كيف تكتب رسالة مرجعية تضيء: 16 خطوة سهلة

تعلم كيفية كتابة خطاب مرجعي ضروري للمديرين والمعلمين. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يطلب هؤلاء الأشخاص في القيادة ، وسيساعد هذا الدليل.

يعد خطاب التوصية جزءًا أساسيًا من عملية التوظيف عندما يبحث شخص ما عن وظيفة جديدة. يأتي عادةً من زميل في العمل أو صاحب عمل سابق أو مدير أو حتى أستاذ في الكلية. يخبر المستلم أن الشخص الذي يتقدم للوظيفة سيكون مرشحًا جيدًا ولماذا سيكون مرشحًا جيدًا.

يمكن لخطاب توصية فعال أن يجعل السيرة الذاتية لمقدم الطلب والتطبيق أكثر جاذبية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون في بعض الأحيان العامل الرئيسي الذي يجعل مدير التوظيف يضع معلومات مقدم الطلب في القائمة المختصرة للمرشحين المحتملين. لذلك ، إذا طلب منك شخص ما أن تكتب خطابًا مرجعيًا ، فأنت بحاجة إلى إعطائه كل ما لديك. هذا يعني أنهم في خضم البحث عن وظيفة ، ويمكن أن تحدث توصيتك فرقًا كبيرًا في نجاحهم. لذلك ، يجب أن تتعلم كيفية كتابة خطاب مرجعي من شأنه أن يثير إعجاب صاحب العمل المحتمل ، وسيساعدك هذا الدليل.

المواد المطلوبة

• ورق
• قلم أو قلم رصاص
• الحاسوب
• معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم

الخطوة 1: تعرف على ما يجب تضمينه

بغض النظر عن الخطاب المرجعي الذي تكتبه ؛ سيتضمن بعض المعلومات المماثلة. يجب أن تتضمن جميع الرسائل المرجعية هذه الحكايات:

• كيف تعرف المرشح
• منذ متى وأنت تعرف المرشح
• الصفات الإيجابية للشخص وكيف تنطبق على الفرصة
• بيان توصية مباشر
• دعوة لطلب المزيد من المعلومات منك مباشرة
• معلومات الاتصال لك والمتلقي

الخطوة 2: اختر النوع الخاص بك

هناك عدة أنواع من الخطابات المرجعية. قبل كتابة كتابتك ، يجب أن تعرف النوع الذي تكتبه. ستعتمد الإجابة على علاقتك بهذا الشخص. فيما يلي الأنواع الشائعة:

• خطاب مرجعي احترافي: ستكتب هذه الرسالة إذا كنت زميلًا في العمل أو مدرسًا أو مشرفًا أو عميلًا يعرف أسلوب عمل الشخص وأخلاقياته جيدًا.
• خطاب مرجعي للشخصية: إذا كنت أحد أفراد العائلة أو صديقًا أو مرشدًا أو معرفة شخصية بسمات شخصية المرشح ، فستكتب هذه الرسالة. كما يطلق عليه أحيانًا خطاب مرجعي شخصي.
• خطاب مرجعي أكاديمي: يأتي هذا الخطاب من مستشار أو معلم ويناقش الإنجازات الأكاديمية للمرشح وخلفيته التعليمية. هذا النوع من الخطابات المرجعية شائع بشكل خاص إذا ذهب شخص ما إلى المدرسة العليا.

سيساعدك تحديد نوع الخطاب المرجعي في كتابته بفعالية باستخدام الخصائص التي تنطبق على الشخص الذي تكتب عنه.

الخطوة الثالثة: جمع المعلومات

ستحتاج إلى بعض المعلومات حول مستلم الرسالة قبل أن تتمكن من كتابتها. ستحتاج إلى جمع هذه المعلومات ، مثل اسم الشركة والعنوان واسم المستلم. بينما يمكنك فتح الرسالة "لمن يهمه الأمر" ، سيكون لرسالتك تأثير أكبر إذا تضمنت التحية الاسم.

