كيفية كتابة رسالة عمل احترافية في 6 خطوات

طوال حياتك المهنية، من المحتمل أن تجد نفسك تكتب رسائل تجارية. في الواقع، يمكنك البدء في كتابتها قبل أن تبدأ حياتك المهنية رسميًا، حيث إن رسائل التقديم والاستفسار هي أيضًا رسائل عمل.

خطاب العمل هو خطاب رسمي يتم كتابته بشكل عام، ولكن ليس دائمًا، من محترف إلى آخر لتعزيز مصالح مؤسستهم. في بعض الحالات، كما هو الحال مع الرسائل التعريفية ومتابعة المقابلات، فإنها تعمل على تعزيز الاهتمامات المهنية للمرسل.

ما هو خطاب العمل؟

خطاب العمل هو رسالة رسمية يتم إرسالها عادة من محترف إلى آخر. بشكل عام، تناقش رسائل الأعمال الفرص المتاحة للشركات للعمل معًا، على سبيل المثال من خلال الشراكة الإستراتيجية أو التعاون أو الترويج أو الطلب.

من المهم أن تضع في اعتبارك أن خطاب العملليسمثل البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. بحكم التعريف، خطاب العمل هو خطاب مطبوع يتم تسليمه إلى مكتب المستلم أو عنوانه. تعد هذه السمة جزءًا مما يجعل رسائل العمل متميزة عن الاستفسار عبر البريد الإلكتروني، ولهذا السبب يتم استخدامها في الاتصالات المهمة. ومع ذلك، هناك بعض أوجه التشابه بين رسائل العمل ورسائل البريد الإلكتروني التجارية. كلاهما يتبعان تنسيقًا مشابهًا وينتهيان بعبارة مباشرة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

هناك أنواع عديدة من الرسائل التجارية، بما في ذلك:

• خطابات المبيعات
• خطابات التوصية
• رسائل الاستفسار
• خطابات التطبيق
• خطابات النوايا
• رسائل إحالة
• خطابات العرض
• خطابات الاستقالة
• خطابات متابعة المقابلة
• طلب الحروف
• مذكرات المكتب
• خطابات الغلاف
• الدعوات

هناك اختلافان رئيسيان بين خطاب العمل والخطاب غير الرسمي: التنسيق والمحتوى.

متى ترسل رسالة عمل؟

يتم إرسال خطابات العمل عندما يهدف الأفراد، سواء الذين يمثلون شركاتهم أو أنفسهم كأصحاب أعمال صغيرة يعملون لحسابهم الخاص، إلى ممارسة الأعمال التجارية. فيما يلي أمثلة على هذه الحالات:

• دعوة فرد أو فريق إلى التواصل أو أي حدث حصري آخر
• شكر المحاور على وقتهم
• متابعة استفسار تجاري سابق
• تقديم صفقة ترويجية أو منتج أو خدمة جديدة
• إخطار جميع أعضاء الفريق بتغيير السياسة أو التعيين أو الترقية الجديدة المهمة أو أخبار الشركة الأخرى
• عرض منصب رسمي على مقدم الطلب

ما هي أجزاء الرسالة التجارية؟

الرأس (التاريخ/العنوان/عنوان المرسل)

التاريخ:عند كتابة خطاب عمل، من المهم تضمين التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة. تعتبر هذه المعلومات ضرورية للاتصالات الحساسة للوقت، مثل العروض الترويجية.

العنوان:اكتب عنوان المستلم بالكامل، بما في ذلك رقم صندوق البريد أو مجموعة المكاتب الخاصة به.

عنوان المرسل:قم بتضمين العنوان الكامل لشركتك. وهذا يجعل من السهل على المستلم إرسال الرد.

تحية

في خطاب العمل، التحية القياسية هي "عزيزي". ابدأ رسالتك بـ "عزيزي [اسم المستلم]" وأضف فاصلة بعد الاسم. يمكنك اختيار مخاطبة المستلم باستخدام لقب شرفي مقترن باسمه الأخير أو ببساطة باسمه الأول واسم العائلة. عندما لا تتمكن من تحديد اسم المستلم، يمكنك توجيه الرسالة إلى عنوانه.

