كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا

هل أنت متردد بشأن كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي؟ لا تقلق انت لست وحدك. يمكن أن يكون بدء بريد إلكتروني رسمي مهمة شاقة لأن الرسالة مهمة في كثير من الأحيان. ومع ذلك ، فإن الكتابة الرسمية عبر البريد الإلكتروني شيء يمكننا جميعًا تعلمه. في هذه المقالة ، سنوجهك عبر تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي ، بما في ذلك كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي ، وكيفية إنهاء بريد إلكتروني رسمي ، وتوقيع البريد الإلكتروني الرسمي. سنوفر لك أيضًا 10 عينات من البريد الإلكتروني الرسمي ونقدم لك قوالب البريد الإلكتروني في Flowrite التي تساعدك على كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بشكل أسرع من أي وقت مضى.

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

البريد الإلكتروني الرسمي هو نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي ترسلها إلى شخص (أو مجموعة) تتطلب الرد. مثل جميع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية احترافية ومنسقة بشكل صحيح ، مع الهيكل الرسمي وسطر الموضوع والترحيب والتوقيع.

تتضمن أمثلة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ما يلي:

• رسالة إجازة مرضية
• دعوة لحضور اجتماع
• تقديم شخص ما بشكل رسمي
• تسليم إشعارك
• أشكر احدهم

رسائل البريد الإلكتروني الرسمية مثل خطاب الاستقالة أو طلب الإجازة ، على سبيل المثال ، هي طلبات رسمية يمكن مشاركتها مع أشخاص آخرين. مرة أخرى ، أن تكون مهذبًا ومهنيًا قدر الإمكان في مثل هذه الرسائل يضمن استجابة إيجابية.

قد ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى رئيسك أو أستاذك أو زميلك أو عميلك أو شريكك التجاري المحتمل. يقول الباحثون إن اللغة التي تستخدمها ومدى كونك رسميًا يمكن أن تؤثر على كيفية إدراك المستلمين لك. وخلصوا إلى أن "لغة الإنترنت ، أو الكلام النصي ، قد تكون مناسبة للتفاعلات العرضية ولكنها غير مناسبة في السياقات المهنية".

الدرس؟ عند كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمية ، التزم بالهيكل المناسب وكن رسميًا.

كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ليست احترافية فقط ؛ إنه عملي أيضًا. تم تصميم تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي أيضًا لتجنب أن تصبح رسالتك مشوشة ومربكة. سيساعدك اتباع دليلنا إلى رسائل البريد الإلكتروني الرسمية في إنشاء مراسلات واضحة تؤدي إلى نتائج.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا؟

هذه العملية خطوة بخطوة للتنسيق الرسمي لكتابة البريد الإلكتروني ، وبحلول الوقت الذي تقرأ فيه القسم ، ستعرف كل شيء يجب معرفته حول كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي.

تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي

هيكل كل بريد إلكتروني رسمي بسيط ، لذا لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً حتى تتمكن من إتقانه.

هناك أربعة أجزاء للبريد الإلكتروني الرسمي الفعال ، بما في ذلك:

• تحية
• فتح الخط والجسم
• تنتهي
• التوقيع

تتبع كل قطعة من المراسلات نفس هيكل البريد الإلكتروني الرسمي ، مما يعني أنه بمجرد إتقانها ، ستنشئ رسائل بريد إلكتروني فعالة في غضون دقائق.

كيف تبدأ البريد الإلكتروني الرسمي

يبدأ كل بريد إلكتروني رسمي بكلمة "Dear".

عندما تكتب إلى شخص تعرفه ، استخدم اسمه بالكامل. إليك كيف يعمل ذلك:

• "عزيزي بول روبرتس ،"

هل يجب عليك استخدام عنوان في تحية البريد الإلكتروني؟ نوصي بعدم القيام بذلك. يعد استخدام كلمة مشرفة مثل السيد والسيدة أمرًا قديمًا ويمكن أن يسيء إليك ، لذا تخلص منه. وبالمثل ، حان الوقت للتخلي عن "سيدي العزيز / سيدتي" و "لمن يهمه الأمر" أيضًا.

