كيفية كتابة ملخص تنفيذي عظيم

في الأعمال التجارية، يتم نقل الكثير من المعلومات من خلال وثائق مطولة وشاملة مثل الأوراق البيضاء، وخطط العمل، ودراسات الحالة، والتقارير البحثية. هناك الكثير من الأموال واستثمارات الموارد الأخرى على المحك في معظم قرارات الأعمال، لذلك يحتاج القادة والمستثمرون إلى فهم كل عامل ومتغير قبل اتخاذ تلك القرارات.

لكن عالم الأعمال يميل إلى التحرك بسرعة، وهذا يعني أن المهنيين في كثير من الأحيان لا يتوفر لديهم الوقت لقراءة التقارير الشاملة قبل بدء المشاريع أو اتخاذ القرارات. هذا هو المكان الذي يأتي فيه الملخص التنفيذي. الملخص التنفيذي هو نسخة مكثفة من مستند عمل أطول يمكّن القراء من استيعاب نفس المعلومات بسرعة أكبر.

ما هو الملخص التنفيذي؟

الملخص التنفيذي هو الشكل المختصر لوثيقة الأعمال. على الرغم من أنه قد يكون من المغري مقارنة الملخص التنفيذي بملخص لتقرير أو ورقة أكاديمية، إلا أن هناك فرقًا رئيسيًا بين هذين النوعين من المستندات: الملخص هو ملخص لتقرير أو ورقة تلخص الوثيقة، في حين أن الملخص هو ملخص لتقرير أو ورقة تلخص الوثيقة، في حين أن الملخص هو ملخص لتقرير أو ورقة بحثية. الملخص التنفيذي هو نسخة مختصرة لا تزال تتناول جميع النقاط الرئيسية في المستند الرئيسي.

يمنح الملخص التنفيذي القراء، وغالبًا ما يكونون قادة الأعمال أو المستثمرين أو الشركاء أو المشترين، نظرة خاطفة على المحتويات الكاملة حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات بشأن كيفية المضي قدمًا في الشركة أو الاقتراح. بهذه الطريقة، فهو يشبه عرض المصعد، إلا أنه يمثل قطعة من الكتابة بدلاً من أهداف الفرد.

ما هي أنواع المستندات أو المشاريع التي تتطلب ملخصًا تنفيذيًا؟

في كثير من الأحيان، ترتبط الملخصات التنفيذية بخطط العمل. عندما يكون الملخص التنفيذي جزءًا من خطة العمل، فإن غرضه إلى حد كبير هو إشراك المستثمرين والمشترين المحتملين.

لكن خطة العمل ليست المكان الوحيد الذي قد تجد فيه ملخصًا تنفيذيًا. يتم استخدامها أيضًا مع:

• مسوحات السوق
• وثائق بحثية
• مقترحات الأعمال
• خطط المشروع
• مقترحات المشاريع

أقسام الملخص التنفيذي

بشكل عام، يتضمن الملخص التنفيذي لخطة العمل الأقسام التالية:

جدول المحتويات

يسرد جدول المحتويات الأقسام المضمنة في المستند الرئيسي. وهذا يعطي نظرة عامة أكثر إيجازًا على الوثيقة والملخص التنفيذي نفسه.

خلفية الشركة / حول

في قسم "خلفية الشركة/حولها"، يتعرف القارئ على بيان مهمة الشركة وموقعها في السوق ومكانتها وأهدافها. في بعض الحالات، يتضمن هذا القسم أيضًا نبذة مختصرة عن تاريخ الشركة. يوفر هذا القسم سياقًا للأهداف والاستراتيجيات الموضحة في بقية الملخص التنفيذي والخطة ككل.

فرص السوق

يناقش هذا القسم الفرص المتاحة في السوق الحالي. وقد يقدم هذه الفرص كمشكلة يجب حلها أو كحاجة يمكن تلبيتها.

حل

بعد عرض الفرص أو المشاكل أو الاحتياجات الموجودة في السوق الحالي، يناقش قسم الحلول كيف يمكن للشركة الاستفادة منها.