إذا كان شخص ما بصدد ملء طلب وظيفة والتقدم رسميًا لوظيفة ، فمن المحتمل أن يحصل على هذه المعلومات. اطلب من طالب الوظيفة تزويدك بهذه المعلومات. نظرًا لأنهم يطلبون خدمة في الحصول على خطاب التوصية ، يجب أن يسعدهم تقديم المعلومات. إذا لم يكن كذلك ، فتحقق من LinkedIn ، الذي يسرد غالبًا معلومات الاتصال هذه.

الخطوة 4: فكر في توصيتك

قبل أن تبدأ في الكتابة ، فكر في سبب ترشيحك للمرشح. ستعطي رسالة التوصية الجيدة أسبابًا محددة تجعل الشخص خيارًا ممتازًا للتوظيف. تتضمن بعض الأشياء التي يجب مراعاتها ما يلي:

• مهارات التواصل الجيد
• الصفات الشخصية مثل المثابرة أو الود
• أخلاقيات العمل
• خبرة في العمل
• الفوائد المحددة التي جلبوها لشركتك

قم بتدوين بعض الملاحظات التي يمكنك استخدامها أثناء كتابة الرسالة ، حيث سيساعدك ذلك على تجنب منع الكاتب.

الخطوة 5: ضع قائمة بمعلومات الاتصال

في الجزء العلوي من رسالتك ، ستدرج معلومات الاتصال الخاصة بك ، بما في ذلك اسمك وعنوانك. يتم محاذاة هذا على الهامش الأيسر. تحت هذا ، اكتب تاريخ اليوم. تخطي سطرًا واحدًا بين العنوان والتاريخ. أنت الآن بحاجة إلى تخطي سطر آخر ووضع معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم. ستحتاج إلى اسم مدير التوظيف أو المجند والمسمى الوظيفي واسم الشركة وعنوان الشركة.

الخطوة 6: اكتب التحية

عادة ما تكون التحية "عزيزي السيد / السيدة. الاسم الأخير: "مع نقطتين بدلاً من فاصلة بعد التحية. ومع ذلك ، في بعض الأحيان لن يكون لديك هذه المعلومات. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "Dear Hiring Manager" (عزيزي مدير التوظيف) إذا كنت بحاجة إلى ذلك أو "Dear Admissions Committee (لجنة القبول)" لرسالة مخصصة لإعداد أكاديمي. في بعض الأحيان ، سيُطلب منك كتابة خطاب توصية عام ليس لطلب وظيفة معين. في هذه الحالة ، تكون عبارة "إلى من يهمه الأمر" مناسبة. يمكنك أيضًا اختيار "سيدي العزيز / سيدتي". ومع ذلك ، في سيناريوهات أخرى ، تجنب هذه التحية العامة.

الخطوة 7: قم بتأليف الفقرة الأولى

في الفقرة الأولى ، عليك أن تقول من أنت وكيف تعرف الشخص الذي تتحدث عنه الرسالة. بعد ذلك ، قم بتضمين تفاصيل مثل المدة التي عرفتها بها ولماذا أنت شخص مناسب لكتابة خطاب توصية. أخيرًا ، قم بتضمين توصيتك والمسمى الوظيفي أو الوصف الوظيفي المحدد إذا كنت تعرف ذلك. اجعل هذه الفقرة قصيرة نسبيًا ولكنها شاملة. أيضًا ، اجعل حماسك لمقدم الطلب واضحًا في هذه الفقرة الافتتاحية. تجنب أي كتابة غير دقيقة أو أي شيء قد يبدو مبالغًا فيه في توصيتك. هذا مثال ممتاز للفقرة الأولى:

"اسمي سالي جونز ، وأنا أكتب بالنيابة عن جون سميث ، الذي يتقدم لشغل منصب مدير المبيعات المفتوح. أنا رئيس فريق مبيعات في Acme School Supplies ، وكان جون عضوًا في فريقي على مدار السنوات الخمس الماضية. أعتقد أنه سيكون مناسبا لمنصب مدير المبيعات الخاص بك ".

لاحظ كيف ذكر الكاتب من هم ، وكيف عرفوا الشخص ، وإلى متى. وأخيرًا ، أنهوا الفقرة ببيان التوصية.

