تحسين مهارات الكتابة المهنية: أهم 12 نصيحة مثبتة

سواء كنت كاتبًا مبتدئًا أو خبيرًا ، ستساعدك هذه النصائح على تحسين مهارات الكتابة الاحترافية.

لقد كتبت كتابًا إلكترونيًا قصيرًا لحملة تسويقية خلال عامي الأول كمؤلف إعلانات محترف. لقد أرسلت الكتاب الإلكتروني إلى الفريق لمراجعته. قال المحرر إن الكتاب الإلكتروني كان جيدًا ، لكنها سألت ، "هل يمكنك جعله يبدو أقل جافة ورسمية؟"

كانت قلقة من صعوبة فهم الكتاب الإلكتروني وسيتخطاه معظم القراء. قمنا بإعادة كتابة وتحرير الكتاب الإلكتروني بحيث أصبح أسهل وأكثر جاذبية للقراءة ، وولدت النتائج الآلاف من العملاء المحتملين.

يخطئ العديد من كتاب الأعمال الجدد في افتراض أن الكتابة الاحترافية يجب أن تكون رسمية بشكل مفرط وأن تستخدم لغة معقدة. الكتابة المهنية الجيدة واضحة وموجزة وجذابة. يتبع أسلوبًا ثابتًا يتحدث بشكل مناسب ومباشر إلى القراء. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية البدء ، فجرّب هذه النصائح.

أهم النصائح لتحسين مهارات الكتابة المهنية

1. التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي

أسهل طريقة لكتابة شيء يبدو احترافيًا هي أن تأخذ بضع دقائق إضافية للتدقيق الإملائي والتدقيق النحوي لعملك. لا تعتمد أيضًا على المدقق الإملائي أو النحوي داخل تطبيقك المفضل. بدلاً من ذلك ، انسخ الكتابة والصقها في تطبيق آخر وقم بتغيير الخط. بالتأكيد ، إنها خطوة إضافية ، لكنك ستكتشف بعض المشكلات الإضافية.

تذكر أيضًا أن قواعد المدققات الإملائية والنحوية المختلفة تختلف باختلاف نظام التشغيل والتطبيق أحيانًا ، لذا فإن الأمر متروك لك ، ككاتب جيد طموح ، لتقرر ما يجب إصلاحه أو تجاهله.

إنها لفكرة جيدة أيضًا أن تتأكد من أنك قمت بتعيين تفضيل اللغة الإنجليزية للتطبيق المعني على المنطقة التي تكتب لها ، على سبيل المثال ، الإنجليزية البريطانية ، الإنجليزية الأمريكية ، الإنجليزية الكندية ، إلخ. توجد اختلافات طفيفة بين كل هذه الاختلافات ، لكن يمكنهم تغيير مفهوم قطعة من الكتابة بشكل جذري.

2. اقرأ عملك بصوت عالٍ

يمكن أن تكون قراءة كتاباتك بصوت عالٍ أداة قوية لتحسين مهاراتك المهنية في الكتابة. عند السرد ، تصبح أكثر وعيًا بالإيقاع والوتيرة والتدفق عند قراءة قطعة بصوت عالٍ. تساعد هذه العملية في تحديد الصياغة المحرجة وتركيبات الجمل والمشكلات الأخرى التي قد لا تكون ملحوظة عند القراءة بصمت. يساعد في التحرير الذاتي والمراجعات الضرورية لتحسين وضوح جزء من العمل وقابليته للقراءة.

يمكنك قراءة الافتتاح الخاص بحالة العمل أو خطاب الغلاف أو حتى رسالة بريد إلكتروني مهمة. ضع في اعتبارك أن تسجل نفسك باستخدام ديكتافون أو مسجل صوت. بهذه الطريقة ، يمكنك الاستماع إلى روايتك وتحديد المزيد من المشكلات. استمع للكلمات والعبارات التي يصعب قولها أو تفشل في نقل الرسالة المقصودة.

3. استخدم مدقق نحوي مخصص

يعد المدقق الإملائي والنحوي الأساسي مفيدًا ، لكن مدقق نحوي مخصص مثل Grammarly يكتشف ويصلح أخطاء نحوية إضافية وأخطاء إملائية ومشكلات أخرى. يمكنك استخدام المكونات الإضافية لهذه الأدوات التي تعمل مباشرة في Outlook و Word وتطبيقات الكتابة الاحترافية الأخرى.