مزايا تنافسية

يناقش هذا القسم كيفية وضع الشركة بشكل فريد للنجاح في تحقيق أهدافها من خلال خططها.

المعالم المالية

يتضمن قسم النقاط المالية البارزة أي رؤى مالية ذات صلة بالخطة، مثل مستويات الربح والنفقات الحالية، وأي تمويل تأمل الشركة في تأمينه.

يمكن أن تختلف هذه الأقسام إلى حد ما اعتمادًا على الوثيقة التي يتم تلخيصها. على سبيل المثال، قد يتضمن الملخص التنفيذي لمقترح مشروع قسمًا يحلل حالة صناعة الشركة بالإضافة إلى سوقها المحددة. وقد يتضمن أيضًا قسمًا يبرر مسار العمل المقترح، مشيرًا إلى المخاوف الداخلية ومدى ملاءمته للاستراتيجية العامة للشركة.

على الرغم من الاختلافات في أقسامها ومحتواها، فإن كل ملخص تنفيذي له نفس الهدف: تقديم نظرة موجزة وغنية بالمعلومات على المستند حتى يتمكن القراء من التفاعل مع الشركة أو التخطيط بسهولة أكبر.

كيفية كتابة ملخص تنفيذي

إنشاء مخطط تفصيلي

مع أي نوع من الكتابة، أفضل طريقة للبدء هي إنشاء مخطط تفصيلي. يحقق المخطط التفصيلي بعض الأهداف:

• ينظم النقاط الرئيسية في سرد ​​متماسك
• يجعل من السهل فهم النقاط التي يجب تضمينها والنقاط التي يجب حذفها
• يمنحك خريطة طريق لتتبعها أثناء الكتابة

يعد المخطط التفصيلي الخاص بك بمثابة أداة مفيدة عند الكتابة المسبقة. من الناحية المثالية، الملخص التنفيذي هو جزء المستند الذي تكتبه أخيرًا، حيث لا يمكنك تلخيص المستند بالكامل إذا لم يكنلديكمستند كامل بعد. مع وجود الوثيقة الكاملة في متناول يدك، قم بتدوين الأقسام الرئيسية التي تحتاج إلى تضمينها في ملخصك التنفيذي والنقاط التي يجب ذكرها في كل قسم. من خلال القيام بذلك، فإنك تقوم بإنشاء مخطط تفصيليبعدكتابة (أو الحصول على) المستند الكاملوقبلكتابة الملخص التنفيذي.

اذكر وحدد الغرض أو المشكلة

أثناء الكتابة، تذكر الغرض من ملخصك التنفيذي. يجب أن يقود هذا كل ما تكتبه، بما في ذلك كيفية تأطير المشكلة التي يهدف المشروع إلى حلها ومكان تضمين الإحصائيات ذات الصلة لدعم الحل المقترح.

عند الكتابة عن الغرض أو المشكلة التي تحلها الخطة، قم بتوفير أكبر قدر ممكن من السياق دون المبالغة في الشرح. تذكر أن القراء سيحصلون على القصة الكاملة من المستند الرئيسي. ومع ذلك، يجب أن يمنحهم الملخص التنفيذي فهمًا قويًا بما فيه الكفاية للمشكلة حتى لا يتفاجأوا بأي شيء يقرؤوه في الوثيقة الكاملة.

الحل أو الخطوات التالية

بعد تحديد الغرض أو المشكلة بوضوح، اشرح الحل لهذه المشكلة أو الخطوات التالية الموضحة في استراتيجيتك. كما هو الحال مع القسم المتعلق بالغرض من المستند، يجب أن يكون هذا القسم شاملاً بما يكفي لمنح القارئ فهمًا قويًا للحل دون التورط في تفسيرات مطولة.

