كيف تكتب أي نوع من الرسائل

نشرت: 2022-02-10

يجب أن يعرف الجميع كيفية كتابة خطاب ، سواء أكان استفسارًا تجاريًا أو بريدًا إلكترونيًا أو خطابًا شخصيًا أو منشورًا على وسائل التواصل الاجتماعي بتنسيق خطاب. تعد كتابة الرسائل مهارة مفيدة ، ليس فقط للتواصل بوضوح ، ولكن أيضًا لإحداث انطباع جيد - خاصة الانطباع الأول.

نوضح أدناه كيفية كتابة خطاب مناسب ، بغض النظر عن النوع الذي تحتاجه. سنغطي التنسيق الصحيح لرسالة رسمية ، مثل خطاب تغطية أو استعلام عن وظيفة ، بالإضافة إلى نصائح لكتابة رسالة شخصية ، مع بعض الأمثلة المفيدة لكل منها.

تلميع كتابة رسالتك.

Grammarly يساعدك على التواصل بثقة

اكتب بطريقة نحوية

ما نوع الخطاب الذي يجب أن تكتبه؟

لا توجد قواعد صارمة وسريعة. يعتمد تنسيق الرسالة الأنسب على جمهورك. بالنسبة إلى صديق أو قريب مقرب ، عادةً ما تكون الرسالة غير الرسمية أو الخطاب غير الرسمي هي أفضل طريقة للذهاب. هناك أنواع مختلفة من الحروف المناسبة لهذا التنسيق. يشمل بعضها:

رسائل مكتوبة بخط اليد
رسائل بالبريد الإلكتروني
رسائل الوسائط الاجتماعية المطبوعة

ومع ذلك ، بالنسبة لجهات الاتصال التجارية أو الأشخاص الذين لا تعرفهم جيدًا ، فإن الخطاب الرسمي المكتوب هو الخيار الأنسب دائمًا تقريبًا. عند استخدامها للأغراض المهنية ، فإن كتابة خطاب رسمي يكون فعالا لما يلي:

تغطي الرسائل
خطابات النوايا
خطابات عرض القيمة
خطابات مذكرة العمل
خطابات الترويج
رسائل مرجعية
خطابات الاستقالة
شكرا لك رسائل

هذه ليست سوى بعض أنواع الرسائل التي قد تحتاج إلى كتابتها في بيئة غير رسمية أو مهنية. قبل كتابة خطاب ، ضع في اعتبارك نوع الخطاب الذي تحتاجه: رسمي أو غير رسمي. لكل منها تنسيق مميز تريد اتباعه.

كتابة الخطابات الرسمية: أسلوب الكتلة مقابل أسلوب AMS

تعتبر الرسائل الرسمية - مثل خطابات الغلاف والاستفسارات المتعلقة بالعمل والإشعارات العاجلة - من أهم الرسائل التي يجب عليك كتابتها على الإطلاق. نظرًا لأنها تُستخدم أحيانًا كوثائق رسمية ، فإن الرسائل الرسمية لها هيكل دقيق للغاية وتنسيق خاص. في الواقع ، هناك عدد قليل من "التنسيقات الصحيحة" للاختيار من بينها.

أكثر التنسيقات شيوعًا لكتابة الرسائل الرسمية هي نمط الكتلة وأسلوب الجمعية الرياضية الأمريكية أو AMS. في المثال أدناه ، نستخدم نمط الكتلة ، وتحديدًا نمط الكتلة الكاملة ، لأنه الأكثر شيوعًا. نمط الكتلة يتميز بمحاذاة جميع العناصر على الهامش الأيسر من الصفحة. يتضمن ذلك الأسطر الأولى من الفقرات التي لا تستخدم المسافة البادئة.

AMS متشابه إلى حد ما ، يتبع العديد من نفس القواعد مثل نمط الكتلة. ومع ذلك ، هناك بعض الاختلافات التي نغطيها بإيجاز بعد القسم التالي.

