كيفية كتابة أي نوع من الرسائل

يجب أن يعرف الجميع كيفية كتابة خطاب، سواء كان استفسارًا تجاريًا، أو بريدًا إلكترونيًا، أو خطابًا شخصيًا، أو منشورًا على وسائل التواصل الاجتماعي بتنسيق خطاب. تعد كتابة الرسائل مهارة مفيدة، ليس فقط للتواصل بوضوح، ولكن أيضًا لترك انطباع جيد، وخاصة الانطباع الأول.

نوضح أدناه كيفية كتابة خطاب مناسب، بغض النظر عن النوع الذي تحتاجه. سنغطي التنسيق الصحيح للخطاب الرسمي، مثل خطاب التقديم أو الاستفسار عن الوظيفة، بالإضافة إلى نصائح لكتابة خطاب شخصي، مع بعض الأمثلة المفيدة لكل منهما.

كيفية كتابة رسالة

فيما يلي بعض الخطوات السريعة لكيفية كتابة خطاب:

1. اختر التنسيق الخاص بك (البريد الإلكتروني والورق والبريد وما إلى ذلك)
2. اكتب معلومات الاتصال الخاصة بك والتاريخ في الأعلى إذا كنت تستخدم نمط الكتلة (انظر أدناه).
3. في سطر جديد، اكتب تحية، مثل "عزيزتي السيدة سميث" أو "لمن يهمه الأمر".
4. اكتب نص رسالتك بتنسيق فقرة قياسي.
5. في سطر جديد، اكتب خاتمة ترحيبية، مثل "مع خالص التقدير" أو "الأفضل".
6. قم بتوقيع اسمك تحت الإغلاق المجاني.

ما نوع الرسالة التي يجب أن تكتبها؟

لا توجد قواعد صارمة وسريعة. يعتمد تنسيق الرسالة الأنسب على جمهورك. بالنسبة لصديق أو قريب مقرب، عادةً ما تكون الرسالة غير الرسمية أو الرسالة غير الرسمية هي أفضل طريقة للذهاب. هناك أنواع مختلفة من الحروف المناسبة لهذا التنسيق. بعض تشمل:

• رسائل مكتوبة بخط اليد
• رسائل البريد الإلكتروني
• رسائل التواصل الاجتماعي المكتوبة

ومع ذلك، بالنسبة لجهات الاتصال التجارية أو الأشخاص الذين لا تعرفهم جيدًا، فإن الخطاب الرسمي المكتوب هو دائمًا الخيار الأنسب. عند استخدامها لأغراض مهنية، تكون كتابة خطاب رسمي فعالة لما يلي:

• خطابات الغلاف
• خطابات النوايا
• خطابات القيمة المقترحة
• رسائل مذكرة الأعمال
• خطابات الترويج
• رسائل مرجعية
• خطابات الاستقالة
• رسائل شكر

هذه فقط بعض أنواع الرسائل التي قد تحتاج إلى كتابتها في بيئة غير رسمية أو احترافية. قبل كتابة خطاب، فكر في نوع الرسالة التي تحتاجها: رسمية أو غير رسمية. لكل منها تنسيق مميز سترغب في اتباعه.

كتابة الرسائل الرسمية: أسلوب الكتلة مقابل أسلوب AMS

تعد الرسائل الرسمية - مثل خطابات التقديم والاستفسارات التجارية والإشعارات العاجلة - من أهم الرسائل التي يتعين عليك كتابتها على الإطلاق. نظرًا لأنها تُستخدم أحيانًا كمستندات رسمية، فإن الرسائل الرسمية لها بنية دقيقة للغاية وتنسيق خاص. في الواقع، هناك عدد قليل من "التنسيقات الصحيحة" المختلفة للاختيار من بينها.

