كيفية كتابة تقرير: دليل

التقرير عبارة عن حساب واقعي يعرض و / أو يلخص الحقائق حول حدث أو موضوع أو مشكلة معينة. الفكرة هي أن الأشخاص الذين ليسوا على دراية بالموضوع يمكنهم العثور على كل ما يحتاجون إلى معرفته من تقرير جيد.

تجعل التقارير من السهل اللحاق بشخص ما على دراية بموضوع ما ، ولكن كتابة تقرير ليس بالأمر السهل في الواقع. لمساعدتك على فهم ما يجب القيام به ، نقدم أدناه تقريرًا صغيرًا خاصًا بنا ، كل ما يتعلق بكتابة التقارير.

ما هو التقرير؟

من الناحية الفنية ، يعد تعريف التقرير غامضًا جدًا: أي سرد ​​، منطوقًا أو مكتوبًا ، للأمور المتعلقة بموضوع معين. يمكن أن يشير هذا إلى أي شيء من شهادة في قاعة المحكمة إلى تقرير كتاب المدرسة الابتدائية.

حقًا ، عندما يتحدث الأشخاص عن "التقارير" ، فإنهم يشيرون عادةً إلى المستندات الرسمية التي تحدد حقائق الموضوع ، والتي يكتبها عادةً خبير في الموضوع أو شخص مكلف بالتحقيق فيه. هناك أنواع مختلفة من التقارير ، موضحة في القسم التالي ، لكنها تتوافق في الغالب مع هذا الوصف.

ما نوع المعلومات التي يتم مشاركتها في التقارير؟ على الرغم من أن جميع الحقائق مرحب بها ، إلا أن التقارير ، على وجه الخصوص ، تميل إلى إبراز هذه الأنواع من المحتوى:

• تفاصيل حدث أو موقف
• العواقب أو التأثير المستمر لحدث أو موقف
• تقييم البيانات الإحصائية أو التحليلات
• تفسيرات من المعلومات الواردة في التقرير
• تنبؤات أو توصيات بناءً على المعلومات الواردة في التقرير
• كيف ترتبط المعلومات بأحداث أو تقارير أخرى

ترتبط التقارير ارتباطًا وثيقًا بكتابة المقالات ، على الرغم من وجود بعض الفروق الواضحة. بينما يعتمد كلاهما على الحقائق ، تضيف المقالات الآراء والحجج الشخصية للمؤلفين. عادةً ما تلتزم التقارير بالحقائق فقط ، على الرغم من أنها قد تتضمن بعضًا من تفسير المؤلف لهذه الحقائق ، على الأرجح في الاستنتاج.

علاوة على ذلك ، يتم تنظيم التقارير بشكل كبير ، وعادة ما تحتوي على جداول المحتويات والعناوين الفرعية والعناوين الفرعية. هذا يسهل على القراء فحص التقارير بحثًا عن المعلومات التي يبحثون عنها. من ناحية أخرى ، من المفترض أن تتم قراءة المقالات من البداية إلى النهاية ، وليس للتصفح للحصول على رؤى محددة.

أنواع التقارير

هناك عدة أنواع مختلفة من التقارير ، حسب الغرض والجهة التي تقدم تقريرك إليها. فيما يلي قائمة سريعة بأنواع التقارير الشائعة:

• التقرير الأكاديمي: اختبارات فهم الطالب للموضوع ، مثل تقارير الكتب ، وتقارير الأحداث التاريخية ، والسير الذاتية
• تقارير الأعمال: تحدد المعلومات المفيدة في إستراتيجية العمل ، مثل تقارير التسويق والمذكرات الداخلية وتحليل SWOT وتقارير الجدوى
• التقارير العلمية: تشارك نتائج الأبحاث ، مثل الأوراق البحثية ودراسات الحالة ، عادةً في المجلات العلمية

يمكن تقسيم التقارير إلى فئات بناءً على كيفية كتابتها. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون التقرير رسميًا أو غير رسمي ، قصيرًا أو طويلًا ، وداخليًا أو خارجيًا. في مجال الأعمال ، يشارك التقرير العمودي المعلومات مع الأشخاص في مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي (أي الأشخاص الذين يعملون فوقك وأدنى منك) ، بينما التقرير الجانبي مخصص للأشخاص في نفس مستوى المؤلف ، ولكن في أقسام مختلفة.

