6 نصائح سريعة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تنجز المهام بالفعل

كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها في اليوم؟ مع وجود أكثر من 200 مليار رسالة بريد إلكتروني تصدر كل يوم ، هناك فرصة جيدة أن يأتي اثنان منها على الأقل منك. ولكن إذا لم تكن تقوم بتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل صحيح ، فقد تجعل حياة كل من حياتك وحياة المتلقي أكثر صعوبة مما يجب أن تكون عليه.

سواء كنت تطلب دعم العملاء ، أو تخطط لحفلة ، أو ترسل بريدًا إلكترونيًا للعمل ، فإن النصائح التالية ستساعدك على صياغة رسائل بريد إلكتروني فعالة وفعالة تنجز الأشياء بالفعل.

اكتب سطر موضوع وصفيًا وموجزًا

لقد عرف المسوقون عبر البريد الإلكتروني هذا لفترة طويلة.

سطر موضوع البريد الإلكتروني لا يقل أهمية عن النص الموجود بداخله. لماذا هذا؟ لأنه إذا لم تتمكن حتى من جعل المستلم يفتح بريدك الإلكتروني ، فلن تكون أي من الكلمات الموجودة في نص بريدك الإلكتروني مهمة.

لكتابة سطر موضوع رائع ، اجعله موجزًا ​​ووصفيًا قدر الإمكان. فكر في عنوان إحدى الصحف: فهو قصير ، وجذب الانتباه ، ويخبرك بالضبط بما يمكن توقعه في المقالة. هذا كل ما يحتاجه موضوعك. تجنب "السؤال السريع" الغامض وما شابه ذلك. إذا كان سؤالك بهذه السرعة ، فقط اطرحه في سطر الموضوع!

يمكنك حتى سرقة المزيد من المعرفة من المسوقين عبر البريد الإلكتروني هنا. تظهر الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني المرسلة أن 65 حرفًا هي المكان المناسب لسطر الموضوع الذي يمكن قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

اجعل رسالتك قصيرة قدر الإمكان

جاي كاواساكي هو خبير تسويق يستحق بعض الفضل في نجاح منتج غير معروف يسمى Apple Macintosh. إنه كاتب مشهور ومسوق محترم عالميًا. كما يمكنك أن تتخيل ، فهو رجل يتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. وقد دفعت كل هذه الرسائل الإلكترونية جاي لنشر هذه القاعدة عن رسائل البريد الإلكتروني:

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني حوالي خمس جمل. على حد تعبيره ، "أقل من خمس جمل غالبًا ما تكون مفاجئة ووقحة ، وأكثر من خمس جمل تضيع الوقت."

على الرغم من أنه لا يمكن كتابة كل بريد إلكتروني في خمس جمل ، إلا أنها قاعدة جيدة للمساعدة في جعل رسائل البريد الإلكتروني موجزة قدر الإمكان. تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني إلى تضمين خمسة تفاصيل أساسية فقط:

• من أنت
• ما تريد
• لماذا تسأل المتلقي
• لماذا يجب أن يفعلوا ما تطلبه
• ما هي الخطوة التالية

قم بتفريق النص الخاص بك لجعله قابلاً للمسح

إذا كان المستلم الخاص بك يحدق في صندوق وارد احتياطي ، فإن آخر شيء سيرغب في رؤيته هو جدار نصي ضخم في بريدك الإلكتروني. حتى إذا التزمت بقاعدة الجمل الخمس ، فلا يزال من الممكن إنشاء جدار نصي إذا لم تكن حريصًا.

بدلاً من فقرة واحدة طويلة ، قسّم بريدك الإلكتروني إلى أجزاء يمكن مسحها ضوئيًا بسهولة. حاول استخدام القوائم ذات التعداد النقطي بدلاً من قوائم الجمل كلما أمكن ذلك ، واحتفظ بالفقرات في بضع جمل أو سطور فقط.

أصبحت القابلية للمسح أكثر أهمية الآن بعد أن تمت قراءة غالبية رسائل البريد الإلكتروني على الهواتف أو الأجهزة اللوحية.

قم بتضمين دعوة واضحة للعمل

إذا كنت ترغب في الحصول على رد على بريدك الإلكتروني ، فمن المفيد أن تخبر المستلمين بما يجب عليهم فعله. إذا كنت تريد منهم الرد ، فأخبرهم بالضبط بالمعلومات التي تحتاجها وعدد الأسئلة المنفصلة التي تحتاج إلى إجابة. إذا كنت تريد منهم النقر فوق ارتباط وملء نموذج ، فكن واضحًا بالمثل بشأن ذلك.

مرة أخرى ، يعرف المسوقون منذ فترة طويلة أهمية التعليمات الواضحة. يمكنك كتابة أفضل بريد إلكتروني في العالم ، ولكن إذا لم تخبر المستلمين بوضوح بما تريدهم أن يفعلوه ، فمن السهل جدًا عليهم دفع بريدك الإلكتروني جانبًا.

تدقيق بريدك الإلكتروني للأخطاء الإملائية والنحوية

لا تجعل الأخطاء الإملائية والنحوية من الصعب فهم رسائل البريد الإلكتروني فحسب ، بل إنها تقلل أيضًا من مصداقيتك في أعين المستلمين ، كما هو موضح في دراسة جامعة كليمسون. وجدت الدراسة أن مؤلفي المحتوى الذي يحتوي على أخطاء إملائية كان يُنظر إليهم على أنهم أقل جدارة بالثقة ودقة من المؤلفين ذوي الإملاء والنحو المناسبين.

لا تشعر بالسعادة عندما يتعلق الأمر بالنقر فوق الزر إرسال. يمكنك تجنب التشويش على مصداقيتك من خلال التدقيق اللغوي الدقيق لكل بريد إلكتروني. ولرسائل البريد الإلكتروني المهمة بشكل خاص ، قد ترغب في قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ للتأكد من أن عينيك لا تتخطى أي أخطاء.

تحقق من الروابط غير الصحيحة أو المرفقات المفقودة

إذا كنت تقوم بتضمين روابط أو مرفقات أساسية ، فيجب عليك دائمًا التحقق منها مرة أخرى. عند نسخ ولصق روابط متعددة ، من السهل تكرار ارتباط تشعبي عن طريق الخطأ أو النقر بشكل خاطئ على زر. وتعد المرفقات المفقودة مشكلة شائعة لدرجة أن Gmail أنشأ تحذيرًا تلقائيًا لها.

بغض النظر عمن ترسله عبر البريد الإلكتروني ، قم بتضمين هذه النصائح في بريدك الإلكتروني التالي. لن يكون بريدك الإلكتروني أكثر فاعلية فحسب ، بل سيشكرك المستلمون على توفير الوقت لهم!

Colin Newcomer كاتب مستقل لديه خلفية في تحسين محركات البحث والتسويق بالعمولة. يساعد العملاء على زيادة ظهورهم على الويب من خلال الكتابة بشكل أساسي عن التسويق الرقمي و WordPress وموضوعات B2B.