جسم

تشغل فقرات النص الجزء الأكبر من رسالة العمل. يناقش هذا القسم العرض أو الاقتراح أو الإعلان الذي تقدمه الرسالة. ويشمل هذه الأقسام:

• فقرة تمهيدية توضح الغرض الرئيسي من الرسالة، وإذا لزم الأمر، تقدم كاتب الرسالة.
• فقرة أو أكثر في المنتصف تناقش موضوع الرسالة بمزيد من التفصيل. قد يكون ذلك عبارة عن الخبرة ذات الصلة لمقدم الطلب، أو تفاصيل العرض، أو تداعيات تغيير السياسة، أو ما يمكن أن يتوقعه المستلم في الحدث الذي تتم دعوته إليه.
• فقرة أخيرة تعيد ذكر غرض الرسالة وتقدم حافزًا، مثل التسعير المبكر، للمستلم للمتابعة.

إغلاق

بعد قسم النص، قم بإغلاق الرسالة بتوقيع بسيط ومهني. تشمل عمليات التوقيع المناسبة ما يلي:

• بإخلاص
• يعتبر
• أفضل
• بكل احترام

إمضاء

العنصر الأخير في خطاب العمل هو توقيعك. قم بتضمين اسمك الكامل وأي اختصارات تتبعه، مثل ماجستير إدارة الأعمال أو الدكتوراه.

كيفية كتابة خطاب عمل في 6 خطوات

1 تعلم القواعد

قبل أن تجلس لكتابة خطاب عمل، تعرف على قواعد كتابة خطاب عمل، مثل هذه:

• خاطب المستلم بشكل صحيح. إذا لم تكن متأكدًا من التكريم المناسب أو كيفية تهجئة اسمه، فخصص دقيقة للبحث في هذه المعلومات.
• تنسيق الرسالة بشكل صحيح. تنسيق خطاب العمل ليس هو نفسه تنسيق الخطاب غير الرسمي أو البريد الإلكتروني.
• قم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة. وهذا يعني تضمين كل من عنوان المستلم وعنوانك والتاريخ وجميع التفاصيل الضرورية لإشراك القارئ وتمكينه من الاستجابة بطريقة مدروسة ومناسبة.

قد يكون من المفيد مراجعة أمثلة خطابات العمل لمعرفة مدى التزام الكتاب الآخرين بهذه القواعد. اطلب من زميلك أو مديرك كتابة خطاب سابق لقراءته أو البحث عن أمثلة لرسائل العمل عبر الإنترنت.

2 اختر الشكل المناسب

يعد تنسيق خطاب العمل سمة أساسية لهذا النوع من الاتصالات. يمكن تنسيق خطاب العمل بإحدى الطرق التالية:

• حاجز
• نصف كتلة
• كتلة معدلة

فيتنسيق الكتلة، تكون كافة الأسطر مضبوطة على اليسار، ولا توجد مسافات بادئة.

فيالتنسيق شبه الكتلي، تكون جميع الأسطر مضبوطة إلى اليسار، ويتم وضع مسافة بادئة لكل فقرة.

فيتنسيق الكتلة المعدل، يتم ضبط العنوان والإغلاق والتوقيع على اليمين، بينما يتم ضبط النص والعناوين على اليسار. في هذا التنسيق، لا توجد مسافات بادئة.

بغض النظر عن التنسيق الذي تختاره، يجب أن يكون الحرف بمسافة مفردة مع سطر فارغ يفصل بين الفقرات والأقسام.

3 استخدم اللغة الرسمية

خطاب العمل هو اتصال رسمي ومهني. هذا لا يعني أنه ينبغي أن يكون خانقًا أو متكلفًا، ولكن يجب أن يحافظ على أسلوب احترافي ويلتزم بتنسيق خطابات العمل التقليدي.

4 ركز على المحتوى/الموضوع

يجب أن تركز رسالة العمل على موضوع واحد. يمكن أن يكون هذا عرضًا أو استفسارًا أو شكرًا أو ردًا أو طلبًا. لا تحيد عن موضوع رسالتك أو تدرج موضوعات متعددة في الرسالة - فقد يؤدي القيام بذلك إلى إرباكها وتقويض هدف رسالتك.

5 النظر في الطول

تختلف رسائل العمل في الطول. في بعض الأحيان، تكون مجرد صفحة طويلة. إذا تجاوزت رسالتك صفحتين، فقم بإنشاء تقرير منفصل يغطي الجزء الأكبر من محتوى الرسالة. بدلاً من إرسال رسالة طويلة، أرسل التقرير برسالة قصيرة تلخصه للقارئ.

6 قم بتضمين توقيعك

يجب أن يتضمن كل خطاب عمل توقيعًا، أي اسمك وشركتك والمسمى الوظيفي المكتوب واسمك بالحبر الأزرق أو الأسود.

