كيفية كتابة خطاب الاستقالة

قد يكون ترك الوظيفة أمرًا مثيرًا. ولكن قد يكون الأمر غير مريح أيضًا، خاصة عندما يتعلق الأمر بتوصيل الأخبار إلى زملائك الحاليين. قد تكون كتابة خطاب الاستقالة أمرًا صعبًا في وقت يكون لديك فيه الكثير مما يدور في ذهنك بالفعل. إنه بروتوكول قياسي لمشاركة هذا التغيير وجهًا لوجه (من باب المجاملة لمديرك وزملائك) وأيضًا كتابة الأخبار كتابيًا، في شكل خطاب استقالة (لأغراض الموارد البشرية الرسمية). ولكن ماذا لو كنت لا تعرف بالضبط ما يجب تضمينه وكيفية صياغته بشكل مناسب؟

كتابة خطاب الاستقالة لا يجب أن يكون شيئًا يدعو للقلق. نوضح في هذا الدليل كل ما تريد معرفته حول كيفية كتابة خطاب الاستقالة. نتناول ما يجب تضمينه في ما تريد ونغطي بعض النصائح المفيدة. بالإضافة إلى ذلك، نحن نقدم لك نموذجًا مفيدًا لخطاب الاستقالة لتبدأ به.

ما يجب تضمينه في خطاب الاستقالة الخاص بك

كما هو الحال مع كتابة خطاب تقديمي ، عندما تكتب خطاب استقالة، يجب عليك تضمين معلومات محددة يحتاج صاحب العمل إلى معرفتها. علاوة على ذلك، هناك آداب عمل يجب عليك اتباعها، لذلك يتوقع صاحب العمل أيضًا بعض المجاملات. على وجه التحديد، يجب أن يتضمن خطاب الاستقالة ما يلي:

تحية رسمية واختتام

تعتبر خطابات الاستقالة بمثابة مستندات عمل، لذلك تبدأ بكلمة "عزيزي" وتختتم بختم مناسب مثل " مع خالص التقدير لك ".

إعلان استقالتك

عادةً ما تشرح الجملة الأولى من خطاب الاستقالة نيتك في ترك دورك. يُعلم هذا القارئ على الفور بمحتويات رسالتك، ويتجنب دفن المقدمة. اذكر بوضوح أنك تستقيل بلغة واضحة. إذا كان خطاب الاستقالة الخاص بك غامضًا أو غامضًا للغاية، فقد يسيء أصحاب العمل تفسيره. من الأفضل أن تكون صريحًا ومباشرًا، بمعنى آخر،قم بإزالة الضمادة بسرعة.

لا يستمتع معظم الناس بإيصال الأخبار السيئة، لذا يميل البعض إلى تخفيف خطاب استقالتهم باستخدام عبارات ملطفة أو تحوطية (لغة غير مؤكدة مثل "أعتقد..." أو "قد يكون من الأفضل إذا..."). لا يؤدي هذا إلى خلق الغموض فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى تشويش كتابتك بالكلمات الزائدة التي تنتقص من رسالتك.

تاريخ التوقف عن العمل

من الضروري أن تحدد صراحة آخر يوم عمل لك حتى تتمكن شركتك من التكيف بشكل صحيح. هناك حاجة إلى الكثير من الاستعدادات، مثل العثور على بديل لك أو حتى إعادة هيكلة فريقك. ولجدولة هذه الأحداث وتنظيمها بشكل صحيح، تحتاج الشركة إلى تاريخ نهائي.

عرض للمساعدة في عملية الانتقال

عندما تستقيل، فإنك تضع الشركة في موقف صعب. تقترح آداب العمل المناسبة أن تساعد فريقك على الاستعداد لمغادرتك خلال الفترة ما بين استقالتك وآخر يوم لك لتجنب تحميل زملائك في العمل العبء.

