كيفية كتابة خطاب استقالة

قد يكون ترك الوظيفة مثيرًا. ولكنه قد يكون أيضًا غير مريح ، خاصة عندما يتعلق الأمر بإيصال الأخبار إلى زملائك الحاليين. قد تبدو كتابة خطاب استقالة أمرًا صعبًا في وقت تشغل بالك كثيرًا بالفعل. إنه بروتوكول قياسي لمشاركة هذا التغيير وجهًا لوجه (من باب المجاملة لمديرك وأقرانك) وأيضًا كتابة الأخبار في شكل خطاب استقالة (لأغراض الموارد البشرية الرسمية). ولكن ماذا لو كنت لا تعرف بالضبط ما يجب تضمينه وكيفية صياغته بشكل مناسب؟

لا يجب أن تكون كتابة خطاب الاستقالة أمرًا يدعو للقلق. في هذا الدليل ، نشرح كل ما تحتاج لمعرفته حول كيفية كتابة خطاب الاستقالة. نراجع ما يجب تضمينه في لك ونغطي بعض النصائح المفيدة. بالإضافة إلى ذلك ، نقدم نموذجًا مفيدًا لخطاب الاستقالة لتبدأ.

ما يجب تضمينه في خطاب الاستقالة الخاص بك

كما هو الحال مع كتابة خطاب تغطية ، عندما تكتب خطاب استقالة ، فأنت بحاجة إلى تضمين معلومات محددة يحتاج صاحب العمل إلى معرفتها. علاوة على ذلك ، هناك آداب عمل يجب عليك اتباعها ، لذلك يتوقع صاحب العمل أيضًا بعض المجاملات. على وجه التحديد ، يجب أن يتضمن خطاب الاستقالة ما يلي:

التحية الرسمية والختامية

خطابات الاستقالة عبارة عن مستندات عمل ، لذا افتحها بكلمة "عزيزي" الرسمية وتختتم بختام مناسب مثل " خالصك ".

اعلان استقالتك

عادةً ما توضح الجملة الأولى من خطاب الاستقالة نيتك في ترك دورك. يُعلم هذا القارئ على الفور بمحتويات رسالتك ، ويتجنب دفن اللوح. اذكر بوضوح أنك تستقيل بلغة واضحة. إذا كان خطاب الاستقالة غامضًا جدًا أو غامضًا ، فقد يسيء أصحاب العمل تفسيره. من الأفضل أن تكون صريحًا ومباشرًا - بمعنى آخر ، قم بنزع الضمادة بسرعة .

معظم الناس لا يستمتعون بإيصال الأخبار السيئة ، لذلك يميل البعض إلى تلطيف خطاب الاستقالة الخاص بهم باستخدام العبارات الملطفة أو التحوط (لغة غير مؤكدة مثل "أعتقد..." أو "قد يكون من الأفضل إذا..."). لا يؤدي هذا إلى خلق الغموض فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى تشويش كتابتك بكلمات زائدة تنتقص من رسالتك.

تاريخ توقفك عن العمل

من الأهمية بمكان أن تذكر علانية آخر يوم عمل لك حتى تتمكن شركتك من التكيف بشكل صحيح. هناك حاجة إلى الكثير من الاستعدادات ، مثل البحث عن بديل أو حتى إعادة هيكلة فريقك. لجدولة هذه الأحداث وتنظيمها بشكل صحيح ، تحتاج الشركة إلى تاريخ نهائي.

عرض للمساعدة في الانتقال

عندما تستقيل ، فإنك تضع الشركة في موقف صعب. تقترح آداب العمل المناسبة أن تساعد فريقك في الاستعداد لمغادرتك خلال الفترة بين استقالتك وآخر يوم لك لتجنب إثقال كاهل زملائك في العمل.