التنسيقات الأكثر شيوعًا لكتابة الرسائل الرسمية هي أسلوب الكتلة وأسلوب جمعية الرياضيات الأمريكية، أو AMS. في المثال أدناه، نستخدم نمط الكتلة، وتحديدًا نمط الكتلةالكاملة، لأنه الأكثر شيوعًا.يتميز نمط الكتلة بمحاذاة جميع العناصر على الهامش الأيسر للصفحة.يتضمن ذلك الأسطر الأولى من الفقرات، والتي لا تستخدم المسافة البادئة.

AMS مشابه إلى حد ما، ويتبع العديد من نفس القواعد مثل نمط الكتلة. ومع ذلك، هناك بعض الاختلافات التي سنغطيها بإيجاز بعد القسم التالي.

كيفية كتابة خطاب رسمي بأسلوب الكتلة

الخطوة 1: اكتب معلومات الاتصال والتاريخ

تبدأ جميع الرسائل الرسمية بمعلوماتالاتصال والتاريخ. في نمط الكتلة الكاملة، يتم وضع هذا في الزاوية اليسرى العليا.

أولاً، بصفتك المرسل، اكتب اسمك الكامل وعنوانك بمحاذاة الجانب الأيسر، تمامًا كما تفعل عند معالجة مظروف. هذا ليس مجرد إجراء شكلي، ولكنه إدراج مفيد حتى يتمكن المستلم من العثور بسهولة على معلومات الاتصال الخاصة بك عندما يريد الرد.

إذا كنت تكتب على ورق رسمي للشركة يحتوي بالفعل على هذه المعلومات، فلنتحتاجإلى إعادة كتابة معلومات الاتصال.

بعد عنوانك، تخطى سطرًا ثم أضف التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة.

وأخيرًا، تخطى سطرًا مرة أخرى وأضف اسم المستلم وعنوانه الكامل. لا تتردد في تضمين المسمى الوظيفي الخاص بهم أسفل أسمائهم إذا كان ذلك ذا صلة. اترك سطرًا فارغًا بعد معلومات الاتصال قبل كتابة التحية.

الخطوة 2: اكتب التحية

تحتوي الرسائل الرسمية دائمًا على تحية في بداية المحتوى المكتوب كإشارة إلى أن رسالتك على وشك البدء. وهذا ما يعرف بالتحية.

تبدأ معظم التحيات بكلمة "عزيزي" ثم اسم المستلم.تستخدم جميع التحياتالأحرف الكبيرة في العنوانوتنتهيبفاصلة.

إذا كنت لا تعرف اسم المستلم، يمكنك أيضًا استخدام المسمى الوظيفي أو حتى اسم القسم، على سبيل المثال "عزيزي ممثل الموارد البشرية". وكملاذ أخير، يمكنك استخدام التحية العامة "لمن يهمه الأمر" في أي ظرف من الظروف. حاول تجنب عبارة "سيدي أو سيدتي العزيزة"، لأنها قديمة بعض الشيء.

الخطوة 3: اكتب نص الرسالة

هذا هو المكان الذي تكتب فيه رسالتك. يتبع نص الرسالة القواعد النحوية العادية، لذا اكتبها كما تفعل مع أي مستند رسمي آخر. الاستثناء الوحيد لنمط الكتلة الكاملة هو عدم وضع مسافة بادئة في الأسطر الأولى من الفقرات.

على عكس الرسائل الشخصية،فإن الرسائل الرسمية واضحة ومباشرة، لذا لا تخف منالدخول في صلب الموضوع مباشرة. تتكون بعض الرسائل الرسمية من جملة أو اثنتين فقط، على الرغم من أن البعض الآخر يمكن أن يستمر لفقرات إذا كان هناك الكثير من المعلومات التي يجب نقلها. الشيء المهم هو أن تحافظ على تركيزك وتتجنب المواضيع العرضية.

على الرغم من أن ثقافات الشركات المختلفة لها معايير اتصال مختلفة، إلا أنه رهان آمن تجنب العبارات والنكات غير الرسمية؛ حتى أن البعض ينصح بعدم استخدام الانقباضات . يجب أن يكون الأمر بديهيًا، لكن لا تستخدم العامية أو الألفاظ النابية أو أي لغة أخرى غير لائقة.