يجب أن يقدموا السياق وراء الأخطاء المحتملة مع الأمثلة. بهذه الطريقة ، يمكن للكاتب الجيد إصلاح عمله وتحسين معرفته بقواعد اللغة الإنجليزية عن طريق القراءة بدلاً من القراءة فقط. فقط تذكر أن الأمر متروك لك ، أي الكاتب ، لتقرر ما تقبله أو ترفضه اعتمادًا على جمهورك ، ودليل الأسلوب ، ونبرة القطعة. اقرأ دليلنا لأفضل مدققات النحو.

ومن المثير للاهتمام أن Grammarly يستشهد بالبحث الذي يزعم أن مستخدميه غالبًا ما يحسنون مهاراتهم في التبديل اللفظي ويستخدمون الأداة لبعض الوقت. يتعلمون لا شعوريًا الاستماع إلى القراد اللفظي والسلوكيات التي تربك القراء.

4. تعلم كيفية التدقيق اللغوي

لا شيء يصرخ بالكتابة غير الاحترافية لزملاء العمل مثل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أو دراسة الجدوى أو عرض تقديمي مليء بالأخطاء المطبعية. يتضمن التدقيق اللغوي مراجعة وفحص كتابتك بحثًا عن أخطاء نحوية وإملائية وعلامات ترقيم وأسلوب.

كما يتضمن أيضًا البحث عن التناقضات أو عدم الدقة في التقارير أو المقالات أو الأنواع الأخرى من الكتابة الاحترافية. لا يمكن للبرنامج معرفة ما إذا كنت قد كتبت اسم منتج الشركة أو المصطلحات بشكل غير صحيح.

عند تدقيق مستند عمل ، تحقق من الأخطاء النحوية والإملائية المعتادة. ثم أعد التحقق من الأخطاء الصغيرة مثل خطأ إملائي في الاسم أو أرقام غير صحيحة أو مصطلحات خاصة بالعمل أو الجمهور. هذه الأخطاء يمكن أن تقوض مصداقية رسالتك.

5. تحقق من درجة المقروئية

قبل الضغط على إرسال أو إرسال أو نشر ، خذ بضع دقائق لتحديد درجة قراءة قطعة من الكتابة. يمكنك تسجيل قطعة باستخدام مدقق نحوي أو أداة قراءة عبر الإنترنت. من الناحية المثالية ، تتم كتابة الكتابة التجارية الجيدة لمستوى الصف الثامن.

يختبئ الكتاب المبتدئون وراء الجمل الطويلة والكلمات المعقدة والصوت المبني للمجهول لأنهم إما يجدون التحرير الذاتي صعبًا أو يخشون أن يبدو أنهم غير متطورون. ومع ذلك ، يهدف الكتاب المحترفون إلى كتابة شيء ما بشكل واضح ودقيق قدر الإمكان ، باستخدام نفس الكلمات والعبارات التي يستخدمها قرائهم.

ومع ذلك ، توجد بعض الاستثناءات. قد يضطر الكاتب الأكاديمي أو التقني إلى استخدام المصطلحات الأكاديمية أو المصطلحات الفنية ، مما يقلل من درجة قابلية القراءة لمقطع ما. لكن لا يزال بإمكانهم البحث عن طرق لتبسيط الجمل غير المرغوب فيها وتحولات العبارات المحرجة. تعرف على كيفية تحسين درجة قابلية القراءة الخاصة بك.

6. تدرب على الكتابة للويب

تعد الكتابة على الويب طريقة ممتازة لتحسين مهاراتك لأنها تشجعك على توضيح أفكارك حول موضوع ما وتطوير ممارسة الكتابة. كما أنه يشجع على نشر أعمال يسهل قراءتها. يتطلب توصيل رسالتك بشكل فعال ودقيق - جميع المهارات الحاسمة لكتابة الأعمال. كما أنها تختلف عن كتابة الروايات الأدبية أو النثر.

