كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع في 5 خطوات

هل سبق لك أن جلست في اجتماع لم تكن بحاجة إلى حضوره؟ أو ربما رأيت اجتماعًا متأخرًا بسبب سوء إدارة الوقت. بالتأكيد، لا بد من وجود طريقة لمنع الاجتماعات الهاربة!

هنالك. يطلق عليه جدول أعمال الاجتماع. جدول أعمال الاجتماع هو مخطط تفصيلي يحدد موضوع الاجتماع والجدول الزمني الذي سيتبعه الاجتماع. يهدف جدول أعمال الاجتماع إلى إبقاء الاجتماعات حول الموضوع، وفعالة، وموجهة نحو الهدف.

سواء كنت قائد فريق في شركة ناشئة، أو منظمًا في مؤسسة غير ربحية، أو مسؤولًا تنفيذيًا في مجلس إدارة شركتك، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة جدول أعمال اجتماع فعال. إذا كنت قد تساءلت يومًا عن كيفية الخروج من الاجتماع ، فهذا هو الحل المناسب لك. تابع القراءة للحصول على دليلنا خطوة بخطوة لكتابة جدول أعمال الاجتماع، مع تضمين الأمثلة.

ما هو جدول أعمال الاجتماع؟

جدول أعمال الاجتماع هو الخطوط العريضة لما سيحدث خلال الاجتماع. قد يشمل ذلك الموضوعات والأهداف والجدول الزمني والمتحدثين المعينين والمستندات الداعمة ونقاط الحديث. تتم عادةً مشاركة جدول أعمال الاجتماع مع المشاركين قبل الاجتماع حتى يتمكنوا من الاستعداد.

إذا فكرت يومًا أنه ربما كان بإمكانك استخدام الاتصال غير المتزامن بدلاً من الاجتماع، فربما تريد تحسين كيفية كتابة جدول الأعمال. تعد جداول أعمال الاجتماعات أدوات مهمة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.

يمكن استخدام جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع لتحديد التوقعات والتحضير. خلال الاجتماع، تعمل جدول الأعمال على إنشاء هيكل، وتوفير الوقت، والحفاظ على التركيز. بعد الاجتماع، يمكن استخدام جدول الأعمال لتلخيص الاجتماع أو لصياغة المحضر.

فيما يلي بعض فوائد استخدام جدول أعمال الاجتماع:

• فهو يعطي الاجتماع غرضا واضحا.
• يساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
• ويحدد المسؤوليات.
• يتيح لك هيكلها إدارة وقتك بكفاءة.
• ويضمن تغطية المواضيع الأساسية.
• إنشاء واحد يوضح التوقعات والمسؤوليات.
• أنه يقلل من الوقت الضائع.
• إرسال جدول الأعمال مقدما يعد المشاركين.

يقترح بعض الخبراء أنه يجب استخدام جداول أعمال الاجتماعات لكل اجتماع، بينما يوصي آخرون باستخدامها فقط للاجتماعات الرسمية. إذا كنت تريد توفير الوقت ، أو البقاء على المسار الصحيح، أو تحقيق هدف محدد أثناء الاجتماع، فإن جدول الأعمال يعد أداة رائعة لتحقيق ذلك.

ما الذي يجب تضمينه في جدول أعمال الاجتماع؟

يجب أن يوضح جدول أعمال الاجتماع الغرض من الاجتماع بوضوح. قد تكون بعض جداول أعمال الاجتماعات أكثر تفصيلاً من غيرها. على سبيل المثال، لا تحتاج جميع الاجتماعات إلى تخصيص وقت للموضوعات أو المستندات الداعمة. ومع ذلك، كلما كان جدول الأعمال أكثر تفصيلاً، كان من الأسهل البقاء في الموضوع.