تحيات البريد الإلكتروني الرسمية

ولكن ماذا يحدث إذا كنت لا تعرف الاسم الكامل لشخص ما أو كنت تخاطب مجموعة؟

إذا لم يكن لديك الاسم الكامل لشخص ما (أو لم تتمكن من العثور عليه على LinkedIn ، على سبيل المثال) ، فتحدث معه بطريقة أخرى ، مثل استخدام دوره الوظيفي.

إليك كيف يمكن أن يعمل هذا:

• عزيزي مدير التسويق ،
• عزيزي مدير التوظيف ،
• فريقي العزيز،

يريد بعض الأشخاص معرفة ما إذا كان يمكنهم استخدام "مرحبًا" كتحية في رسالة بريد إلكتروني رسمية؟ الأمر متروك لك ، ولكن في رسالة بريد إلكتروني رسمية ، نقترح عليك عدم القيام بذلك. تظهر الأدلة والحكايات أن الأساليب غير الرسمية ليست مناسبة في هذه الحالات.

نصيحتنا هي الالتزام بنهج الاتصالات الذي تم تجربته واختباره ، لأنه من المحتمل أن يكون أفضل طريقة لضمان حصولك على الاستجابة والنتائج التي تريدها. تعرف على المزيد حول كيفية بدء بريد إلكتروني في مقالتنا.

فتح الخطوط والجسم

لن ندخل في التفاصيل هنا ، لكن رسائل البريد الإلكتروني الرسمية تتعلق بالحصول على رد ، لذا كن واضحًا بشأن أسئلتك!

عادةً ما تقدم الجملة الأولى من أنت وتشرح سبب مراسلتك عبر البريد الإلكتروني. الجمل التالية تغطي طلبك أو سؤالك أو رسالتك. يمكنك أن ترى كيف استخدمنا هذا الهيكل في 10 أمثلة رسمية للبريد الإلكتروني أدناه.

من الضروري أن تضرب نغمة الصوت الصحيحة في رسائلك ، لذا ابدأ بفهم قوة العثور على الكلمات الصحيحة قبل كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.

إنهاء بريد إلكتروني رسمي

تتمثل طريقة تسجيل البريد الإلكتروني الرسمية التقليدية في استخدام عبارة "مخلص لك بصدق" إذا كنت تعرف اسم الشخص و "مخلص لك" إذا كنت لا تعرف ذلك (أو تكتب إلى مجموعة).

يجب أن تغطيك نهايتان البريد الإلكتروني الرسميتان في جميع الظروف. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام نهايات أخرى إذا كنت ترغب في ذلك ، بما في ذلك:

• بإخلاص
• يعتبر
• مع اطيب التمنيات

يعتمد اختيارك لنهاية البريد الإلكتروني الرسمية إلى حد كبير على السياق ومن تتواصل معه. إذا كنت تعرف شخصًا ما ، فيمكنك أن تكون أقل رسمية قليلاً. ولكن ، من ناحية أخرى ، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تراسل فيها أو لم تكن واثقًا من مهارات الاتصال لديك ، فالتزم بنهايات البريد الإلكتروني القياسية.

لقد غطينا موضوع كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني ، لذلك إذا كنت بحاجة إلى المزيد من النصائح والإرشادات ، فتأكد من التحقق من ذلك.

توقيع البريد الإلكتروني الرسمي

يحتوي توقيع البريد الإلكتروني الرسمي على المعلومات الأساسية عنك ، بما في ذلك:

• اسم
• عنوان وظيفي
• الشركة (إذا كانت ذات صلة)
• عنوان بريد الكتروني
• رقم التليفون

هذه هي أساسيات أي توقيع بريد إلكتروني جيد ، لكن يمكنك إضافة المزيد من التفاصيل إذا كانت ذات صلة. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين روابط إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو روابط المنتجات أو شعار الشركة إذا كنت تريد ذلك.

آداب البريد الإلكتروني الرسمية

تتبع اتصالات العمل مجموعة من القواعد - المعروفة باسم آداب البريد الإلكتروني للأعمال - التي توجه كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني وتضمن توصيل رسالتك بشكل فعال.

