كيف تكتب رسالة فعالة خارج المكتب

رسالة خارج المكتب (أو رسالة OOO) هي رسالة بريد إلكتروني يتم الرد عليها تلقائيًا لإعلام الأشخاص بعدم وجودك في العمل لفترة طويلة من الوقت. إنها مفيدة جدًا في السماح للزملاء بمعرفة متى تتوقع ردًا و / أو بمن تتصل به في غيابك ، وغالبًا ما تُعتبر آداب عمل مناسبة للإجازات والإجازات المرضية وحالات الغياب الطويلة الأخرى.

تريد توخي الحذر عند كتابة أي بريد إلكتروني احترافي للرد التلقائي - فأنت لا تعرف أبدًا من قد يقرأها. في هذا الدليل ، نشرح كيفية كتابة رسالة خارج المكتب ، وما يجب تضمينه ، وأمثلة للرسائل خارج المكتب ، وبعض النصائح لكتابة رسالتك.

ما هي رسالة خارج المكتب؟

يمكن أن تؤدي الإجازات والإجازات وأي فترات غيابات طويلة إلى تعطيل تدفق الأعمال ما لم تكن مستعدًا. تقترح آداب العمل داخل المكتب وعن بُعد إعداد رسالة رد تلقائي لأية استفسارات أثناء ذهابك لشرح الموقف وتقديم التوجيه. تساعد هذه الرسائل في ضمان استمرار العمل بسلاسة حتى تعود ؛ خلاف ذلك ، قد يأخذ الناس الأمر بطريقة خاطئة عندما لا تستجيب.

على الرغم من أن بعض الأشخاص يستخدمون الردود التلقائية للنصوص والمكالمات الهاتفية ، فإن البريد الإلكتروني هو القناة القياسية للاتصال للرسائل خارج المكتب. تعد رسائل البريد الإلكتروني إحدى أفضل طرق الاتصال في مجال الأعمال ، خاصة مع المزيد من جهات الاتصال الطرفية. إذا كنت تعمل عن كثب مع شخص لا تستخدم البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن تخبره عن إجازتك من خلال قنوات اتصال العمل الأخرى (مثل منصة المراسلة) أو من خلال الكلام الشفهي.

متى تستخدم رسالة خارج المكتب

من الأفضل إعداد رسالة خارج المكتب عندما يتعذر عليك الرد على رسائل البريد الإلكتروني خلال ساعات العمل العادية. تعتبر رسائل OOO مناسبة لفترات زمنية قصيرة ، مثل مواعيد الطبيب أو مغادرة العمل في وقت مبكر من اليوم ، بالإضافة إلى فترات الغياب الأطول ، مثل الإجازات لعدة أيام أو إجازات الوالدين.

حقًا ، يعتمد وقت استخدام رسائل خارج المكتب على عملك ومدى إلحاح الرسائل التي تتلقاها. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كنت تريد إعداد رسالة خارج المكتب ، فاسأل نفسك ماذا سيحدث إذا قام شخص ما بإرسال رسالة إليك. إذا لم يكن ردك متأخرًا جدًا بالنسبة لهم ، فلست بحاجة إلى رد. ومع ذلك ، إذا كانت الأمور ملحة بدرجة كافية لدرجة أنها قد تتطلب حضورها أثناء تواجدك بالخارج ، أو على الأقل تقديم تفسير لسبب تأخر ردك ، فيجب عليك إعداد رسالة OOO.

كيف تكتب رسالة خارج المكتب

لا تحتاج رسائل خارج المكتب إلى التفصيل ؛ طالما أنها تحتوي على المعلومات الأساسية ، فهذا جيد بما فيه الكفاية. يحب بعض الأشخاص تنشيط رسائلهم بالتفاصيل وروح الدعابة الخفيفة ، لكن هذه اختيارية.

على وجه التحديد ، تتضمن الرسالة الجيدة خارج المكتب ثلاث معلومات:

1 التواريخ التي سوف تذهب

2 ـ سبب وجيز لغيابك

3 نقاط اتصال للحصول على مزيد من المساعدة في حال كان الأمر عاجلاً ؛ إذا كانت لديك نقاط اتصال متعددة ، فحدد من يجب الاتصال به في أمور معينة

هذه هي الضروريات لمساعدة زملائك أو جهات الاتصال الخارجية على تدبر أمرهم أثناء رحيلك. إنه يمنح المتلقي خيار انتظار عودتك أو المتابعة بدونك ، وهو يرضي فضوله حتى لا يفترض أنك رحلت لأسباب أخرى.

يمكنك تغطية كل هذه المعلومات في بضع جمل فقط ، لذا تكون الرسائل خارج المكتب قصيرة جدًا في العادة. علاوة على الحقائق ، من المفيد إضافة بعض التحيات الودية والإيماءات المهذبة ، مثل "شكرًا على رسالتك" أو "لنتحدث قريبًا!"

كيف لا تكتب رسالة خارج المكتب

يمكن أن تبرز الإجازات وإجازات العمل سخافة الناس ، لكن ضع في اعتبارك أن رسائل خارج المكتب لا تزال رسائل عمل.