أمثلة على الرسائل التجارية

مثال 1

السيد ستيفن راميريز اسم شركة الحبر 1 مثال للطريق. المدينة، نيويورك 10001

11 يوليو 2023

السيدة جوليانا ماكو اسم الشركة للقرطاسية 44 example Way City, CA 94024

عزيزتي جوليانا ماكو،

أود أن أشكرك شخصيًا لكونك عميلاً مخلصًا. على مدى السنوات الخمس الماضية، كانت شركة Stationery Company Name من أكثر الشركات مبيعًا لشركة Ink Company Name، وأنا أتحدث باسم فريقنا بأكمله عندما أقول إننا نقدر ونقدر شراكتك حقًا.

تعبيرًا عن الشكر لك، أود أن أقدم لك فرصة تعاون حصرية: لون مخصص بالكامل وحصريًا لمتاجر التجزئة لديك. يمكن لفريقنا من المتخصصين ذوي الخبرة في مجال الألوان تطوير أي ظل لقوس قزح، بدءًا من اللون الأسود الداكن الذي يستنشق الضوء إلى ألوان النيون الساطعة والعاكسة والأحبار المتقزحة. إن تقديم لون حصري يمكن أن يجعل علامتك التجارية بارزة ويجذب مستخدمي أقلام الحبر من جميع أنحاء العالم إلى موقع الويب الخاص بك ومتجرك الفعلي.

يسعدني أن أعرض عليك أمثلة على الألوان المخصصة التي طورها فريقنا لشركاء آخرين. يرجى إبلاغي إذا كنت ترغب في تحديد موعد لمكالمة فيديو، حيث يمكنني خلالها شرح عرضنا بمزيد من التفصيل والبدء في استكشاف الألوان معك. إنني أتطلع إلى أن أعرض لك جميع الطرق التي يمكنك من خلالها التعبير عن علامتك التجارية الفريدة من خلال ظل حبر فريد من نوعه.

بإخلاص،

ستيفن راميريز رئيس شركة أحبار تطوير الألوان الاسم 555-0000

مثال 2

دانيريس جارسيا 4950 إكسبلاين سانت سيتي، واشنطن 10000

14 مايو 2022

السيد نيل باتل رئيس وكالة التسويق والتسويق Name City, AZ 20000

عزيزي السيد باتيل،

شكرًا لك على الوقت الذي أمضيته في إجراء مقابلة معي بشأن دور المشرف الرسومي في اسم وكالة التسويق. أعتقد أننا قمنا بتكوين علاقة قوية وأنني سأكون مناسبًا تمامًا لفريقك.

باعتباري مصمم جرافيك، فإن شغفي هو إيجاد طرق مبتكرة لتمثيل العلامات التجارية الناشئة والراسخة بشكل مرئي. على الرغم من أن لدي خبرة كبيرة في العمل في مجال التصميم ثنائي الأبعاد وثلاثي الأبعاد، فقد أعطيت الأولوية للتصميم لمساحات الواقع الافتراضي والواقع المعزز في السنوات الخمس الماضية. أعلم أن تجربتي مع العديد من العملاء في صناعة التكنولوجيا الذين يركزون على تطوير المنتجات في هذه المجالات ستجعلني رصيدًا لفريقك.

آمل أن تنظر لي لهذا المنصب. إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في مشاركة أمثلة إضافية لأعمالي السابقة، فلا تتردد في طرحها. أنا فخور بالعمل الذي قمت به لصالح شركات المانجا ومتحمس للقيام بعمل مماثل مع فريقكم.

مع أطيب التحيات، دانيريس جارسيا

الأسئلة الشائعة حول الرسائل التجارية

ما هو خطاب الأعمال؟

خطاب العمل هو خطاب رسمي يتم كتابته بشكل عام من رجل أعمال إلى آخر لتعزيز حياتهم المهنية أو مصالح شركتهم.

ما هو الغرض من الرسالة التجارية؟

الغرض من خطاب العمل هو التواصل بشكل احترافي مع شركة أو مؤسسة أو منظمة غير ربحية.

ما هي أنواع مختلفة من الرسائل التجارية؟

• خطابات الغلاف
• خطابات المبيعات
• الدعوات
• المتابعات
• رسائل الشكوى
• خطابات النوايا

ما الذي يجب أن يحتوي عليه كل خطاب عمل؟

• تاريخ
• عنوان المرسل
• العنوان الداخلي
• تحية
• جسم
• إغلاق
• إمضاء