كيفية كتابة خطاب رسمي بأسلوب الكتلة

الخطوة 1: اكتب معلومات الاتصال والتاريخ

تبدأ جميع الرسائل الرسمية بمعلومات الاتصال والتاريخ . في نمط الكتلة الكاملة ، يتم وضع هذا في الزاوية اليسرى العلوية.

أولاً ، بصفتك المرسل ، اكتب اسمك الكامل وعنوانك بمحاذاة الجانب الأيسر ، تمامًا كما تفعل عند معالجة مغلف. هذا ليس مجرد إجراء شكلي ، ولكنه تضمين مفيد حتى يتمكن المستلم من العثور بسهولة على معلومات الاتصال الخاصة بك عندما يريد الرد.

إذا كنت تكتب على ورق رسمي للشركة يتضمن بالفعل هذه المعلومات ، فلن تحتاج إلى إعادة كتابة معلومات الاتصال.

بعد العنوان ، تخطي سطرًا ثم أضف التاريخ الذي تكتب فيه الحرف.

أخيرًا ، تخطي سطرًا مرة أخرى وأضف اسم المستلم وعنوانه بالكامل. لا تتردد في تضمين المسمى الوظيفي الخاص بهم أسفل اسمهم إذا كان ذلك مناسبًا. اترك سطرًا فارغًا بعد معلومات الاتصال قبل كتابة التحية.

الخطوة الثانية: اكتب التحية

تحتوي الرسائل الرسمية دائمًا على تحية في بداية المحتوى المكتوب كإشارة إلى أن رسالتك على وشك البدء. هذا هو المعروف باسم التحية.

تبدأ معظم التحية بـ "Dear" ثم اسم المستلم. تستخدم كل التحيات كتابة العنوان بالأحرف الكبيرة وتنتهي بفاصلة .

إذا كنت لا تعرف اسم المتلقي ، يمكنك أيضًا استخدام المسمى الوظيفي أو حتى اسم القسم ، على سبيل المثال ، "عزيزي ممثل الموارد البشرية." كحل أخير ، يمكنك استخدام التحية العامة "لمن يهمه الأمر" في أي ظرف من الظروف. حاول تجنب "سيدي أو سيدتي العزيزة" ، لأنها قديمة بعض الشيء.

الخطوة 3: اكتب نص الرسالة

هذا هو المكان الذي تكتب فيه رسالتك. يتبع نص الرسالة القواعد النحوية العادية ، لذا اكتبها كما تفعل مع أي مستند رسمي آخر. الاستثناء الوحيد لنمط الكتلة الكاملة هو أنك لا تضع مسافة بادئة للأسطر الأولى من الفقرات .

على عكس الرسائل الشخصية ، تكون الرسائل الرسمية مباشرة ومباشرة ، لذلك لا تخف من الوصول مباشرة إلى صلب الموضوع . بعض الرسائل الرسمية هي عبارة عن جملة أو اثنتين فقط ، على الرغم من أن البعض الآخر يمكن أن يستمر في الفقرات إذا كان هناك الكثير من المعلومات لنقلها. المهم هو أن تظل مركزًا وتتجنب الموضوعات العرضية.

على الرغم من أن ثقافات الشركة المختلفة لها معايير اتصال مختلفة ، إلا أنه من الآمن تجنب الصياغة والنكات غير الرسمية ؛ حتى أن البعض ينصح بعدم استخدام الانقباضات . يجب أن تذهب دون أن تقول ، لكن لا تستخدم لغة عامية أو ألفاظ نابية أو لغة أخرى غير لائقة.

إذا كانت رسالتك تغطي الكثير ، فمن الأفضل تضمين فقرة ختامية في النهاية لتلخيص كل ما يحتاج المستلم إلى معرفته. كما هو الحال دائمًا ، لا تنس تحرير وتنقيح نص الرسالة قبل إرسالها.

الخطوة 4: اكتب الإغلاق المجاني

تستخدم الرسائل الرسمية أيضًا إغلاقًا أو تسجيلًا مجانيًا قياسيًا ، على غرار التحية ، قبل أن تنتهي بتوقيع أصيل.

أحد أكثر أدوات الإغلاق شيوعًا هو "مع خالص التقدير" ، بما في ذلك بعض الاختلافات مثل "بامتنان صادق" أو " مع خالص الشكر لك ". تتضمن الموافقات الشائعة الأخرى "الأفضل" و "لك". على عكس التحية ، تستخدم أدوات الإغلاق الأحرف الكبيرة في الجملة. استخدم دائمًا الحرف الأول من كلمة الإغلاق التكميلي ، ولكن الحرف الأول ومثل التحية ، تنتهي دائمًا بفاصلة .

إذا كنت ترسل خطابًا ورقيًا ، فتخط بضعة أسطر بعد إغلاقك المجاني - هذا هو المكان الذي توقع فيه باسمك. بالإضافة إلى ذلك ، اكتب دائمًا اسمك أسفل التوقيع ، جنبًا إلى جنب مع المسمى الوظيفي الخاص بك إذا كان ذلك مناسبًا. عند إرسال بريد إلكتروني أو خطاب رقمي آخر ، لا يتعين عليك ترك سطر فارغ قبل كتابة اسمك بالكامل.

الخطوة 5: اذكر المواد المرفقة

هذه الخطوة الأخيرة ضرورية فقط إذا كنت ترسل مواد إضافية مع الرسالة ، مثل السيرة الذاتية أو السيرة الذاتية ، والتطبيق ، والقسيمة ، وما إلى ذلك. إذا كنت ترسل الرسالة فقط ، فتجاهل هذه الخطوة.

بعد طباعة اسمك والمسمى الوظيفي الاختياري (تحت توقيعك) ، تخطي سطرًا ثم اكتب "Enclosure:" متبوعًا بقائمة بالمواد التي قمت بتضمينها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتضمين سيرة ذاتية ، فستكتب "Enclosure: Resume". هذا مجرد إجراء احترازي حتى لا يفوت المستلم أي شيء أو ، إذا احتاج إلى ذلك ، يمكنه التحقق من فقد شيء ما أثناء الشحن.

مثال على الرسالة الرسمية (نمط الكتلة)

المفتش المخبر G. Lestrade
35 فيكتوريا إمبانكمينت
لندن ، إنجلترا SW1A 2JL ، المملكة المتحدة

1 يوليو 1888

السيد شيرلوك هولمز
221 ب شارع بيكر
لندن ، إنجلترا NW1 6XE ، المملكة المتحدة

عزيزي السيد هولمز ،

بالنيابة عن شرطة لندن ، نطلب وجودك في New Scotland Yard في أقرب وقت يناسبك. لدينا حالة تتطلب خبرتك الخاصة ، ونفضل مناقشة التفاصيل شخصيًا ، مع مراعاة حساسية المعلومات. أي وقت قبل نهاية الشهر مقبول.

بإخلاص،
جي ليستراد
مفتش المباحث

الضميمة: تصريح مرور الزائر

كيفية كتابة خطاب رسمي بأسلوب AMS

بالنسبة للجزء الأكبر ، يستخدم نمط AMS نفس القواعد والإرشادات الخاصة بنمط الكتلة ، بما في ذلك المرفقات ، بحيث يمكنك اتباع الخطوات المذكورة أعلاه بغض النظر عن النمط الذي تستخدمه. ومع ذلك ، هناك اختلافان رئيسيان في نمط مقياس الدعم الكلي يجب أن تكون على دراية بهما:

لا تترك سطرًا فارغًا بين العنوان الكامل للمرسل والتاريخ. التاريخ يأتي مباشرة تحت العنوان.
يستخدم نمط AMS دائمًا سطر موضوع بدلاً من التحية أو قبلها. يجب كتابة سطر الموضوع بأحرف كبيرة وتلخيص محتوى الرسالة في سطر واحد على الأكثر ، مثل "حضورك مطلوب في ساحة اسكتلندا". كما هو الحال مع التحية ، اترك سطرًا فارغًا قبل وبعد سطر الموضوع.
مثال على الحرف الرسمي (نمط AMS)
المفتش المخبر G. Lestrade
35 فيكتوريا إمبانكمينت
لندن ، إنجلترا SW1A 2JL ، المملكة المتحدة
1 يوليو 1888
حضورك مطلوب في اسكتلندا يارد
عزيزي السيد هولمز ،
[. . .]
كيف تكتب رسالة غير رسمية
تعتبر الأحرف غير الرسمية طبقًا لاسمها ، وهي أكثر عرضية من الرسائل الرسمية. هذا يعني أنه لا يوجد ما يقرب من العديد من القواعد والإرشادات ، ولن يمانع أحد إذا لم تترك مساحة فارغة في المكان الصحيح.

لا يزال ، هناك تنسيق صحيح يعرفه الناس ، لذا اتبع الخطوات أدناه كحد أدنى.
الخطوة 1: ضع التاريخ في الأعلى (اختياري)
يعد وضع التاريخ في الجزء العلوي من الرسالة أمرًا مخصصًا ينبع من وقت كانت فيه كتابة الرسائل هي الوسيلة الأساسية للاتصال. في الوقت الحاضر ، لم يعد تضمين التاريخ ضرورة ، لكن بعض الناس ما زالوا يفعلون ذلك بسبب التقاليد. في الرسائل غير الرسمية ، يكون الأمر اختياريًا تمامًا.
الخطوة الثانية: اكتب التحية
تمامًا مثل الرسائل الرسمية ، تبدأ الرسائل غير الرسمية بتحية مهذبة للمستلم. التنسيق القياسي هو نفسه: كلمة "Dear" متبوعة باسم الشخص ، كما هو الحال في "Dear Mr. Lestrade" ، باستخدام أحرف العنوان الكبيرة.
ومع ذلك ، توفر الرسائل غير الرسمية مزيدًا من الحرية عندما يتعلق الأمر بما تقوله في تحيتك ، وليس من غير المألوف رؤية تحيات غير رسمية مثل "مرحبًا [الاسم]" أو "مرحبًا [الاسم]".
كما هو الحال مع التحية المكتوبة بخطابات رسمية ، عادة ما تنهي التحية بفاصلة ثم تتخطى سطرًا قبل أن تبدأ نص الرسالة. أحيانًا ترى أشخاصًا ينهون التحية بعلامة تعجب ، اعتمادًا على علاقتهم بالمستلم.
الخطوة 3: اكتب نص الرسالة
نص الرسالة هو المكان الذي تكتب فيه رسالتك ، وغالبًا ما تهدف الرسائل غير الرسمية إلى مشاركة الأخبار أو البقاء على اتصال. تميل إلى أن يكون لها نبرة محادثة ، مما يعني أنه يمكنك تضمين العامية وأي لغة تستخدمها عند التحدث شخصيًا.
في حين أن الظلال مسموح بها أكثر في الرسائل غير الرسمية ، فإن الخروج عن الموضوع بشكل مفرط يمكن أن يزعج القارئ. حاول أن تحافظ على تركيزك قدر الإمكان دون أن تبدو منضبطًا - فالخطابات غير الرسمية من المفترض أن تكون شخصية ، بعد كل شيء.
الخطوة 4: اكتب الإغلاق المجاني