الخطوة 8: الانتقال إلى فقرات الجسم

تتضمن الفقرات المتبقية تفاصيل حول سبب اعتقادك أن الشخص مرشح جيد لهذه الوظيفة. هنا تريد أن تكون محددًا قدر الإمكان. لكن ، مرة أخرى ، استخدم الأمثلة التي تدعم توصيتك. عندما تفكر في ما يجب تضمينه ، احتفظ بالصفات والمهارات الخاصة بالوظيفة أو برنامج الدرجة الذي يحاول الشخص تحقيقه. على سبيل المثال ، إذا تقدم شخص ما لبرنامج الدراسات العليا ، فيمكنك تضمين معلومات حول مهاراته البحثية والمثابرة. من ناحية أخرى ، إذا تقدم شخص ما لشغل منصب إداري ، فستبرز مهاراته في الاتصال وقدرات القيادة الطبيعية. إليك كيف يمكن قراءة فقرة الجسم:

"أعتقد أن جون سميث سيكون مرشحًا ممتازًا لمنصب مدير المبيعات الخاص بك. عندما عمل معي في شركة Acme School Supplies ، كان حريصًا على تجنيد بائعي تجزئة جدد. خلال السنوات الخمس التي عملنا فيها معًا ، أضاف خمس سلاسل جديدة للبيع بالتجزئة إلى قائمة البائعين لدينا. بالإضافة إلى ذلك ، تساعده شخصيته المنتهية ولايته على التواصل بشكل جيد مع العملاء والبائعين المحتملين ، الأمر الذي سيكون مصدر قوة لشركتك ".

ستحتاج إلى فقرتين أساسيتين على الأقل. يجب أن تكون إحدى الفقرات مجرد بيان توصية.

الخطوة 9: أغلق الرسالة

أنت الآن جاهز لإغلاق الرسالة. في الختام ، لخص أسباب التوصية ودعوة المستلم للاتصال بك لطرح المزيد من الأسئلة. أضف عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في الفقرة. قم بإنهائه بتوقيع إذا كنت تقوم بطباعة الرسالة. إذا كنت ترسله رقميًا ، فاكتب اسمك بالكامل. في الختام ، استخدم كلمات مثل "بدون تحفظ" أو "أعلى توصية" أو "بثقة" أو "بإخلاص" للتعبير عن حماسك لمقدم الطلب. إليك كيف قد يبدو هذا:

"أنا واثق من توصيتي من جون لمنصب مدير المبيعات الخاص بك. إذا كانت لديك أسئلة أو تريد التحدث أكثر عن هذا ، فيرجى الاتصال بي على [email protected] أو 444-444-4444.

بإخلاص،

سالي جونز
مدير فريق المبيعات ، Acme School Supplies "

الخطوة 10: حافظ على الطول المناسب

يجب أن يكون خطابك المرجعي بالطول المناسب. بشكل عام ، لا يجب أن تكون أكثر من صفحة واحدة. إذا كان لديك فقرة واحدة أو فقرتان فقط ، فقد يفترض المستلم أنك لا تعرف الشخص جيدًا بما يكفي لتوصي به. لذلك ، يجب أن يملأ طول الحرف المثالي صفحة واحدة مكتوبة. أولاً ، اختر بعض النقاط الأساسية حول الشخص الذي يتقدم للوظيفة التي يريدها. ثم قم بتقسيمها إلى ثلاث أو أربع فقرات. تأكد من تضمين معلومات حول كيفية تعرفك على الشخص.

الخطوة 11: التركيز على التنسيق

التنسيق ضروري عند إرسال خطاب مرجعي. تريد التأكد من أنها ذات مسافة واحدة ، ولكن قم بتضمين مسافة بين الفقرات. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى هوامش بحجم بوصة واحدة ومحاذاة الحرف إلى اليسار. بالنسبة للخط ، لا تختار أي شيء مجنون. يعد الخط القياسي المكون من 12 نقطة ، مثل Times New Roman أو Arial ، خيارًا جيدًا. تريد أن تكون الرسالة سهلة القراءة. أي خط منمق جدًا سيجعل قراءة الرسالة صعبة ، مما يضر بفرص الشخص في الحصول على الوظيفة.