ضع في اعتبارك كتابة منشور مدونة على LinkedIn. سيتعين عليك كتابة عنوان جيد وتقسيم قطعة بالعناوين الفرعية وفواصل الأسطر وتقنيات التنسيق الأخرى. يجذب العنوان انتباه القارئ ، وستحافظ عليه تقنيات التنسيق هذه. تُترجم هذه المهارات بسهولة كافية لكتابة ملخص حالة العمل أو بريد إلكتروني ، على سبيل المثال ، ستحتاج إلى سطر موضوع جيد ومقدمة وملخص قابل للفحص.

7. مشاهدة مثيلات الصوت المبني للمجهول

يصف الصوت المبني للمجهول عندما يصبح موضوع الجملة هو الفاعل ، ويتم حذف الفاعل أو تحويله إلى كائن. بمعنى آخر ، تركز الجملة على الفعل بدلاً من الشخص الذي يقوم به. اقرأ دليلنا إلى المبني للمجهول لمعرفة المزيد.

على سبيل المثال ، "المذكرة على مستوى الشركة كتبها الرئيس التنفيذي" هي مثال على الصوت المبني للمجهول ، بينما "كتب الرئيس التنفيذي مذكرة على مستوى الشركة" مكتوبة بالصوت النشط.

بينما لا يوجد شيء خاطئ بطبيعته في الكتابة بصوت المبني للمجهول ، إلا أنه يصعب أحيانًا فهمه وتكون القراءة مملة دائمًا. إنه أيضًا أقل جاذبية من الصوت النشط. راقب الأفعال التي تنتهي بـ "ed" أو صيغة المبني للمجهول وأعد كتابتها وفقًا لذلك. يمكن أن يساعدك المدقق النحوي في اكتشاف هذه العلامات المكتوبة.

توجد بعض الاستثناءات إذا كان الكاتب لا يريد عمدًا أن ينسب الإجراء إلى شخص ما. على سبيل المثال ، يعد استخدام الصوت المبني للمجهول في الكتابة الفنية والأكاديمية والقانونية أكثر ملاءمة أحيانًا من إسناد إجراء إلى فرد ، أي إلقاء اللوم.

8. التركيز على اختيار الكلمات

تؤثر الكلمات التي تختارها لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والكتابات الأخرى على مدى جودة تلقي القراء لرسالتك. وهي تحدد ما إذا كانت كتابتك واضحة أو موجزة أو فعالة أو مربكة أو غير واضحة أو غير فعالة.

لكتابة الأعمال ، اختر كلمات دقيقة ووصفية ومناسبة لجمهورك وهدفك. تجنب اختصار أسماء المنتجات أو المصطلحات أو اختصارها أو إعادة كتابتها عند الكتابة عن مصطلحات الشركة ما لم تكن هذه ممارسة شائعة.

إذا كنت في شك ، فاقرأ أو اطلب دليل أسلوب الشركة. قد تفتقر بعض الشركات الصغيرة إلى واحد. إذا كانت هذه الحالة ، فتحقق من إصدار مقبول على نطاق واسع مثل دليل أسلوب Associated Press.

ضع في اعتبارك أن معنى الكلمات ، أو كيف تبدو ، يختلف اختلافًا كبيرًا حسب الجغرافيا والثقافة. هذا مثال واحد. في أيرلندا ، تعني كلمة "craic" قضاء وقت ممتع. ومع ذلك ، في الولايات المتحدة ، تشير كلمة "الكراك" إلى عقار من الفئة أ. يتم نطق كلتا الكلمتين بنفس الطريقة ولكن لها معاني مختلفة جذريًا!

9. اقرأ كتاب القواعد

يحتفظ الكتاب الجيدون ببعض من أفضل كتب القواعد بالقرب من مكاتبهم أو مكاتبهم. أولاً ، سوف يوسعون مفرداتك. يمكنك اختيار الكلمات المناسبة للتعبير عن أفكارك بشكل فعال. سيساعدك كتاب القواعد الجيد أيضًا على فهم كيفية استخدام الكلمات في السياق مع الأمثلة. إن تجنب الأخطاء النحوية الشائعة سيجعل كتابتك أكثر احترافية وصقلًا.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن دراسة القواعد النحوية وهيكل الجمل - العديد من هذه الكتب تسحب أمثلة من أنواع وسائط مختلفة - ستساعدك على كتابة جمل واضحة وموجزة. أحب بشكل خاص إقران كتاب قواعد نحوي جيد بأداة مثل Grammarly لأنها تمكنني من التعلم بالممارسة ، على سبيل المثال ، يمكنني رؤية كيف تنطبق قاعدة القواعد على جزء من الكتابة الاحترافية التي أعمل عليها.

