كيفية كتابة مذكرة: أهم 10 خطوات يجب اتباعها

سيساعدك تعلم كيفية كتابة مذكرة على التواصل بشكل فعال مع الأشخاص في شركتك.

المذكرة ، المذكرة ، هي رسالة قصيرة تستخدم للتواصل الداخلي داخل شركة أو مؤسسة. عند إرسال مذكرة عمل ، عادةً ما يستهدف المرسل مجموعة كبيرة من الأشخاص ، مثل قسم بأكمله. هذا منفصل عن البريد الإلكتروني ، ويستهدف فقط واحدًا أو عددًا قليلاً من المستلمين.

ستستخدم مذكرة لعدة أسباب ، بما في ذلك إبلاغ قسم بسياسة جديدة داخل المنظمة ، أو إخبار الموظفين بتغييرات السياسة ، أو تنبيه الشركة إلى حدث قادم. يضمن إرسال مذكرة أن كل شخص يحتاج إلى المعلومات يتلقى نفس المعلومات ، مما يؤدي إلى تقليل الارتباك والإحباط داخل المنظمة.

كتابة المذكرات ليست صعبة ، لكن الكثير من الناس لا يتعلمون كيفية كتابة مذكرة في تدريبهم على الأعمال. إذا تم تكليفك بكتابة هذا النوع من مستندات العمل ، فسيساعدك هذا الدليل على القيام بذلك بشكل جيد.

المواد المطلوبة

• مواد الكتابة مثل القلم والورق
• ورق برأس
• مغلفات
• الحاسوب
• الوصول إلى البريد الإلكتروني

الخطوة 1. قوالب المذكرات الدراسية

ضع في اعتبارك دراسة قوالب المذكرات لمساعدتك على معرفة كيفية كتابة واحدة بشكل فعال. بعد ذلك ، ضع في اعتبارك كتابة نموذج يمكنك استخدامه داخل مؤسستك لجعل كتابة مذكرتك بشكل فعال. قم بإنشاء قوالب للأنواع الشائعة من المذكرات التي ترسلها بحيث يمكنك سحبها وتعبئتها عند الحاجة.

الخطوة 2. اكتب العنوان وسطر الموضوع

تعتبر الأسطر الأربعة الأولى من قالب المذكرة العنوان وسطر الموضوع. يعد هذا أحد أهم أجزاء المذكرة لأنه يوضح من هي المذكرة ، ومن هي ، ومتى تم إرسالها ، والموضوع الرئيسي.

يبدو العنوان وسطر الموضوع كما يلي:

إلى:

من:

تاريخ:

موضوعات:

املأ كل سطر من هذه الأسطر في عنوان المذكرة بمعلومات دقيقة. ثم ، في أعلى الصفحة ، قبل هذه المعلومات ، اكتب "مذكرة" حتى يعرف المستلم نوع الاتصال. يجب أن يكون موضوع المذكرة واضحًا وموجزًا ​​، مع توضيح الغرض من الرسالة.

الخطوة 3. حدد الغرض من المذكرة

قم بتضمين الغرض من مذكرتك في الفقرة الأولى. فكر في الفقرة الافتتاحية من مذكرتك على أنها بيان أطروحة في ورقة بحثية. يخبرنا الغرض من المذكرة ويعطي القارئ سببًا لمواصلة القراءة. لست مطالبًا بكتابة تحية بهذا النوع من الاتصالات التجارية لأن كتابة المذكرات تهدف إلى أن تكون موجزة ومباشرة قدر الإمكان.

يجب أن تخبر الفقرة الأولى من المذكرة القارئ عن سبب كتابتك. يمكنك حتى أن تقول ، "أنا أكتب لأبلغك" أو شيء مشابه. يجب أن تتكون هذه الفقرة من جملة إلى ثلاث جمل وأن تحدد النقاط الرئيسية للحرف. ضع المعلومات الأساسية في هذه الفقرة الأولى للتأكد من أن الجميع يعرف ما هو موضوع الاتصال

الخطوة 4. إعطاء معلومات أساسية

في الفقرة الثانية ، ستقدم معلومات أساسية أو سياق أو دليل داعم للعناصر الواردة في الفقرة الأولى. على سبيل المثال ، إذا دعت الفقرة الأولى القارئ لحضور حدث للشركة ، فإن الفقرة الثانية ستخبر القارئ عن سبب أهمية حضوره أو أن الحدث ضروري لنمو المنظمة.

