اكتب أي بريد إلكتروني بسرعة باستخدام هذه الخطوات الثلاث السهلة

إذا كنت بطيئًا في كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، فلا داعي للقلق. بناءً على الخيوط المختلفة عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، فأنت لست وحدك - يتساءل آلاف الأشخاص عن كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع كل يوم. إن إلقاء نظرة سريعة على المحادثات التي تجري عبر القنوات يوضح أن الكثير منا قلق بشأن ما يعتقده الناس من حولهم من أن رسائل البريد الإلكتروني مهمة شاقة. ناهيك عن الاستنزاف العقلي الذي يسببه لأنفسهم. الخبر السار هو أنه يمكن لأي شخص تعلم كتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة أكبر. وهذا ما تدور حوله مشاركة المدونة التي تقرأها الآن. ‍

بعد ذلك ، سوف نتعمق في أسباب استغراق رسائل البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً في الكتابة ، ونقدم لك عملية سهلة من 3 خطوات لكتابة أي بريد إلكتروني بشكل أسرع بمساعدة الذكاء الاصطناعي ، ونختتم بنصائح حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة بدءًا من اليوم.

لماذا يستغرق البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً في الكتابة؟

دعنا نخرجها هناك. يكتب الناس بسرعات مختلفة ، ولا يوجد ما يخجل من ذلك. إذا كنت ترغب في اختبار ما إذا كنت بطيئًا في الكتابة ، إلا أن الأسباب التي تجعل رسائل البريد الإلكتروني تستغرق وقتًا طويلاً للكتابة بالنسبة للكثيرين منا متعددة الأوجه.

إذا وضعنا حالات مثل عسر القراءة واضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه جانبًا ، فإن أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لبطء الناس في كتابة رسائل البريد الإلكتروني هو ميلنا إلى الإفراط في التفكير فيها. وراء هذه المشكلة الشائعة الخوف من سوء التفسير. غالبًا ما يكون مدفوعًا بعدم القدرة على استخدام إشارات مثل لغة الجسد وإيماءات اليد وسرعة ونبرة الكلام وتعبيرات الوجه التي تساعدنا على توصيل الرسالة كما أردنا عند التواصل شخصيًا.

سبب نموذجي آخر هو الميل لكتابة رسائل بريد إلكتروني طويلة جدًا. يمكن أن يكون مرتبطًا بالمشكلة المذكورة سابقًا ، أو قدرة الشخص على الكتابة بإيجاز ، أو مجرد محاولة توصيل شيء ما عبر البريد الإلكتروني الذي يمكن نقله بشكل أفضل في اجتماع أو من خلال مكالمة هاتفية.

قد يكون التعامل مع التهجئة والقواعد أمرًا صعبًا بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى التواصل عبر البريد الإلكتروني بلغتهم غير الأم ، خاصة في العمل. حتى لو كانت كفاءتك في لغة الأعمال الخاصة بشركتك على المستوى المهني ، يمكنك أن تجد نفسك تبحث في جوجل عن كلمات أو عبارات محددة ، أو تستحوذ على الفواصل ، أو تفكر في آداب البريد الإلكتروني المناسبة.

لإبقاء هذا الجزء من المقالة قصيرًا بما فيه الكفاية ، دعونا لا نبدأ حتى مع أوبئة العمل الحديث المسمى تعدد المهام وتبديل المحتوى.

ومع ذلك ، ما زلنا بحاجة إلى معالجة حقيقة أنه في بعض الأحيان يكون من الصعب ببساطة وضع أفكارك على الورق. على الرغم من أن أفكارك ستكون واضحة ليوم واحد داخل رأسك ، إلا أنها لا تترجم بشكل جيد إلى النص. عندما تحدق في شاشة فارغة بمؤشر يومض ، فإن هذه الظاهرة ، المعروفة أيضًا باسم متلازمة الشاشة الفارغة ، يمكن أن تحصل على أفضل ما في أي واحد منا. خاصة عندما تحتاج إلى كتابة بريد إلكتروني مهم.

بغض النظر عن سبب إدراكك أنك بطيء في كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، فلا داعي للخوف ، فالمساعدة قريبة. فقط استمر في القراءة ، ويمكننا أن نضمن إلى حد كبير أنك ستكتبها بشكل أسرع في أي وقت من الأوقات.

كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع بثلاث خطوات سهلة

ستقدم لك العملية المكونة من 3 خطوات التالية والأمثلة المصاحبة طريقة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة. حتى أننا نجرؤ على الادعاء بأنها ليست سريعة فحسب ، بل إنها أسرع طريقة للتواصل عبر البريد الإلكتروني. ستكون أنت القاضي.

1. اكتب نقاطًا قصيرة

للبدء ، اكتب جملتين حول الأجزاء الأساسية التي يجب أن تتكون منها رسالتك الإلكترونية. لا تقلق كثيرًا بشأن الصياغة أو القواعد ، ولكن حاول تدوين الأفكار لأنها تخرج بشكل طبيعي من رأسك. بعد ذلك ، تكون جاهزًا للخطوة التالية.

2. حدد نوع البريد الإلكتروني الذي تريد كتابته

الآن بعد أن عرفت ما تريد قوله ، حان الوقت للنظر في نوع البريد الإلكتروني الذي توشك على إرساله. من هو المستلم وما الذي تحاول تحقيقه بالبريد الإلكتروني؟ ربما تكون فاترًا في الاتصال بالعملاء المحتملين ، والاستفسار عن حالة المشروع من أحد البائعين لديك ، أو تذكير مديرك بالموعد النهائي الذي اقترب.

في معرض قوالب Flowrite ، يمكنك العثور على قوالب جاهزة لرسائل البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا التي يكتبها الأشخاص يوميًا. علاوة على ذلك ، يمكنك إنشاء قوالب مخصصة لنوع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها بشكل متكرر أو تلك التي تجد نفسك تقضي الكثير من الوقت عليها.

3. مشاهدة البريد الإلكتروني يكتب نفسه

هذا هو الجزء الذي يحدث فيه السحر. بمجرد تحديد القالب الصحيح ، يمكنك الجلوس والاسترخاء بينما يكتب Flowrite رسالة بريد إلكتروني كاملة بناءً على النقاط الخاصة بك. إذا لم تكن راضيًا عن النتيجة ، يمكنك إنشاء إصدار جديد بنقرة زر واحدة. إذا كان هناك شيء لا يزال معطلاً ، فما عليك سوى إجراء التغييرات يدويًا ، وستكون جاهزًا للإرسال.

كل هذا ممكن بفضل استخدامنا لأحدث التطورات في مجال الذكاء الاصطناعي ، وهناك الكثير لمساعدتك على التوقف عن المعاناة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني. هل تجد نفسك مهووسًا بكيفية إدراك المتلقي لاختيارات كلمات أو عبارات معينة؟ يمكنك تحديد النغمة Flowrite يكتب البريد الإلكتروني لك. قلق من الأخطاء الإملائية والنحوية؟ أداتنا تتحدث الإنجليزية بطلاقة. متلازمة الشاشة الفارغة؟ انسَ النقاط النقطية ، حدد القالب الصحيح ، وسيقوم Flowrite بإنشاء مثال بريد إلكتروني لك. ‍

5 نصائح لكتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة

أنت تقول "ماذا لو لم يتناسب Flowrite مع سير العمل الخاص بي؟ حسنًا ، من الواضح أننا نجرؤ على تجربته ، ولكن إليك بعض النصائح القابلة للتنفيذ التي يمكنك تنفيذها لكتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة دون أي مساعدة إضافية من مساعدي البريد الإلكتروني للذكاء الاصطناعي أو أي تقنية على الإطلاق.

اتبع هيكل البريد الإلكتروني القياسي

لتسريع كتابتك ، من الضروري اتباع الهيكل التقليدي لرسائل البريد الإلكتروني. سيؤدي ذلك إلى تسريع كتابتك ومساعدة المستلم على قراءة رسالتك بسرعة أكبر.

إذا لم تكن معتادًا على تنسيق البريد الإلكتروني الكلاسيكي ، فإليك 101:

• سطر الموضوع
• تحية
• المحتوى - لا يزيد عن ثلاث فقرات
• إغلاق
• التوقيع
  

يجب أن تفصل بين هذه الأجزاء بفواصل الفقرات حتى يسهل استيعاب بريدك الإلكتروني. تتمثل طريقة الانتقال إلى مزيد من التحسين في سرعة الكتابة في بدء كل فقرة محتوى بأهم شيء. بمجرد أن تأتي هذه الطريقة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل طبيعي ، يمكنك الانتقال من الأفكار إلى التسليم بشكل أسرع.

