كيفية كتابة مذكرة في 8 خطوات

سواء كان لديك تغيير في السياسة الداخلية وتحتاج إلى مشاركته أو كنت تقود مشروعًا يحتاج المستثمرون إلى معرفته، فإن المذكرة هي أفضل طريقة لتوصيل المعلومات القيمة داخل مؤسستك. تعد المذكرات طريقة جيدة لنشر هذه المعلومات إلى زملائك أو المستأجرين أو المتطوعين أو أعضاء المنظمة الداخليين الآخرين.

متى يجب عليك إرسال مذكرة؟ كيف تكتب مذكرة؟ سنجيب على هذه الأسئلة وسنقدم لك دليلاً خطوة بخطوة لإنشاء مذكرة بالإضافة إلى مشاركة الكثير من أمثلة المذكرات.

جدول المحتويات

ما هي المذكرة؟

ما هو الغرض من المذكرة؟

اكتب مذكرة في 8 خطوات

كيف تختلف المذكرة عن . . .

أمثلة على المذكرات

الأسئلة الشائعة حول المذكرات

ما هي المذكرة؟

المذكرة، وهي اختصار لـMemorandum، هي وسيلة لإعلام مجموعة من الأشخاص بمشكلة أو حل أو حدث معين. يجب أن تكون المذكرة مختصرة ومباشرة وسهلة القراءة. يقوم بإبلاغ المستلمين ويوفر خطة عمل بخطوات تالية محددة.

يمكنك إرسال مذكرة كرسالة ورقية أو فاكس أو ملف PDF مرفقًا بالبريد الإلكتروني. على الرغم من أن الاستخدام الواسع النطاق للبريد الإلكتروني قد حل محل المذكرات في العديد من الظروف، إلا أن المذكرات لا تزال مفيدة لبعض الرسائل المهمة.

ما هو الغرض من المذكرة؟

تم تصميم المذكرات للاتصالات الداخلية الرسمية لشركة أو مؤسسة. غالبًا ما يتم إرسالها إلى مؤسسة بأكملها ولكنها مفيدة أيضًا لإبلاغ قسم واحد أو فريق أو مجموعة أصغر من الأشخاص. تقوم المذكرات بتوزيع المعلومات الضرورية باستخدام تنسيق بسيط وسهل المتابعة.

متى تكتب مذكرة

يجب عليك كتابة مذكرة عندما تحتاج إلى نقل عناصر العمل الرسمية بكفاءة. يجب أن يكون الهدف من مذكرتك هو الإعلام أو لفت الانتباه إلى مشكلة ما أو الإجابة على سؤال. الأغراض التالية مناسبة للمذكرة:

• بث التغييرات الداخلية
• نشر الأخبار
• مشاركة حدث قادم
• تحديث إرشادات السلامة العامة
• رفع مستوى الوعي حول قضية ما
• معالجة مشكلة
• تقديم طلب
• مشاركة تحديثات المشروع

كيفية تنسيق المذكرة

إذا كنت ترسل مذكرة عبر البريد الإلكتروني، فيجب تنسيقها كملف PDF. يؤدي هذا إلى الاحتفاظ بالنمط الذي قمت بتطبيقه على المستند. تقليديًا، تستخدم المذكرات خطًا من اثني عشر نقطة للنص وخطًا من أربعة عشر إلى ستة عشر نقطة للعناوين. حافظ على الخط والتصميم بسيطًا.

يجب أن تتضمن المذكرة ما يلي.

• عنوان
  • ل
  • من
  • تاريخ
  • موضوع
• البيان الافتتاحي
• سياق
• الدعوة إلى العمل وبيان المهمة
• مناقشة
• إغلاق

لديك أيضًا خيار تضمين المرفقات لدعم الرسالة التي تنقلها في مذكرتك. إذا كانت مذكرتك مكونة من أكثر من صفحة واحدة، فيجب أن يكون لديك ملخص لإنهاء نقاطك.

اكتب مذكرة في 8 خطوات

يجب أن تكون المذكرات دائمًا احترافية ومهذبة، بغض النظر عن الموضوع الذي تقدمه. استمر في التركيز على الحقائق والخطط القابلة للتنفيذ. يجب ألا تستخدم الرموز التعبيرية في مذكرات العمل . اجعلها موجزة ومباشرة وواضحة وتتضمن المعلومات الضرورية فقط.

