كيف تكتب مذكرة في 8 خطوات

سواء كان لديك تغيير في السياسة الداخلية تحتاج إلى مشاركته أو كنت تقود مشروعًا يحتاج المستثمرون إلى معرفته ، فإن المذكرة هي أفضل طريقة لتوصيل المعلومات القيمة داخل مؤسستك. المذكرات هي طريقة جيدة لنشر مثل هذه المعلومات لزملائك أو المستأجرين أو المتطوعين أو غيرهم من أعضاء المنظمة الداخلية.

متى يجب أن ترسل مذكرة؟ كيف تكتب مذكرة؟ سنجيب على هذه الأسئلة ونقدم لك دليلًا تفصيليًا لإنشاء مذكرة بالإضافة إلى مشاركة الكثير من الأمثلة على المذكرات.

ما هي المذكرة؟

المذكرة ، اختصار للمذكرة ، هي طريقة لإبلاغ مجموعة من الأشخاص بمشكلة أو حل أو حدث معين. يجب أن تكون المذكرة موجزة ومباشرة وسهلة القراءة. يُعلم المستلمين ويوفر خطة عمل مع خطوات تالية محددة.

يمكنك إرسال مذكرة كرسالة ورقية أو فاكس أو PDF مرفقة برسالة بريد إلكتروني. على الرغم من أن الاستخدام الواسع النطاق للبريد الإلكتروني حل بشكل أساسي محل المذكرات في العديد من الظروف ، إلا أن المذكرات لا تزال مفيدة لبعض الرسائل المهمة.

ما هو الغرض من المذكرة؟

تم تصميم المذكرات للاتصالات الداخلية الرسمية لشركة أو مؤسسة. غالبًا ما يتم إرسالها إلى مؤسسة بأكملها ولكنها مفيدة أيضًا لإبلاغ قسم واحد أو فريق أو مجموعة أصغر من الأشخاص. تعمل المذكرات على تفريق المعلومات الضرورية باستخدام تنسيق بسيط وسهل المتابعة.

متى تكتب مذكرة

يجب عليك كتابة مذكرة عندما تحتاج إلى نقل عناصر العمل الرسمية بكفاءة. يجب أن يكون الهدف من مذكرتك هو الإعلام أو لفت الانتباه إلى مشكلة أو الإجابة على سؤال. الأغراض التالية مناسبة للمذكرة:

• بث التغييرات الداخلية
• نشر الأخبار
• مشاركة حدث قادم
• تحديث إرشادات السلامة العامة
• رفع مستوى الوعي حول قضية ما
• معالجة مشكلة
• تقديم طلب
• مشاركة تحديثات المشروع

كيفية تنسيق مذكرة

إذا كنت ترسل مذكرة عبر البريد الإلكتروني ، فيجب تنسيقها كملف PDF. هذا يحتفظ بالنمط الذي قمت بتطبيقه على المستند. تستخدم المذكرات عادةً خطًا من اثنتي عشرة نقطة للجسم وخطًا من أربعة عشر إلى ستة عشر نقطة للعناوين. حافظ على الخط والتصميم بسيطًا.

يجب أن تتضمن المذكرة ما يلي.

• عنوان
  • إلى
  • من
  • تاريخ
  • موضوعات
• بيان افتتاحي
• سياق
• دعوة للعمل وبيان المهمة
• مناقشة
• إغلاق

لديك أيضًا خيار تضمين المرفقات لدعم الرسالة التي تنقلها في مذكرتك. إذا كانت مذكرتك تتكون من أكثر من صفحة واحدة ، فيجب أن يكون لديك ملخص لتختتم به نقاطك.

اكتب مذكرة في 8 خطوات

يجب أن تكون المذكرات دائمًا احترافية ومهذبة - بغض النظر عن الموضوع الذي تقدمه. استمر في التركيز على الحقائق والخطط القابلة للتنفيذ. يجب ألا تستخدم الرموز التعبيرية في مذكرات العمل . اجعله موجزًا ​​ومباشرًا وواضحًا ولا يتضمن سوى المعلومات الضرورية.

1 العنوان

يسرد العنوان من يتلقى المذكرة ، ومن يرسل المذكرة ، وتاريخ كتابة المذكرة ، وموضوع المذكرة. يمكنك عرض كيفية تنسيق هذا القسم أدناه.

إلى: [الأسماء الكاملة للمستلمين والمسميات الوظيفية أو الأقسام]

من: [اسمك الكامل والمسمى الوظيفي]

التاريخ: [تاريخ اليوم]

الموضوع: [ما هو موضوع المذكرة]

نظرًا لأنك خاطبت المستلمين في العنوان ، فلا داعي لتضمين تحية.

2 البيان الافتتاحي

يمكن أن يكون هذا القسم بين جملة وثلاث جمل. البيان الافتتاحي هو المكان الذي تذكر فيه بإيجاز الغرض من مذكرتك. قم بتضمين ملخص فقط لأكثر المعلومات أهمية في هذا القسم. ستتمكن لاحقًا من الدخول في التفاصيل.

حاول البدء بعبارة "أنا أكتب لإبلاغك. . . "

3 السياق

في ثلاث إلى عشر جمل ، قدم السياق. السياق هو المكان الذي تسمح فيه للأشخاص بمعرفة ما تكتب عنه ، ولماذا تكتبهم ، وأي معلومات مهمة أخرى.

قد يشمل هذا القسم ما يلي:

• الادلة الداعمة
• لماذا اتخذت منظمتك القرار الذي تناقشه في المذكرة
• معلومات اساسية
• بيان المشكلة
• كيف وجدت المشكلة
• توقيت أو تواريخ مهمة
• نقاط رئيسية أخرى

4 دعوة للعمل وبيان المهمة

يمكن أن يتكون هذا القسم من جملتين إلى ثلاث جمل أو قائمة نقطية. هذا هو المكان الذي تضع فيه الخطوات التالية لمتلقيك. اكتب عما يجب على المستلم فعله بعد قراءة المذكرة أو كيف تخطط لحل المشكلة التي وصفتها.

حاول كتابة ، "من فضلك [المهمة التي تريد إكمالها] بحلول [تاريخ الاستحقاق]" أو "أقدر تعاونك في هذا الأمر."

5 مناقشة

الهدف من هذا الجزء هو إقناع المستلمين باتباع الإجراءات الموصى بها. ضع كل التفاصيل التي تدعم أفكارك ، بدءًا من المعلومات الأكثر أهمية. قدم حقائق وأفكارًا داعمة محددة وأبحاثًا تدعم مذكرتك ، وتنظيم المعلومات من الأقوى إلى الأضعف.

6 الخاتمة

يمثل القسم الختامي فرصة لإنهاء مذكرتك بملاحظة مهذبة. نوصيك بمشاركة ما تريد أن يتخذه المستلمون مرة أخرى هنا أيضًا. بشكل عام ، المذكرات لا تتضمن وداعًا. ولكن إذا كنت ترغب في الحصول على واحدة ، فتأكد من إبقائها مختصرة.

7 إضافات اختيارية

يمكنك تضمين ملخص أو مرفقات في مذكرتك إذا احتجت إلى ذلك. يجب عليك تضمين ملخص إذا كانت مذكرتك أكثر من صفحة واحدة. تساعد الملخصات المستلمين على هضم المعلومات التي شاركتها بسهولة أكبر.

يمكنك وضع الملخص قبل البيان الختامي مباشرة. قد يسرد الملخص التوصيات الرئيسية ، أو ملخصًا للمعلومات المهمة ، أو المراجع ، أو الأساليب ، أو الموارد التي استخدمتها. إذا كانت المعلومات الواردة في مذكرتك بحاجة إلى مزيد من التوضيح ، فيمكنك وضعها في هذا القسم. يمكن أن تكون الملخصات عبارة عن بضع جمل طويلة أو قائمة نقطية تحتوي على معلومات أساسية.

يجب أن تتضمن معلوماتك التكميلية أي وثائق تريد مشاركتها ، مثل الرسوم البيانية أو القوائم أو الجداول أو الصور. إذا اخترت تضمين المرفقات ، فقم بتضمين ملاحظة حول ما أرفقته أسفل الإغلاق.

إذا كنت ترسل مذكرتك عبر البريد الإلكتروني ، فيمكن إضافة هذه المرفقات الإضافية إلى بريدك الإلكتروني. إذا قمت بإرسال مذكرتك كرسالة أو فاكس ، فقم بتضمينها بعد الصفحة الأخيرة من مستند المذكرة.

راجع المرفقات الخاصة بك على هذا النحو: "مرفق: [اسم المرفق] ، [تاريخ الإنشاء]."

8 مراجعة

الآن بعد أن كتبت مذكرتك ، حان الوقت لمراجعتها! اتبع الخطوات أدناه للتأكد من أن مذكرتك واضحة وموجزة قدر الإمكان. تذكر: كلما كان ذلك أقصر ، كان ذلك أفضل.

• اقطع أي مواد غير ضرورية.
• وضح نقاطك الرئيسية.
• تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم.
• تحقق من الحقائق والموارد الخاصة بك.
• احصل على تعليقات من زميل قبل الإرسال.

كيف تختلف المذكرة عن. . .

المذكرة هي عبارة عن اتصال موجز ولكنه غير رسمي داخل المنظمة لنشر رسالة رسمية. ولكن كيف يختلف ذلك عن البريد الإلكتروني أو الخطاب أو التعميم أو الدقائق؟ دعنا نوضح تعريفات مستندات العمل القياسية هذه.

كيف تختلف المذكرة عن البريد الإلكتروني؟

عادةً ما تكون المذكرات أكثر رسمية من حيث اللهجة واللغة من رسائل البريد الإلكتروني ، والتي تكون أكثر فاعلية عندما تكون قصيرة وفي صلب الموضوع . في المستقبل ، قد تستخدم الشركة مذكرتك كوثيقة رسمية سيتم طباعتها أو نشرها كنسخ مطبوعة أو توزيعها بشكل احترافي على مجموعة كبيرة من الأشخاص بتنسيق يمكن قراءته.

كيف تختلف المذكرة عن الرسالة؟

عادة ، يتم توجيه الرسائل إلى أفراد من خارج المنظمة. إنها مخصصة للرسائل الخارجية الأطول التي تنقل موضوعًا معينًا. قد تكون هذه غير رسمية أو رسمية في لهجة.

كيف تختلف المذكرة عن البيان الصحفي؟

تُستخدم المذكرات عادةً للاتصالات الداخلية ، بينما تهدف البيانات الصحفية إلى الاتصالات الخارجية. يُفهم البيان الصحفي على أنه مستند أطول وأكثر تفصيلاً من المذكرة.

كيف تختلف المذكرة عن التعميم؟

التعاميم للتوزيع الجماعي. من ناحية أخرى ، المذكرات مخصصة لمجموعة مختارة من الأشخاص. تحتوي المنشورات عادةً على عدة مواضيع وعبارات تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. يجب أن تتناول المذكرات موضوعًا واحدًا فقط باختصار.

كيف تختلف المذكرة عن الدقائق؟

محاضر الاجتماع هي وثائق رسمية تحتوي على ملاحظات من الاجتماع. بينما قد تشير المذكرة إلى محاضر في مرفقاتها التكميلية ، يجب ألا تستخدم المذكرة كتنسيق لمحاضر الاجتماع أو العكس.

أمثلة على المذكرات

قد يكون من الصعب البدء في الكتابة بدون مثال على المذكرة. فيما يلي مثالان على أكثر تنسيقات المذكرات استخدامًا.

مثال 1: التغييرات الداخلية

عندما تقوم منظمة بإجراء تغييرات في السياسة أو الإجراءات أو التوظيف على مستوى عالٍ ، يجب كتابة مذكرة تغيير داخلي. قد يرسل قسم الموارد البشرية هذا البريد الإلكتروني ، أو قد يأتي من فريق القيادة أو قسم آخر.

إلى: جميع الموظفين

من: كيلي سورس ، مدير الموارد البشرية

التاريخ: 20 يوليو 2022

الموضوع: تغييرات على نظام الإجازات المدفوعة

أكتب إليكم لإبلاغكم بالتغييرات الأخيرة في نظام PTO الخاص بنا. نحن نحول المنصات إلى PalmLeaf HR. سيدخل هذا النظام حيز التنفيذ في 1 أكتوبر 2022.

بالانتقال إلى PalmLeaf HR ، تحاول شركتنا تسهيل إرسال طلبات PTO الخاصة بك. يمكنك العثور على برامج تعليمية للتنقل في هذه المنصة سهلة الاستخدام المرفقة بهذه المذكرة.

ستتلقى رسالة بريد إلكتروني للتهيئة من PalmLeaf HR مباشرة هذا الأسبوع. يرجى التأكد من إعداد حسابك في موعد أقصاه 30 سبتمبر 2022.

إذا كنت تواجه مشكلة في إعداد حسابك ، فيرجى مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني لطرح أي أسئلة على [email protected].

شكرا لتعاونك خلال هذا الانتقال. نأمل أن يؤدي ذلك إلى تسهيل إدارة PTO الخاص بك.

مرفق: دليل PalmLeafHR ، يناير 2022

مثال 2: مذكرة عمل عامة

يمكن استخدام تنسيق مذكرة عمل عام لأي عنصر عمل تقريبًا. سواء كان مشروعًا قيد التنفيذ أو تحليلًا داخليًا ، فإن هذا التنسيق متعدد الاستخدامات سوف يناسب.

إلى: افا كولون ، فيل فاصلة ، وفترة ديف

من: بيتر أوفيس ، محلل بيانات أول

التاريخ: 20 مايو 2022

الموضوع: تحليل الإيرادات

أكتب إليكم لمعالجة تقرير تحليل الإيرادات الذي طلبه فريقك. يغطي هذا التحليل تدفقات الإيرادات من عام 2010 إلى الربع الأول من عام 2022.

تم طلب هذا التقرير من قبل فريق المبيعات في يناير 2022 عندما تولت فترة ديف منصب منسق المبيعات الرئيسي. تم تجميع التحليل باستخدام Tableau ، والتقارير مرفقة.

في هذا الوقت ، أطلب منك مراجعة البيانات وإخباري إذا كان هناك أي شيء آخر تريد مني تحليله بعمق أكبر. أفضل طريقة لعرض لوحة القيادة هي من خلال الدعوة من Tableau في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.

فيما يلي النقاط الرئيسية من تحليلي:

• مصدر دخلنا الرئيسي هو منتجنا الرئيسي ، قمصان على طراز هاواي.
• ثاني أكبر تدفق للإيرادات هو القبعات الجارية.
• يتم توليد إيراداتنا من المبيعات مدفوعة بشكل أساسي من خلال جهود التسويق عبر البريد الإلكتروني.
• كانت هناك بعض الفترات التي لم تكن البيانات متاحة خلالها وبالتالي لم يتم تضمينها في هذا التحليل.

شكرا لك على الوقت الذي قضيته في مراجعة هذا التحليل. لا تتردد في إرسال أي أسئلة أو مخاوف لدي على [email protected]. إذا كنت تواجه صعوبات فنية في الوصول إلى لوحة التحكم ، فيرجى الاتصال بقسم تكنولوجيا المعلومات لدينا على [email protected] للحصول على المساعدة.

تعلق:

• دليل التابلوه ، 2022
• 2010-2021 تقرير تحليل الإيرادات ، مايو 2022

الأسئلة الشائعة حول المذكرة

ما هي المذكرة؟

المذكرة ، اختصار للمذكرة ، عبارة عن اتصال داخلي موجز يُعلم المجموعة بمشكلة أو حل أو حدث معين. يمكن إرسال المذكرات كرسالة ورقية أو فاكس أو إرفاقها برسالة بريد إلكتروني كملف PDF.

ما هو الغرض من المذكرة؟

تهدف المذكرة إلى إعلام مجموعة من الأشخاص بموضوع معقد أو تغيير في السياسة أو أي عمل رسمي موجز آخر داخل المؤسسة.

ما هو الهيكل الأساسي للمذكرة؟

يجب أن تتضمن المذكرة ما يلي.

• عنوان
  • إلى
  • من
  • تاريخ
  • موضوعات
• بيان افتتاحي
• سياق
• دعوة للعمل
• مناقشة
• إغلاق