الخطوة 12: تدقيق الخطاب الخاص بك

قبل إرسال الرسالة ، قم بتدقيقها. ضع في اعتبارك أن يقوم شخص آخر بمراجعتها أيضًا ، ولكن إذا قمت بذلك ، فتأكد من عدم الكشف عن اسم المرشح. تعتبر طلبات التوظيف وعمليات البحث عن الوظائف خاصة إلى حد ما ، لذلك لا تريد السماح لشخص ما بالدخول بسر من المفترض أن يظل طي الكتمان. لا ترسل خطاب توصية به العديد من الأخطاء الإملائية والنحوية. قد ينعكس ذلك بشكل سيء على المرشح. التدقيق اللغوي ضروري.

الخطوة 13: اختر سطر الموضوع الصحيح

يعتبر سطر الموضوع مهمًا إذا أرسلت رسالتك عبر البريد الإلكتروني. يجب أن يذكر اسم المرشح والمسمى الوظيفي إذا كنت تعرف ذلك. استخدم أيضًا كلمة "توصية" لتوضيح سبب إرسال البريد الإلكتروني. لذلك قد يبدو سطر الموضوع كما يلي:

• توصية لوظيفة John Smith - Sales Manager

تذكر أن مديري التوظيف يتلقون المئات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا عندما يكون لديهم وظائف شاغرة. لذلك عليك أن توضح لهم في سطر الموضوع لماذا يجب أن ينظروا إلى بريدك الإلكتروني.

الخطوة 14: دراسة مثال على رسالة مرجعية

قبل أن تكتب خطابك المرجعي الأول ، خذ بعض الوقت لدراسة مثال جيد. هذا ما قد تكتبه:

سارة هولينجسورث
123 الشارع الرئيسي
مدينة الأعمال ، نيويورك 12345
333-333-3333
[email protected]

30 يوليو 2022

رالف لي
مدير التوظيف
شركة دولوث التقنية
383 شارع الجنوب
مدينة الأعمال ، IA 12345

عزيزي السيد لي:

يسعدني أن أوصي سكوت سوالو بمنصب مساعد المبيعات في شركة Duluth Tech Co. بصفتي مدير مبيعات لشركة Acme Tech ، لقد كان من دواعي سروري العمل كمشرف على Scott على مدار السنوات العشر الماضية. كموظف مسؤول ودقيق ، كان سكوت أحد أفضل الموظفين لدي. أؤيد بصدق مؤهلاته ومهاراته.

طوال عقدنا من العمل معًا ، تأثرت بمعرفة سكوت بأساليب البيع. لقد وجدت أيضًا أنه يتمتع بمهارات ممتازة في التعامل مع الأشخاص وبديهية جيدة ، مما ساعده على التواصل بشكل جيد مع المرشحين والعملاء لدينا. خلال الفترة التي قضاها معنا ، ساعد في زيادة مبيعاتنا بنسبة 10٪ من خلال إنشاء خمسة حسابات جديدة للشركة.

في حين أن مهارة البيع هذه كانت واحدة من أهم مزاياه ، كان سكوت أيضًا لاعبًا أنيقًا جدًا ولاعبًا جماعيًا ممتازًا. ساعد تفاؤله في تشجيع زملاء المبيعات الآخرين على الاستمرار في العمل الجاد. طور علاقات إيجابية في جميع أنحاء الشركة ومع زملائه المباشرين في العمل ، ولم ينظر إليه أحد على أنه منافس.

أنا واثق من أن أوصي بسكوت لك وأعتقد أنه سيلائم الفريق في شركة Duluth Tech Co. إذا كنت ترغب في طرح أي أسئلة أخرى أو الحصول على مزيد من المعلومات حول عمل سكوت لنا ، فيرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [email protected] أو الاتصال على 333-333-3333.

