كيف تكتب في السجل الرسمي للمقالات والرسائل

يعد تعلم الكتابة في السجل الرسمي أمرًا سهلاً بمجرد فهم الأساسيات.

عندما تكتب طلبًا لوظيفة أو خطاب عمل أو مقالًا أو مقالًا أكاديميًا ، فأنت بحاجة إلى استخدام السجل الرسمي.

لا تستخدم فقط في الكتابة. عند التحدث ، نستخدم الصوت الرسمي عند مخاطبة الطبيب أو القاضي أو في الاحتفالات مثل الزواج.

أنت تعرف بالتأكيد عندما يتحدث الناس بشكل رسمي. ولكن ما هي العناصر التي تتغير بين السجلات الرسمية وغير الرسمية؟

كيف تكتب في السجل الرسمي

هناك ستة مستويات رسمية لتسجيل اللغة في الكتابة والمحادثة.

الأكثر استخدامًا هما رسمي وغير رسمي.

أنت تستخدم بشكل طبيعي صوتًا غير رسمي عندما تتحدث إلى الأصدقاء أو تكتب منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي أو مدونة.

ولكن عندما تكتب خطاب تغطية لطلب وظيفة ، أو تتواصل مع وكالة حكومية ، أو تكتب مقالًا أكاديميًا ، فإنك تستخدم الصوت الرسمي.

كيف نتحكم في الاختلاف بين المستويين؟

إنها مزيج من التغييرات في القواعد والمفردات ، وفي الكتابة ، وتعديل علامات الترقيم.

عنصر آخر هو وجهة النظر التي نستخدمها. تميل الكتابة الرسمية إلى تجنب استخدام الشخص الأول حيثما أمكن ذلك.

قد يبدو الأمر وكأنه الكثير من العناصر التي يجب وضعها في الاعتبار ، لكنها أسهل مما قد يبدو.

دعونا نلقي نظرة على كل عنصر من العناصر الأساسية بشيء من التفصيل.

كل نقطة لها أمثلة لتسهيل فهمها.

1. إزالة جميع الانقباضات

إذا كانت هناك قاعدة رقم واحد للكتابة الرسمية ، فهذه هي.

قد تعتقد أنه ينطبق فقط على الكتابة. ولكن عندما نتحدث رسميًا ، فإننا نستخدم أيضًا كلمات كاملة.

إنه لمن دواعي سروري أن أكون هنا اليوم لقبول الجائزة التي منحتها لي. غير رسمي

إنه لمن دواعي سروري أن أكون هنا اليوم لقبول الجائزة التي منحتها لي. رَسمِيّ

مثال الجملة أعلاه رسمي بالتأكيد لأنه يستخدم الكلمات الممنوحة ، والقبول ، والممتعة.

عندما نمزج كلمات مثل هذه مع الانقباضات ، فإنها تبدو وتقرأ بشكل محرج.

2. تجنب الاختصارات والاختصارات

على غرار الاختصارات ، يجب إعادة كتابة جميع الاختصارات بالكامل. الأمر نفسه ينطبق على الاختصارات.

بالإشارة إلى رسالتي إلى الأمين العام لمنظمة الصحة العالمية ، ما زلت في انتظار الرد. غير رسمي

بالإشارة إلى رسالتي إلى الأمين العام لمنظمة الصحة العالمية ، ما زلت في انتظار الرد. رَسمِيّ

من الأمثلة الشائعة الأخرى ، على سبيل المثال ، المعلومات والمذكرة. استخدم ، على سبيل المثال ، المعلومات والمذكرة.

3. تجنب استخدام أشباه الجمل الفعلية

يميل السجل الرسمي إلى تجنب الأفعال الأنجلو سكسونية مثل ضرب ، ووضع ، وقطع ، وحصلت ، وأحيانًا حتى الذهاب.

لكن يجب تجنب الأفعال الاصطلاحية مثل استسلم ، اذهب بعيدًا ، تحمل ، استمر وابحث عن الأشياء كلما أمكن ذلك.

لقد تلقينا شكواك ونؤكد لك أننا سننظر فيها في أسرع وقت ممكن. غير رسمي

لقد تلقينا شكواك ونؤكد لك أننا سنحقق فيها في أقرب وقت ممكن. رَسمِيّ

عندما لا تستطيع التفكير في فعل كلمة واحدة لتحل محل الفعل الاصطلاحي ، استخدم قاموس المرادفات لمساعدتك.

4. استخدم الأسئلة غير المباشرة

الأسئلة المباشرة غير رسمية بشكل عام. لذلك بالنسبة للأسئلة المكتوبة بشكل رسمي ، تحتاج إلى إعادة كتابتها بشكل غير مباشر.

تستخدم الأسئلة غير المباشرة عبارة تمهيدية وغالبًا ما تزيل حالة السؤال ، افعل.

متى يبدأ الإجتماع؟ مباشر

هل يمكن أن تخبرني متى يبدأ الاجتماع؟ غير مباشر

هل تعمل في نيويورك؟ مباشر

كنت أتساءل إذا كنت تعمل في نيويورك؟ غير مباشر

5. إزالة المصطلحات العامية والتعابير

للحفاظ على الشكليات ، كن على دراية بالعامية والكليشيهات. أيضًا ، تجنب العبارات الاصطلاحية وحاول إيجاد بدائل أفضل.

