كيفية كتابة خطاب عمل احترافي في 6 خطوات

طوال حياتك المهنية ، ستجد نفسك على الأرجح تكتب خطابات عمل. في الواقع ، يمكنك البدء في كتابتها قبل أن تبدأ حياتك المهنية رسميًا ، لأن خطابات التقديم والاستفسار هي أيضًا خطابات أعمال.

خطاب العمل هو خطاب رسمي يتم كتابته بشكل عام ، ولكن ليس دائمًا ، من محترف إلى آخر لتعزيز مصالح مؤسستهم. في بعض الحالات ، كما هو الحال مع رسائل الغلاف ومتابعة المقابلات ، فإنها تعمل على تعزيز الاهتمامات المهنية للمرسل.

ما هو خطاب العمل؟

خطاب العمل هو رسالة رسمية يتم إرسالها عادةً من محترف إلى آخر. بشكل عام ، تناقش الرسائل التجارية الفرص المتاحة للشركات للعمل معًا ، على سبيل المثال من خلال شراكة إستراتيجية أو تعاون أو ترويج أو طلب.

من المهم أن تضع في اعتبارك أن خطاب العمليختلف عن البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.بحكم التعريف ، خطاب العمل هو خطاب مطبوع يتم تسليمه إلى مكتب أو عنوان المستلم. هذه السمة هي جزء مما يجعل رسائل العمل مميزة عن استعلام البريد الإلكتروني ، وهذا هو السبب في أنها تميل إلى استخدامها في الاتصالات المهمة. ومع ذلك ، هناك بعض أوجه التشابه بين رسائل العمل ورسائل البريد الإلكتروني التجارية. يتبع كلاهما تنسيقًا مشابهًا وينتهي بدعوة مباشرة للعمل.

هناك أنواع عديدة من خطابات الأعمال ، بما في ذلك ما يلي:

• خطابات المبيعات
• خطابات توصية
• رسائل الاستفسار
• خطابات تطبيق
• خطابات النوايا
• خطابات الإحالة
• خطابات العرض
• خطابات الاستقالة
• رسائل متابعة المقابلة
• خطابات الطلب
• مذكرات المكتب
• تغطي الرسائل
• الدعوات

هناك اختلافان رئيسيان بين خطاب العمل والرسالة غير الرسمية: التنسيق والمحتوى.

متى ترسل خطاب عمل؟

يتم إرسال خطابات العمل عندما يهدف الأفراد ، سواء يمثلون شركاتهم أو يمثلون أنفسهم على أنهم أصحاب أعمال صغيرة يعملون لحسابهم الخاص ، إلى ممارسة الأعمال التجارية. فيما يلي أمثلة على هذه الحالات:

• دعوة فرد أو فريق إلى شبكة أو حدث حصري آخر
• شكر المحاور على وقتهم
• متابعة استفسار عمل سابق
• تقديم صفقة ترويجية أو منتج أو خدمة جديدة
• إخطار جميع أعضاء الفريق بتغيير السياسة أو التوظيف أو الترقية الجديدة المهمة أو أخبار الشركة الأخرى
• عرض مقدم الطلب رسميا على المنصب

ما هي أجزاء خطاب العمل؟

العنوان (التاريخ / العنوان / عنوان المرسل)

التاريخ: عندما تكتب خطاب عمل ، من الضروري تضمين التاريخ الذي كتبته فيه.هذه المعلومات ضرورية للاتصالات الحساسة للوقت ، مثل العروض الترويجية.

العنوان: اكتب العنوان الكامل للمستلم ، بما في ذلك رقم صندوق البريد أو مجموعة المكاتب.

عنوان المرسل: قم بتضمين العنوان الكامل لشركتك.هذا يجعل من السهل على المستلم إرسال رد.

تحية

في خطاب العمل ، التحية القياسية هي "عزيزي". ابدأ رسالتك بـ "عزيزي [اسم المستلم]" وأضف فاصلة بعد الاسم. يمكنك اختيار مخاطبة المستلم بشرف يقترن باسمه الأخير أو ببساطة بالاسم الأول والأخير. عندما لا يمكنك تحديد اسم المستلم ، يمكنك توجيه الحرف إلى عنوانه.