1 العنوان

يسرد العنوان من يتلقى المذكرة ومن يرسلها وتاريخ كتابة المذكرة وموضوع المذكرة. يمكنك عرض كيفية تنسيق هذا القسم أدناه.

إلى:[الأسماء الكاملة للمستلمين والمسميات الوظيفية أو القسم]

من:[اسمك الكامل والمسمى الوظيفي]

التاريخ:[تاريخ اليوم]

الموضوع:[ما هو موضوع المذكرة]

نظرًا لأنك خاطبت المستلمين في العنوان، فليست هناك حاجة لتضمين تحية.

2 البيان الافتتاحي

يمكن أن يتكون هذا القسم من جملة واحدة إلى ثلاث جمل. البيان الافتتاحي هو المكان الذي تذكر فيه بإيجاز الغرض من مذكرتك. قم بتضمين ملخص فقط لأهم المعلومات في هذا القسم. لاحقًا ستتمكن من الدخول في التفاصيل.

حاول أن تبدأ بـ "أنا أكتب لأخبرك . . ".

3 السياق

في ثلاث إلى عشر جمل، قم بتوفير السياق. السياق هو المكان الذي تسمح فيه للأشخاص بمعرفة ما تكتب عنه، وسبب كتابتك لهم، وأي معلومات مهمة أخرى.

قد يشمل هذا القسم ما يلي:

• الأدلة الداعمة
• لماذا اتخذت مؤسستك القرار الذي تناقشه في المذكرة
• معلومات أساسية
• بيان المشكلة
• كيف وجدت المشكلة
• توقيت أو تواريخ مهمة
• النقاط الرئيسية الأخرى

4 الدعوة إلى العمل وبيان المهمة

يمكن أن يتكون هذا القسم من جملتين إلى ثلاث جمل أو قائمة ذات تعداد نقطي. هذا هو المكان الذي تحدد فيه الخطوات التالية للمستلمين. اكتب عما يجب على المستلم فعله بعد قراءة المذكرة أو كيف تخطط لحل المشكلة التي وصفتها.

حاول أن تكتب "من فضلك [المهمة التي ترغب في إكمالها] بحلول [تاريخ التسليم]" أو "أقدر تعاونك في هذا الشأن".

5 مناقشة

الهدف من هذا الجزء هو إقناع المستلمين باتباع الإجراءات الموصى بها. ضع كل التفاصيل التي تدعم أفكارك، بدءًا من المعلومات الأكثر أهمية. قدم حقائق وأفكارًا وأبحاثًا داعمة محددة تدعم مذكرتك، وقم بتنظيم المعلومات من الأقوى إلى الأضعف.

6 الإغلاق

يمثل القسم الختامي فرصة لإنهاء مذكرتك بطريقة مهذبة. نوصيك بمشاركة ما تريد من المستلمين أن يتخذوا إجراءً بشأنه مرة أخرى هنا أيضًا. بشكل عام، لا تتضمن المذكرات وداعًا. ولكن إذا كنت ترغب في الحصول على واحدة، فتأكد من إبقائها مختصرة.

7 إضافات اختيارية

يمكنك تضمين ملخص أو مرفقات مع مذكرتك إذا كنت بحاجة إلى ذلك. يجب عليك تضمين ملخص إذا كانت مذكرتك تتكون من أكثر من صفحة واحدة. تساعد الملخصات المستلمين على استيعاب المعلومات التي قمت بمشاركتها بسهولة أكبر.

يمكنك وضع الملخص مباشرة قبل بيانك الختامي. قد يسرد الملخص التوصيات الأساسية، أو مجموعة من المعلومات المهمة، أو المراجع، أو الأساليب، أو الموارد التي استخدمتها. إذا كانت المعلومات الموجودة في مذكرتك تحتاج إلى مزيد من التوضيح، فيمكنك وضعها في هذا القسم. يمكن أن تكون الملخصات عبارة عن بضع جمل طويلة أو قائمة منقطة بالمعلومات الأساسية.

يجب أن تتضمن معلوماتك التكميلية أي وثائق تريد مشاركتها، مثل الرسوم البيانية أو القوائم أو الجداول أو الصور. إذا اخترت تضمين المرفقات، فقم بتضمين ملاحظة حول ما قمت بإرفاقه أسفل الإغلاق.

إذا كنت ترسل مذكرتك عبر البريد الإلكتروني، فيمكن إضافة هذه المرفقات الإضافية إلى بريدك الإلكتروني. إذا قمت بإرسال مذكرتك كرسالة أو فاكس، فقم بتضمينها بعد الصفحة الأخيرة من مستند المذكرة.

قم بالإشارة إلى مرفقاتك على هذا النحو: "مرفق: [اسم المرفق]، [تاريخ الإنشاء]."

8 مراجعة

الآن بعد أن كتبت مذكرتك، فقد حان الوقت للمراجعة! اتبع الخطوات أدناه للتأكد من أن مذكرتك واضحة وموجزة قدر الإمكان. تذكر: كلما كان أقصر، كلما كان ذلك أفضل.

• قطع أي مواد غير ضرورية.
• توضيح النقاط الرئيسية الخاصة بك.
• تدقيق الأخطاء الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم.
• تحقق من الحقائق والموارد الخاصة بك.
• احصل على تعليقات من زميل قبل الإرسال.

كيف تختلف المذكرة عن . . .

المذكرة عبارة عن اتصال موجز ولكن غير رسمي داخل المنظمة لنشر رسالة رسمية. ولكن كيف يختلف هذا عن البريد الإلكتروني أو الرسالة أو التعميم أو المحضر؟ دعونا نوضح تعريفات وثائق الأعمال القياسية هذه.

كيف تختلف المذكرة عن البريد الإلكتروني؟

عادة ما تكون المذكرات أكثر رسمية من حيث اللهجة واللغة من رسائل البريد الإلكتروني، والتي تكون أكثر فعالية عندما تكون قصيرة وفي صلب الموضوع . في المستقبل، قد تستخدم الشركة مذكرتك كوثيقة رسمية سيتم طباعتها أو نشرها كنسخ ورقية أو توزيعها بشكل احترافي على مجموعة كبيرة من الأشخاص بتنسيق قابل للقراءة.

كيف تختلف المذكرة عن الرسالة؟

عادةً ما يتم توجيه الرسائل إلى أفراد خارج المنظمة. وهي مخصصة للرسائل الخارجية الأطول التي تنقل موضوعًا محددًا. قد تكون هذه لهجة غير رسمية أو رسمية.

كيف تختلف المذكرة عن البيان الصحفي؟

تُستخدم المذكرات عادة للاتصالات الداخلية، في حين أن البيانات الصحفية مخصصة للاتصالات الخارجية. من المفهوم أن البيان الصحفي عادةً ما يكون مستندًا أطول وأكثر تفصيلاً من المذكرة.

كيف تختلف المذكرة عن التعميم؟

التعاميم مخصصة للتوزيع على نطاق واسع. من ناحية أخرى، المذكرات مخصصة لمجموعة مختارة من الأشخاص. تتضمن التعاميم عادةً موضوعات متعددة ودعوات إلى اتخاذ إجراء. يجب أن تتناول المذكرات موضوعًا واحدًا فقط، لفترة وجيزة.

كيف تختلف المذكرة عن الدقائق؟

محاضر الاجتماع هي وثائق رسمية تحتوي على ملاحظات من الاجتماع. في حين أن المذكرة قد تشير إلى محضر الاجتماع في مرفقاتها التكميلية، إلا أنه يجب ألا تستخدم المذكرة كتنسيق لمحضر الاجتماع أو العكس.

أمثلة على المذكرات

قد يكون من الصعب البدء بالكتابة بدون مثال للمذكرة. فيما يلي مثالان لتنسيقات المذكرات الأكثر استخدامًا.

مثال 1: التغييرات الداخلية

عندما تقوم إحدى المنظمات بإجراء تغييرات على السياسة أو الإجرائية أو على مستوى عالٍ من الموظفين، يجب كتابة مذكرة تغيير داخلية. قد يرسل قسم الموارد البشرية هذا البريد الإلكتروني، أو قد يأتي من فريق القيادة أو قسم آخر.

إلى: جميع الموظفين

من: كيلي سورس، مدير الموارد البشرية

التاريخ: 20 يوليو 2022

الموضوع: التغييرات في نظام الإجازة مدفوعة الأجر

أكتب إليكم لإبلاغكم بالتغييرات الأخيرة التي طرأت على نظام PTO الخاص بنا. نحن نقوم بتحويل الأنظمة الأساسية إلى PalmLeaf HR. وسيدخل هذا النظام حيز التنفيذ في 1 أكتوبر 2022.

من خلال التحول إلى PalmLeaf HR، تحاول شركتنا تسهيل تقديم طلبات PTO الخاصة بك. يمكنك العثور على برامج تعليمية للتنقل في هذا النظام الأساسي سهل الاستخدام المرفق بهذه المذكرة.

ستتلقى بريدًا إلكترونيًا للتأهيل من PalmLeaf HR مباشرةً هذا الأسبوع. يُرجى التأكد من إعداد حسابك في موعد أقصاه 30 سبتمبر 2022.

إذا كنت تواجه مشكلة في إعداد حسابك، فيرجى مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني لطرح أية أسئلة على [email protected].

نشكرك على تعاونك خلال هذه الفترة الانتقالية. نأمل أن يؤدي هذا إلى تسهيل إدارة جهاز PTO الخاص بك.

مرفق: دليل PalmLeafHR، يناير 2022

مثال 2: مذكرة عمل عامة

يمكن استخدام تنسيق مذكرة العمل العامة لأي عنصر عمل تقريبًا. سواء كان مشروعًا قيد التنفيذ أو تحليلًا داخليًا، فإن هذا التنسيق متعدد الاستخدامات سيكون مناسبًا.

إلى: آفا كولون، وفيل كوما، وديف بيريود

من: بيتر أوفيس، محلل بيانات أول

التاريخ: 20 مايو 2022

الموضوع: تحليل الإيرادات

أكتب إليكم لمعالجة تقرير تحليل الإيرادات الذي طلبه فريقكم. يغطي هذا التحليل تدفقات الإيرادات من عام 2010 إلى الربع الأول من عام 2022.

طلب فريق المبيعات هذا التقرير في يناير 2022 عندما تولى ديف بيريود منصب كبير منسقي المبيعات. تم تجميع التحليل باستخدام التابلو، والتقارير مرفقة.

في الوقت الحالي، أطلب منك مراجعة البيانات وإخباري إذا كان هناك أي شيء آخر تريد مني تحليله بشكل أكثر عمقًا. أفضل طريقة لك لعرض لوحة التحكم هي من خلال الدعوة من Tableau في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.

فيما يلي النقاط الرئيسية من تحليلي:

• مصدر إيراداتنا الرئيسي هو منتجنا الرئيسي، القمصان ذات طراز هاواي.
• ثاني أكبر مصدر للإيرادات هو قبعات الجري.
• يتم تحقيق إيراداتنا من خلال المبيعات المدفوعة بشكل أساسي من خلال جهود التسويق عبر البريد الإلكتروني.
• كانت هناك بعض الفترات التي لم تكن البيانات متاحة خلالها، وبالتالي لم يتم تضمينها في هذا التحليل.

شكرًا لك على الوقت الذي أمضيته في مراجعة هذا التحليل. لا تتردد في إرسال أية أسئلة أو استفسارات لديك إلي على [email protected]. إذا كنت تواجه صعوبات فنية في الوصول إلى لوحة المعلومات، فيرجى الاتصال بقسم تكنولوجيا المعلومات لدينا على [email protected] للحصول على المساعدة.

مُرفَق:

• دليل التابلوه، 2022
• تقرير تحليل الإيرادات 2010-2021، مايو 2022

الأسئلة الشائعة حول المذكرات

ما هي المذكرة؟

المذكرة، وهي اختصار لـMemorandum، عبارة عن اتصال داخلي موجز يُعلم المجموعة بمشكلة أو حل أو حدث معين. يمكن إرسال المذكرات كرسالة ورقية أو فاكس أو إرفاقها برسالة بريد إلكتروني كملف PDF.

ما هو الغرض من المذكرة؟

تهدف المذكرة إلى إعلام مجموعة من الأشخاص بموضوع معقد، أو تغيير في السياسة، أو أي أعمال رسمية موجزة أخرى داخل المنظمة.

ما هو الهيكل الأساسي للمذكرة؟

يجب أن تتضمن المذكرة ما يلي.

• عنوان
  • ل
  • من
  • تاريخ
  • موضوع
• البيان الافتتاحي
• سياق
• دعوة للعمل
• مناقشة
• إغلاق