فيما يلي 10 نصائح أساسية حول آداب البريد الإلكتروني الرسمية تحتاج إلى معرفتها لكتابة رسائل عمل أفضل:

1. إنشاء سطر موضوع مقنع
2. عرّف عن نفسك أولاً
3. كن قصيرًا ومباشرًا في رسائلك
4. لا تحاول أبدا أن تكون مضحكا
5. لا تستخدم الرموز التعبيرية
6. التمسك بالخطوط القياسية
7. كن واضحا بشأن ما تريد ، ومتى تريده ، ولماذا
8. تحقق من التدقيق الإملائي والنحوي قبل الإرسال
9. لا تقم أبدًا بتضمين المرفقات الكبيرة
10. استخدم CC و BCC باعتدال

10 عينات بريد إلكتروني رسمية

للمساعدة في توضيح نقاطنا ، قمنا بإنشاء 10 عينات بريد إلكتروني رسمية توضح المبادئ والخطوات العملية الموضحة أعلاه. في عينات البريد الإلكتروني الرسمية ، ركزنا على أمثلة من الحياة الواقعية حيث ستحتاج إلى إرسال مراسلات واضحة تتطلب ردًا. توضح لك هذه الأمثلة كيفية تنظيم رسائلك ، ولكن لا تنسخها وتلصقها. من الضروري تخصيص كل بريد إلكتروني رسمي للتأكد من أنه احترافي. جاهز للبدء؟

نموذج البريد الإلكتروني للمقدمة الرسمية

يعد البريد الإلكتروني للمقدمة الرسمية بمثابة مجاملة شائعة تقوم بتمديدها في العمل. على سبيل المثال ، قد تقوم بتقديم عميل أو عميل أو موظف جديد محتمل إلى شخص تعرفه بالفعل. نقوم بإحالة عميل موثوق به إلى مزود جديد في قالب مقدمة البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بنا. انظر كيف يعمل أدناه.

البريد الإلكتروني الرسمي للإجازة المرضية

إنها لحقيقة محزنة أننا جميعًا نمرض من وقت لآخر ، وأنت ملزم تعاقديًا بإخبار مديرك أنك لن تكون قادرًا على العمل اليوم. لذلك في هذا البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بنموذج الإجازة المرضية ، من الواضح أننا غير قادرين على العمل ولكننا انتهينا بملاحظة إيجابية مع تفاصيل عن الوقت الذي نأمل فيه العودة إلى العمل.

البريد الإلكتروني الرسمي للاستقالة

عندما تقرر ترك دور ما ، ستحتاج إلى إرسال رسالة استقالة رسمية عبر البريد الإلكتروني. يشير هذا البريد الإلكتروني الرسمي إلى بداية ترك المركز ويبدأ تكتك عقارب الساعة. في هذا المثال ، نوضح لك كيفية كتابة رسالة استقالة رسمية احترافية عبر البريد الإلكتروني تنهي عملك بشكل إيجابي مع طلب المعلومات الأساسية التي تحتاجها لبدء وظيفتك الجديدة.

البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الرسمية

يعد إنشاء بريد إلكتروني للدعوة الرسمية مهارة أساسية لأي موظف محترف. في رسالة البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الرسمية هذه ، نخاطب فريقًا وقمنا بتغيير التحية والتوقيع لتعكس ذلك. كما ترى ، كنا واضحين بشأن ما نطلبه ومتى ولماذا. ألق نظرة على البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الرسمية.