إذا كانت رسالتك تغطي الكثير، فمن الأفضل تضمين فقرة ختامية في النهاية لتلخيص كل ما يحتاج المستلم إلى معرفته. كما هو الحال دائمًا، لا تنستعديل نص الرسالة وتدقيقهاقبل إرسالها.

الخطوة 4: كتابة الإغلاق المجاني

تستخدم الرسائل الرسمية أيضًا إغلاقًا أو تسجيل خروج مجانيًا قياسيًا، على غرار التحية، قبل أن تنتهي بتوقيع أصلي.

إحدى أكثر العبارات الختامية شيوعًا هي "مع خالص التقدير"، بما في ذلك بعض الاختلافات مثل "مع خالص الامتنان" أو " مع خالص التقدير ". تشمل عمليات التوقيع الشائعة الأخرى "الأفضل" و"خاصة بك". على عكس التحية، يستخدم الإغلاق الحروف الكبيرة للجملة.قم دائمًا بكتابة الحرف الأول من إغلاقك المجاني بحرف كبير، ولكنالحرف الأولفقط. وكما هو الحال مع التحية،تنتهي دائمًا بفاصلة.

إذا كنت ترسل خطابًا ورقيًا، فتخطى بضعة أسطر بعد الإغلاق المجاني — فهذا هو المكان الذي تقوم فيه بتوقيع اسمك. بالإضافة إلى ذلك،اكتب اسمك دائمًا أسفل التوقيع، بالإضافة إلى المسمى الوظيفي إذا كان ذلك مناسبًا. عند إرسال بريد إلكتروني أو خطاب رقمي آخر، ليس عليك ترك سطر فارغ قبل كتابة اسمك بالكامل.

الخطوة الخامسة: اذكر المواد المرفقة

هذه الخطوة الأخيرة ضرورية فقط إذا كنت ترسل مواد إضافية مع الرسالة، مثل السيرة الذاتية أو السيرة الذاتية أو التطبيق أو القسيمة وما إلى ذلك. إذا كنت ترسل الرسالة فقط، فتجاهل هذه الخطوة.

بعد اسمك المطبوع والمسمى الوظيفي الاختياري (تحت توقيعك)، تخطي سطرًا ثم اكتب "مرفق:" متبوعًا بقائمة المواد التي قمت بتضمينها. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتضمين سيرة ذاتية، فستكتب "Enclosure: Resume". يعد هذا مجرد إجراء احترازي حتى لا يفوت المستلم أي شيء، أو يمكنه، إذا احتاج إلى ذلك، التحقق من فقدان شيء ما أثناء الشحن.

مثال على خطاب رسمي (نمط الكتلة)

مفتش المباحث ج. ليستراد

35 فيكتوريا إمبانكمينت

لندن، إنجلترا SW1A 2JL، المملكة المتحدة

1 يوليو 1888

السيد شيرلوك هولمز

221 ب شارع بيكر

لندن، إنجلترا NW1 6XE، المملكة المتحدة

عزيزي السيد هولمز،

بالنيابة عن قوة شرطة لندن، نطلب حضورك في نيو سكوتلاند يارد في أقرب وقت ممكن. لدينا حالة تتطلب خبرتك الخاصة، ونفضل مناقشة التفاصيل شخصيًا، مع الأخذ في الاعتبار حساسية المعلومات. أي وقت قبل نهاية الشهر مقبول.

بإخلاص،

جي ليستراد

مفتش المباحث

الضميمة: بطاقة الزائر

كيفية كتابة خطاب رسمي بأسلوب AMS

بالنسبة للجزء الأكبر، يستخدم نمط AMS نفس القواعد والإرشادات مثل نمط الكتلة، بما في ذلك المرفقات، بحيث يمكنك اتباع الخطوات المذكورة أعلاه بغض النظر عن النمط الذي تستخدمه. ومع ذلك، هناك اختلافان رئيسيان في أسلوب AMS يجب أن تكون على دراية بهما:

1. لا تترك سطرًا فارغًا بين عنوان المرسل الكامل والتاريخ. التاريخ يأتي مباشرة تحت العنوان.
2. يستخدم أسلوب AMS دائمًا سطر الموضوع بدلاً من التحية أو قبلها. يجب كتابة سطر الموضوع بالأحرف الكبيرة وتلخيص محتوى الرسالة بما لا يزيد عن سطر واحد، مثل "تواجدك مطلوب في سكوتلاند يارد". كما هو الحال مع التحية، اترك سطرًا فارغًا قبل سطر الموضوع وبعده.

