كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي: خطوة بخطوة

تعرف على كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي لأي اتصال تجاري في 10 خطوات بسيطة ، من سطر الموضوع والتحية إلى الضغط على زر الإرسال.

يمكن القول إن البريد الإلكتروني هو التنسيق الأساسي لاتصالات الأعمال اليوم. هذا يعني أن امتلاك آداب بريد إلكتروني جيدة ومعرفة كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة هو مهارة مهمة للغاية يجب امتلاكها.

فيما يلي 10 خطوات بسيطة للغاية يجب اتباعها والتي ستساعدك على إنشاء رسائل بريد إلكتروني ممتازة في كل مرة.

10 خطوات سهلة للحصول على بريد إلكتروني احترافي مثالي

الخطوة 1. اختر نموذج بريد إلكتروني

إذا لم تكن كتابة رسائل البريد الإلكتروني هي الحل المناسب لك ، فيمكنك اختيار قالب بريد إلكتروني يرشدك خلال عملية كتابة بريد إلكتروني جيد من البداية إلى النهاية. هناك العديد من قوالب البريد الإلكتروني المختلفة المتاحة عبر الإنترنت ، أو يمكنك اختيار استخدام قالب من مضيف البريد الإلكتروني الخاص بك. يحتوي Microsoft Outlook ، على سبيل المثال ، على العديد من قوالب البريد الإلكتروني التي يمكن أن تساعدك في كتابة رسالة رائعة. كما تفعل العديد من أفضل تطبيقات كتابة البريد الإلكتروني.

الخطوة 2. اكتب سطر الموضوع الخاص بك

تحتوي رسائل البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية على سطر موضوع جذاب. تأكد من أن سطر الموضوع لا يشرح فقط الغرض من البريد الإلكتروني ولكنه أيضًا ممتع وقابل للنقر. إذا تركت سطر الموضوع فارغًا أو غامضًا ، فإنك تخاطر بأن تنتقل رسالتك إلى مجلد البريد العشوائي الخاص بالمستلم أو يتم التغاضي عنها.

الخطوة 3. اختر تحية

قرر كيف سترحب بمستلم البريد الإلكتروني. هل ستستخدم اسم الشخص أو شيئًا عامًا مثل "سيدي العزيز" أو "عزيزي السيد" أو "إلى من يهمه الأمر؟" عادةً ما يكون اسم المستلم لمخاطبته مباشرة بريدًا إلكترونيًا أكثر فعالية من التحية العامة. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، ففكر في إجراء مكالمة هاتفية إلى مكان العمل واسأل من يجب أن توجه اتصال بريدك الإلكتروني إليه.

الخطوة 4. حدد الغرض من بريدك الإلكتروني

يجب أن توضح مقدمة البريد الإلكتروني الغرض منه بوضوح. تأكد من توفر هذه المعلومات مقدمًا ومن أنها مرتبة بطريقة سهلة المسح والقشط. هذا يضمن أن المتلقي سيكون قادرًا على قراءة المعلومات واستيعابها بسهولة أكبر. إذا كان مستلم البريد الإلكتروني يميل إلى تصفح رسائل البريد الإلكتروني بسرعة كبيرة جدًا لقراءتها بالكامل ، فإن تحديد هدفك مقدمًا يمكن أن يكون مفيدًا.

الخطوة 5. اكتب نص بريدك الإلكتروني

واحدة من أكثر الخطوات صعوبة في هذه العملية هي كتابة نص بريدك الإلكتروني. كن موجزا؛ تجنب الإفراط في الإسهاب أو الخوض في الكثير من التفاصيل حول "xyz". قم بتضمين نقاط حيث يمكنك إبراز المعلومات المهمة وتجنب استخدام الخط المائل الذي قد يجعل النص أكثر صعوبة في القراءة.

الخطوة 6. قل متى ستتابع

لا تنهِ بريدك الإلكتروني دون أن تذكر متى تنوي المتابعة إذا لم تتلق ردًا من المستلم. امنحهم متسعًا من الوقت للرد ، خاصة إذا كنت تطلب توثيقًا من أي نوع. بعد قولي هذا ، من المهم أن تتأكد من أن المستلم يدرك أنك في الواقع ستتواصل معك مرة أخرى وفي أي إطار زمني عام ستفعله.