يوجد العديد من أنواع التقارير بقدر أنماط الكتابة ، ولكن في هذا الدليل ، نركز على التقارير الأكاديمية ، والتي تميل إلى أن تكون رسمية وإعلامية.

>> اقرأ المزيد: ما هي الكتابة الأكاديمية؟

ما هو هيكل التقرير؟

يعتمد هيكل التقرير على نوع التقرير ومتطلبات المهمة. بينما يمكن للتقارير استخدام هيكلها الفريد ، يتبع معظمها هذا النموذج الأساسي:

• الملخص التنفيذي: تمامًا مثل الملخص في الورقة الأكاديمية ، الملخص التنفيذي هو قسم مستقل يلخص النتائج في تقريرك حتى يعرف القراء ما يمكن توقعه. هذه في الغالب للتقارير الرسمية وأقل من ذلك لتقارير المدرسة.
• مقدمة: إعداد نص التقرير ، تشرح المقدمة الموضوع العام الذي أنت على وشك مناقشته ، مع بيان أطروحتك وأي معلومات أساسية تحتاج إلى المعرفة قبل أن تدخل في النتائج الخاصة بك.
• النص الأساسي : يشرح نص التقرير جميع اكتشافاتك الرئيسية ، مقسمًا إلى عناوين وعناوين فرعية. يشكل النص غالبية التقرير بأكمله ؛ في حين أن المقدمة والخاتمة عبارة عن بضع فقرات لكل منهما ، يمكن للجسد أن يستمر في الصفحات.
• الخلاصة : الخاتمة هي المكان الذي تجمع فيه كل المعلومات الواردة في تقريرك وتتوصل إلى تفسير أو حكم نهائي. هذا هو المكان الذي يُدخل فيه المؤلف آراءه الشخصية أو استدلالاته.

إذا كنت معتادًا على كيفية كتابة ورقة بحثية ، فستلاحظ أن كتابة التقرير تتبع نفس هيكل المقدمة والهيكل والاستنتاج ، وأحيانًا تضيف ملخصًا تنفيذيًا. عادةً ما يكون للتقارير متطلبات إضافية خاصة بها ، مثل صفحات العنوان وجداول المحتوى ، والتي سنشرحها في القسم التالي.

ما الذي يجب تضمينه في التقرير؟

لا توجد متطلبات مؤكدة لما يتضمنه التقرير. يمكن لكل مدرسة ، وشركة ، ومختبر ، ومدير مهام ، ومعلم إنشاء التنسيق الخاص بهم ، اعتمادًا على احتياجاتهم الفريدة. بشكل عام ، كن على اطلاع على هذه المتطلبات الخاصة - فهي تميل إلى الظهور كثيرًا:

• صفحة العنوان: غالبًا ما تستخدم التقارير الرسمية صفحة العنوان للحفاظ على تنظيم الأشياء ؛ إذا كان على الشخص قراءة تقارير متعددة ، فإن صفحات العنوان تسهل تتبعها.
• جدول المحتويات: تمامًا كما هو الحال في الكتب ، يساعد جدول المحتويات القراء على الانتقال مباشرة إلى القسم الذي يهتمون به ، مما يسمح بتصفح أسرع.
• ترقيم الصفحات: من باب المجاملة الشائعة إذا كنت تكتب تقريرًا أطول ، فإن ترقيم الصفحات يضمن أن الصفحات مرتبة في حالة الخلط أو الأخطاء المطبعية.
• العناوين والعناوين الفرعية: يتم عادةً تقسيم التقارير إلى أقسام ، مقسمة حسب العناوين والعناوين الفرعية ، لتسهيل التصفح والمسح الضوئي.
• الاقتباسات: إذا كنت تستشهد بمعلومات من مصدر آخر ، فإن إرشادات الاقتباسات تخبرك بالتنسيق الموصى به.
• صفحة الأعمال التي تم الاستشهاد بها: تسرد قائمة المراجع في نهاية التقرير الاعتمادات والمعلومات القانونية للمصادر الأخرى التي حصلت على معلومات منها.

