات
• خطابات الاهتمام أو النوايا
• خطابات توصية
• متابعة المقابلة
• رسالة عرض
• خطاب استقالة
• رسائل شكر
• رسائل شكوى
• رسائل اعتذار

إن معرفة كيفية كتابة هذه الأنواع من الحروف أمر مفيد في العديد من المواقف المختلفة. رسائل العمل لها تنسيق وأسلوب ونبرة محددة. فهي مباشرة وموجزة ومهذبة ومهنية ومنسقة بعناية. من خلال تعلم كيفية كتابة واحدة ، ستجعل نفسك كاتبًا يزداد الطلب عليه في مكان العمل الاحترافي. ستجد أدناه دليلًا تفصيليًا حول كيفية كتابة خطاب عمل. اتبعه لمعرفة هذا التنسيق وإنشاء رسائل تعمل بشكل جيد لنقل رسالتك إلى جمهورك المستهدف.

الخطوة 1: اختر التنسيق الصحيح

قبل كتابة الرسالة ، يجب عليك ضبط الهوامش واختيار الخط. قد تملي ورقة ذات رأسية حجم الهوامش الخاصة بك. على سبيل المثال ، يتم إرسال خطابات الأعمال على ورق مقاس 8 1/2 في 11 بوصة. اختر خط Times New Roman الحجم 12 المطبوع بالحبر الأسود للخط الخاص بك. أحيانًا تكون الخطوط المشابهة ، مثل Arial ، مقبولة أيضًا. الهدف هو التأكد من أن القارئ المستهدف يمكنه قراءة الرسالة ، لذلك لا تريد أن يؤثر الخط الرائع سلبًا على إمكانية الوصول إلى الحرف. يتم كتابة خطاب العمل في شكل كتلة ، وليس تنسيق فقرة. لذلك ، قم بتعديل الحرف ليشمل هامش 2 بوصة في الهوامش العلوية وبوصة واحدة من جميع الجوانب.

الخطوة 2: تنسيق العنوان

سيبدأ قالب خطاب العمل بعنوان محدد في أعلى الصفحة. على الرغم من وجود بعض التباين ، إلا أنه دائمًا ما يبدو كالتالي:

• اسم المرسل
• اسم الشركة (إن وجد
• العنوان البريدي للمرسل
• التاريخ بتنسيق الشهر واليوم والسنة
• اسم المستقبل
• العنوان البريدي للمستلم

كل اسم وعنوان بمسافة واحدة. ومع ذلك ، ستتخطى سطرًا بين عنوان المرسل والتاريخ وعنوان المستلم. إذا كنت تستخدم ترويسة الشركة الرسمية لإرسال الخطاب ، فقد يحتوي على اسم المرسل أو اسم الشركة والعنوان في الأعلى. في هذه الحالة ، ابدأ بالتاريخ وتخطى سطرًا وأضف المستلم.

الخطوة 3: أدخل التحية

الخطوة التالية في تنسيق خطاب العمل هي التحية أو التحية على المستلم. بعد التحية ، ضع مسافة مزدوجة قبل بدء الحرف. عادة ، ستقوم بتنسيق التحية على النحو التالي:

• عزيزي السيد / السيدة. (الاسم الأخير للمستلم):

إذا كنت لا تعرف الجنس المفضل للشخص أو الضمائر الشخصية ، فاستخدم اسمه الكامل ، وليس السيد / إم. عنوان. وبالمثل ، لا تتحمل الحالة الاجتماعية للشخص.