تختلف الطرق المحددة التي يمكنك من خلالها المساعدة من وظيفة إلى أخرى ، ولكن إليك بعض المهام الشائعة:

• صياغة خطة انتقالية توضح بالتفصيل من سيتولى مهامك السابقة ، حسب الاقتضاء
• تدريب بديلك أو زملائك
• تسليم ملكية المشاريع
• كتابة دليل عن كيفية إنجاز مهام معينة
• تفصل جدولك الحالي حتى يتمكن شخص ما من المتابعة من حيث توقفت
• إبلاغ / نقل جهات الاتصال التجارية الخاصة بك

ستحتاج على الأرجح إلى العمل على مثل هذه التفاصيل مع مديرك ، لذلك لا تحتاج إلى الالتزام بالتفاصيل الواردة في خطاب الاستقالة الخاص بك. حتى لو لم تكن هناك مساعدة ضرورية ، فلا يزال تقديم هذه لفتة مدروسة. من يقرأ خطاب الاستقالة الخاص بك سوف يقدر ذلك.

بيان مهذب للامتنان (إذا كان صادقًا)

غالبًا ما يكون من اللباقة شكر الشركة على فرصة العمل هناك ، خاصةً إذا قدموا التدريب أو المساعدة الشخصية. بالطبع ، إذا كان سبب مغادرتك يتعلق بمكان عمل معادٍ ، فلا تتردد في تجاهل هذا القسم لأنه قد يظهر على أنه نفاق أو يشعر بعدم الصدق.

معلومات للتواصل

في مكان ما في خطاب الاستقالة الخاص بك ، قم بتضمين معلومات اتصال محدثة لنفسك. ربما يحتاج قسم الموارد البشرية إلى مناقشة شيء ما معك في المستقبل ، أو ربما يكون لدى زملائك أو من يحل محلك بعض الأسئلة.

إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا ، فيجب وضع معلومات الاتصال الخاصة بك أسفل اسمك في الزاوية العلوية اليسرى. إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني ، فيمكنك إضافتها إلى الأسفل أسفل توقيعك.

كيفية كتابة خطاب الاستقالة

أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج إلى اختيار قناة الاتصال المناسبة لخطاب الاستقالة الخاص بك. عادة ، يتم إرسال خطابات الاستقالة كرسائل بريد إلكتروني أو طباعتها وتسليمها باليد.

كما هو مذكور أعلاه ، يوصى بالاستقالة وجهًا لوجه (إما شخصيًا أو عبر مكالمة فيديو إذا كنت تعمل عن بُعد) ثم تسليم خطاب الاستقالة الخاص بك. ليس هذا فقط أكثر أدبًا ، ولكنك تتحكم أيضًا في وقت تسليم الأخبار. إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا أو خطابًا ، فأنت لا تعرف متى سيقرأها الشخص - يمكن أن يعقد الأمور ، خاصة فيما يتعلق بإشعار مدته أسبوعين.

بافتراض قيامك بالاستقالة شخصيًا أولاً ، فإن الاختيار بين النسخة المطبوعة والبريد الإلكتروني يعتمد على شركتك. ترغب الشركات الأكثر رسمية في الحصول على خطابات مطبوعة ، في حين أن الرسائل غير الرسمية ستكون مناسبة للبريد الإلكتروني. إذا كنت في شك ، يمكنك ببساطة أن تسأل مديرك أو فريق الموارد البشرية عن الشخص الذي يفضله - بعد نشر الأخبار بالطبع.

عند كتابة استقالتك ، التزم فقط بالأساسيات واجعلها قصيرة: لا تزيد عن صفحة واحدة . تغطية جميع المجالات المذكورة أعلاه وتركها على ذلك. لا داعي للخوض في التفاصيل.

إذا كانت لديك علاقة شخصية مع مديرك ، فقد تشعر أن لديك المزيد لتقوله. في هذه الحالة ، لماذا لا ترسل لهم خطابًا شخصيًا؟ يجب أن يكون خطاب الاستقالة مهنيًا بشكل صارم ، لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك مشاركة أفكارك في رسالة منفصلة وغير رسمية.