تستخدم الرسائل غير الرسمية أيضًا إغلاقًا مجانيًا قبل التوقيع ، باتباع نفس تنسيق الرسائل الرسمية. يتضمن ذلك استخدام الأحرف الكبيرة في الجملة (كتابة الحرف الأول فقط بأحرف كبيرة) ، وإضافة فاصلة في النهاية ، وترك مساحة كافية لتوقيع اسمك إذا كنت ترسل حرفًا ورقيًا.
ومع ذلك ، لا تحتاج إلى الالتزام بالتعليمات التقليدية مثل "مع خالص التقدير". إذا كنت تكتب رسالة شخصية ، فيمكنك استخدام شيء أكثر عاطفية بناءً على العلاقة مع المستلم ، مثل "الحب" أو "التحيات الحارة" أو "أراك قريبًا".
مثال على الرسالة غير الرسمية
2 يوليو 1888
ما الأمر يا ليستراد !؟
إنه شيرلوك! تأجج جدا لتلقي رسالتك. بالطبع سأحضر إلى سكوتلاند يارد في أسرع وقت ممكن ، لا تقلق.
XOXO ،
شيرلوك هولمز "أفضل محقق على الإطلاق"
ما هو PS؟
PS لتقف على التذييل . إنه شيء تضيفه في اللحظة الأخيرة بعد اكتمال الرسالة ، وعادة ما تكون إما أخبارًا ثانوية أو شيء صغير قد نسيته عند كتابة نص الرسالة. عادة ، لا تستخدم التذييلات في الأحرف الرسمية ؛ إذا كنت بحاجة إلى إضافة شيء ما ، فسيتعين عليك مراجعة المستند بأكمله لتضمين المعلومات الجديدة.
عند كتابة التذييل ، ما عليك سوى كتابة الأحرف "PS" ثم رسالتك. لا يهم إذا كنت تستخدم النقاط أم لا ( يُقبل كلا الحرفين "PS" و "PS") ، ولكن يجب دائمًا كتابة الحرفين بأحرف كبيرة.
إذا كان لديك أكثر من تذييل واحد ، فما عليك سوى إضافة P أخرى إلى بداية كل PS جديد. على سبيل المثال ، يجب تسمية التذييل الثاني باسم "PPS". ويجب أن يكون التذييل الثالث "PPPS".
ملاحظة. حصل روب على المنصب في شركة Great! شكرا لكل الدعم خلال فترة عطلته.
PPS. يجب أن ألغي حفلة عيد ميلادي ، لكننا ما زلنا نجتمع لتناول المشروبات في تلك الليلة إذا كنت تريد الحضور.
الظرف
في الولايات المتحدة ، يبلغ الحد الأقصى لوزن حرف من الدرجة الأولى 3.5 أونصة. إذا كانت رسالتك أكثر من ثلاث صفحات أو كنت قد كتبتها على ورق ثقيل ، فسيتعين عليك وزنها للتأكد من أنها تفي بالمتطلبات. حجم وشكل المغلف مهم أيضًا. يجب أن تكون مستطيلة وأصغر من 6 × 11 بوصة تقريبًا ، وإلا فإنك تخاطر بإعادة مكتب البريد إليها.
إرسال بريد إلكتروني
بعد أن تحدد أن المغلف هو النوع الصحيح ، عليك الآن فقط إرساله بالبريد. (إذا كانت رسالة شخصية ، فيمكنك دائمًا تسليمها بنفسك. في هذه الحالة ، اكتب فقط اسم المستلم المقصود على الجزء الخارجي من الظرف. مكافأة تسليم باليد؟ يمكنك استخدام أي حجم أو شكل مظروف تريده!)
في الزاوية العلوية اليسرى ، اكتب اسمك وعنوانك أو أرفق بطاقة بريدية. في منتصف الظرف ، اكتب بعناية اسم وعنوان المستلم. إلى جانب اختصار الولاية والرمز البريدي ، يجب أن تتضمن الأحرف الدولية البلد لكل من عناوين الوجهة والإرجاع.
تختلف أسعار البريد. تحقق من موقع ويب الخدمات البريدية الأمريكية لمعرفة الأسعار الحالية أو استخدم طابع فوريفر للوجهات الأمريكية. ينتقل طابع البريد في الزاوية اليمنى العلوية من الظرف.
