كيفية كتابة ملخص تنفيذي رائع

في مجال الأعمال التجارية ، يتم نقل الكثير من المعلومات من خلال وثائق طويلة وشاملة مثل الأوراق البيضاء وخطط العمل ودراسات الحالة والتقارير البحثية. يوجد الكثير من الأموال واستثمارات الموارد الأخرى على المحك في معظم قرارات الأعمال ، لذلك يحتاج القادة والمستثمرون إلى فهم كل عامل ومتغير معني قبل اتخاذ هذه القرارات.

لكن عالم الأعمال يميل إلى التحرك بسرعة ، وهذا يعني أن المحترفين غالبًا لا يملكون الوقت لقراءة تقارير مكثفة قبل بدء المشاريع أو اتخاذ القرارات. هذا هو المكان الذي يأتي فيه الملخص التنفيذي. الملخص التنفيذي هو نسخة مختصرة من مستند عمل أطول يمكّن القراء من استيعاب نفس المعلومات بسرعة أكبر.

ما هو الملخص التنفيذي؟

الملخص التنفيذي هو الشكل المختصر لوثيقة العمل. على الرغم من أنه قد يكون من المغري مقارنة ملخص تنفيذي بملخص لتقرير أو ورقة أكاديمية ، إلا أن هناك فرقًا رئيسيًا بين هذين النوعين من المستندات: الملخص هو ملخص لتقرير أو ورقة تلخص المستند ، بينما الملخص التنفيذي هو نسخة مختصرة لا تزال تصل إلى جميع النقاط الرئيسية للوثيقة الرئيسية.

يعطي الملخص التنفيذي للقراء ، غالبًا قادة الأعمال أو المستثمرين أو الشركاء أو المشترين ، نظرة خاطفة على المحتويات الكاملة حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات حول كيفية المضي قدمًا في الشركة أو الاقتراح. وبهذه الطريقة ، يشبه الملعب المصعد ، إلا أنه يمثل قطعة من الكتابة بدلاً من أهداف الفرد.

ما أنواع المستندات أو المشاريع التي تتطلب ملخصًا تنفيذيًا؟

في كثير من الأحيان ، ترتبط الملخصات التنفيذية بخطط العمل. عندما يكون الملخص التنفيذي جزءًا من خطة العمل ، فإن الغرض منه إلى حد كبير هو إشراك المستثمرين والمشترين المحتملين.

لكن خطة العمل ليست المكان الوحيد الذي قد تجد فيه ملخصًا تنفيذيًا. يتم استخدامها أيضًا مع:

• استطلاعات السوق
• وثائق البحث
• مقترحات الأعمال
• خطط المشروع
• مقترحات المشاريع

أقسام الملخص التنفيذي

بشكل عام ، يتضمن الملخص التنفيذي لخطة العمل الأقسام التالية:

جدول المحتويات

يسرد جدول المحتويات الأقسام المضمنة في المستند الرئيسي. وهذا يعطي نظرة عامة أكثر إيجازًا عن المستند والملخص التنفيذي نفسه.

نبذة عن الشركة / حول

في خلفية الشركة / حول القسم ، يتعرف القارئ على بيان مهمة الشركة ووضع السوق والمكانة والأهداف. في بعض الحالات ، يتضمن هذا القسم أيضًا نبذة مختصرة عن تاريخ الشركة. يوفر هذا القسم سياقًا للأهداف والاستراتيجيات الموضحة في بقية الملخص التنفيذي والخطة ككل.

فرص السوق

يناقش هذا القسم الفرص الموجودة في السوق الحالي. قد يقدم هذه الفرص كمشكلة يجب حلها أو كحاجة يمكن تلبيتها.

حل

بعد تقديم الفرص أو المشكلات أو الاحتياجات الموجودة في السوق الحالي ، يناقش قسم الحلول كيف يمكن للشركة الاستفادة منها.

مزايا تنافسية

يناقش هذا القسم كيف يتم وضع الشركة بشكل فريد للنجاح في الوصول إلى أهدافها من خلال خططها.

المؤشرات المالية

يتضمن قسم الملامح المالية أي رؤى مالية ذات صلة بالخطة ، مثل مستويات الأرباح والنفقات الحالية وأي تمويل تأمل الشركة في تأمينه.

يمكن أن تختلف هذه الأقسام إلى حد ما اعتمادًا على المستند الذي يتم تلخيصه. على سبيل المثال ، قد يتضمن الملخص التنفيذي لمقترح مشروع قسمًا يحلل حالة صناعة الشركة بالإضافة إلى سوقها المحدد. قد يتضمن أيضًا قسمًا يبرر مسار العمل المقترح ، مستشهداً بالمخاوف الداخلية وكيف يتناسب مع الإستراتيجية العامة للشركة.

على الرغم من الاختلافات في الأقسام والمحتوى ، فإن كل ملخص تنفيذي له نفس الهدف: تقديم نظرة موجزة وغنية بالمعلومات على المستند حتى يتمكن القراء من التعامل مع الشركة أو التخطيط بسهولة أكبر.

كيفية كتابة ملخص تنفيذي

قم بإنشاء مخطط تفصيلي

مع أي نوع من الكتابة تقريبًا ، فإن أفضل طريقة للبدء هي إنشاء مخطط تفصيلي. المخطط التفصيلي يحقق بعض الأهداف:

• ينظم النقاط الرئيسية في سرد ​​متماسك
• يجعل من السهل فهم النقاط التي يجب تضمينها وأيها يجب حذفه
• تعطيك خريطة طريق لتتبعها أثناء الكتابة

يعمل المخطط التفصيلي الخاص بك كأداة مفيدة عند الكتابة المسبقة. من الناحية المثالية ، يكون الملخص التنفيذي هو الجزء الذي تكتبه أخيرًا من المستند ، حيث لا يمكنك تلخيص المستند بالكامل إذا لم يكنلديكمستند كامل بعد. مع وجود المستند الكامل في متناول اليد ، قم بتدوين الأقسام الرئيسية التي تحتاج إلى تضمينها في الملخص التنفيذي الخاص بك والنقاط التي يجب الوصول إليها في كل قسم. من خلال القيام بذلك ، تقوم بإنشاء مخطط تفصيليبعدكتابة (أو إعطائك) المستند الكاملوقبلكتابة الملخص التنفيذي.

اذكر وحدد الغرض أو المشكلة

أثناء الكتابة ، تذكر الغرض من الملخص التنفيذي. يجب أن يقود هذا كل ما تكتبه ، بما في ذلك كيفية تأطير المشكلة التي يهدف المشروع إلى حلها وأين تقوم بتضمين الإحصاءات ذات الصلة لدعم الحل المقترح.

عند الكتابة عن الغرض أو المشكلة التي تحلها الخطة ، قدم أكبر قدر من السياق حسب الضرورة دون الإفراط في الشرح. تذكر أن القراء سيحصلون على القصة الكاملة من المستند الأساسي. ومع ذلك ، يجب أن يمنحهم الملخص التنفيذي فهمًا قويًا بما يكفي للمشكلة بحيث لا يفاجأون بأي شيء قرأوه في المستند الكامل.

الحل أو الخطوات التالية

بعد تحديد الغرض أو المشكلة بوضوح ، اشرح الحل لهذه المشكلة أو الخطوات التالية الموضحة في استراتيجيتك. على غرار القسم المتعلق بالغرض من المستند ، يجب أن يكون هذا القسم شاملاً بما يكفي لإعطاء القارئ فهمًا قويًا للحل دون التورط في التفسيرات المطولة.

