كيف تكتب جدول أعمال الاجتماع في 5 خطوات

ما هو جدول أعمال الاجتماع؟

جدول أعمال الاجتماع هو الخطوط العريضة لما سيحدث خلال الاجتماع. قد يشمل ذلك الموضوعات والأهداف والجدول الزمني والمتحدثين المعينين والوثائق الداعمة ونقاط الحوار. عادة ما تتم مشاركة جدول أعمال الاجتماع مع المشاركين قبل الاجتماع حتى يتمكنوا من الاستعداد.

إذا كنت قد فكرت يومًا أنه ربما كان بإمكانك استخدام الاتصال غير المتزامن بدلاً من الاجتماع ، فربما ترغب في تحسين كيفية كتابة جدول الأعمال. تعد جداول أعمال الاجتماعات أدوات مهمة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.

يمكن استخدام جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع لتحديد التوقعات والاستعداد. أثناء الاجتماع ، ينشئ جدول الأعمال هيكلًا ويوفر الوقت ويحافظ على التركيز. بعد الاجتماع ، يمكن استخدام جدول الأعمال لتلخيص الاجتماع أو لصياغة المحضر.

فيما يلي بعض فوائد استخدام جدول أعمال الاجتماع:

• إنه يعطي الاجتماع غرضًا واضحًا.
• يساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
• يحدد المسؤوليات.
• يتيح لك هيكلها إدارة وقتك بكفاءة.
• يضمن تغطية الموضوعات الأساسية.
• إنشاء واحد يوضح التوقعات والمسؤوليات.
• يقلل من الوقت الضائع.
• إرسال جدول الأعمال مقدمًا يعد المشاركين.

يقترح بعض الخبراء أنه يجب استخدام جداول أعمال الاجتماعات في كل اجتماع ، بينما يوصي آخرون باستخدامها للاجتماعات الرسمية فقط. إذا كنت ترغب في توفير الوقت ، أو البقاء على المسار الصحيح ، أو تحقيق هدف معين أثناء الاجتماع ، فإن جدول الأعمال هو أداة رائعة لتحقيق ذلك.

ما الذي يجب تضمينه في جدول أعمال الاجتماع؟

يجب أن ينص جدول أعمال الاجتماع بوضوح على الغرض من الاجتماع. قد تكون بعض جداول أعمال الاجتماعات أكثر تفصيلاً من غيرها. على سبيل المثال ، لا تحتاج جميع الاجتماعات إلى تخصيصات زمنية للموضوعات أو المستندات الداعمة. ومع ذلك ، كلما كان جدول الأعمال أكثر تفصيلاً ، كان من الأسهل البقاء على الموضوع.

يتضمن جدول أعمال الاجتماع الممتاز ما يلي:

• موضوع الاجتماع
• أهداف الاجتماع
• قائمة الموضوعات
• مخصصات الوقت المقدر لكل موضوع
• الوثائق الداعمة
• حان الوقت للمناقشة المجانية
• نظرة عامة نهائية

5 خطوات لكتابة جدول أعمال الاجتماع

ستأخذ الأجندة الفعالة في الاعتبار جميع الحاضرين والأهداف التي تريد تحقيقها والوقت الذي خصصته للاجتماع. إليك كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع في خمس خطوات للحصول على اجتماع فعال وفعال.

1 ركز على موضوع واحد

قبل أن تبدأ في كتابة جدول أعمال اجتماعك ، خذ لحظة للتفكير فيما تريده من الاجتماع. ما هي اهدافك؟ ما هو موضوع هذا الاجتماع؟ حدد نوع الاجتماع.

سيساعد وجود موضوع وتحديد نوع الاجتماع في تحديد محور الاجتماع ، مما سيسمح للحاضرين بالاستعداد. يجب أن تصف أهدافك ما تريد تحقيقه خلال الاجتماع.

فيما يلي بعض أنواع الاجتماعات الشائعة:

• اجتماع الفريق — مناقشة حول حالة المشروع وحل أي مشاكل وجدولة المواعيد النهائية المهمة.
• اجتماع مجلس الإدارة - مناقشة رسمية للمسائل التجارية.
• جلسة تنفيذية - اجتماع لتوضيح الاحتياجات لاجتماعات مجلس الإدارة.
• اجتماع انطلاق المشروع - عرض تقديمي لأهداف المشروع الجديدة ، والتسليمات ، والجداول الزمنية.
• اجتماع العصف الذهني - تعاون على أفكار جديدة.
• اجتماع التعليقات — وقت منظم للتعليقات البناءة.
• اجتماع رشيق - اجتماع مركز لمراجعات العدو ، ولمحات عامة عن المشروع ، واستخلاص المعلومات.
• اجتماع سكروم - تخطيط الطباعة ، أو الوقوف ، أو تحسين سجل تراكم المنتج ، أو استعراض السرعة في تنسيق سكروم.
• اجتماع استعادي — جلسة تعليقات ما بعد المشروع.
• اجتماع على متن الطائرة - اجتماع مجموعة لتوجيه الموظفين الجدد.
• اجتماع اللجنة - مجموعة فرعية داخل شركة أو فريق يتعامل مع مشروع أو قضية معينة.

