كيفية كتابة تقرير الأعمال: دليل خطوة بخطوة

اكتشف كيفية كتابة تقرير عمل باستخدام هذا الدليل الاحترافي والثاقب خطوة بخطوة.

قد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ إذا طُلب منك كتابة تقرير عمل. من تحديد الغرض من التقرير إلى إعداد قائمة بالملاحق ، من الطبيعي أن تشعر بالإرهاق وأنت تحاول تحديد المعلومات ذات الصلة التي يجب تضمينها في عملية كتابة التقرير. عندما يثق بك مشرفك لإعداد تقرير عمل ، فإنهم يثقون بك للمشاركة في عمليات صنع القرار في الشركة.

يتم استخدام كل من التقارير الرسمية وغير الرسمية في مجال الأعمال لمساعدة الشركة على اتخاذ قرار مستنير بشأن الخطوات التالية لدفع الشركة إلى الأمام. بينما تعد كتابة مستندات العمل جزءًا أساسيًا من العديد من الوظائف ، فقد يكون من الصعب معرفة ما يريده رئيسك أو مشرفك عندما يطلب منك تقريرًا عن العمل. هنا ، سننتقل إلى هيكل التقرير بأكمله ، وننتقل بك من صفحة العنوان في بداية التقرير إلى المعلومات الإضافية (المعروفة أيضًا بالملاحق) التي يُتوقع منك تضمينها في النهاية. دعنا نتعمق.

المواد المطلوبة

• بيانات الشركة التي تتعلق بالغرض من التقرير الخاص بك
• نسخة من تقرير أكمله زميل ، مما يسمح لك باتباع التنسيق المفضل لشركتك
• حاسوبك
• مفكرة لتدوين الأفكار

الخطوة 1. فهم الغرض من تقرير الأعمال

تقرير الأعمال له غرض محدد: المساعدة في إبلاغ القرارات المستقبلية داخل الشركة. بعض تقارير الأعمال عاجلة وتتطلب من الموظفين الإبلاغ عن المعلومات في إدارتهم حتى يمكن جمع البيانات واستخدامها لحل الأزمة. تعد تقارير الأعمال الأخرى أقل إلحاحًا ويمكن استخدامها لتحديد الاتجاه الذي يجب أن تتخذه الشركة خلال العام المقبل. يُتوقع منك اتباع نموذج تقرير الأعمال القياسي عند كتابة تقرير عمل.

هذا يختلف عن تقرير البحث الأكاديمي أو تنسيق الكتابة السردية. تقرير الأعمال هو تقرير رسمي يحتوي على أقسام محددة جيدًا. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تكتب فيها تقارير الأعمال في وظيفتك ، فقد يكون من الحكمة أن تسجل وصولك مع مشرفك قبل أن تبدأ للتأكد من أن شركتك تستخدم تنسيق تقرير الأعمال القياسي.

قد تجد أنه من المفيد أيضًا تسجيل الوصول مع مشرفك بانتظام للتأكد من أنك على المسار الصحيح. يمكن أن يساعدك تحديد قسم واحد في كل مرة على البدء في الاتجاه الصحيح ، وسيتمكن مشرفك من تزويدك بالإرشادات للتأكد من أنك تعمل على تزويد شركتك بالمعلومات التي تحتاجها للمضي قدمًا.

الخطوة 2. تحديد نوع التقرير

بينما تتبع تقارير الأعمال نفس التنسيق العام ، هناك أنواع مختلفة من تقارير الأعمال ، ومن المهم أن تعرف نوع التقرير الذي تتوقعه شركتك منك. توفر جميع أنواع تقارير الأعمال المعلومات التي يمكن أن تساعد في دفع الشركة إلى الأمام ؛ يمكن أن يضمن فهم نوع التقرير الذي يتوقعه مشرفك أنك تقدم المعلومات اللازمة لتطوير حل للمشكلة التي يعمل تقريرك على المساعدة في حلها. تشمل الأنواع المختلفة لتقارير الأعمال ما يلي:

• تقرير بحثي : يختلف عن تقرير البحث الأكاديمي ، يتم استخدام تقرير بحث الأعمال بشكل شائع عندما تعمل شركة أو مؤسسة على تطوير منتج أو خدمة جديدة. في حين أن أحد الموظفين قد يكون الشخص المناسب لتقرير بحث الأعمال ، عادةً ما يشارك العديد من الأشخاص في تجميع العمل معًا. على سبيل المثال ، قد يعمل العلماء والباحثون والمحللون كفريق واحد للحصول على المعلومات اللازمة لمساعدة الشركة على اتخاذ قرار بشأن المضي قدمًا في منتج أو خدمة أو عروض جديدة أخرى. المعلومات الواردة في التقرير البحثي مفصلة بشكل كبير وتوفر عادة معلومات كمية ونوعية. تستخدم التقارير التحليلية والمعلوماتية عادةً في عملية تطوير تقرير بحثي.
• تقرير تحليلي : عندما تقرر الشركة كيفية المضي قدمًا في اتخاذ القرار ، يمكن أن يساعد التقرير التحليلي. يركز التقرير التحليلي على حل مشكلة معينة ويقدم معلومات تصف كل من خلفية المشكلة والوضع الحالي داخل الشركة. قد يقدم التقرير التحليلي أيضًا نتائج محتملة لحلول مختلفة للمشكلة ، مما يساعد الشركة على التنبؤ بالكيفية التي قد يتغير بها موقفها اعتمادًا على كيفية اختيارهم للمضي قدمًا في عملية حل المشكلات. تقرير الأعمال هذا مفصل بشكل عميق ويمكن أن يستغرق وقتًا لتطويره. ومع ذلك ، غالبًا ما يتم طلب التقارير التحليلية في أوقات الأزمات ، حيث يتم استخدامها لحل المشكلات العاجلة التي تتطلب قرارات أساسية.
• تقرير توضيحي : في بعض الأحيان ، قد يكون من الصعب على المتخصصين على مستوى الإدارة فهم التفاصيل الدقيقة للشركة ، خاصةً عند تضمين البحث التفصيلي. قد يشرح التقرير التفسيري البحث أو النتائج الأخرى التي يمكن أن تساعد في اتخاذ القرارات المستقبلية. إذا كنت تكتب تقريرًا توضيحيًا ، فمن المهم أن تعرف جمهورك حتى لا تفرط في شرح المفاهيم المعقدة أو تقلل من تفسيرها.
• تقرير التقدم : تستغرق العديد من المشاريع داخل الشركات سنوات حتى تكتمل ، ويمكن أن يكون تقديم تقرير مرحلي وسيلة لإظهار الإدارة كيف تسير الأمور. قد لا يحتوي هذا النوع من التقارير على بيانات أو نتائج أخرى (حسب مرحلة المشروع) ؛ بدلاً من ذلك ، فهو بمثابة وسيلة لتحديث الجمهور أو المشرف على كيفية تقدم شيء ما. عندما يتم تنفيذ المشروع ، يمكن توقع تقارير مرحلية بانتظام.
• تقرير إعلامي: يوفر هذا النوع من تقارير الأعمال للجمهور معلومات موضوعية غير متحيزة تغوص في معلومات حول الشركة. تستند هذه المعلومات إلى حقائق بحتة وقد تتضمن بيانات مثل إحصاءات الشركة (مقدار الأموال التي جلبتها الشركة خلال السنة المالية السابقة ، وعدد الموظفين في الشركة ، وما إلى ذلك).

الخطوة 3. تطوير النقاط الرئيسية

عندما يُطلب منك كتابة تقرير عمل ، فإن العمل مع مشرفك لفهم الغرض من التقرير أمر ضروري. بدون توجيه واضح ، قد تقضي وقتًا في جمع المعلومات التي لا تفيد الشركة. يمكن أن يساعد تجاوز إطار عمل واضح لتقريرك قبل البحث في البيانات في ضمان تزويد شركتك بالمعلومات التي تحتاجها للمضي قدمًا. بعد أن تفهم الغرض من تقرير عملك ، سترغب في تطوير نقاطك الرئيسية.

ستكون قادرًا على تجسيد هذه الأمور في وقت لاحق ، ولكن في البداية ، من الضروري تطوير مخطط تفصيلي يتيح لك البدء في البحث. بمجرد وضع المخطط التفصيلي الخاص بك ، ستعرف ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء مقابلات مع أشخاص في أقسام أخرى بشركتك ، والبحث بنفسك ، والبحث عن معلومات حول أداء شركتك في السنوات الأخيرة ، والمزيد. يمكن أن يساعدك البحث قبل البدء في كتابة التقرير في معرفة ما إذا كانت هناك أي ثغرات في مخططك.

إذا اكتشفت أنك تكافح للعثور على المعلومات التي تحتاجها لإكمال تقريرك ، فتواصل مع مشرفك لتحديد خطواتك التالية. من الأفضل القيام بذلك عاجلاً وليس آجلاً حتى تتمكنوا من العمل معًا لتغيير اتجاه تقريرك إذا لزم الأمر.