بإخلاص،

سارة هولينجسورث
مدير المبيعات ، شركة Acme Tech

الخطوة 15: انظر إلى نموذج خطاب مرجعي شخصي

تركز الرسائل المرجعية الشخصية على سمات الشخصية الشخصية ، وليس على خبرة العمل المهنية. ومع ذلك ، نظرًا لأن الخطاب المرجعي الشخصي يختلف قليلاً عن الخطاب المهني ، فإليك نظرة على الفقرات التي قد تتضمن:

عزيزي السيدة سميث:

يسعدني أن أكتب رسالة مرجعية نيابة عن سارة هولينجسورث ، التي كانت واحدة من أقرب أصدقائي منذ المدرسة الابتدائية. إذا كنت تبحث عن موظف مجتهد ومتفاني يمنحها كل شيء لشركتك ، فإن سارة هي التي تريدها.

كان على سارة دائمًا أن تعمل بجهد أكبر قليلاً من الآخرين في المدرسة ، لكنها لم تستسلم أبدًا. بقيت في الجزء العلوي من الفصل على الرغم من بعض تحديات التعلم والحياة المنزلية الصعبة في منزل وحيد الوالد. حتى أنها حصلت على منحة دراسية في الكلية بسبب أكاديمييها. هذا يدل على إصرارها ، والذي سيكون أحد الأصول الحيوية لشركتك.

كشخص بالغ ، شاهدت سارة تنجح في عملها. تُظهر توصياتها من العملاء السابقين طبيعتها المهتمة ومهنيتها.

يسعدني أن أقدم ترشيحي لسارة لبرنامجك. إذا قمت بتعيينها ، فستحصل على عضو فريق متخصص ومحترف سيكون مصدر قوة لفريقك. إذا كنت تريد معرفة المزيد ، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [email protected] أو الاتصال بالرقم 123-456-7890.

بإخلاص،

سامانثا ستيفنز

لاحظ أنه في هذا المثال ، يركز المرسل على سمات الشخصية الشخصية التي لاحظوها بدلاً من تجربة العمل المحددة. ومع ذلك ، فإن أخلاقيات العمل جزء من الرسالة فقط لأن هذا شيء لاحظه المرسل.

الخطوة 16: استخدم نموذج الرسالة

ضع في اعتبارك استخدام قالب خطاب مرجعي إذا لم تكن قد كتبت خطابًا مرجعيًا من قبل. تذكر أنه سيكون خطاب عمل رسمي. إليك ما ستحتوي عليه:

[اسمك]
[عنوانك]
[رمز ولاية المدينة]

[تاريخ اليوم]

[اسم المستقبل]
[مسمى وظيفي]
[شركة]
{تبوك]
[رمز ولاية المدينة]

عزيزي [اسم المستلم]:

الفقرة 1: تنص هذه المقدمة القصيرة على الغرض من الرسالة. ستقوم أيضًا بتضمين معلومات حول سبب كتابة خطاب مرجعي احترافي.

الفقرة 2: تتضمن هذه الفقرة تفاصيل حول علاقتك مع الشخص الذي تكتب عنه ، بما في ذلك حقائق حول وظيفته السابقة ومسؤولياته.

الفقرة 3: هذه جملة واحدة تقدم إفادة عن مؤهلات الشخص للوظيفة.

الفقرة 4: قدم أمثلة محددة لدعم بيانك السابق.

الفقرة 5: أغلق الخطاب بملخص لتوصيتك ودعوة للاتصال بك للحصول على معلومات إضافية. تضمين معلومات الاتصال في الفقرة.

مع خالص التقدير أو الاحترام لك ،

[التوقيع]

[اسم المكتوب]
[المسمى الوظيفي]

يمكنك أيضًا الاحتفاظ بهذا النموذج في متناول اليد إذا كنت مديرًا لأنه قد يُطلب منك كتابة خطابات مرجعية بانتظام. مرة أخرى ، وجود نموذج يمكنك سحبه والرسم منه سيجعل هذه المهمة أسهل.

لمزيد من المساعدة في كتابة خطابك المرجعي ، راجع دليلنا لقواعد النحو والصياغة.