يتضمن جدول أعمال الاجتماع الممتاز ما يلي:

• موضوع الاجتماع
• تحقيق الأهداف
• قائمة المواضيع
• - الحصص الزمنية المقدرة لكل موضوع
• الوثائق الداعمة
• حان الوقت للمناقشة الحرة
• نظرة عامة نهائية

5 خطوات لكتابة جدول أعمال الاجتماع

ستأخذ الأجندة الفعالة في الاعتبار جميع الحضور والأهداف التي تريد تحقيقها والوقت الذي خصصته للاجتماع. فيما يلي كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع في خمس خطوات للحصول على اجتماع فعال وفعال.

1 التركيز على موضوع واحد

قبل أن تبدأ في كتابة جدول أعمال الاجتماع، خذ لحظة للتفكير في ما تريده من الاجتماع. ما هي أهدافك؟ ما هو موضوع هذا اللقاء؟ تحديد نوع الاجتماع.

إن وجود موضوع وتحديد نوع الاجتماع سيساعد في تحديد محور الاجتماع، مما سيسمح للحاضرين بالاستعداد. يجب أن تصف أهدافك ما تريد تحقيقه خلال الاجتماع.

فيما يلي بعض أنواع الاجتماعات الشائعة:

• اجتماع الفريق— مناقشة حول حالة المشروع، وحل أية مشكلات، وجدولة المواعيد النهائية المهمة.
• اجتماع مجلس الإدارة- مناقشة رسمية لأمور العمل.
• الجلسة التنفيذية- اجتماع لتوضيح الاحتياجات لاجتماعات مجلس الإدارة.
• اجتماع بدء المشروع- عرض تقديمي لأهداف المشروع الجديدة والتسليمات والجداول الزمنية.
• اجتماع العصف الذهني- التعاون على أفكار جديدة.
• اجتماع التعليقات– وقت منظم لتقديم التعليقات البناءة.
• اجتماع Agile— اجتماع مركّز لمراجعات Sprint، ونظرات عامة على المشروع، واستخلاص المعلومات من التعليقات.
• اجتماع سكروم- التخطيط السريع، أو الوقوف، أو تحسين تراكم المنتجات، أو مراجعات السباق السريع بتنسيق سكروم.
• اجتماع بأثر رجعي- جلسة تعليقات ما بعد المشروع.
• اجتماع الإعداد- اجتماع جماعي لتوجيه الموظفين الجدد.
• اجتماع اللجنة- مجموعة فرعية داخل شركة أو فريق تعالج مشروعًا أو قضية معينة.

2 اتخاذ قرار بشأن المواضيع

تواصل مع زملائك في الفريق وزملائك أعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجنة وأي أصحاب مصلحة مهمين لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يرغبون في مناقشته أثناء الاجتماع. إن منح الجميع فرصة للتحدث يضمن عدم اضطرار أي شخص إلى التحدث كثيرًا حتى يُسمع صوته. استخدم المعلومات التي جمعتها من أصحاب المصلحة، وتحديد الأهداف، ونوع الاجتماع لإنشاء قائمة بالموضوعات التي يجب مناقشتها أثناء اجتماعك.

تأكد من أن المواضيع تدور حول نوع الاجتماع الذي تريد عقده والأهداف التي تريد تحقيقها. ضع في اعتبارك عدد المواضيع التي يمكنك تغطيتها في الوقت المخصص للاجتماع. لا تحزم الكثير!

3 وضع حدود زمنية وقيادات لكل موضوع

للبقاء على المسار الصحيح، من المفيد تحديد حدود زمنية لكل موضوع تريد مناقشته. إذا لم يكن منسق الاجتماع يخطط لتوجيه المحادثة لكل موضوع، فيجب عليه تعيين قائد لكل موضوع.

سيكون القائد مسؤولاً عن توجيه الاجتماع طوال مدة موضوعه، وتوفير أي مستندات أو شرائح ذات صلة، والتأكد من بقاء الموضوع ضمن الحدود الزمنية التي حددها جدول الأعمال. إذا كنت تدير الاجتماع، فمن المفيد تذكير قادة المواضيع بإحضار المستندات الضرورية في يوم الاجتماع.