الخطوة 4. إنشاء الأقسام الفرعية

سيتم تقسيم تقرير عملك إلى عناوين فرعية تقسم التقرير بطريقة يسهل فهمها. في الخطوات من 5 إلى 13 ، سنراجع كل قسم تحتاج إلى تضمينه في تقريرك.

الخطوة 5. قم بإنشاء صفحة العنوان الخاصة بك

يجب أن يبدأ تقرير عملك بصفحة عنوان واضحة ونظيفة. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تنسيق شركتك عادةً لصفحة العنوان لتقارير أعمالها ، فاطلب من مشرفك تقريرًا مقدمًا مسبقًا لاستخدامه كمرجع. عادةً ما تتضمن معظم صفحات العنوان عنوان تقرير العمل والشخص (أو الأشخاص) الذي كتب التقرير ووقت كتابة التقرير. قد ترغب أيضًا في تضمين جمهور التقرير في صفحة العنوان. تأكد من توسيط المعلومات في صفحة العنوان ، ولا تستخدم أي خطوط غير عادية أو تنسيق غير ضروري. ابقها نظيفة وبسيطة.

الخطوة 6. قم بإنشاء ملخص تنفيذي

سيخبر قسم الملخص التنفيذي في تقرير عملك القراء بما هم على وشك الدخول فيه أثناء استمرارهم في نص التقرير. يجب أن يكون الملخص التنفيذي قصيرًا بما يكفي بحيث لا يكشف عن كل شيء في تقريرك ولكن لفترة كافية بحيث يتمكن القارئ من الحصول على أساسيات التقرير دون الحاجة إلى قراءة كل شيء.

فكر في الملخص التنفيذي الخاص بك مثل العرض التقديمي المصعد لتقريرك: لديك 30 ثانية لتوضيح نقاطك الرئيسية. تذكر أن أي معلومات لم يتم شرحها بالكامل في الملخص التنفيذي الخاص بك سيتم توسيعها لاحقًا في تقريرك ، لذلك ليس هناك حاجة إلى حشو كل التفاصيل الأخيرة. لا يوجد طول مناسب للملخص التنفيذي محدد بشكل ثابت ، حيث يعتمد الطول المناسب لهذا الجزء من التقرير بشكل أساسي على طول التقرير ككل.

الخطوة 7. تطوير جدول المحتويات الخاص بك

يجب أن يبدأ جدول المحتويات في صفحة جديدة وأن يحدد بوضوح ما سيأتي في تقريرك. سترغب في سرد ​​كل عنوان فرعي للتقرير. قد ترغب أيضًا في سرد ​​الأقسام الأصغر أيضًا. قم بتضمين أرقام الصفحات في جدول المحتويات الخاص بك بدلاً من مجرد سرد الأقسام بالترتيب. يمكن أن يساعد ذلك في جعل جمهورك يتابعك عند تقديم عرض تقديمي لتقرير عملك.

الخطوة 8. اكتب المقدمة

هنا ، ستتمكن من إعطاء جمهورك فكرة أكثر تفصيلاً عما يمكن توقعه من تقريرك. احرص على عدم إعادة صياغة ما قلته في الملخص التنفيذي. في المقدمة ، قد ترغب في الخوض في سبب أهمية تقرير الأعمال في المقام الأول. يمكن للحديث عن المشكلة التي يهدف التقرير إلى حلها أن يساعد جمهورك في الوصول إلى الفراغ الصحيح لتقدير البحث الذي سيتم وصفه في نص تقريرك.

تذكر أن مقدمة في تقرير الأعمال تختلف عن مقدمة في قطعة سردية من الكتابة. ليست هناك حاجة لجذب القراء لإبقائهم مهتمين. اجعله ذكيًا ورسميًا ، ولا تشمعه بالشعر (ما لم يكن ذلك منطقيًا في ثقافة شركتك).

الخطوة 9. قم بإنشاء النص الأساسي

هنا ، ستكون قادرًا على البحث في لحوم بحثك أو نتائجك. لا تريد أن تبخل على هذا الجزء من التقرير - ادخل في أكبر قدر ممكن من التفاصيل. لا تقلق بشأن إعطاء الكثير من المعلومات أو ممل جمهورك. يمكن لأولئك الذين ليس لديهم الوقت لقراءة نص تقرير عملك قراءة الملخص التنفيذي أو الاستنتاج للحصول على المعلومات اللازمة.