إذا كنت تعرف لقب الشخص ، مثل دكتور ، فيمكنك استخدامه بدلاً من السيد / السيدة. قم دائمًا بإنهاء التحية بنقطتين وليس فاصلة. في الحالات التي لا تعرف فيها اسم الشخص ، يمكنك ذكر لقبه ، مثل:

• عزيزي مدير الموارد البشرية:

إذا كنت لا تعرف شيئًا عن المستلم ، فقل:

• سيدي العزيز او سيدتي:

في بعض الأحيان ، ستستخدم التحية "لمن يهمه الأمر" إذا كنت لا تعرف أي شيء عن المستلم. بخلاف ذلك ، استخدم "سيدي العزيز / سيدتي:" أو "عزيزي (الدور أو القسم):" من الأفضل دائمًا استخدام تحية أكثر تحديدًا إذا أمكن ، ولكن هذا مقبول في الأنواع التالية من خطابات العمل:

• خطابات توصية
• خطابات شكوى رسمية
• خطابات التعريف
• خطابات الاهتمام

الخطوة 4: اكتب الفقرة الأولى

أنت الآن جاهز لكتابة الفقرة الأولى. عند كتابة خطابات العمل ، هذه الفقرة ضرورية. اجعل الفقرة الأولى موجزة ، ولا تزيد عن ثلاث جمل. حدد الغرض من الرسالة. يمكنك حتى أن تقول ، "أنا أكتب إلى. . . " كن واضحًا بشأن سبب كتابتك ، لكن لا تضف الكثير من التفاصيل المنمقة إلى هذا الجزء من الرسالة. في ما يلي مثال على فقرة افتتاحية مكتوبة إلى قسم يعالج انتهاك قواعد اللباس:

• لقد نما إلى علمي أن البعض داخل قسم التسويق أصبحوا متساهلين بشأن اتباع سياسات الشركة فيما يتعلق بالملابس. لذلك ، أكتب لك لتذكيرك بمتطلبات قواعد اللباس للتأكد من التزام كل فرد في إدارتك بهذه الإرشادات.

تخبر هذه الفتحة الغرض من الحرف وتوضح ما سيحتوي عليه باقي الجسم. إنه مباشر ومباشر.

الخطوة 5: اضرب النغمة الصحيحة

خطاب العمل احترافي ومكتوب بصيغة المتكلم. استخدم هذه النغمة طوال الوقت ولا تخف من ضمائر المتكلم. يجب أن تكون الرسالة موجزة أيضًا ، لذا قم بتضمين ما هو ضروري فقط. لا يتعين عليك أن تكون غير مهذب ، لكنك لست بحاجة أيضًا إلى شرح نقطة ما إذا لم تكن ضرورية لمعنى الرسالة والغرض منها.

الخطوة 6: استمر بالجسم

بعد الفقرة الافتتاحية ، يجب أن تستمر في كتابة نص الرسالة. مرة أخرى ، حافظ على أسلوبك المهذب والمهني ، حتى لو كانت رسالتك تتناول شيئًا سلبيًا. تدعم فقرات الجسم الغرض ، أو تعطي مزيدًا من التفاصيل ، أو توفر سببًا لبيان أو قاعدة جديدة. يجب أن يكون لديهم سطر فارغ واحد بين كل فقرة ، ولا تحتاج إلى وضع مسافة بادئة لهم. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب لمناقشة انتهاكات قواعد اللباس في قسم معين في مؤسستك ، فقد تكون فظًا وغير محترم أو حازمًا ومهذبًا. فيما يلي مثال على ما لا يجب فعله:

• لا أصدق التجاهل التام لسياسات الشركة. أنت لست فوق القواعد فقط لأنك تعتقد أن قسمك هو الأهم. إذا لم تتمكن من الامتثال على الفور لقواعد اللباس المنصوص عليها ، فسوف تتدحرج الرؤوس.

هذه الفقرة هي تنازل ووقاحة. إنه ينقل غرضك ، لكن النغمة القاسية ليست ضرورية. بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تكون حازمًا ومباشرًا ، لكنك لا تزال مهذبًا ، مثل هذا:

• للحفاظ على الاتساق في جميع أنحاء مؤسستنا ، يجب على الجميع الامتثال لقواعد اللباس المنصوص عليها. لذلك ، أحتاج إلى قسمك لضمان الامتثال الكامل بحلول نهاية الأسبوع. على وجه التحديد ، ناقشت الإدارة الفشل في ارتداء أحذية مناسبة مغلقة من الأمام وطول السراويل القصيرة والتنانير كمشاكل خاصة. قد يؤدي عدم الامتثال لهذا الموعد النهائي إلى اتخاذ إجراء تأديبي.