4 النظر في الوثائق اللازمة

قم بإعداد قائمة بأية وثائق ضرورية للاجتماع. يمكن أن يشمل ذلك شرائح العرض التقديمي، أو البيانات، أو تفاصيل المشروع، أو نتائج الاختبار، أو الإطارات السلكية، أو النماذج الأولية، أو أوراق الحضور، أو محاضر الاجتماعات السابقة .

إذا احتاج شخص آخر في فريقك إلى إحضار هذه المستندات إلى الاجتماع، فتأكد من إخباره بذلك وإدراج هذه المعلومات في جدول الأعمال.

5 ـ اترك وقتاً للمناقشة والاستعراض

اترك وقتًا في نهاية جدول الأعمال للحصول على نظرة عامة مختصرة ومناقشة. مع وجود جدول زمني، يحتاج الأشخاص أحيانًا إلى وقت في نهاية الاجتماع لطرح الأسئلة. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تعمل على تحقيق هدف ما، فلن يضرك مراجعة ما قمت بتغطيته خلال الاجتماع مرة أخرى.

إذا كنت تستضيف اجتماعًا أسبوعيًا، فقد لا تحتاج إلى الكثير من الوقت لذلك. في كثير من الأحيان، خمس دقائق كافية للمراجعة في نهاية الاجتماع. ولكن إذا كان هذا اجتماعًا شهريًا، أو يتعلق بمعلومات جديدة، فيجب عليك ترك عشر إلى عشرين دقيقة في نهاية اجتماعك بدلاً من ذلك.

مثال على جدول أعمال الاجتماع

أدناه، قمنا بتضمين الخطوط العريضة لجدول أعمال الاجتماع النموذجي.

عنوان الاجتماع:التاريخ:المكان والزمان:قائد الاجتماع:الأعضاء الحاضرون:هدف الاجتماع:

تقرير الحالة(10 دقائق)

اسمح لكل عضو حاضر ببضع لحظات لمشاركة مكان تواجده.

الهدف(15 دقيقة)

قم بمراجعة هدفك للاجتماع، والنتائج التي تتوقعها، وما يجب على الجميع القيام به لتحقيقها.

مواضيع جديدة(20 دقيقة)

شارك أي معلومات جديدة أو موضوعات يقودها الأعضاء وتحتاج إلى مناقشتها.

نظرة عامة(5 دقائق)

قم بمراجعة ما تمت مناقشته خلال الاجتماع، وقم بإنشاء قائمة بعناصر العمل، واترك المجال لأية أسئلة لم تتم معالجتها بعد.

الأسئلة الشائعة حول جدول أعمال الاجتماع

ما هو جدول أعمال الاجتماع؟

جدول أعمال الاجتماع هو الخطوط العريضة لما سيحدث خلال الاجتماع. وهذا يشمل ما يلي:

• المواضيع
• الأهداف
• جدول زمني
• المتحدثون المعينون
• الوثائق الداعمة
• نقاط الحديث

ما الذي يجب تضمينه في جدول أعمال الاجتماع؟

يجب أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع ما يلي:

• موضوع الاجتماع
• الأهداف
• قائمة المواضيع
• - الحصص الزمنية المقدرة لكل موضوع
• الوثائق الداعمة
• حان الوقت للمناقشة الحرة
• نظرة عامة نهائية

متى يجب عليك استخدام جدول أعمال الاجتماع؟

يجب عليك استخدام جدول أعمال الاجتماع لجميع الاجتماعات، أو على الأقل الاجتماعات الرسمية. إذا كنت تريد توفير الوقت، أو البقاء على المسار الصحيح، أو تحقيق هدف محدد أثناء الاجتماع، فإن جدول الأعمال يعد أداة رائعة لتحقيق ذلك.