البريد الإلكتروني للدعوة الرسمية

في هذه الدعوة الرسمية عبر البريد الإلكتروني ، نخاطب فردًا بالاسم. كما ترى ، فإن هذا يغير الترحيب وتسجيل الخروج ويمكّننا من أن نكون أكثر تحديدًا واستهدافًا في رسائلنا. لنرى كيف يعمل هذا:

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا إلى العميل

عند مخاطبة العميل ، من الضروري اتباع القواعد والاحترام. في هذا البريد الإلكتروني الرسمي إلى العميل ، نطلب معلومات إضافية حول أحد الطلبات ، ولكن يمكن تخصيص البريد الإلكتروني نفسه ليناسب العديد من المواقف التي قد تواجهها. استخدمه كمخطط تفصيلي ، وقم بتخصيصه لاحتياجاتك الخاصة.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لوظيفة

يعد تقديم سيرة ذاتية أو طلب للحصول على وظيفة أمرًا شائعًا حيث ستحتاج إلى بريد إلكتروني رسمي. في هذا المثال من كيف نكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لوظيفة ما ، نحن ودودون ولكن مركزين ، بما في ذلك طلب تفاصيل حول ما قدمناه وطلب المزيد من المعلومات حول الخطوات التالية.

البريد الإلكتروني الرسمي لإخطار لمدة أسبوعين

بينما قمنا بالفعل بتغطية كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني فعالة للاستقالة ، فإن هذا البريد الإلكتروني الرسمي للإشعار لمدة أسبوعين أقصر بكثير وأكثر تركيزًا. مثل هذا البريد الإلكتروني مناسب للوظائف قصيرة الأجل أو لدور قد تتركه لأسباب محددة. لسوء الحظ ، لا يوجد مجال لسوء التفاهم هنا.

نموذج الرد على البريد الإلكتروني الرسمي

عندما يواجه شخص ما مشكلة في إرسال بريد إلكتروني إليك ، فمن المهذب الاعتراف بأنك تلقيته وتحديد ما تخطط للقيام به به. في نموذج الرد على البريد الإلكتروني الرسمي هذا ، نقدم ردًا قصيرًا ومركّزًا على الانتظار يمكنك استخدامه في جميع الظروف.

الرسمية شكرا لك البريد الإلكتروني

شكراً من المسؤول هو مراسلات رسمية ستتم مشاركتها عبر الشركة وحفظها وتخزينها للمستقبل. تعبر رسالة الشكر الرسمية القصيرة والمباشرة هذه عن المشاعر الصحيحة بينما تكون قصيرة ولطيفة.

قالب البريد الإلكتروني الرسمي بواسطة Flowrite

تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أمرًا بسيطًا إذا اتبعت عمليتنا. يجب أن تزودك عينات البريد الإلكتروني الرسمية في هذه المقالة بمخطط تفصيلي يمكنك تكييفه وفقًا لاحتياجاتك. ومع ذلك ، هناك طريقة أسهل. Flowrite هي أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي تحول التعليمات القصيرة إلى رسائل بريد إلكتروني ورسائل جاهزة للإرسال. لنفترض أنك ما زلت تكافح للعثور على الكلمات المناسبة لكتابة بريد إلكتروني رسمي. في هذه الحالة ، يمكن أن يساعدك Flowrite في البدء وتقديم بعض الإلهام - أو حتى كتابة البريد الإلكتروني بالكامل نيابة عنك. كما ترى من المثال أدناه ، كل ما يتطلبه الأمر هو نقرة زر.

خاتمة

هل ما زلت مترددًا بشأن تنسيق كتابة البريد الإلكتروني الرسمي؟ لا أعتقد ذلك. في هذه المقالة ، حاولنا تقسيم تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي إلى أجزاء ، بما في ذلك تحيات البريد الإلكتروني الرسمية ونهايات البريد الإلكتروني الرسمية. نأمل أن يساعدك هذا النهج في تعلم كيفية كتابة مسؤول ، وتشعر الآن بمزيد من الثقة في الكتابة الرسمية عبر البريد الإلكتروني. كنت تعتقد أن المقالة كانت مفيدة ؛ يرجى مشاركتها مع فريقك لتسهيل بدء بريد إلكتروني رسمي لشركتك بأكملها. على الأقل ، ضع إشارة مرجعية على الصفحة للتأكد من أنها في متناول يدك في المرة القادمة التي تشعر فيها بعدم اليقين بشأن بريد رسمي. أخيرًا ، لا تنس Flowrite وقوالب البريد الإلكتروني الرسمية الخاصة بنا لمساعدتك على كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل بشكل أسرع.