مثال على خطاب رسمي (أسلوب AMS)

مفتش المباحث ج. ليستراد

35 فيكتوريا إمبانكمينت

لندن، إنجلترا SW1A 2JL، المملكة المتحدة

1 يوليو 1888

حضورك مطلوب في سكوتلاند يارد

عزيزي السيد هولمز،

[. . .]

كيفية كتابة رسالة غير رسمية

وفقًا لاسمهم، تعد الرسائل غير الرسمية أكثر رسمية من الرسائل الرسمية. وهذا يعني أنه لا يوجد عدد كبير تقريبًا من القواعد والإرشادات، ولن يمانع أحد إذا لم تترك مساحة فارغة في المكان الصحيح.

ومع ذلك، هناك تنسيق صحيح يعرفه الأشخاص، لذا اتبع الخطوات الموضحة أدناه كحد أدنى.

الخطوة 1: ضع التاريخ في الأعلى (اختياري)

يعد وضع التاريخ في أعلى الرسالة عرفًا ناشئًا عن الوقت الذي كانت فيه كتابة الرسائل هي وسيلة الاتصال الأساسية. في الوقت الحاضر، لم يعد تضمين التاريخ ضرورة، لكن لا يزال بعض الناس يفعلون ذلك بسبب التقاليد. في الرسائل غير الرسمية، يكون الأمر اختياريًا تمامًا.

الخطوة 2: اكتب التحية

تمامًا مثل الرسائل الرسمية، تبدأ الرسائل غير الرسمية بتحية مهذبة للمستلم. التنسيق القياسي هو نفسه: كلمة "Dear" متبوعة باسم الشخص، كما في "Dear Mr. Lestrade"، باستخدام الأحرف الكبيرة في العنوان.

ومع ذلك، توفر الرسائل غير الرسمية مزيدًا من الحرية عندما يتعلق الأمر بما تقوله في تحيتك، وليس من غير المألوف أن ترى تحيات غير رسمية مثل "مرحبًا [الاسم]" أو "مرحبًا [الاسم]".

كما هو الحال مع التحية في الرسائل الرسمية، عادةً ما تنهي تحيتك بفاصلة ثم تتخطى سطرًا قبل بدء نص الرسالة. في بعض الأحيان ترى أشخاصًا ينهون التحية بعلامة تعجب، اعتمادًا على علاقتهم بالمستلم.

الخطوة 3: اكتب نص الرسالة

نص الرسالة هو المكان الذي تكتب فيه رسالتك، وغالبًا ما تهدف الرسائل غير الرسمية إلى مشاركة الأخبار أو البقاء على اتصال. يميلون إلى استخدام نبرة محادثة، مما يعني أن لديك الحرية في تضمين اللغة العامية وأي لغة تستخدمها عند التحدث شخصيًا.

على الرغم من أن الظلال مسموحة أكثر في الرسائل غير الرسمية، إلا أن الخروج عن الموضوع بشكل مفرط قد يزعج القارئ. حاول أن تحافظ على تركيزك قدر المستطاع دون أن تبدو منضبطًا، فالرسائل غير الرسمية من المفترض أن تكون شخصية، بعد كل شيء.

الخطوة 4: كتابة الإغلاق المجاني

تستخدم الرسائل غير الرسمية أيضًا إغلاقًا مجانيًا قبل التوقيع، باتباع نفس تنسيق الرسائل الرسمية. يتضمن ذلك استخدام الأحرف الكبيرة في الجملة (كتابة الحرف الأول فقط بالأحرف الكبيرة)، وإضافة فاصلة في النهاية، وترك مساحة كافية لتوقيع اسمك إذا كنت ترسل خطابًا ورقيًا.