يجب أن تتكون معلومات الخلفية من ثلاث إلى خمس جمل. لا ينبغي أن تكرر المعلومات الموجودة في نص المذكرة ، ولكن يجب أن تقدم بعض المعلومات الأساسية التي تشير إلى سبب أهمية بقية المذكرة.

الخطوة 5. حدد طريقة المتابعة

يجب أن يشرح جسم emo النقاط الرئيسية بإيجاز. استخدم أربعة إلى عشرة أسطر أو من ثلاث إلى خمس جمل ، واستخدم النقاط إذا كانت تساعد في إبقاء الأمور موجزة. في فقرات النص هذه ، يجب أن يكون لديك نقطة رئيسية واحدة لكل فقرة. استخدم المساحات البيضاء بشكل متحرّر. لا تكرر ما قلته أو فعلته سابقا.

الخطوة 6. لخص نقاطك

يجب أن تخبر الفقرة الأخيرة القارئ كيف يمكنه متابعة بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب منهم الرد على الدعوة أو إرسال بريد إلكتروني إليك مباشرةً بأسئلة. إذا لم تكن هناك حاجة إلى متابعة مباشرة ، فقل "شكرًا لك على اهتمامك بهذا الأمر" أو شيء من هذا القبيل. يمكنك أيضًا تلخيص النقاط الرئيسية في هذه الفقرة.

إذا كان الإجراء الذي تريده هو أكثر من جملتين إلى ثلاث جمل ، فاستخدم النقاط النقطية أو قائمة مرقمة لتحديد ما تريد أن يفعله الأشخاص. سيضمن ذلك أن يتمكن القراء من رؤية ما يُتوقع منهم فعله بعد قراءة المذكرة ، حتى لو كانوا يمسحونها ضوئيًا ولا يقرؤونها بغرض القراءة. لن توقع على الخطاب في نهاية المذكرة كما تفعل مع رسالة بريد إلكتروني لأن اسم المرسل مدرج في الجزء "من" من العنوان.

الخطوة 7. قم بتضمين دعوة للعمل

تحتاج جميع المذكرات إلى خطة عمل أو دعوة للعمل. يحتاج القراء إلى معرفة ما هو متوقع منهم وكيف يمكنهم متابعة هذا التوقع. يمكنك تضمين عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف في CTA إذا كان ذلك مناسبًا. يجب أن يكون الإجراء المقصود في الفقرتين الأولى والأخيرة وقد يظهر أيضًا في النص.

الخطوة الثامنة. استخدم أسلوب كتابة مباشر وواضح

أسلوب كتابة المذكرة غني بالمعلومات ومباشر. الهدف هو تمرير المعلومات المطلوبة وطلب الإجراء المطلوب. اكتب بصوت الشخص الأول والثاني ، واستخدم الجمل الحتمية عندما يكون ذلك مناسبًا.

الخطوة 9. أضف المرفقات إذا لزم الأمر

في بعض الأحيان تتطلب المذكرة مرفقات لإثبات المعلومات المقدمة في الرسالة. قم بإرفاقها بطريقة يمكن للقارئ الوصول إليها بسهولة. ستعتمد هذه الطريقة على أدوات مؤسستك ، ولكن تأكد من إمكانية الوصول إليها. المذكرة ليست المكان المناسب لإرسال عدد كبير من المرفقات. بدلاً من ذلك ، أرسل فقط المرفقات الضرورية للمذكرة. تجنب استخدام الجمل الطويلة.

الخطوة 10. تدقيق وتحرير المذكرة قبل الإرسال

نظرًا لأنك سترسل مذكرة إلى العديد من الأشخاص داخل مؤسستك ، فقم دائمًا بمراجعتها بعناية قبل إرسالها. لا تريد إرسال مذكرة بها خطأ إملائي صارخ أو نية سيئة التواصل ، لأن هذا لن يساعدك في الظهور كمحترف كفء. أيضًا ، قم بتدقيق مذكرتك للتأكد من دقتها. تأكد من دقة معلومات الاتصال والتواريخ والأوقات. ستساعدك هذه الدقة على تجنب سوء التواصل.

عند التعديل من أجل القواعد النحوية ، نوصي أيضًا بتخصيص الوقت لتحسين درجة قابلية القراءة لمقطع ما قبل نشره أو إرساله.