جسم

تشغل فقرات النص الجزء الأكبر من خطاب العمل. يناقش هذا القسم العرض أو الاقتراح أو الإعلان الذي تقدمه الرسالة. وهي تشمل الأقسام التالية:

• فقرة تمهيدية توضح الغرض الرئيسي للرسالة ، وإذا لزم الأمر ، تقدم كاتب الرسالة.
• واحد أو أكثر من الفقرات الوسطى التي تناقش موضوع الرسالة بمزيد من التفصيل. قد تكون هذه الخبرة ذات الصلة لمقدم طلب الوظيفة ، أو تفاصيل العرض ، أو تداعيات تغيير السياسة ، أو ما يمكن أن يتوقعه المستلم في الحدث الذي تتم دعوته إليه.
• فقرة أخيرة تكرر الغرض من الرسالة وتقدم حافزًا ، مثل تسعير الطيور المبكرة ، للمتلقي للمتابعة.

إغلاق

بعد قسم النص ، أغلق الخطاب بتسجيل خروج بسيط واحترافي. تشمل الموافقات المناسبة ما يلي:

• بإخلاص
• يعتبر
• أفضل
• باحترام

إمضاء

المكون الأخير لخطاب العمل هو توقيعك. قم بتضمين اسمك الكامل وأي اختصارات تتبعه ، مثل MBA أو PhD.

كيفية كتابة خطاب عمل في 6 خطوات

1 تعلم القواعد

قبل أن تجلس لكتابة خطاب عمل ، تعرف على قواعد كتابة خطاب العمل ، مثل هذه:

• خاطب المتلقي بشكل صحيح. إذا لم تكن متأكدًا من كلمة الشرف المناسبة أو كيفية تهجئة أسمائهم ، فاختر دقيقة للبحث في هذه المعلومات.
• قم بتنسيق الحرف بشكل صحيح. يختلف تنسيق خطاب العمل عن تنسيق الرسالة غير الرسمية أو تنسيق البريد الإلكتروني.
• قم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة. وهذا يعني تضمين كل من عنوان المستلم وعنوانك والتاريخ وجميع التفاصيل اللازمة لإشراك القارئ وتمكينه من الرد بطريقة مدروسة ومناسبة.

قد يكون من المفيد مراجعة أمثلة خطابات الأعمال لمعرفة كيف يلتزم الكتاب الآخرون بهذه القواعد. اطلب من زميل أو مديرك خطابًا سابقًا لقراءته أو البحث عن أمثلة لرسائل العمل عبر الإنترنت.

2 اختر التنسيق المناسب

يعد تنسيق خطاب العمل سمة أساسية لهذا النوع من الاتصال. يمكن تنسيق خطاب العمل بإحدى الطرق التالية:

• حاجز
• شبه كتلة
• كتلة معدلة

فيتنسيق الكتلة ، يتم ضبط جميع الأسطر إلى اليسار ، ولا توجد مسافات بادئة.

في تنسيق شبه كتلة ، تكون جميع الأسطر مضبوطة إلى اليسار ، ويتم وضع مسافة بادئة لكل فقرة.

في تنسيق الكتلة المعدل ، يتم ضبط العنوان والإغلاق والتوقيع إلى اليمين ، بينما يتم ضبط النص الأساسي والعناوين إلى اليسار.في هذا التنسيق ، لا توجد مسافات بادئة.

بغض النظر عن التنسيق الذي تختاره ، يجب أن يكون الحرف مفصولاً بمسافة واحدة مع سطر فارغ يفصل بين الفقرات والأقسام.

3 استخدم لغة رسمية

خطاب العمل هو اتصال رسمي ومهني. هذا لا يعني أنه يجب أن يكون خانقًا أو متكلفًا ، ولكن يجب أن يحافظ على نغمة احترافية ويلتزم بتنسيق خطاب العمل التقليدي.

4 ركز على المحتوى / الموضوع

يجب أن يركز خطاب العمل على موضوع واحد. قد يكون هذا عرضًا أو استفسارًا أو شكرًا أو ردًا أو طلبًا. لا تحيد عن موضوع رسالتك أو تتضمن مواضيع متعددة في الرسالة - قد يؤدي ذلك إلى إرباكك وتقويض نية رسالتك.

5 ضع في اعتبارك الطول

خطابات العمل تختلف في الطول. في بعض الأحيان ، تكون بطول صفحة فقط. إذا تجاوزت رسالتك صفحتين ، فقم بإنشاء تقرير منفصل يغطي الجزء الأكبر من محتوى الرسالة. بدلاً من إرسال رسالة طويلة ، أرسل التقرير بحرف قصير يلخصه للقارئ.

