كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي - 5 خطوات سهلة و 5 أفضل الممارسات

قد يكون من الصعب معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي. لا تقلق. انت لست وحدك.

على الرغم من أن معظمنا يحتاج إلى كتابة رسائل بريد إلكتروني في العمل يوميًا ، إلا أن الأمر ليس بالسهولة التي يبدو عليها. حتى إذا كنت تقوم بصياغة رسائل بريد إلكتروني للأعمال كل يوم ، فقد تشعر وكأنك لم تنتهِ من تعلم التواصل بفعالية باللغة الإنجليزية. كيف أوصل وجهة نظري بوضوح؟ كيف تبدو مؤدبًا لكن ودودًا؟ كيف أبدأ البريد الإلكتروني؟

عندما تفتح بريدًا إلكترونيًا جديدًا ، فأنت تعرف عادةً بالضبط ما تريد قوله ... ولكن بعد ذلك ترى المؤشر يومض ، يمكن أن تعلق الكلمات في رأسك. يمكنك حتى البدء في تخمين تفكيرك أو الشك في مهاراتك في الكتابة. في حين أن كتلة الكاتب حقيقية ، عندما يتعلق الأمر بتعلم كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية ، فإن الممارسة تجعلها مثالية. ‍

من خلال هذه الخطوات الخمس وأفضل الممارسات ، يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني تساعدك على المضي قدمًا في كل موقف في مكان العمل.

5 خطوات سهلة لكتابة بريد إلكتروني احترافي

سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا باردًا للحصول على وظيفة ، أو تقدم شخصين لبعضهما البعض ، أو تتابع عميلاً محتملاً في المبيعات ، فإن هذه الخطوات البسيطة ستوجهك خلال صياغة بريد إلكتروني فعال يلبي أهدافك.

1. بداية رائعة مع التحية الصحيحة
2. تقديم الشكر
3. اشرح الغرض الخاص بك
4. اترك انطباعًا جيدًا عند الإغلاق
5. تسجيل الخروج مهنيا
   

1. بداية رائعة بالتحية الصحيحة

عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري ، من المهم ترك أفضل انطباع أول ممكن بتحية احترافية ، تُعرف أيضًا باسم التحية ، وهي كلمة مرعبة لقول "مرحبًا".

إذا كنت لا تعرف القارئ جيدًا ، فافتح دائمًا بريدك الإلكتروني بتحية رسمية عبر البريد الإلكتروني.

• عزيزي <الاسم الأول> ،
  

إذا كنت تحاول بدء علاقة جديدة ، فعليك استخدام اسم العائلة.

• عزيزي السيدة / السيدة / السيد. <اسم العائلة> ،
  

إذا كانت علاقة العمل مع هذا الشخص غير رسمية ، فلا بأس من استخدام تحية أكثر ودية.

• مرحبًا <الاسم الأول> ،
  

من الجيد دائمًا أن تتعلم قدر الإمكان عن الشخص الذي ستتواصل معه. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتبه ، فمن الأفضل استخدام "سيدي أو سيدتي" أو "لمن يهمه الأمر:". تأكد من ملاحظة الكتابة بالأحرف الكبيرة وعلامات الترقيم غير المنتظمة في الخيار الأخير ، ولاحظ أنه في بعض الأحيان يكون الخيار الأول رسميًا للغاية - ويمكن اعتباره قديمًا أو مزعجًا أو غير صحيح سياسيًا.

2. اشكر

البدء بشكر المستلم هو الشيء المناسب الذي يجب فعله سواء كنت تتواصل مع شخص ما لأول مرة ، أو ترد على شخص يتصل بمؤسستك ، أو تسمع رد من شخص ما.

إذا كنت تجري الاتصال الأولي ، فيجب أن تشكر الشخص على الوقت الذي أمضاه في قراءة بريدك الإلكتروني ، متبوعًا باسمه.

• أشكرك على الوقت الذي أمضيته في قراءة بريدي الإلكتروني ، <الاسم الأول>.
  

إذا كان هناك شخص من خارج مؤسستك يتواصل معك من خلال استفسار ، فيمكنك أن تقول

• شكرا على اتصالك <اسم الشركة>.
  

عندما يرد شخص ما على إحدى رسائلك الإلكترونية ، تأكد من قول:

• شكرا لردك السريع.
  

إن التعبير عن الامتنان يجعل القارئ أكثر تقبلاً لما تكتبه بعد ذلك ، ويساعدك على الظهور بمظهر محترم ، وجزء من آداب البريد الإلكتروني الجيدة.

3. اشرح الغرض الخاص بك

إذا كنت تبدأ التواصل بعد أن تشكر المستلم على الوقت الذي قضته في قراءة بريدك الإلكتروني ، فابدأ بذكر غرضك.

• أكتب لأستفسر عن [عرض المنتج X].
• أنا أكتب بخصوص [نشر الوظيفة Y].
  

إذا تلقيت استفسارًا عن الشركة ، فأجب عن سؤالها أو اربط العميل بالزميل المناسب لإعطائه إجابة.

• للإجابة على سؤالك هنا [المعلومات التي طلبوها].
• أنا أتصل بك مع زميلي في العمل <Name> (CC'd) ، والذي سيكون قادرًا على معالجة استفسارك بخصوص [Topic Z].
  

كن واضحًا بشأن هدفك في الجزء العلوي من الفقرة الأولى ، ثم انتقل إلى النص الأساسي للبريد الإلكتروني. ومع ذلك ، يجب أن تتذكر أن القارئ محترف مشغول مثلك تمامًا. احصل على وجهة نظرك بسرعة عن طريق إبقاء جملك موجزة.