كن محترفًا ولا تقل أي شيء غير رسمي. حتى لو تحدثت بشكل عرضي مع زملائك في العمل ، فقد يرسل لك أشخاص من خارج مكان عملك بريدًا إلكترونيًا ، وربما حتى مع وجود فرص عمل جديدة لم تكن تتوقعها. أنت لا تريد أن تترك انطباعًا سيئًا عندما لا تكون هناك!

علاوة على ذلك ، تجنب ممارسة الكثير من الضغط على نفسك أو على الزميل الذي ترسل الأشخاص إليه إذا احتاجوا إلى المساعدة. لا تقل أشياء مثل ، "سوف يساعدونك على الفور" أو "سأرد بمجرد عودتي." ضع توقعات واقعية لإطار زمني حتى يتمكن الأشخاص من تنظيم جداولهم بشكل صحيح ، لكن لا تجعلها تصيب بالإحباط.

أفضل أمثلة الرسائل خارج المكتب

دعنا نلقي نظرة على بعض أمثلة الرسائل خارج المكتب حتى تعرف ما الذي تهدف إليه. تتضاعف هذه النماذج كقوالب خارج المكتب أو نماذج معيارية ، لذلك لا تتردد في نسخها ولصقها مع إضافة معلوماتك الخاصة.

موثوقة

[تحيتك الشخصية] شكرا لك على بريدك الإلكترونى. [return date] [reason] أنا حاليًا خارج المكتب حتى [تاريخ العودة] [ ] يسعدني الرد على رسالتك عندما أعود.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في هذه الأثناء ، فيرجى الاتصال بـ [اسم الزميل + المسمى الوظيفي الخاص به] [البريد الإلكتروني ، والهاتف ، وما إلى ذلك] [الختام والتوقيع الشخصي الخاص بك]

جميع الأعمال

[تحيتك الشخصية] [return date] [reason] سأكون بعيدًا عن المكتب حتى [تاريخ العودة] [سبب] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] إذا كان طلبك عاجلاً ، فيرجى الاتصال بـ [اسم الزميل + المسمى الوظيفي الخاص به] [البريد الإلكتروني ، والهاتف ، وما إلى ذلك] وإلا ، فسأعود إليك في أسرع وقت ممكن عندما أعود.

[الختام والتوقيع الشخصي الخاص بك]

ساحر الليل

[تحيتك الشخصية] شكرا على رسالتك! [reason] [return date] . [سبب] [تاريخ العودة] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] يسعدني الرد على رسالتك عندما أعود ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى مساعدة عاجلة ، فلا تتردد في الاتصال بـ [اسم الزميل + المسمى الوظيفي] [البريد الإلكتروني ، والهاتف ، وما إلى ذلك] شكرا مرة أخرى ، وآسف على أي إزعاج!

[الختام والتوقيع الشخصي الخاص بك]

نصائح لكتابة رسالة خارج المكتب

لا تكشف الكثير

تكون الرسائل خارج المكتب أفضل عندما تكون سريعة وفي صلب الموضوع. إن الإفراط في مشاركة خطط عطلتك أو حياتك الشخصية ليس أمرًا غير احترافي فحسب ، بل يمكن أيضًا أن ينفر زملائك الذين ما زالوا في العمل. أما عن التفاصيل الطبية. . . الاقل هو الاكثر.

كما أن التفاصيل الزائدة تجعل من الصعب على القراء العثور على المعلومات التي يحتاجون إلى معرفتها ، مثل البريد الإلكتروني للاتصال أو تاريخ عودتك. يعد الكشف عن الكثير من المعلومات أيضًا مصدر قلق أمني: لا تريد بث أي تفاصيل شخصية ليراها الغرباء ، مثل كونك بعيدًا عن منزلك.

لا بأس في أن تكون غامضًا مع رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب - في الواقع ، هذا هو الأفضل. يمكنك ببساطة أن تقول أنك "في إجازة" أو "مريض في الخارج" دون أن تشرح أي شيء آخر.

امنح رسائلك مزيدًا من الصقل

تخيل ارتكاب خطأ مطبعي في رسالتك خارج المكتب. تخيل الآن أن هناك خطأ مطبعيًا واحدًا شاهده عشرات الأشخاص المختلفين ، أحيانًا مرارًا وتكرارًا إذا حاولوا ذلك عدة مرات.

تتأكد Grammarly من ضبط جميع أخطائك قبل إرسال أي رسالة ، خاصة تلك التي لديها جمهور أوسع. ستكتشف اقتراحاتنا الكتابية جميع الأخطاء المطبعية أثناء الكتابة وتقديم الملاحظات.

علاوة على ذلك ، يمكن لمكتشف النغمة الخاص بنا تحديد كيفية ظهور كتاباتك ، مثل "واثقة" أو "اتهامية" أو حتى "متمركزة حول الذات". يساعدك هذا في إعادة ضبط اختيارك للكلمات أو الاستمرار في الدورة ، اعتمادًا على الطريقة التي تريد أن تشعر بها كتابتك.

قم بتنزيل Grammarly الآن لتحسين جودة جميع رسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك الرسائل خارج المكتب.

تمت كتابة هذه المقالة في الأصل عام 2017 بواسطة كارين هيرتزبيرج. تم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.