خاتمة

استنتاج الملخص التنفيذي هو ، من نواح كثيرة ، تمامًا مثل أي استنتاج آخر. إنه يكرر النقاط الرئيسية التي ذكرتها في أقسام جسم الملخص التنفيذي ، ويجيب على أي أسئلة قد تكون لدى القارئ ، ويترك لهم إحساسًا واضحًا بما يجب القيام به بعد ذلك (والذي عادةً ما يكون قراءة المستند كاملاً).

كيفية تنسيق الملخص التنفيذي

لا يحتاج الملخص التنفيذي إلى الالتزام بطول معين أو عدد الكلمات. عادة ما تكون بطول صفحة إلى صفحتين. ومع ذلك ، فإن تحقيق الهدف - شرح النقاط الرئيسية للوثيقة بإيجاز بطريقة أصيلة وجذابة - هو أكثر أهمية بكثير من ملاءمة تنسيق معين.

نظرًا لأن الملخص التنفيذي جزء من مستند عمل ، فمن المهم استخدام نغمة احترافية. ومع ذلك ، حافظ على المصطلحات عند الحد الأدنى - فقد لا يكون العديد من قراء الملخص التنفيذي ، مثل المشترين المحتملين ، في مجال عملك وسيفهمون المستند بشكل أفضل إذا كنت تستخدم لغة بسيطة. استخدم تقديرك ، على الرغم من ذلك - إذا كنت تعلم أنه سيتم مشاركة المستند وقراءته داخليًا فقط ، فقد لا تكون المصطلحات مصدر قلق.

الملخص التنفيذي مقابل الملخص

الملخص هو لمحة موجزة عن وثيقة أكاديمية. لا يجيب على كل شيء. إنه بمثابة دعابة من خلال تزويد القارئ بمعلومات كافية فقط لجعله يبدأ في صياغة الأسئلة وتوقع الإجابات التي سيجدها في المستند الرئيسي. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد الملخص القارئ على تحديد ما إذا كان المستند يحتوي على المعلومات التي يبحثون عنها بسرعة. عندما يقوم القارئ بإجراء بحث ، فإن الملخصات توفر لهم الكثير من الوقت.

في المقابل ، يقدم الملخص التنفيذي نسخة مختصرة من المستند الرئيسي. ليس هدفها إقناع القارئ بصياغة الأسئلة. هو تقديم ملخص كامل حتى يعرفوا ما يمكن توقعه من المستند الأساسي.

الملخص التنفيذي مقابل خطة المشروع

خطة المشروع هي مخطط لمشروع. إنه مشابه للمخطط التفصيلي من حيث أنه يرسم عناصر الصورة الكبيرة للمشروع ، مثل الأهداف والميزانية والمعالم وأصحاب المصلحة ومقاييس النجاح. الملخص التنفيذي هو أقل تقنية من خطة المشروع. يقدم ملخصًا لأهم معلومات المشروع ولكنه لا يتعمق في الإحصاءات والأرقام.

أسئلة وأجوبة الملخص التنفيذي

ما هو الملخص التنفيذي؟

الملخص التنفيذي هو نسخة مختصرة من وثيقة عمل أطول.

ما هو الغرض منه؟

الغرض من الملخص التنفيذي هو تقديم نظرة سريعة على المحتوى في مستند أعمال أطول. هذا يسهل على القراء ، الذين قد يكونون قادة أعمال ، أو شركاء وبائعين محتملين ، أو مستثمرين ، فهم المستند الكامل والتعامل معه.

ما نوع المستندات أو المشاريع التي تتطلب ملخصًا تنفيذيًا؟

• خطط العمل
• مقترحات المشاريع
• استطلاعات السوق
• مقترحات الأعمال
• وثائق البحث
• خطط المشروع

ما هي أقسام الملخص التنفيذي؟

كل ملخص تنفيذي فريد من نوعه ، ولكنه يتضمن بشكل عام الأقسام التالية:

• مقدمة
• جدول المحتويات
• نبذة عن الشركة / حول
• فرصة السوق
• حل
• مزايا تنافسية
• المؤشرات المالية