بالنسبة إلى النغمة ، استخدم نفس اللغة التي تكتب بها على LinkedIn . حتى عندما يتعلق الأمر بالعواطف ، لا تزال خطابات الاستقالة وثائق رسمية. تجنب النكات والعامية والرموز التعبيرية وغيرها من وسائل التواصل التي قد تبدو عادية للغاية.

نموذج خطاب الاستقالة

إليك نموذج خطاب الاستقالة لمساعدتك على البدء. لا تتردد في نسخه وملء الحقول وفقًا لذلك.

نصائح حول كيفية كتابة خطاب الاستقالة

حدد الوقت المناسب

لا ينبغي أن يكون خطاب الاستقالة الخاص بك هو المرة الأولى التي يسمع فيها صاحب العمل عن مغادرتك. كما ذكرنا أعلاه ، لا يمكنك التحكم في الوقت الذي يقرأون فيه رسالتك ، ناهيك عن أنه يجب دائمًا إخبار الأخبار المهمة شخصيًا.

بدلاً من ذلك ، يعمل خطاب الاستقالة كتوثيق أكثر من كونه إخطارًا . فكر في الأمر على أنه إيصال. أفضل الممارسات هي إخبار مديرك أنك تستقيل شخصيًا ثم تسليم خطاب الاستقالة كسجل رسمي.

يمكنك تسليم صاحب العمل خطابًا مطبوعًا عند مناقشته شخصيًا ، أو يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني بعد ذلك. في كلتا الحالتين ، يجب أن تكمل المحادثة الشخصية ، لا أن تحل محلها.

لا تحرقوا الجسور

الحفاظ على الود لا يعني تمامًا الأخلاق الحميدة ؛ من الشائع أن يحتفظ الناس بعلاقات العمل حتى بعد استقالتهم. ربما سيكون هناك افتتاح جديد جذاب في شركتك القديمة في المستقبل ، أو ربما ترغب في التوصية بهم كعميل لشركتك الجديدة. تسير هذه المواقف بسلاسة أكبر إذا أنهيت الأمور وديًا.

علاوة على ذلك ، ستحتاج غالبًا إلى استخدام صاحب العمل السابق كمرجع للوظائف الجديدة. إن قول أشياء سلبية في خطاب الاستقالة الخاص بك لن يؤدي إلا إلى الإضرار بفرصك في العثور على وظيفة جديدة إذا كان صاحب العمل السابق يحمل ضغينة.

بدلاً من التنفيس عن كل مشاعرك السلبية ، من الأفضل أن تكون مهذبًا. حتى إذا كنت تغادر بسبب بيئة عمل معادية ، فذكر ذلك من الناحية المهنية - وبهذه الطريقة تسجل شركتك شكواك في حالة مغادرة الآخرين للأسباب نفسها.

دائما التدقيق اللغوي

لا تلوث خروجك الجميل بخطأ إملائي محرج. كما هو الحال مع أي مستند مهم ، قم بمراجعته بعناية بحثًا عن الأخطاء قبل أن يتمكن أي شخص آخر من رؤيته. قم بقراءته بسرعة عندما تنتهي من التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية.

ستُعلمك اقتراحات الكتابة في Grammarly بأي أخطاء أثناء الكتابة ، مع ملاحظات حول كيفية تصحيحها. علاوة على ذلك ، يضمن كاشف النغمة الخاص بنا أن خطاب الاستقالة الخاص بك يأتي عبر الطريقة التي تريدها ، من خلال إخبارك إذا كنت تبدو "غير رسمي" أو "قوي" أو "اتهامي" ، مما يمنحك مزيدًا من راحة البال.

تمت كتابة هذه المقالة في الأصل عام 2017 بواسطة كارين هيرتزبيرج. تم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.