أرسلنا طلبك إلى قسم الموارد البشرية ، وننتظر منهم الموافقة عليه. لكن في بعض الأحيان ، تتحرك هذه الأشياء بوتيرة الحلزون . غير رسمي

أرسلنا طلبك إلى قسم الموارد البشرية ، وننتظر منهم الموافقة عليه. ومع ذلك ، فإن هذه الأشياء غالبًا ما تتحرك ببطء. رَسمِيّ

تشمل الكلمات الشائعة الأخرى التي يجب تجنبها: رائع ، رائع ، ونعم.

6. اكتب الأعداد تحت المائة

تعد معرفة متى يجب تهجئة الأرقام نقطة مهمة في الكتابة الرسمية.

بشكل عام ، تحتاج إلى تهجئة الأعداد الأقل من مائة واستخدام الأرقام للأرقام الأكبر.

ولكن إذا بدأت الجملة برقم ، فإنها تكتب بالكامل دائمًا.

حضر 2000 شخص المعرض ، لكن 45 شخصًا فقط اشتروا منتجاتنا. ومع ذلك ، لدينا 125 جهة اتصال جديدة قد تكون مهتمة بالشراء في وقت لاحق. غير رسمي

حضر المعرض ألفي شخص ، لكن 45 شخصًا فقط اشتروا منتجاتنا. ومع ذلك ، لدينا 125 جهة اتصال جديدة قد تكون مهتمة بالشراء في وقت لاحق. رَسمِيّ

7. استخدام كلمات ربط أطول

عند التحدث أو الكتابة باستخدام السجل غير الرسمي ، فإننا نميل إلى استخدام و لكن وهكذا ، كثيرًا.

غالبًا ما يشار إلى الاقترانات التنسيقية السبعة القصيرة ، من أجل ، و ، ولا ، ولكن ، أو حتى الآن وهكذا من خلال اختصار ، Fanboys.

من الأفضل في الكتابة الرسمية استبدالها بكلمات ربط أطول.

لقد تلقينا التسليم الخاص بك ، ولكن بعض العناصر تضررت. لذا فقد أرسلت قائمة بالعناصر التي تحتاج إلى استبدالها. غير رسمي

لقد تلقينا التسليم الخاص بك. ومع ذلك ، تعرضت بعض العناصر للتلف. لذلك ، لقد أرسلت قائمة بالعناصر التي تحتاج إلى استبدالها. رَسمِيّ

8. استخدم الأفعال الأطول

كما هو مذكور في النقطة الثالثة ، عندما تكتب في السجل الرسمي ، يمكنك غالبًا استبدال الأفعال الأنجلو ساكسونية القصيرة ببدائل أطول وأفضل.

حصلنا على سيارة جديدة الأسبوع الماضي ، ولم أستطع الانتظار للذهاب في جولة بالسيارة. غير رسمي

هل يمكنك وضعها على الطاولة من أجلي؟ غير رسمي

سيتعين علينا قطع هذا البند من جدول الأعمال. غير رسمي

اشترينا سيارة جديدة الأسبوع الماضي ، وكنت حريصًا على قيادتها . رَسمِيّ

هل يمكنك وضعها على الطاولة من أجلي؟ رَسمِيّ

سيتعين علينا إزالة هذا البند من جدول الأعمال. رَسمِيّ

9. استخدم جمل أكثر تعقيدًا

الجمل الأطول والأكثر تعقيدًا شائعة جدًا في الكتابة الرسمية.

حاول ضم الجمل القصيرة مع ربما الضمائر النسبية.

نحن في انتظار التسليم. كان يجب أن يصل أمس. لكنها نتيجة إضراب النقل. غير رسمي

نحن في انتظار التسليم الذي كان يجب أن يصل أمس لولا إضراب النقل. رَسمِيّ

10. استخدم العبارات الاسمية

إنها واحدة من أفضل الحيل الصغيرة عند محاولة الكتابة بشكل رسمي. كل ما عليك فعله هو استخدام كائن وتحويله إلى موضوع.

الفائدة الكبيرة هي أنه سيساعدك على تجنب الكثير من الجمل التي تبدأ بأنا وبك.

ذهبت إلى المعرض ، وكانت فرصة رائعة لمقابلة عملاء جدد. غير رسمي

كان المعرض الذي حضرته فرصة ممتازة للقاء عملاء جدد. رَسمِيّ

ملخص

إذا اتبعت النقاط الرئيسية العشر المذكورة أعلاه ، فمن السهل التحكم في مستوى الشكليات لديك.

ولكن كما هو الحال مع جميع أشكال الكتابة ، حاول تجنب استخدام المبني للمجهول عند الكتابة في السجل الرسمي.

أيضًا ، كن انتقائيًا مع مفرداتك وحاول استخدام كلمات أطول وأفضل كلما أمكن ذلك.

ولكن إذا كان هناك أحد الوجبات الجاهزة ، فإن أكبر خطأ يمكن أن ترتكبه هو استخدام الاختصارات في الكتابة الرسمية.

قراءة ذات صلة: أتمنى في الزمن الماضي لرغبات الحاضر والمستقبل