تختلف الطرق المحددة التي يمكنك من خلالها المساعدة من وظيفة إلى أخرى، ولكن إليك بعض المهام الشائعة:

• صياغة خطة انتقالية توضح بالتفصيل من سيتولى أيًا من مهامك السابقة، حسب الاقتضاء
• تدريب بديلك أو زملائك
• تسليم ملكية المشاريع
• كتابة دليل حول كيفية إنجاز مهام معينة
• تفاصيل جدولك المستمر حتى يتمكن شخص ما من المتابعة من حيث توقفت
• إبلاغ/نقل جهات الاتصال التجارية الخاصة بك

ستحتاج على الأرجح إلى العمل على مثل هذه التفاصيل مع مديرك، لذلك لا تحتاج إلى الالتزام بالتفاصيل في خطاب الاستقالة. حتى لو لم تكن هناك مساعدة ضرورية، فلا تزال هذه لفتة مدروسة يجب تقديمها. كل من يقرأ خطاب استقالتك سيقدر ذلك.

بيان امتنان مهذب (إذا كان صادقًا)

غالبًا ما يكون من المجاملة أن نشكر الشركة على إتاحة الفرصة للعمل هناك، خاصة إذا كانت تقدم التدريب أو المساعدة الشخصية. بالطبع، إذا كان سبب مغادرتك يتعلق بمكان عمل عدائي، فلا تتردد في تجاهل هذا القسم لأنه قد يبدو منافقًا أو غير أصيل.

معلومات الاتصال

في مكان ما في خطاب الاستقالة، قم بتضمين معلومات الاتصال الحديثة الخاصة بك. ربما قد تحتاج إدارة الموارد البشرية إلى مناقشة أمر ما معك في المستقبل، أو ربما يكون لدى زملائك أو بديلك بعض الأسئلة.

إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا، فيجب أن تكون معلومات الاتصال الخاصة بك موجودة أسفل اسمك في الزاوية العلوية اليسرى. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا، فيمكنك إضافة هذا إلى الأسفل تحت توقيعك.

كيفية كتابة خطاب الاستقالة

أولاً وقبل كل شيء، عليك اختيار قناة الاتصال المناسبة لخطاب الاستقالة الخاص بك. عادة، يتم إرسال خطابات الاستقالة كرسائل بريد إلكتروني أو طباعتها وتسليمها باليد.

كما هو مذكور أعلاه، يوصى بالاستقالة وجهًا لوجه (إما شخصيًا أو عبر مكالمة فيديو إذا كنت تعمل عن بُعد) ثم قم بتسليم خطاب الاستقالة. ليس هذا فقط أكثر أدبًا، ولكنك أيضًا تتحكم في وقت تسليم الأخبار. إذا قمت ببساطة بإرسال بريد إلكتروني أو خطاب، فإنك لا تعرف متى سيقرأه الشخص - وقد يؤدي ذلك إلى تعقيد الأمور، خاصة فيما يتعلق بإشعار مدته أسبوعين.

بافتراض أنك ستستقيل شخصيًا أولاً، فإن الاختيار بين النسخة المطبوعة والبريد الإلكتروني يعتمد على شركتك. ترغب الشركات الأكثر رسمية في الحصول على رسائل مطبوعة، في حين أن الشركات غير الرسمية ستكون مناسبة مع البريد الإلكتروني. إذا كنت في شك، يمكنك ببساطة أن تسأل مديرك أو فريق الموارد البشرية عما يفضلونه - بعد نشر الأخبار بالطبع.

عند كتابة استقالتك، التزم فقط بالأساسيات واجعلها قصيرة:لا تزيد عن صفحة واحدة. قم بتغطية جميع المناطق المذكورة أعلاه واترك الأمر عند هذا الحد. لا حاجة للخوض في التفاصيل.

إذا كانت لديك علاقة شخصية مع مديرك، فقد تشعر أن لديك المزيد لتقوله. في هذه الحالة، لماذا لا ترسل لهم رسالة شخصية؟ يجب أن يكون خطاب الاستقالة احترافيًا تمامًا، لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك مشاركة أفكارك في رسالة منفصلة وغير رسمية.

أما بالنسبة للنغمة، فاستخدم نفس اللغة التي تكتب بها على LinkedIn . حتى عندما يتعلق الأمر بالعواطف، تظل خطابات الاستقالة وثائق رسمية. تجنب النكات واللغة العامية والرموز التعبيرية وغيرها من وسائل التواصل التي قد تبدو غير رسمية للغاية.