اكتب الطريقة التي تتحدث بها

سواء كانت مكتوبة أو منطوقة ، فإن الغرض من اللغة هو توصيل الأفكار والأفكار والمشاعر. ومع ذلك ، عند الاتصال عبر البريد الإلكتروني ، خاصةً في المجال المهني ، غالبًا ما تصبح الأمور أكثر تعقيدًا مما ينبغي ، مما يؤدي إلى إبطاءنا.

نميل إلى استخدام بنية جمل أكثر تعقيدًا عند الكتابة منها عند التحدث. اعتمادًا على الجمهور ، قد نستخدم الاختصارات أيضًا لجعل رسائل البريد الإلكتروني أكثر رسمية مما هو ضروري في العادة. ناهيك عن استخدام المزيد من المفردات والمصطلحات الرسمية. لقد فهمت هذه النقطة ، لذلك لن أبدأ حتى بشأن نقاط الدعم التي لا نهاية لها مع تفاصيل وتفسيرات لعمليات التفكير الخاصة بالفرد.

إن إدخال القليل من أسلوب التحدث في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يجعلها أكثر تخاطبًا وتفاعلًا والأهم من ذلك كله أنها أقصر ، مما يعني أنك ستكتبها بعيدًا بشكل أسرع.

اكتب أولاً ، ثم حرر

عندما تحاول إتقان بنية كل كلمة وجمل تكتبها ، فإنك حتما ستعيد كتابتها مع تقدمك. وغني عن القول ، هذه طريقة بطيئة لكتابة أي شيء - ناهيك عن رسائل البريد الإلكتروني. فقط اعرض أفكارك على الشاشة وبمجرد الانتهاء. راجع النص مرة واحدة لتحرير الأخطاء الإملائية وأخطاء التنسيق. بعد عملية التنظيف هذه ، يجب أن تكون جاهزًا للإرسال ، ولكن إذا كان الشعور الغريزي يقول ذلك ، فلا يزال بإمكانك مراجعة البريد الإلكتروني مرة واحدة - حتى بصوت عالٍ.

ضع نفسك على مدار الساعة

اضبط عداد الوقت. لدينا جميعًا واحدًا على هواتفنا ، لذلك لا توجد أعذار. امنح نفسك خمس دقائق ، وعندما يرن المنبه ، تكون قد انتهيت. بغض النظر عن المكان الذي تركته ، فقد حان وقت الانتهاء. في نهاية البريد الإلكتروني ، يمكنك حتى أن تذكر أنك سعيد بالمزيد من التفصيل إذا لزم الأمر. يجبرك هذا على التفكير والكتابة والوصول إلى النقطة بشكل أسرع. إذا كان حد الخمس دقائق بعيدًا عن متناول يدك ، فابحث عن هدف طموح آخر تسعى لتحقيقه - يتعلق الأمر كله بالتحسين وليس الكمال.

عد الكلمات

كما أنشأنا بالفعل ، فإن مقدار الوقت المستغرق لكتابة بريد إلكتروني لا يرتبط دائمًا بعدد الكلمات التي تنتهي بكتابتها. يمكن أن تستغرق بعض الجمل وقتًا طويلاً دون داعٍ للكتابة إذا كنت قلقًا بشأن كيفية فهم رسالتك. ومع ذلك ، إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك طويلة جدًا ، فإن الأمر يستحق الجهد المبذول لبدء استخدام عداد الكلمات لكسر هذه العادة. يحتوي بعض عملاء البريد الإلكتروني على هذا المضمّن ، وبالنسبة للآخرين ، هناك الكثير من ملحقات المستعرض المتاحة. ضع لنفسك حدًا وتهدف إلى الالتزام به. هل تحتاج إلى معيار؟ حسنًا ، هذا يعتمد. ولكن استنادًا إلى تحليل أكثر من 40 مليون رسالة بريد إلكتروني ، فإن الطول المناسب تمامًا للبريد الإلكتروني الخاص بالمبيعات هو 50-200 كلمة. اعمل في طريقك نحو ذلك.

هل ساعدك منشور المدونة هذا على كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع؟ في حالة عدم وجود الكثير من المنشورات الأخرى حول هذا الموضوع في مدونتنا. نحن نغطي كل شيء من الاختراقات الإنتاجية إلى كتابة النصائح والأدوات التي ستساعدك على التوقف عن المعاناة في الكتابة.