نص التقرير الخاص بك هو المكان الذي تحصل فيه على فرصة للتنقيب في تفاصيل البحث أو العمل الذي أكملته. من المحتمل أن يتضمن نص تقرير عملك المخططات والرسوم البيانية. تأكد من تسمية كل مخطط أو رسم بياني بالمعلومات التي تشرح التفاصيل للقارئ. إذا قمت بتضمين الصور في قسم النص الأساسي ، فقم بتضمين تعليق لكل صورة. عند كتابة قسم الجسم ، ضع جمهورك في الاعتبار. إذا كنت تعلم أنك تكتب لجمهور ليس لديه خلفية تقنية وعن موضوع تقني ، فشرح المصطلحات والمصطلحات غير المألوفة حتى يتمكن القراء من مواكبة كتاباتك.

الخطوة 10. اختتم الأمر بخاتمة

على غرار قسم الملخص التنفيذي في تقرير عملك ، فإن استنتاجك سوف يتطرق إلى ما ناقشته في التقرير ويذكر القراء بما يحتاجون إلى معرفته. قد ترغب في إبراز النقاط المهمة أو استعراض النتائج المفاجئة. لكن ، مرة أخرى ، اجعل استنتاجك قصيرًا ولطيفًا.

الخطوة 11. تقديم توصيات

هنا ، ستتحدث عن كيفية استخدام الشركة للمعلومات التي قدمتها لحل المشكلة التي يستهدفها التقرير هذا القسم ؛ قد ترغب في مناقشة العديد من الإجراءات الممكنة التي يمكن أن تتخذها الشركة ، جنبًا إلى جنب مع النتائج والتشعبات المحتملة لكل إجراء. افترض أنك لا تعمل في القسم المسؤول عن اتخاذ القرار المرتبط بتقريرك.

في هذه الحالة ، قد ترغب في العمل مع زملائك في القسم للحصول على تعليقات حول ما إذا كانوا يعتقدون أن توصياتك قد تكون مفيدة للشركة. أخيرًا ، في هذا القسم ، تأكد من تقديم خطوات الإجراء التالية الواضحة التي يمكن للشركة اتخاذها للمضي قدمًا بناءً على المعلومات الواردة في تقريرك.

الخطوة 12. ضع قائمة بالمراجع الخاصة بك

تستخدم العديد من تقارير الأعمال الأبحاث التي أجرتها شركات أخرى لدعم نتائجها. إذا كنت تستخدم بحثًا أجراه آخرون ، فتأكد من عزو مصدر البحث في قسم المراجع الخاص بك بشكل صحيح. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى تضمين معلومات تخبر جمهورك كيف يمكنهم معرفة المزيد عن تفضيلاتك (مثل الكتاب أو موقع الويب حيث وجدت المعلومات المذكورة في تقريرك).

الخطوة 13. أضف قسم الملاحق

في هذا القسم من تقرير عملك ، ستضمّن أي معلومات إضافية تسهل على القارئ فهم كتاباتك. قد يشمل ذلك نصوصًا من المقابلات التي استخدمتها لجمع معلومات لتقريرك ومسردًا يشرح المصطلحات التي استخدمتها لوصف بحثك أو المعلومات المالية المستخدمة في تقريرك. إذا لم تكن بحاجة إلى تقديم معلومات إضافية لجمهورك ، فلن تحتاج إلى تضمين قسم الملاحق.

الخطوة 14. تدقيق تقريرك

قبل تسليم تقرير عملك ، من المهم أن تمنح نفسك متسعًا من الوقت لمراجعته. إذا كنت تعمل على موعد نهائي ضيق ، فقد تميل إلى تقديم تقريرك إلى مشرفك بمجرد اكتماله. في حين أن العمل السريع غالبًا ما يكون موضع تقدير ، فقد يكون من الحكمة أن تمنح نفسك ليلة للنوم في عملك ، وتقرأه في الصباح ، وقم بإجراء أي تصحيحات ضرورية قبل تسليمه إلى رئيسك في العمل. ستندهش من عدد العبارات المحرجة والأخطاء الأخرى التي تظهر عندما يكون لديك مجموعة من العيون الجديدة على عملك.

افترض أن المعلومات الواردة في تقريرك ليست سرية. في هذه الحالة ، قد ترغب في أن تطلب من زميل في العمل أو زميل آخر في مجال عملك قراءة تقريرك قبل إرساله. يمكن أن يساعدك هذا في العثور على أخطاء لم تكن لتأخذها في الاعتبار بطريقة أخرى وقد يعطي نظرة ثاقبة حول كيفية الإضافة إلى تقريرك لجعله أكثر اكتمالاً قبل تسليمه.