6 ضمّن توقيعك

يجب أن يتضمن كل خطاب عمل توقيعًا - على سبيل المثال ، اسمك وشركتك والمسمى الوظيفي مكتوبًا واسمك بالحبر الأزرق أو الأسود.

أمثلة خطاب العمل

مثال 1

السيد ستيفن راميريز إنك اسم الشركة 1 مثال شارع. المدينة ، نيويورك 10001

11 يوليو 2023

السيدة جوليانا ماكيو القرطاسية اسم الشركة 44 مثال واي سيتي ، كاليفورنيا 94024

عزيزتي جوليانا ماكوي ،

أود أن أشكرك شخصيًا لكونك عميلًا مخلصًا. على مدار السنوات الخمس الماضية ، كان اسم شركة القرطاسية من أكثر الكتب مبيعًا لـ Ink Company Name ، وأنا أتحدث باسم فريقنا بأكمله عندما أقول إننا نقدر حقًا شراكتك ونقدرها.

كتعبير عن الشكر ، أود أن أقدم فرصة تعاون حصرية: لون مخصص بالكامل حصري لمتاجر التجزئة الخاص بك. يمكن لفريقنا من متخصصي الألوان ذوي الخبرة تطوير أي ظل لقوس قزح ، من أحلك الأسود الذي يستنشق الضوء إلى النيون الساطع والعاكس والأحبار المتقزحة. يمكن أن يؤدي تقديم لون حصري إلى إبراز علامتك التجارية وجذب مستخدمي أقلام الحبر من جميع أنحاء العالم إلى موقعك على الويب ومتجرك الفعلي.

يسعدني أن أعرض عليكم أمثلة على الألوان المخصصة التي طورها فريقنا لشركاء آخرين. يُرجى إعلامي إذا كنت ترغب في تحديد موعد لمكالمة فيديو ، يمكنني خلالها شرح عرضنا بمزيد من التفصيل والبدء في استكشاف الألوان معك. إنني أتطلع إلى أن أوضح لك كل الطرق التي يمكنك من خلالها التعبير عن علامتك التجارية الفريدة من خلال ظل حبر فريد من نوعه.

بإخلاص،

ستيفن راميريز رئيس شركة حبر تطوير الألوان اسم الشركة 555-0000

مثال 2

Daneris Garcia 4950 Example St. City، WA 10000

14 مايو 2022

السيد نيل باتيل رئيس وكالة التسويق ، اسم المدينة ، AZ 20000

عزيزي السيد باتيل ،

شكرًا لك على الوقت الذي استغرقته لإجراء مقابلة معي لدور مشرف الرسم في Marketing Agency Name. أعتقد أننا أنشأنا علاقة قوية وأنني سأكون مناسبًا بشكل ممتاز لفريقك.

كمصمم جرافيك ، فإن شغفي هو إيجاد طرق مبتكرة لتمثيل العلامات التجارية الناشئة والراسخة بصريًا. بينما لدي خبرة كبيرة في العمل ثنائي الأبعاد وثلاثي الأبعاد ، فقد أعطيت الأولوية لتصميم مساحات الواقع الافتراضي والواقع المعزز في السنوات الخمس الماضية. أعلم أن تجربتي مع العديد من العملاء في صناعة التكنولوجيا التي تركز على تطوير المنتجات في هذه المساحات ستجعلني أصلًا لفريقك.

آمل أن تفكر في المنصب. إذا كان لديك أي أسئلة أو تريد مني مشاركة أمثلة إضافية لعملي السابق ، فلا تتردد في طرحها. أنا فخور بالعمل الذي قمت به لشركات MANGA ومتحمس للقيام بعمل مماثل مع فريقك.

مع أطيب التحيات ، دانيريس جارسيا

الأسئلة الشائعة حول خطاب العمل

ما هو خطاب العمل؟

خطاب العمل هو خطاب رسمي مكتوب بشكل عام من رجل أعمال إلى آخر لتعزيز حياتهم المهنية أو مصالح شركتهم.

ما هو الغرض من خطاب العمل؟

الغرض من خطاب العمل هو التواصل بشكل احترافي مع شركة أو مؤسسة أو منظمة غير ربحية.

ما هي أنواع الرسائل التجارية المختلفة؟

• تغطي الرسائل
• خطابات المبيعات
• الدعوات
• المتابعات
• رسائل شكوى
• خطابات النوايا

ماذا يجب أن يحتوي كل خطاب عمل؟

• تاريخ
• اعد العنوان
• داخل العنوان
• تحية
• جسم
• إغلاق
• إمضاء