10. ضع القارئ الخاص بك أولاً

الكتابة الاحترافية الرائعة لا تضيع وقت القارئ. إنه يتحدث إليهم مباشرة ويشرح كيف يحتاجون إلى معرفته. النظر في خطاب تغطية لوظيفة. يتجول العديد من المتقدمين الجدد في بضع فقرات حول من هم وماذا يفعلون. لكن كاتب خطاب تغطية رائع يلخص هذا في جملة أو جملتين ثم يشرح بسرعة كيف يساعد مدير التوظيف أو الشركة على تحقيق أهدافها. على سبيل المثال ، الرسالة تتعلق بالدور وليس المرشح.

ينطبق مبدأ الكتابة نفسه على التواصل الفعال في الأعمال. ضع عميلك أو قارئك في المقام الأول بدلاً من التفكير في هويتك وماذا تفعل.

11. خذ دورة في الكتابة

تعتبر دورة الكتابة الجيدة طريقة ممتازة لتحسين مهاراتك في الكتابة الاحترافية. يمكنك التعرف على عناصر الكتابة ، مثل البنية والنبرة والصوت والأسلوب. يمكنك أيضًا مناقشة أنواع مختلفة من الكتابة ، مثل الكتابة المقنعة والوصفية والسردية ، وكيفية تطبيق هذه الأنماط على قطع مختلفة.

تغطي دورة الكتابة الجيدة التقنيات وأفضل الممارسات ، مثل تنظيم أفكارك ، وإنشاء مخطط تفصيلي ، ومراجعة عملك ، وتطوير عملية الكتابة. من المفيد أيضًا التواصل مع الكتاب المحترفين الآخرين وتلقي التعليقات من الزملاء.

حضرت ورشة عمل للكتابة استمرت عشرة أسابيع. خلال كل جلسة ، كنا ننتقد مقالات بعضنا البعض وقدمنا ​​ملاحظات. لقد وجدت هذه التعليقات لا تقدر بثمن.

ليس لدى كل محترف وقت لورشة عمل للكتابة الإبداعية. لا يزال بإمكانك الالتحاق بدورة تدريبية في الوقت الذي يناسبك. حتى أن مالكولم جلادويل يعلِّم دروسًا متقدمة تناسب أولئك الذين يكتبون موضوعات غير روائية. اقرأ مراجعة Malcolm Gladwell Masterclass.

12. قراءة الكتابة الرائعة

من خلال تعريض نفسك للكتابة عالية الجودة ، يمكنك معرفة كيفية استخدام الكتاب المحترفين للغة لإنشاء قطع مؤثرة لا تنسى.

يمكنك تعلم كيفية كتابة اقتراح عمل فعال ، أو مشاركة مدونة جذابة ، أو بيان صحفي مقنع من خلال قراءة أمثلة على هذه الأنواع من الكتابة.

لا تتوقف عند هذا الحد ، رغم ذلك. ضع في اعتبارك كيفية استخدام المؤلفين للغة الوصفية ، وبناء جملهم ، وبناء حجة. حلل كيفية استخدامهم للإيقاع والسرعة والنبرة لإشراك القراء. ضع في اعتبارك كيف يمكنك تطبيق هذه الأساليب على عملك.

يمكن أن تساعدك القراءة الجيدة للكتابة على تطوير عين ناقدة ، مما يسمح لك بتحديد ما هو مفيد وما لا يعمل في كتابات الآخرين وتطبيق هذه المعرفة على كتاباتك. ابدأ بقراءة كتب الأعمال الشهيرة لأمثال مالكولم جلادويل وكذلك كتب إرشادية لمعلمي الكتابة غير الخيالية المشهورين مثل Stein On Writing بقلم سول ستاين والمسودة رقم 4 لجون ماكفي.