تحقق من دليلنا لأفضل برنامج تدقيق نحوي

الخطوة 15. اعرض عملك

من المحتمل أن تفعل أكثر من مجرد تسليم تقريرك إلى مشرفك. ستطلب منك معظم الشركات تقديم تقريرك إلى مجموعة من المديرين التنفيذيين أثناء مناقشة نتائجك. يجب أن تعرف تقريرك من الداخل والخارج ويمكنك إحالة جمهورك إلى أقسام محددة من التقرير للإجابة على أسئلتهم. بالإضافة إلى إعداد تقرير عملك ، قد ترغب أيضًا في إعداد مساعدة مرئية (مثل عرض تقديمي لـ PowerPoint) للمساعدة في توضيح نقاطك.

على سبيل المثال ، يمكنك سحب اقتباسات مباشرة من تقريرك لشرائحك ، مما يساعد جمهورك على المتابعة أثناء تصفحهم لتقريرك. في نهاية العرض التقديمي ، سترغب في ترك وقت للأسئلة. يمكن أن تساعدك معرفة تقريرك جيدًا على منحك الثقة التي تحتاجها للوقوف أمام مجلس المديرين التنفيذيين حيث يطلبون منك التعمق في نتائجك. إذا كنت تشعر بالتوتر حيال تقديم عرض عمل بخصوص تقريرك ، فقد يكون من المفيد التدرب أمام صديق أو زميل في العمل قبل دخولك إلى غرفة الاجتماعات.

الخطوة 16. تلقي الملاحظات بصراحة

ليس هناك شك في ذلك: قد يكون من المثير للأعصاب كتابة تقرير عملك الأول ، ويمكن أن يكون مخيفًا بشكل خاص عندما يتصل بك رئيسك لمناقشة أفكاره حول تقريرك. ومع ذلك ، ابذل قصارى جهدك للاستماع بعقل متفتح ، وتأكد من تدوين الملاحظات حول كيفية إنشاء تقرير أفضل في المرة القادمة. من الضروري عدم التعامل مع النقد البناء بشكل شخصي فيما يتعلق بتقارير الأعمال ، حيث أن لكل شركة ومشرف تفضيلات. بدلاً من ذلك ، لاحظ ما يريد مشرفك تغييره في المرة القادمة والمضي قدمًا.

نصائح وحيل الاتصالات التجارية

1. كن واضحا في رسالتك

يجب أن تعرف بدقة المعلومات التي تحاول نقلها أو المشكلة التي تعمل على حلها في تقرير عملك.

2. ابدأ بسهولة

ليست هناك حاجة للبدء في الملخص التنفيذي أو المقدمة لتقرير عملك. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فامنح نفسك استراحة - ابدأ بما تعرفه. ابدأ بالكتابة عن البحث الذي قمت به بالفعل أو التوصية التي لديك بالفعل للشركة ، ثم قم بتجسيد تقريرك من هناك.

3. تهدف إلى أن تكون موجزا

يجب أن تظل جميع المعلومات الواردة في تقرير عملك مركزة ، على المسار الصحيح ، وتشعر بأنها هادفة للقارئ. عندما تقوم بمراجعة تقرير عملك ، اسأل نفسك باستمرار عما إذا كانت المعلومات التي كتبتها تأخذ القارئ إلى حيث يحتاج إلى الذهاب.

4. اعرف جمهورك

إذا كنت تكتب لمجموعة من أعضاء مجلس الإدارة الذين لديهم حصة مالية في شركتك ولكنك لا تفهم التفاصيل اليومية لما تفعله ، فستحتاج إلى الكتابة بشكل مختلف عما إذا كنت تكتب لمجموعة من المشرفين المباشرين. ولكن ، مرة أخرى ، يعد فهم جمهورك أمرًا أساسيًا لكتابة تقرير يمكن قراءته ومفيد.

5. أبقها بسيطة

عندما تصادف المصطلحات واللغة التقنية في تقرير عملك ، اسأل نفسك عما إذا كانت هناك كلمة أخرى يمكنك استخدامها لتسهيل فهم التقرير للقارئ. إذا كانت هناك طريقة أسهل لقول شيء ما ، فابدأ بهذا الخيار.

هل تبحث عن المزيد حول هذا الموضوع؟ تحقق من دليلنا بما في ذلك 14 فكرة عمل إبداعي!