2 تحديد الموضوعات

تحقق مع زملائك في الفريق وأعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجنة وأي أصحاب مصلحة مهمين لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يرغبون في مناقشته أثناء الاجتماع. إن منح الجميع فرصة للتحدث يضمن عدم اضطرار أي شخص للتحدث كثيرًا ليسمع صوته. استخدم المعلومات التي جمعتها من أصحاب المصلحة ، وتحديد الهدف ، ونوع الاجتماع لإنشاء قائمة بالموضوعات التي يجب مناقشتها أثناء الاجتماع.

تأكد من أن الموضوعات تدور حول نوع الاجتماع الذي تريده والأهداف التي تريد تحقيقها. ضع في اعتبارك عدد الموضوعات التي يمكنك تغطيتها في الوقت الذي خصصته للاجتماع. لا تحزم الكثير!

3 ضع حدود الوقت والقادة لكل موضوع

للبقاء على المسار الصحيح ، من المفيد وضع حدود زمنية لكل موضوع تريد مناقشته. إذا كان منسق الاجتماع لا يخطط لتوجيه المحادثة لكل موضوع ، فيجب عليه تعيين قائد لكل موضوع.

سيكون القائد مسؤولاً عن توجيه الاجتماع طوال مدة موضوعه ، وتقديم أي مستندات أو شرائح ذات صلة ، وضمان بقاء الموضوع ضمن الحدود الزمنية التي حددها جدول الأعمال. إذا كنت تدير الاجتماع ، فمن المفيد تذكير قادة الموضوع بإحضار المستندات الضرورية في يوم الاجتماع.

4 النظر في الوثائق الضرورية

قم بعمل قائمة بأي مستندات ضرورية للاجتماع. يمكن أن يشمل ذلك شرائح العرض التقديمي أو البيانات أو تفاصيل المشروع أو نتائج الاختبار أو الإطارات السلكية أو النماذج الأولية أو أوراق الحضور أو محاضر الاجتماع السابقة .

إذا احتاج شخص آخر في فريقك إلى إحضار هذه المستندات إلى الاجتماع ، فتأكد من إخباره وتضمين هذه المعلومات في جدول الأعمال.

5 اترك وقتًا للمناقشة والنظرة العامة

اترك وقتًا في نهاية جدول الأعمال للحصول على نظرة عامة موجزة ومناقشة. مع وجود جدول زمني ، يحتاج الأشخاص أحيانًا إلى وقت في نهاية الاجتماع لطرح الأسئلة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تعمل نحو هدف ما ، فلا يضر مراجعة ما قمت بتغطيته خلال الاجتماع مرة أخرى.

إذا كنت تستضيف اجتماعًا أسبوعيًا ، فقد لا تحتاج إلى الكثير من الوقت لذلك. غالبًا ما تكون خمس دقائق كافية للمراجعة في نهاية الاجتماع. ولكن إذا كان هذا اجتماعًا يجتمع شهريًا ، أو يتعلق بمعلومات جديدة ، فيجب أن تترك عشر إلى عشرين دقيقة في نهاية الاجتماع بدلاً من ذلك.

مثال على جدول أعمال الاجتماع

أدناه ، قمنا بتضمين مخطط تفصيلي لجدول أعمال نموذجي للاجتماع.

عنوان الاجتماع: التاريخ: المكان والزمان: رئيس الاجتماع: الأعضاء الحاضرون: الاجتماع الهدف:

تقرير الحالة (10 دقائق)

اسمح لكل عضو حاضر ببضع لحظات لمشاركة مكان وجوده.

الهدف (15 دقيقة)

راجع هدفك من الاجتماع ، والنتائج التي تتوقعها ، وما يجب على الجميع القيام به لتحقيقها.

مواضيع جديدة (20 دقيقة)

شارك أي معلومات جديدة أو مواضيع يقودها الأعضاء تحتاج إلى المناقشة.

نظرة عامة (5 دقائق)

راجع ما تمت مناقشته أثناء الاجتماع ، وأنشئ قائمة بعناصر الإجراءات ، واترك مساحة لأي أسئلة لم تتم معالجتها بعد.

الأسئلة الشائعة حول جدول أعمال الاجتماع

ما هو جدول أعمال الاجتماع؟

جدول أعمال الاجتماع هو الخطوط العريضة لما سيحدث خلال الاجتماع. وهذا يشمل ما يلي:

• المواضيع
• الأهداف
• جدول زمني
• المتحدثون المعينون
• الوثائق الداعمة
• نقاط الحديث

ما الذي يجب تضمينه في جدول أعمال الاجتماع؟

يجب أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع ما يلي:

• موضوع الاجتماع
• الأهداف
• قائمة الموضوعات
• مخصصات الوقت المقدر لكل موضوع
• الوثائق الداعمة
• حان الوقت للمناقشة المجانية
• نظرة عامة نهائية

متى يجب استخدام جدول أعمال الاجتماع؟

يجب عليك استخدام جدول أعمال الاجتماع لجميع الاجتماعات - أو على الأقل الاجتماعات الرسمية. إذا كنت ترغب في توفير الوقت ، أو البقاء على المسار الصحيح ، أو تحقيق هدف معين أثناء الاجتماع ، فإن جدول الأعمال هو أداة رائعة لتحقيق ذلك.