كما هو الحال دائمًا ، قم بالرجوع إلى المهمة للحصول على إرشادات محددة لكل منها. يجب أن يخبرك الأشخاص الذين قرأوا التقرير بأية إرشادات النمط أو التنسيق الذي يحتاجون إليه.

كيفية كتابة تقرير في 7 خطوات

الآن دعنا ندخل في تفاصيل كيفية كتابة التقرير. اتبع الخطوات السبع الخاصة بكتابة التقرير أدناه لتأخذك من فكرة إلى ورقة كاملة.

1 اختر موضوعًا بناءً على المهمة

قبل أن تبدأ الكتابة ، عليك أن تختار موضوع تقريرك. في كثير من الأحيان ، يتم تعيين الموضوع لك ، كما هو الحال مع معظم تقارير الأعمال ، أو يتم تحديده مسبقًا حسب طبيعة عملك ، كما هو الحال مع التقارير العلمية. إذا كان الأمر كذلك ، فيمكنك تجاهل هذه الخطوة والمضي قدمًا.

إذا كنت مسؤولاً عن اختيار موضوعك ، كما هو الحال مع الكثير من التقارير الأكاديمية ، فهذه إحدى أهم الخطوات في عملية الكتابة بأكملها. حاول اختيار موضوع يناسب هذين المعيارين:

• توجد معلومات كافية: اختر موضوعًا ليس عامًا جدًا ولكنه ليس محددًا للغاية ، مع معلومات كافية لملء تقريرك بدون مساحة متروكة ، ولكن ليس كثيرًا بحيث لا يمكنك تغطية كل شيء.
• إنه شيء تهتم به: على الرغم من أن هذا ليس مطلبًا صارمًا ، إلا أنه يساعد في جودة التقرير إذا كنت مهتمًا بالموضوع.

بالطبع ، لا تنس تعليمات المهمة ، بما في ذلك الطول ، لذا احتفظ بتلك الموجودة في مؤخرة رأسك عند اتخاذ القرار.

2 إجراء البحث

مع تقارير الأعمال والتقارير العلمية ، يكون البحث عادةً خاصًا بك أو تقدمه الشركة — على الرغم من أنه لا يزال هناك الكثير من البحث عن مصادر خارجية في كليهما.

بالنسبة للأوراق الأكاديمية ، فأنت إلى حد كبير بمفردك لإجراء البحث ، إلا إذا كنت مطالبًا باستخدام مواد الفصل. هذا أحد الأسباب التي تجعل اختيار الموضوع الصحيح أمرًا بالغ الأهمية ؛ لن تذهب بعيدًا إذا كان الموضوع الذي اخترته لا يحتوي على ما يكفي من البحث المتاح.

المفتاح هو البحث فقط عن المصادر ذات السمعة الطيبة: الوثائق الرسمية ، والتقارير الأخرى ، والأوراق البحثية ، ودراسات الحالة ، والكتب من مؤلفين محترمين ، وما إلى ذلك. لا تتردد في استخدام الأبحاث المذكورة في تقارير أخرى مماثلة. يمكنك غالبًا العثور على الكثير من المعلومات عبر الإنترنت من خلال محركات البحث ، ولكن القيام برحلة سريعة إلى المكتبة يمكن أن يساعدك أيضًا في الحسم.

3 اكتب بيان الأطروحة

قبل أن تذهب أبعد من ذلك ، اكتب بيان أطروحة لمساعدتك على تصور الموضوع الرئيسي لتقريرك. تمامًا مثل الجملة الافتتاحية للفقرة ، يلخص بيان الأطروحة النقطة الرئيسية لكتابتك ، في هذه الحالة ، التقرير.

بمجرد جمع ما يكفي من البحث ، يجب أن تلاحظ بعض الاتجاهات والأنماط في المعلومات. إذا كانت كل هذه الأنماط تستدل أو تؤدي إلى نقطة شاملة أكبر ، فهذا هو بيان أطروحتك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقريرًا عن أجور موظفي الوجبات السريعة ، فقد تكون أطروحتك شيئًا مثل ، "على الرغم من أن الأجور كانت تتناسب مع نفقات المعيشة ، إلا أنها لم تعد كافية بعد سنوات من الركود". من هناك ، سيتناول الجزء المتبقي من تقريرك هذه الأطروحة ، مع أدلة وافرة وحجج داعمة.