ومع ذلك، لا تحتاج إلى الالتزام بالتوقيعات التقليدية مثل "مع خالص التقدير". إذا كنت تكتب رسالة شخصية، يمكنك استخدام شيء أكثر عاطفية اعتمادًا على العلاقة مع المستلم، مثل "الحب" أو "تحياتي الحارة" أو "أراك قريبًا".

مثال على رسالة غير رسمية

2 يوليو 1888

ما الأمر يا ليستراد!؟

إنه شيرلوك! متأجج جدًا لتلقي رسالتك. بالطبع سآتي إلى سكوتلاند يارد في أسرع وقت ممكن، لا تقلق.

إكس أو إكس أو,

شيرلوك "أفضل محقق على الإطلاق" هولمز

ما هو PS؟

PS لتقف على بوستسكريبت . إنه شيء تضيفه في اللحظة الأخيرة بعد اكتمال الرسالة، وعادةً ما يكون ذلك إما أخبارًا بسيطة أو شيئًا صغيرًا نسيته عند كتابة نص الرسالة. عادةً، لا تستخدم التذييلات في الرسائل الرسمية؛ إذا كنت بحاجة إلى إضافة شيء ما، فسيتعين عليك مراجعة المستند بأكمله لتضمين المعلومات الجديدة.

عند كتابة حاشية، ما عليك سوى كتابة الحروف "PS" ثم رسالتك. لا يهم إذا كنت تستخدم الفترات أم لا ( يعتبر كل من "PS" و"PS" مقبولين)، ولكن يجب دائمًا كتابة كلا الحرفين بالأحرف الكبيرة.

إذا كان لديك أكثر من حاشية، فما عليك سوى إضافةحرف Pآخر إلى بداية كل PS جديد. على سبيل المثال، يجب تسمية التذييل الثاني الخاص بك بـ "PPS". ويجب أن يكون التذييل الثالث الخاص بك هو "PPPS".

ملاحظة: حصل روب على المنصب في شركة Great Company! شكرا على كل الدعم خلال فترة البطالة.

بس. لا بد لي من إلغاء حفلة عيد ميلادي، لكننا مازلنا نجتمع معًا لتناول المشروبات في تلك الليلة إذا كنت تريد الحضور.

المغلف

في الولايات المتحدة، الحد الأقصى لوزن خطاب من الدرجة الأولى هو 3.5 أوقية. إذا كانت رسالتك أكثر من ثلاث صفحات أو كنت قد كتبتها على ورق ثقيل، فسيتعين عليك وزنها للتأكد من استيفائها للمتطلبات. حجم وشكل المغلف مهم أيضًا. يجب أن تكون مستطيلة وأصغر من 6 × 11 بوصة تقريبًا، وإلا فإنك تخاطر بإعادة مكتب البريد لها.

إرسال بريد إلكتروني

بعد أن تحدد أن المظروف هو النوع الصحيح، كل ما عليك الآن هو إرساله بالبريد. (إذا كانت رسالة شخصية، فيمكنك دائمًا تسليمها بنفسك. وفي هذه الحالة، ما عليك سوى كتابة اسم المستلم المقصود على الجانب الخارجي من الظرف. هل يمكنك تسليمها يدويًا كمكافأة؟ يمكنك استخدام أي حجم أو شكل ظرف تريده!)

في الزاوية العلوية اليسرى، اكتب اسمك وعنوانك أو أرفق ملصقًا بريديًا. في وسط الظرف، اكتب بعناية اسم وعنوان المستلم. إلى جانب اختصار الولاية والرمز البريدي، يجب أن تتضمن الرسائل الدولية البلد لكل من عنوان الوجهة وعناوين الإرجاع.

تختلف أسعار البريد. تحقق من موقع خدمة البريد الأمريكية لمعرفة الأسعار الحالية أو استخدم ختم Forever للوجهات الأمريكية. يتم وضع طابع البريد في الزاوية اليمنى العليا من الظرف.