خاتمة

إن استنتاج الملخص التنفيذي يشبه، في كثير من النواحي، أي استنتاج آخر. فهو يكرر النقاط الرئيسية التي ذكرتها في أقسام نص الملخص التنفيذي، ويجيب على أي أسئلة قد تكون لدى القارئ، ويترك له فكرة واضحة عما يجب فعله بعد ذلك (والذي عادة ما يكون قراءة المستند بالكامل).

كيفية تنسيق الملخص التنفيذي

لا يحتاج الملخص التنفيذي إلى الالتزام بطول محدد أو عدد كلمات محدد. عادةً ما تكون من صفحة إلى صفحتين. ومع ذلك، فإن تحقيق الهدف - شرح النقاط الرئيسية للوثيقة بإيجاز وبطريقة أصيلة وجذابة - هو أكثر أهمية بكثير من ملاءمة تنسيق معين.

نظرًا لأن الملخص التنفيذي جزء من مستند عمل، فمن المهم استخدام نبرة احترافية. ومع ذلك، حافظ على الحد الأدنى من المصطلحات - فقد لا يكون العديد من قراء ملخصك التنفيذي، مثل المشترين المحتملين، موجودين في مجال عملك وسيفهمون المستند بشكل أفضل إذا استخدمت لغة واضحة. ومع ذلك، استخدم تقديرك - إذا كنت تعلم أنه ستتم مشاركة المستند وقراءته داخليًا فقط، فقد لا تكون المصطلحات مصدر قلق.

الملخص التنفيذي مقابل الملخص

الملخص هو نظرة عامة قصيرة على الوثيقة الأكاديمية. لا يجيب على كل شيء. إنه بمثابة إعلان تشويقي من خلال منح القارئ معلومات كافية لجعله يبدأ في صياغة الأسئلة وتوقع الإجابات التي سيجدها في المستند الرئيسي. بالإضافة إلى ذلك، يساعد الملخص القارئ على تحديد ما إذا كانت الوثيقة تحتوي على المعلومات التي يبحث عنها بسرعة. عندما يقوم القارئ بالبحث، فإن الملخصات توفر له الكثير من الوقت.

وفي المقابل، يقدم الملخص التنفيذي نسخة مختصرة من الوثيقة الرئيسية. هدفها ليس دفع ذهن القارئ لصياغة الأسئلة؛ بل هو تقديم ملخص كامل حتى يعرفوا ما يمكن توقعه من المستند الرئيسي.

الملخص التنفيذي مقابل خطة المشروع

خطة المشروع هي مخطط للمشروع. وهو يشبه المخطط التفصيلي من حيث أنه يعين عناصر الصورة الكبيرة للمشروع، مثل الأهداف والميزانية والمعالم الرئيسية وأصحاب المصلحة ومقاييس النجاح. الملخص التنفيذي أقل تقنية من خطة المشروع. فهو يقدم ملخصًا لأهم معلومات المشروع ولكنه لا يتعمق في الإحصائيات والأرقام.

الأسئلة الشائعة للملخص التنفيذي

ما هو الملخص التنفيذي؟

الملخص التنفيذي هو نسخة مختصرة من وثيقة عمل أطول.

ما هو الغرض منه؟

الغرض من الملخص التنفيذي هو تقديم نظرة سريعة على المحتوى الموجود في مستند عمل أطول. وهذا يسهل على القراء، الذين قد يكونون قادة أعمال أو شركاء أو موردين محتملين أو مستثمرين، فهم الوثيقة الكاملة والتعامل معها.

ما نوع المستندات أو المشاريع التي تتطلب ملخصًا تنفيذيًا؟

• خطط العمل
• مقترحات المشاريع
• مسوحات السوق
• مقترحات الأعمال
• وثائق بحثية
• خطط المشروع

ما هي أقسام الملخص التنفيذي؟

يعد كل ملخص تنفيذي فريدًا من نوعه، ولكنه يتضمن عمومًا الأقسام التالية:

• مقدمة
• جدول المحتويات
• خلفية الشركة / حول
• فرصة السوق
• حل
• مزايا تنافسية
• المعالم المالية