تحقق جيدًا من صحة كل شيء على الجزء الخارجي من الظرف. إذا كان الأمر كذلك ، قم بطي رسالتك وأدخلها بدقة. لا تغلقه حتى تتأكد من تضمين كل صفحة تنوي إرسالها.
نصائح لكتابة الرسائل
ما زلت غير متأكد من كيفية كتابة خطاب مناسب؟ ضع في اعتبارك نصائح كتابة الرسائل هذه لمساعدتك على التواصل بثقة.
قدم المجاملات
بينما تميل الرسائل الشخصية بشكل طبيعي إلى استخدام نغمة ودية ، يمكن أن تستفيد الرسائل الرسمية أيضًا من المجاملات والآداب المهذبة. عبارة بسيطة مثل "كيف حالك؟" أو "أتمنى أن تكون بخير" في بداية الرسالة يمكن أن يساعد في ربط المرسل والمتلقي ، حتى لو كان الموضوع المعني يتعلق بالعمل فقط.
وبالمثل ، يمكنك أيضًا التعبير عن التعاطف أو الأسف أو الدعم أو الامتنان في كل من الرسائل الرسمية وغير الرسمية. بصرف النظر عن مجرد آداب السلوك ، فإن هذه المجاملات تنشئ اتصالًا شخصيًا يفصل بين رسائلك وتلك التي تكتبها الآلات.
اكتب للقارئ الخاص بك
كما هو الحال مع كل الكتابة ، قم بتعديل لغتك لتلائم القارئ الخاص بك. كن محترفًا ولطيفًا إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا إلى زميل عمل. إذا كنت تكتب رسالة شخصية إلى صديق قديم ، فلا تتردد في إلقاء النكات واستخدام اللغة العامية.
أحيانًا تكون الخطوط غير واضحة - قد يكون إرسال "خطاب رسمي" إلى صديق العمل عرضيًا أكثر من "خطاب شخصي" إلى قريب بعيد. ضع في اعتبارك القارئ المحدد أثناء الكتابة لإضفاء النغمة الصحيحة. إذا لم تقابل المتلقي من قبل ، فالتزم بالإجراءات الشكلية المهذبة.
قم بتضمين كل المعلومات الضرورية
إذا كان لديك الكثير من المعلومات التي تريد نقلها ، فقم بإعداد قائمة صغيرة مسبقًا للتأكد من أنك تغطي كل شيء. تعامل مع هذا مثل مخطط تفصيلي صغير للتأكد من عدم انزلاق أي شيء من خلال الشقوق.
هذا مهم بشكل خاص للدعوات أو الرسائل حول جدولة الأحداث. تأكد من توضيح الحقائق الأساسية - لا سيما أين ومتى - بالإضافة إلى معلومات أخرى تحتاج إلى المعرفة ، مثل التوجيهات أو المتطلبات الخاصة.
خاتمة
ألا تشعر بالسعادة عند إرسال خطاب أعددته بعناية؟ من المؤكد أن الرسالة المكتوبة جيدًا لديها أفضل فرصة لتحقيق غرضها. للتأكد من أن رسالتك تتألق حقًا ، من المهم أن تكون خالية من الأخطاء وتضبط النغمة الصحيحة. تلتقط المساعدة الكتابية في Grammarly أشياء مثل الأخطاء الإملائية والنحوية ، ويتضمن Grammarly Premium اقتراحات وإرشادات للتنسيق يمكن أن تساعدك في كتابة رسائل واضحة وسهلة المتابعة تجذب انتباه المستلم. باستخدام Grammarly ، يمكنك كتابة رسالتك بثقة ، أينما تكتب!
تمت كتابة هذا المقال في الأصل بواسطة جينيفر كالونيا في عام 2020. وتم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.