تأكد مرة أخرى من أن كل شيء صحيح على الجانب الخارجي من الظرف. إذا كان الأمر كذلك، قم بطي رسالتك وأدخلها بشكل أنيق. لا تغلقه حتى تتأكد من تضمين كل صفحة تنوي إرسالها.

نصائح لكتابة الرسائل

هل ما زلت غير متأكد من كيفية كتابة خطاب مناسب؟ ضع هذه النصائح الخاصة بكتابة الرسائل في الاعتبار لمساعدتك على التواصل بثقة.

تقديم المجاملات

في حين أن الرسائل الشخصية تميل بشكل طبيعي إلى استخدام لهجة ودية، فإن الرسائل الرسمية أيضًا يمكن أن تستفيد من المجاملات وآداب السلوك المهذبة. عبارة بسيطة مثل "كيف حالك؟" أو "أتمنى أن تكون بخير" في بداية الرسالة يمكن أن تساعد في التواصل بين المرسل والمستلم، حتى لو كان الموضوع يتعلق بالعمل فقط.

وبالمثل، يمكنك أيضًا التعبير عن التعاطف أو الندم أو الدعم أو الامتنان في كل من الرسائل الرسمية وغير الرسمية. بصرف النظر عن مجرد آداب السلوك، فإن هذه المجاملات تنشئ رابطًا شخصيًا يفصل بين رسائلك وتلك المكتوبة بواسطة الآلات.

اكتب لقارئك

كما هو الحال مع كل الكتابة، قم بتعديل لغتك لتلائم القارئ المحدد الخاص بك. إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا إلى أحد شركاء العمل، فكن محترفًا ومهذبًا. إذا كنت تكتب رسالة شخصية إلى صديق قديم، فلا تتردد في إلقاء النكات واستخدام اللغة العامية.

في بعض الأحيان تكون الخطوط غير واضحة - قد تكون "الرسالة الرسمية" إلى صديق العمل غير رسمية أكثر من "الرسالة الشخصية" إلى قريب بعيد. ضع في اعتبارك القارئ المحدد أثناء الكتابة للوصول إلى النغمة الصحيحة. إذا لم تقابل المستلم من قبل، فالتزم بالشكليات المهذبة.

قم بتضمين كافة المعلومات الضرورية

إذا كان لديك الكثير من المعلومات التي تريد نقلها، فقم بإعداد قائمة صغيرة مسبقًا للتأكد من أنك تغطي كل شيء. تعامل مع هذا كمخطط تفصيلي صغير للتأكد من عدم انزلاق أي شيء عبر الشقوق.

هذا مهم بشكل خاص للدعوات أو الرسائل المتعلقة بجدولة الأحداث. تأكد من ذكر الحقائق الأساسية بوضوح - خاصة أينومتى - بالإضافة إلى المعلومات الأخرى التي تحتاج إلى معرفتها، مثل التوجيهات أو المتطلبات الخاصة.

خاتمة

ألا تشعر بالارتياح بإرسال رسالة قمت بإعدادها بعناية؟ من المؤكد أن الرسالة المكتوبة جيدًا لديها أفضل فرصة لتحقيق غرضها. للتأكد من أن رسالتك مشرقة حقًا، من المهم أن تكون خالية من الأخطاء وأن تحدد النغمة الصحيحة. تساعد مساعدة الكتابة في Grammarly على اكتشاف أشياء مثل الأخطاء الإملائية والنحوية، ويتضمن Grammarly Premium اقتراحات التنسيق والإرشادات التي يمكن أن تساعدك في كتابة رسائل واضحة وسهلة المتابعة تجذب انتباه المستلم. باستخدام Grammarly، يمكنك كتابة رسالتك بثقة أينما تكتب!

تمت كتابة هذه المقالة في الأصل بواسطة جينيفر كالونيا في عام 2020. وتم تحديثها لتشمل معلومات جديدة.