الخطوة 7. اختر تسجيل الخروج وتوقيع البريد الإلكتروني

بعد ذلك ، تحتاج إلى اختيار كيفية تسجيل الخروج وتضمين توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. تشمل خيارات تسجيل الخروج المهنية الشائعة ما يلي:

• بإخلاص،
• شكرًا لك،
• مع أطيب التحيات،
• باحترام،
• أطيب التحيات،

يجب طباعة اسمك بالكامل تحت تسجيل الخروج ، ولكن يجب أيضًا تضمين توقيع البريد الإلكتروني إن أمكن. قد يكون هذا توقيعًا رقميًا تم إنشاؤه بواسطة تطبيق محدد لهذا الغرض ، أو صورة لتوقيعك الفعلي. على الرغم من أنه ليس إلزاميًا ، فإن إضافة توقيع شخصي إلى نهاية اتصال البريد الإلكتروني الخاص بك يمكن أن يساعد في جعله أكثر جاذبية واحترافية.

الخطوة الثامنة. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في توقيعك

تأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك حتى يتمكن الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني من الاتصال بك بأكثر من طريقة. قم بتضمين رقم هاتفك أو معلومات الوسائط الاجتماعية أو LinkedIn واسمك الكامل وأي معلومات إضافية أخرى قد تكون ذات صلة أو قابلة للتطبيق.

الخطوة 9. تدقيق بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء المطبعية

لا تنس التحقق مرة أخرى من بريدك الإلكتروني بحثًا عن أي أخطاء أو أخطاء إملائية قبل إرسالها إلى المستلم. يمكن أن يكون لديك بريد إلكتروني احترافي منسق بشكل جميل والذي يوقف القارئ على الفور إذا كانت هناك أخطاء بسيطة يمكن إصلاحها. يوفر Grammarly مكونًا إضافيًا للبريد الإلكتروني يمكن أن يساعدك في اكتشاف الأخطاء والقضاء عليها بسهولة.

تعرف على كيفية إضافة Grammarly إلى البريد الإلكتروني.

الخطوة 10. اضغط على زر الإرسال

يمكن القول أن الجزء الأكثر إثارة للأعصاب في كتابة رسائل البريد الإلكتروني هو الضغط على زر الإرسال ، خاصة إذا كنت تستخدم Gmail ويتأخر ذلك. تأكد من مراجعة بريدك الإلكتروني عدة مرات قبل الإرسال. إذا كان بريدًا إلكترونيًا مهمًا ، فأرسله إلى نفسك ، وقم بمراجعته مرة أخرى ، ثم أرسله إلى المستلم المقصود.

مثال على بريد إلكتروني احترافي

فيما يلي مثال على بريد إلكتروني مكتوب بشكل احترافي من مزود خدمة إلى عميل:

سطر الموضوع: الرجاء إعادة الاتصال: تقارير تقدم الشهر الماضي

مرحبا مايكل،

تقارير التقدم المحرز في مشروعك للشهر الماضي جاهزة للمراجعة. أود التأكد من أن لديك الفرصة لمراجعتها بالتفصيل ؛ تم إرفاقها هنا لراحتك. يرجى الاتصال بي لإعداد مؤتمر لاستعراض تقاريرك حيث يمكنني الإشارة إلى أهم المقاييس والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك.

إذا لم أتلق ردًا منك بحلول نهاية الأسبوع ، فسأعطيك مكالمة على رقم الجوال الذي أملكه لك ، وهو 5512-239-5512.

شكرا لوقتك،

جيسيكا ويلسون

مدير المشروع في Content Marketing 4 U

555 شارع شرق برودواي

أورلاندو ، فلوريدا 65987

555-377-6671

[email protected]

يتيح سطر الموضوع للقارئ على الفور معرفة أن الاتصال يتعلق بتقارير التقدم للشهر الماضي وأن المرسل يود إجراء مكالمة بشأنها. توضح بداية البريد الإلكتروني الغرض وأن التقارير مرفقة للمراجعة. يتم تقديم طلب لإجراء مكالمة جماعية ، ويذكر المرسل متى ستتابع مع المستلم وكيف.

هذا يحدد التوقعات والحدود للتواصل بشأن تقارير التقدم ويتيح للمستلم معرفة أن مقدم الخدمة يتفهم أهمية الأمر المطروح. في نهاية البريد الإلكتروني ، يُدرج المرسل جميع معلومات الاتصال الرسمية الخاصة به حتى يتمكن المستلم من التواصل بأي طريقة مناسبة.

الكلمة الأخيرة حول كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

أصبحت اتصالات الأعمال رقمية أكثر مما كانت عليه من قبل ، ومن المتوقع أن ينمو هذا بشكل كبير. إن تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي يتواصل بشكل فعال بطريقة موجزة ومباشرة هو أمر يجب على كل فرد في القوى العاملة اليوم تعلم كيفية القيام به.

أسئلة وأجوبة حول كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية