كيفية كتابة رسالة فعالة خارج المكتب

رسالة خارج المكتب (أو رسالة OOO) هي رسالة بريد إلكتروني للرد التلقائي تُعلم الأشخاص بأنك لست في العمل لفترة طويلة من الوقت. إنها مفيدة جدًا للسماح للزملاء بمعرفة متى يتوقعون الرد و/أو بمن يجب الاتصال بهم في غيابك، وغالبًا ما تعتبر آداب عمل مناسبة للإجازات والإجازات المرضية وغيرها من حالات الغياب الطويلة.

يجب أن تكون حذرًا عند كتابة أي رسالة بريد إلكتروني احترافية للرد التلقائي، فأنت لا تعرف أبدًا من قد يقرأها. نشرح في هذا الدليل كيفية كتابة رسالة خارج المكتب، وما يجب تضمينه، وأمثلة على رسائل خارج المكتب، وبعض النصائح لكتابة رسالتك.

ما هي رسالة خارج المكتب؟

يمكن أن تؤدي الإجازات والإجازات وأي حالات غياب طويلة إلى تعطيل تدفق الأعمال ما لم تكن مستعدًا. تقترح آداب العمل داخل المكتب أو عن بعد إعداد رسالة رد تلقائي لأية استفسارات أثناء ذهابك لشرح الموقف وتقديم التوجيه. تساعد هذه الرسائل على ضمان استمرار العمل بسلاسة حتى عودتك؛ وإلا فقد يفهم الناس الأمر بطريقة خاطئة عندما لا ترد.

على الرغم من أن بعض الأشخاص يستخدمون الردود التلقائية على الرسائل النصية والمكالمات الهاتفية، إلا أن البريد الإلكتروني هو قناة الاتصال القياسية للرسائل خارج المكتب. تعد رسائل البريد الإلكتروني واحدة من أفضل طرق الاتصال في مجال الأعمال، خاصة مع جهات الاتصال الطرفية. إذا كنت تعمل بشكل وثيق مع شخص ما لدرجة أنك لا تستخدم البريد الإلكتروني، فمن المحتمل أنك ستخبره عن إجازتك من خلال قنوات اتصال العمل الأخرى (مثل منصة المراسلة) أو من خلال الكلام الشفهي.

متى تستخدم رسالة خارج المكتب

من الأفضل إعداد رسالة خارج المكتب عندما يتعذر عليك الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء ساعات العمل العادية. تعد رسائل OOO مناسبة لفترات زمنية قصيرة، مثل مواعيد الطبيب أو ترك العمل مبكرًا خلال اليوم، وكذلك حالات الغياب الطويلة، مثل الإجازات متعددة الأيام أو إجازات الوالدين.

في الواقع، يعتمد وقت استخدام الرسائل خارج المكتب على عملك ومدى إلحاح الرسائل التي تتلقاها. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كنت تريد إعداد رسالة خارج المكتب، فاسأل نفسك عما سيحدث إذا أرسل إليك شخص ما رسالة. إذا لم يكن ردك متأخرًا جدًا بالنسبة لهم، فلن تحتاج إلى رد. ومع ذلك، إذا كانت الأمور ملحة بدرجة كافية بحيث قد تتطلب الاهتمام بها أثناء تواجدك بالخارج، أو على الأقل تقديم تفسير لسبب تأخير ردك، فيجب عليك إعداد رسالة OOO.

كيفية كتابة رسالة خارج المكتب

لا تحتاج الرسائل خارج المكتب إلى التفصيل؛ طالما أنها تحتوي على المعلومات الأساسية، فهذا جيد بما فيه الكفاية. يحب بعض الأشخاص إضفاء الحيوية على رسائلهم بالتفاصيل والفكاهة الخفيفة، لكن هذا أمر اختياري.

على وجه التحديد، تتضمن الرسالة الجيدة خارج المكتب ثلاثة أجزاء من المعلومات:

1 التواريخ التي ستذهب فيها

2 سبب وجيه لغيابك

3 نقاط اتصال للحصول على مزيد من المساعدة في حالة أن الأمر عاجل؛ إذا كانت لديك نقاط اتصال متعددة، فحدد من يجب الاتصال به بشأن مسائل معينة

هذه هي الضروريات لمساعدة زملائك أو جهات الاتصال الخارجية على تدبر أمورك أثناء غيابك. فهو يمنح المتلقي خيار انتظار عودتك أو المتابعة بدونك، ويرضي فضوله فلا يفترض أنك رحلت لأسباب أخرى.

يمكنك تغطية كل هذه المعلومات في بضع جمل فقط، لذلك تكون الرسائل خارج المكتب عادةً قصيرة جدًا. علاوة على ذلك، من المفيد إضافة بعض التحيات الودية والإيماءات المهذبة، مثل "شكرًا على رسالتك" أو "دعونا نتحدث قريبًا!"

كيفلاتكتب رسالة خارج المكتب

يمكن للإجازات وإجازات العمل أن تبرز السخافة لدى الأشخاص، لكن ضع في اعتبارك أن الرسائل خارج المكتب لا تزال رسائل عمل.

كن محترفًا، ولا تقل أي شيء غير رسمي. حتى لو كنت تتحدث بشكل عرضي مع زملائك في العمل، فقد يرسل إليك أشخاص من خارج مكان عملك رسائل بريد إلكتروني، وربما حتى مع فرص عمل جديدة لم تكن تتوقعها. أنت لا تريد أن تترك انطباعًا أوليًا سيئًا عندما لا تكون هناك!

علاوة على ذلك، تجنب ممارسة الكثير من الضغط على نفسك أو على زميلك الذي ترسل إليه الأشخاص إذا كانوا بحاجة إلى المساعدة. لا تقل أشياء مثل: "سوف يساعدونك على الفور" أو "سأرد عليك بمجرد عودتي". ضع توقعات واقعية لإطار زمني حتى يتمكن الأشخاص من تنظيم جداولهم بشكل صحيح، ولكن لا تجعلها خيبة الأمل.

أفضل أمثلة الرسائل خارج المكتب

دعنا نلقي نظرة على بعض أمثلة الرسائل خارج المكتب حتى تعرف ما الذي تهدف إليه. تعمل هذه بمثابة قوالب أو نماذج مرجعية خارج المكتب، لذا لا تتردد في نسخها ولصقها مع إضافة معلوماتك الخاصة.

أول يمكن الاعتماد عليها

[تحية شخصية]،

شكرا لك على البريد الإلكتروني الخاص بك. أنا حاليًا خارج المكتب حتى[تاريخ العودة]لسبب[السبب]. سأكون سعيدًا بالرد على رسالتك عندما أعود.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في هذه الأثناء، يرجى الاتصال بـ[اسم الزميل + المسمى الوظيفي]على[البريد الإلكتروني، الهاتف، إلخ.].

[الختام والتوقيع الشخصي]

جميع الأعمال

[تحية شخصية]،

سأكون بعيدًا عن المكتب حتى[تاريخ العودة]لسبب[سبب]مع عدم إمكانية الوصول إلى البريد الإلكتروني. إذا كان طلبك عاجلاً، فيرجى الاتصال بـ[اسم الزميل + المسمى الوظيفي]للحصول على المساعدة على[البريد الإلكتروني، الهاتف، إلخ.]. وإلا، سأعود إليك في أسرع وقت ممكن عندما أعود.

[الختام والتوقيع الشخصي]

ليل ساحر

[تحية شخصية]،

شكرا على رسالتك! لسوء الحظ، أنا خارج المكتب لسبب[السبب]ولن أعود حتى[موعد العودة] .سأكون سعيدًا بالرد على رسالتك عندما أعود، ولكن إذا كنت بحاجة إلى مساعدة عاجلة، فلا تتردد في الاتصال بـ[اسم الزميل + المسمى الوظيفي]على[البريد الإلكتروني، الهاتف، إلخ.].

شكرا مرة أخرى، وآسف على أي إزعاج!

[الختام والتوقيع الشخصي]

نصائح لكتابة رسالة خارج المكتب

لا تكشف الكثير

تكون الرسائل خارج المكتب أفضل عندما تكون سريعة ومباشرة. إن مشاركة الكثير من خطط إجازتك أو حياتك الشخصية لا يعد أمرًا غير احترافي فحسب، بل قد يؤدي أيضًا إلى تنفير زملائك الذين ما زالوا في العمل. أما بالنسبة للتفاصيل الطبية. . . أقل هو أكثر.

كما أن التفاصيل المفرطة تجعل من الصعب على القراء العثور على المعلومات التي يحتاجون إلى معرفتها، مثل البريد الإلكتروني للاتصال أو تاريخ عودتك. يعد الكشف عن الكثير من المعلومات أيضًا مصدر قلق أمني: فأنت لا ترغب في بث أي تفاصيل شخصية ليراها الغرباء، مثل كونك بعيدًا عن منزلك.

من المقبول أن تكون غامضًا مع رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب - في الواقع، هذا هو المفضل. يمكنك ببساطة أن تقول أنك "في إجازة" أو "خارج المرض" دون تقديم المزيد من الشرح.

امنح رسائلك المزيد من الصقل

تخيل حدوث خطأ مطبعي في رسالتك خارج المكتب. تخيل الآن أن خطأً مطبعيًا واحدًا يراه العشرات من الأشخاص المختلفين، أحيانًا مرارًا وتكرارًا إذا حاولوا ذلك عدة مرات.

يتأكد Grammarly من اكتشاف جميع أخطائك قبل إرسال أي رسالة، خاصة تلك التي لها جمهور أوسع. ستلتقط اقتراحات الكتابة لدينا جميع الأخطاء المطبعية أثناء الكتابة وتقديم التعليقات.

علاوة على ذلك، يستطيع كاشف النغمات الخاص بنا التعرف على كيفية ظهور كتابتك، مثل "واثق" أو "اتهام" أو حتى "أناني". يساعدك هذا على إعادة ضبط اختيارك للكلمات أو الاستمرار في المسار، اعتمادًا على ما تريد أن تشعر به كتابتك.

قم بتنزيل Grammarly الآن لتحسين جودة جميعرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، بما في ذلك الرسائل خارج المكتب.

تمت كتابة هذه المقالة في الأصل عام 2017 بواسطة كارين هيرتزبيرج. لقد تم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.