4. اترك انطباع جيد

قبل إرسال بريدك الإلكتروني ، من الجيد أن تشكر القارئ مرة أخرى وتضيف ملاحظات ختامية مهذبة.

ابدأ بشيء على غرار:

• شكرًا لك على سعة صدرك وتعاونك ، <First name>.
• شكرا لاهتمامك ، <الاسم الأول>.
  

بعد ذلك ، استمر في إنهاء الفقرة الختامية بأدب.

• إذا كانت لديك أي أسئلة أو مخاوف ، فلا تتردد في التواصل معنا.
• إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

5. التوقيع مهنيا

الخطوة الأخيرة هي تضمين بريد إلكتروني احترافي مغلق باسمك. تقليديا ، هذا يسمى "الوداع" ، ولكن هذه الكلمة قديمة بعض الشيء ، على غرار التحية. وفقًا لآداب البريد الإلكتروني المناسبة ، يجب أن يتطابق مستوى الشكليات في تسجيل الخروج مع التحية.

إذا بدأت أسلوب البريد الإلكتروني غير الرسمي ، فستتضمن الخيارات الجيدة لتسجيل الخروج ما يلي:

• بإخلاص،
• أطيب التحيات،
• أطيب التمنيات،
  

إذا كانت تحياتك غير رسمية ، ففكر في الاختتام بـ:

• أفضل،
• من اي وقت مضى،
• شكرا لك،

لا تنس الفاصلة بعد الإغلاق ، ناهيك عن إضافة اسمك إلى السطر التالي بعده.

من المعتاد تضمين توقيع البريد الإلكتروني الذي يتضمن اسمك الكامل والمسمى الوظيفي والشركة وتفاصيل الاتصال ذات الصلة في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية للتعرف على احتياجات الاتصالات خارج البريد الوارد.

كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية - أفضل الممارسات

في هذا القسم ، سنغطي أفضل الممارسات لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. بينما يختلف محتوى كل بريد إلكتروني ، إلا أن هناك مبادئ عامة تنطبق عليهم جميعًا. يمكنك استخدام هذه الإرشادات كقائمة مراجعة نهائية للتأكد من أنك تمنح نفسك كل فرصة للنجاح في رسالتك.

فيما يلي أفضل 5 ممارسات لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية:

1. افهم المتلقي الخاص بك
2. اهتم بنبرة صوتك
3. اجعلها قصيرة وجميلة
4. تنسيق من أجل الوضوح
5. تدقيق قبل الإرسال

1. فهم المتلقي الخاص بك

لمن تكتب؟ قد يبدو هذا سخيفًا لأنه من الواضح أنه لا يمكنك كتابة بريد إلكتروني مقنع دون أن يكون لديك عنوان بريد إلكتروني لشخص ما لإرساله إليه.

ومع ذلك ، حتى عندما تعمل في مجال B2B ، يجب أن تتذكر أنك تكتب إلى شخص وليس إلى شركة.

لا أحد منا هو وظائفنا ، وأفضل شيء في الناس هو أننا بشر. لذا تأكد من أنك تتذكر أنك تكتب إلى إنسان. اجعلها خفيفة ولطيفة ومحادثة. كن دائما مفيدا في ردودك. اكتب نوع البريد الإلكتروني الذي تريد تلقيه.

2. مانع لهجتك

من تكتب إليه سيضبط نغمة بريدك الإلكتروني وغالبًا ما يملي تحياتك وختامك أيضًا. ربما كنت تتابع مع المجند بعد إرسال سيرة ذاتية على LinkedIn ، أو ربما ترغب في إنشاء جهة اتصال أولى إيجابية لتسهيل رعاية عميل متوقع حتى تتمكن من إغلاق عملية بيع. غالبًا ما تتطلب هذه المواقف نغمات مختلفة: يجب أن تكون متابعة البريد الإلكتروني لطلب وظيفة رسمية أكثر من رسالة بريد إلكتروني تهدف إلى جذب عميل. ‍

3. اجعلها قصيرة ولطيفة

من الأفضل الاحتفاظ برسالة بريد إلكتروني احترافية قصيرة ولطيفة. انقل ما تحاول قوله بوضوح ودقة حتى يفهم المستلم أنك تحترم وقته. واحد إلى ثلاث فقرات قصيرة من ثلاث إلى خمس جمل أكثر من كافية. ومع ذلك ، من المهم ألا تبقيها مختصرة جدًا - يجب أن تتكون رسالة البريد الإلكتروني الاحترافية من ثلاث جمل على الأقل.

4. تنسيق من أجل الوضوح

لتسهيل قراءة بريدك الإلكتروني ، افصل بين المكونات المختلفة بفواصل الفقرات. ضع في اعتبارك استخدام النقاط أو القوائم المرقمة لإضفاء مزيد من البنية على رسالتك. إذا كنت تريد إبراز أهم شيء ، فاستخدم الخط الغامق بدلاً من تغيير لون الخط. ومع ذلك ، تجنب استخدام الخط الغامق لأكثر من كلمة أو عبارة في بريدك الإلكتروني. عندما يتعلق الأمر باختيار خط ، التزم بالكلاسيكيات واستخدم حجم الخط القياسي.

5. تدقيق قبل الإرسال

أخيرًا وليس آخرًا ، يجب عليك التحقق جيدًا مما كتبته للتأكد من قراءته بوضوح ودقة. يمكن أن يتسبب سوء التواصل في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية في العديد من الأخطاء الباهظة الثمن ، كما أن الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية تضر حتماً بتصور الآخرين لك. عندما تعتقد أن بريدك الإلكتروني مثالي ، تأكد من صحة اسم المستلم.

‍

هل كنت قادرًا على فهم كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي باستخدام منشور المدونة هذا؟ أخبرنا في Twitter!