في هذا المثال الفقرة ، تكون الحاجة واضحة ، ويتم تقديم المعلومات بنبرة مهذبة ولكن حازمة. يعرف القارئ ما تتوقعه ، لكن لم يتعرض أحد للإهانة لقراءة هذا الجزء من الرسالة. يمكن أن تحتوي الرسالة على العديد من فقرات الجسم حسب الضرورة. ومع ذلك ، يجب أن تحاول الاحتفاظ بها في صفحة مطبوعة واحدة ، إذا أمكن ، لذا اجعلها موجزة. تحتوي معظم الحروف على ثلاث فقرات داخلية لا تزيد كل منها عن ثلاث إلى أربع جمل. الانتقالات بين الفقرات ليست ضرورية. عادةً ما يتم إرسال المعلومات الإضافية بشكل منفصل كحاوية.

الخطوة 7: اختر Active Voice

اكتب في جميع أجزاء خطاب العمل بالصوت النشط ، وليس بالصوت المبني للمجهول. الصوت النشط يكون أكثر مباشرة وإيجازًا ، مما يمنح كلماتك قوة أكبر. على سبيل المثال ، في الفقرة أعلاه ، يمكنك أن تقول:

• صراحةً ، لقد لوحظ أن قسمك يفشل في ارتداء أحذية مناسبة مغلقة من الأمام وأن طول السراويل القصيرة والتنانير أصبح مشكلة.

"لقد لوحظ" هو الصوت المبني للمجهول. لا يخبرك بمن قام بالإشارة ، لذلك لا يوجد كيان مباشر مسؤول عن الإجراء.

بدلاً من ذلك ، قل:

• على وجه التحديد ، ناقشت الإدارة الفشل في ارتداء أحذية مناسبة مغلقة من الأمام وطول السراويل القصيرة والتنانير كمشاكل خاصة.

هذا أوضح وأكثر مباشرة وأكثر إيجازًا لأنه في الصوت النشط.

الخطوة 8: استخدم الضمائر الشخصية

على الرغم من أن خطاب العمل رسمي ، إلا أنه يمكنك استخدام أكبر عدد تريده من الضمائر الشخصية. على سبيل المثال ، ضمائر الشخص الأول وضمائر الشخص الثاني مقبولة. افترض أنك تكتب نيابة عن منظمة ، وليس عن نفسك شخصيًا. في هذه الحالة ، ستستخدم ضمائر الجمع من منظور الشخص الأول ، مثل "نحن" أو "نحن" ، عند الإشارة إلى الشركة أو القسم باعتباره المرسل. من ناحية أخرى ، إذا كنت تكتب نيابةً عن نفسك فقط ، فاستخدم ضمير المتكلم المفرد ، مثل "أنا" و "أنا".

الخطوة 9: استخدم ورقة ذات رأسية من الصفحة الثانية

إذا احتاجت رسالتك إلى الانتقال إلى صفحة ثانية ، وهو أمر نادر الحدوث ، فتأكد من استخدام الورق ذي الرأسية "الصفحة الثانية". لن يحتوي هذا الورق ذي الرأسية على العنوان الكامل لشارع العمل ، ولكنه يحتوي على عنوان مختصر. يجب أن تكون هذه الورقة هي نفسها الصفحة الأولى ولكن مع معلومات أقل في العنوان. أضف أرقام الصفحات إلى جميع الصفحات اللاحقة حتى يتمكن القارئ من إبقائها مستقيمة. مرة أخرى ، سيتم احتواء معظم خطابات العمل في صفحة واحدة ، لذا استخدم تقديرك هنا ، ولكن قم بتنسيق الصفحة الثانية بشكل صحيح إذا كنت بحاجة إلى واحدة.

الخطوة 10: اختتم رسالتك

تحتوي الفقرة الأخيرة من خطاب العمل على ملخص وعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. أولاً ، قم بتلخيص نقاطك بإيجاز وأدب مثل هذا:

• نحتاج إلى التأكد من أن كل فرد في الشركة يتبع قواعد اللباس لأنه يساعد في توفير الصورة المهنية الصحيحة لعملائنا. شكرًا لك مقدمًا على اهتمامك بهذا الأمر.

بعد ذلك ، ادعُ القارئ إلى اتخاذ إجراء. يمكنك تحديد أنك تريد منهم القيام بعمل معين أو ترك الرسالة مفتوحة لشخص يتصل بك لطرح الأسئلة. في هذه الفقرة ، قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ، مثل رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني. في حالة خطاب انتهاك قواعد اللباس ، قد يكون فتح الباب للأسئلة هو الخيار الأفضل:

• لا تتردد في الاتصال بي بخصوص أي أسئلة على 555-555-5555 أو عبر البريد الإلكتروني على [email protected].

الخطوة 11: أغلق رسالتك

سيكون للختام ملاحظة رسمية بالاحترام. تخطي سطرًا بعد الفقرة الختامية وقم بتضمين الخاتمة ، والتي قد تكون:

• بإخلاص،
• مع أطيب التحيات،
• بحرارة
• باحترام،
• يعتبر،
• شكرًا لك،

أضف فاصلة بعد الإغلاق.

الخطوة 12: وقّع الخطاب

بعد الإغلاق ، تخطي حوالي أربعة أسطر. يمنحك هذا مساحة لتوقيع الخطاب. إذا كنت تكتب رسالتك ، فوقع عليها أو استخدم ختم التوقيع لإضافة توقيعك. هنا ، يمكنك استخدام الحبر الأزرق أو الأسود. إذا كنت بحاجة إلى توقيع الخطاب نيابة عن المرسل ، أضف "pp:" قبل التوقيع. هذا يعني "لكل وكيل" ويظهر أنك تقوم بالتوقيع نيابة عن شخص آخر. بعد التوقيع ، قم بتضمين اسمك المكتوب والمسمى الوظيفي ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. كل من هؤلاء يحصل على خطه.

الخطوة 13: الاعتراف بالطابع

يجب على الشخص الذي كتب الحرف نيابة عنك تضمين الأحرف الأولى من اسمه أسفل كتلة التوقيع. هذه الأحرف الأولى بأحرف صغيرة ، مثل هذا:

• كه

إذا كتب شخص ما الرسالة بجانب المرسل ، على سبيل المثال ، إذا كتب أحد المحترفين الإداريين نيابة عن رئيسه ، فسيقوم أيضًا بتضمين الأحرف الأولى من اسمه. هذه بأحرف كبيرة ، مع شرطة مائلة للخلف قبل الأحرف الأولى من اسم الطابعة ، على النحو التالي:

• NH / كه

الخطوة 13: لاحظ جميع المرفقات

إذا قمت بإضافة مرفقات إلى خطاب العمل الخاص بك ، فقم بتدوين ملاحظة في أسفل الصفحة. لاحظ ما هي المرفقات وعدد المرفقات الإجمالية الموجودة. تضمن هذه الملاحظة للقارئ رؤية جميع المرفقات. إليك كيف قد يبدو هذا:

• المرفقات (2): نسخة من قواعد اللباس ، واستمارة المخالفة.

بعد تدوينها ، تأكد من تضمينها في الرسالة عند إرسالها. لا تقم بتدبيس المرفقات بالحرف ؛ بدلاً من ذلك ، استخدم مشبك ورق.

الخطوة 14: أضف أسماء مستلمين إضافية

إذا أرسلت الرسالة إلى عدد قليل من الأفراد بدلاً من قسم كامل ، فستوجهها إلى الفرد الأساسي. ستلاحظ بعد ذلك في الجزء السفلي الحرف الموجود أسفل بيان المرفقات الذي يمثله المستلمون الآخرون. أولاً ، اكتب "cc:" أسفل بيان "Enclosures". بعد ذلك ، اكتب اسم ولقب الأشخاص الآخرين الذين ترسل إليهم الرسالة. تستخدم الأحرف "cc" للدلالة على "نسخة كربونية" في الأيام التي حدث فيها نسخ الحروف باستخدام ورق النسخ الكربوني. ما زلنا نستخدم هذا التصنيف حتى اليوم ، ولكنه يعني الآن "نسخة مجاملة".

إليك كيف قد يبدو هذا:

• نسخة إلى: جون سميث ، رئيس قسم الموارد البشرية

الخطوة 15: تدقيق الخطاب

قبل إرسال أي مذكرات أو خطابات عمل ، قم دائمًا بمراجعتها. ستبدو أقل احترافًا إذا أرسلت الرسالة بها أخطاء إملائية ومشكلات أخرى. أولاً ، قم بإجراء تدقيق إملائي وتدقيق نحوي على الرسالة. يمكن أن تتسبب هذه الخطوة في حدوث أي مشكلات صارخة ربما لم ترها. ومع ذلك ، لا تعتمد على هذه الأدوات حصريًا. قبل إرسال الرسالة ، اقرأها. أولاً ، ضع في اعتبارك قراءته بصوت عالٍ للحصول على فكرة جيدة عن كيف يبدو. بعد ذلك ، استخدم قائمة التحقق هذه للعثور على أي مشاكل يجب عليك معالجتها:

• هل تبدو الرسالة واضحة؟
• هل هو موجز؟
• هل كل الفقرات من ثلاث إلى أربع جمل أو أقل؟
• هل ترى أي أجزاء مكتوبة بالكلمات؟
• هل ألغيت جميع استخدامات المبني للمجهول؟
• هل تنتهي جميع الجمل بعلامات ترقيم نهائية مناسبة؟
• هل التحية بها نقطتان والختام بها فاصلة؟

بالنسبة للرسائل الهامة ، قد ترغب حتى في أن يقوم شخص آخر بمراجعة وتحرير الرسالة. غالبًا ما يتجاهل الكتاب الأخطاء التي يرتكبونها في كتاباتهم ، وستساعدك مجموعة أخرى من الأعين على اكتشاف جميع الأخطاء.

عند التعديل من أجل القواعد النحوية ، نوصي أيضًا بتخصيص الوقت لتحسين درجة سهولة القراءة لمقطع ما قبل النشر أو الإرسال

الخطوة 16: أرسل الخطاب

أنت الآن جاهز لإرسال الرسالة. إذا كنت ترسل الخطاب عبر البريد ، فتأكد من أنه يحتوي على عنوان إرجاع دقيق على الظرف حتى يعرف المستلم من أرسله في اللحظة التي يحصل فيها عليه. إذا كنت ترسل الرسالة بالبريد الإلكتروني ، ففكر في حفظها كملف PDF قبل إرسالها ، لأن هذا سيحافظ على التنسيق. ثم استخدم سطر الموضوع للبريد الإلكتروني جيدًا. يجب أن يوضح سطر الموضوع ماهية الرسالة ومن هي ، على النحو التالي:

• ملاحظة من Sarah McPhearson Re: انتهاكات قواعد اللباس

إذا لزم الأمر ، أضف "عاجل" أو شيء مشابه لسطر الموضوع. إذا كنت تتابع حرفًا سابقًا ، فقم بإضافة "متابعة" إلى سطر الموضوع.

إذا كنت ترغب في استخدام أحدث برامج القواعد النحوية ، فاقرأ دليلنا لاستخدام مدقق قواعد الذكاء الاصطناعي.