نموذج خطاب الاستقالة

إليك نموذج خطاب الاستقالة لمساعدتك على البدء. لا تتردد في نسخه وملء الحقول وفقا لذلك.

يرجى قبول هذه الرسالة باعتبارها استقالتي الرسمية من[الشركة]. آخر يوم لي سيكون في[التاريخ].

أنا ممتن للفرصة التي منحتها لي أنت و[الشركة]للتعلم والنمو بصفتي[المسمى الوظيفي]. لقد كان من دواعي سروري أن أكون جزءًا من هذا الفريق المبتكر وسريع الخطى.

أنا متحمس لفعل كل ما بوسعي للمساعدة في هذا التحول، بما في ذلك[مهمة مفيدة]. أتمنى لك ولـ[الشركة]كل التوفيق في تحقيق أهدافك.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

[الاسم الكامل]

[بريد إلكتروني]

[رقم التليفون]

[عنوان]

نصائح حول كيفية كتابة خطاب الاستقالة

الوقت المناسب لذلك

لا ينبغي أن تكون رسالة الاستقالة هي المرة الأولى التي يسمع فيها صاحب العمل عن مغادرتك. كما ذكرنا أعلاه، لا يمكنك التحكم في وقت قراءة رسالتك، ناهيك عن أنه يجب دائمًا إخبار الأخبار المهمة شخصيًا.

بدلاً من ذلك، فإن خطاب الاستقالة الخاص بك يعمل بمثابةتوثيقأكثر منكونه إشعارًا. فكر في الأمر كإيصال. أفضل الممارسات هي إخبار مديرك بأنك تستقيل شخصيًا ثم تسليم خطاب الاستقالة كسجل رسمي.

يمكنك تسليم صاحب العمل خطابًا مطبوعًا عند مناقشته شخصيًا، أو يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني بعد ذلك. وفي كلتا الحالتين، يجب أن تكون مكملة للمحادثة الشخصية، وليس بديلاً عنها.

لا تحرق الجسور

إن الحفاظ على الود لا يتعلق تمامًا بالأخلاق الحميدة؛ من الشائع أن يحتفظ الأشخاص بعلاقات العمل حتى بعد استقالتهم. ربما سيكون هناك افتتاح جديد جذاب في شركتك القديمة في المستقبل، أو ربما ترغب في التوصية بهم كعميل لشركتك الجديدة. تسير هذه المواقف بسلاسة أكبر إذا أنهيت الأمور وديًا.

علاوة على ذلك، ستحتاج غالبًا إلى استخدام صاحب العمل السابق كمرجع للوظائف الجديدة. إن قول أشياء سلبية في خطاب الاستقالة الخاص بك لن يؤدي إلا إلى الإضرار بفرصك في العثور على وظيفة جديدة إذا كان صاحب العمل السابق يحمل ضغينة.

بدلًا من التنفيس عن كل مشاعرك السلبية، من الأفضل أن تكون مهذبًا. حتى لو كنت ستغادر بسبب بيئة عمل معادية، فاذكر ذلك من الناحية المهنية - وبهذه الطريقة تسجل شركتك شكواك في حالة مغادرة الآخرين لنفس الأسباب.

تدقيق دائما

لا تلوث خروجك الجميل بخطأ مطبعي محرج. كما هو الحال مع أي مستند مهم، قم بمراجعته بعناية للتأكد من خلوه من الأخطاء قبل أن يتمكن أي شخص آخر من رؤيته. قم بقراءته سريعًا عند الانتهاء للتحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية.

ستنبهك اقتراحات الكتابة في Grammarly بأية أخطاء أثناء الكتابة، مع تعليقات حول كيفية تصحيحها. علاوة على ذلك، يضمن كاشف النغمات الخاص بنا أن خطاب الاستقالة الخاص بك يأتي بالطريقة التي تريدها، من خلال السماح لك بمعرفة ما إذا كنت تبدو "غير رسمي" أو "قوي" أو "اتهامي"، مما يمنحك المزيد من راحة البال.

تمت كتابة هذه المقالة في الأصل عام 2017 بواسطة كارين هيرتزبيرج. لقد تم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.