من الجيد تضمين بيان أطروحتك في كل من الملخص التنفيذي ومقدمة تقريرك ، لكنك لا تزال ترغب في اكتشافه مبكرًا حتى تعرف الاتجاه الذي يجب أن تسلكه عندما تعمل على مخططك التالي.

4 إعداد مخطط تفصيلي

يُنصح بكتابة مخطط تفصيلي لجميع أنواع الكتابة ، ولكنه مفيد بشكل خاص للتقارير نظرًا لتركيزها على التنظيم. نظرًا لأن التقارير غالبًا ما تكون مفصولة بالعناوين والعناوين الفرعية ، فإن مخططًا قويًا يضمن لك البقاء على المسار الصحيح أثناء الكتابة دون فقد أي شيء.

حقًا ، يجب أن تبدأ في التفكير في مخططك أثناء مرحلة البحث ، عندما تبدأ في ملاحظة الأنماط والاتجاهات. إذا واجهتك مشكلة ، فحاول إعداد قائمة بجميع النقاط الأساسية والتفاصيل والأدلة التي تريد ذكرها. تحقق مما إذا كان بإمكانك تصنيفها في فئات عامة ومحددة ، والتي يمكنك تحويلها إلى عناوين وعناوين فرعية على التوالي.

5 اكتب مسودة أولية

في الواقع كتابة المسودة الأولية ، أو المسودة الأولى ، عادة ما تكون الخطوة الأكثر استهلاكا للوقت. هذا هو المكان الذي تأخذ فيه جميع المعلومات من بحثك وتضعها في كلمات. لتجنب الإرهاق ، ما عليك سوى اتباع مخططك خطوة بخطوة للتأكد من أنك لا تترك أي شيء عن طريق الخطأ.

لا تخافوا من ارتكاب الأخطاء. هذه هي القاعدة الأولى لكتابة مسودة أولية. إن توقع أن تكون المسودة الأولى مثالية يضيف الكثير من الضغط. بدلاً من ذلك ، اكتب بطريقة طبيعية ومريحة ، وقلق بشأن التفاصيل المحددة مثل اختيار الكلمات وتصحيح الأخطاء لاحقًا. هذا هو الهدف من الخطوتين الأخيرتين ، على أي حال.

6 مراجعة وتحرير تقريرك

بمجرد الانتهاء من المسودة الأولية ، حان الوقت للعودة والبدء في إصلاح الأخطاء التي تجاهلتها في المرة الأولى. (قبل أن تغوص مجددًا ، من المفيد أن تنام عليها لبدء التحرير من جديد ، أو على الأقل خذ استراحة صغيرة للاسترخاء من كتابة المسودة الأولية).

نوصي أولاً بإعادة قراءة تقريرك بشأن أية مشكلات رئيسية ، مثل قص أو تحريك الجمل والفقرات بأكملها. في بعض الأحيان ستجد أن بياناتك غير متطابقة ، أو أنك أساءت تفسير جزء أساسي من الأدلة. هذا هو الوقت المناسب لإصلاح أخطاء "الصورة الكبيرة" وإعادة كتابة أي أقسام أطول حسب الحاجة.

إذا لم تكن معتادًا على ما تبحث عنه عند التحرير ، فيمكنك قراءة دليلنا السابق مع بعض نصائح التحرير الذاتي الأكثر تقدمًا .

7 التدقيق اللغوي والتحقق من الأخطاء

أخيرًا ، من المفيد مراجعة تقريرك مرة أخيرة ، فقط لتحسين الصياغة والتحقق من الأخطاء النحوية أو الإملائية. في الخطوة السابقة ، قمت بالتحقق من أخطاء "الصورة الكبيرة" ، ولكن هنا تبحث عن مشكلات محددة ، وحتى معقدة.

يقوم مساعد الكتابة مثل Grammarly بالإعلام عن هذه المشكلات نيابة عنك. يشير الإصدار المجاني من Grammarly إلى أي أخطاء إملائية ونحوية أثناء الكتابة ، مع اقتراحات لتحسين كتابتك يمكنك تطبيقها بنقرة واحدة فقط. يوفر الإصدار المميز ميزات أكثر تقدمًا ، مثل تعديلات النغمة وتوصيات اختيار الكلمات لنقل كتابتك إلى المستوى التالي.