كيف تكتب دعوة مقابلة بالبريد الإلكتروني

يعد إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني لإجراء مقابلة خطوة مثيرة في عملية التوظيف. قد يكون من المغري اتخاذ الطريق السهل واستخدام قالب بريد إلكتروني لدعوة مقابلة - لكن لا تفعل ذلك. استثمار الوقت في صياغة بريد إلكتروني شخصي يدعو شخصًا ما لإجراء مقابلة سيفيد علامتك التجارية وعملك.

تزود رسائل البريد الإلكتروني لدعوات المقابلة المرشحين بلمحة عن كيفية عملك. إنها فرصة لبيع شركتك والترويج للدور. في الصناعات التنافسية ، حيث يفوق عدد الوظائف الشاغرة عدد المرشحين بشكل كبير ، يمكن أن تفرق دعوة مقابلة مكتوبة جيدًا عبر البريد الإلكتروني بين ملء وظيفة شاغرة وعدم شغلها.

نظرًا لأن مقابلات الفيديو أصبحت هي القاعدة ، فإن البريد الإلكتروني للمقابلة يحتاج إلى أكثر من مجرد تحديد التاريخ والوقت. ستحتاج إلى تضمين الوقت والتفاصيل الفنية ومعلومات المهمة وحتى المشورة بشأن قواعد اللباس. ‍

في دليلنا ، نشرح كيفية كتابة البريد الإلكتروني المثالي لدعوة المقابلة لأي عمل بمساعدة القوالب الخاصة بنا.

ما هو البريد الإلكتروني لدعوة المقابلة؟

رسائل البريد الإلكتروني لدعوات المقابلة الشخصية هي مراسلات مخصصة ومهنية يتم إرسالها إلى مرشح ، تطلب منه الانضمام إليك في مناقشة رسمية حول الدور.

قد تدعو مرشحًا لإجراء مقابلة هاتفية أو مؤتمر عبر الفيديو أو مقابلة شخصية. أثناء عملية التوظيف ، يمكنك دعوة مرشح واحد لجميع الثلاثة.

لا توجد قواعد أساسية حول تنسيق البريد الإلكتروني للمقابلة. يمكن أن تكون قصيرة مثل بضع جمل أو وصف مطول لعملية المقابلة.

الشيء المهم هو أن المتلقي يجب أن يكون لديه كل جزء من المعلومات التي يحتاجها ليقرر ما إذا كان سيوافق على المقابلة وما يحتاج إلى القيام به للاستعداد لها.

لديك أيضًا واجب قانوني لضمان أن كل باحث عن عمل يمكنه حضور مقابلة - وقد يشمل ذلك الاضطرار إلى التكيف مع متطلبات الباحث عن عمل.

لماذا تعد رسائل البريد الإلكتروني لجدولة المقابلات أمرًا بالغ الأهمية في عصر Zoom

أجريت معظم المقابلات شخصيًا في الماضي ، لكن الوباء غيّر طريقة التجنيد.

تعد Zoom و Skype و Microsoft Teams طرقًا شائعة بشكل متزايد لإجراء مقابلات مع المرشحين المحتملين. خلال المراحل الأولى للوباء ، ارتفعت المقابلات عبر الفيديو بنسبة 67٪ حيث سعت المنظمات إلى طرق جديدة لإشراك المرشحين المحتملين.

اليوم ، تعد المقابلات عبر الفيديو جزءًا مهمًا من عملية التوظيف وهي هنا لتبقى. يخطط ثلثا المجندين لمواصلة الإعداد الافتراضي بعد كوفيد ، وفقًا لتقارير إدارة الأفراد.

يضيف ترتيب مؤتمرات الفيديو تعقيدًا إضافيًا للعملية ، حيث يتطلب المرشحون معلومات أكثر بكثير من مجرد الوقت والمكان.

بالإضافة إلى الوقت والتاريخ ، فإن المعلومات الأخرى التي سيطلبها الأشخاص الذين ستتم مقابلتهم تشمل:

• تسجيل الدخول إلى تفاصيل مؤتمر الفيديو
• رابط التقويم
• وقت البدء ووقت الانتهاء (بما في ذلك تفاصيل منطقتك الزمنية للعاملين عن بُعد أو المرشحين الأجانب)
• لمحة موجزة عن المناقشة
• تفاصيل حول من سيحضر المناقشة
• اللباس الواجب ارتداؤه
• إذا كنت تطلب منهم تقديم عرض تقديمي ، تفاصيل عن البرامج المناسبة
• خطة احتياطية إذا لم تنجح التكنولوجيا
  

أهمية دعوة مقابلة مدروسة

يجب أن تكون كل جزء من المراسلات التي يرسلها عملك احترافيًا ، لكنه مهم مع رسائل البريد الإلكتروني لدعوات المقابلة. تزود دعوة المقابلات الإيجابية والشخصية والمهنية المرشحين بنظرة ثاقبة حول كيفية عملك.

دعوات المقابلة ضرورية للمرشحين التنفيذيين وأولئك الذين يعملون في وظائف تتطلب مهارات عالية. في قطاعات محددة ، مثل الطب والصناعة الإبداعية والتدريس ، يوجد عدد أكبر من الوظائف الشاغرة مقارنة بالمرشحين ، مما يعني أنه يجب عليك استثمار الجهد لجذب أفضل المرشحين.

وجدت دراسة حديثة للتوظيف في مهنة الطب أن "تعزيز العلاقات الشخصية مع كل مرشح" كان أساسياً للتوظيف الناجح في العصر الرقمي. يمكن أن يؤدي البريد الإلكتروني المكتوب جيدًا والشخصي والمهني إلى تحسين تصور عملك بين الباحثين عن عمل وتشجيعهم على حضور مقابلة.

هناك ضرورة مالية أيضا. يقدر خبراء التوظيف غلاسدور أن الأمر يكلف أكثر من 4000 دولار ويستغرق 27.5 يومًا لتعيين موظف جديد. إذا فشل خطاب دعوة البريد الإلكتروني الخاص بك في الحصول على أي ردود ، فقد تجد نفسك بشكل كبير في جيبك.

"لماذا لا يمكنني فقط إرسال دعوة تقويم إلى المرشح؟" ربما تسال. في حين أنه قد يكون مغريًا ، يجب أن تقاوم الرغبة. تنبيهات التقويم غير شخصية وغير مهنية. يمكنك إرسال دعوة تقويم بمجرد قبول مقدم الطلب الخاص بك ، ولكن لا تجعلها أول اتصال لديك مع مجند محتمل. بدلاً من ذلك ، اكتب بريدًا إلكترونيًا لتحديد موعد مقابلة.

تنسيق البريد الإلكتروني لدعوة المرشح للمقابلة

أول الأشياء أولاً ، رسائل البريد الإلكتروني لدعوات المقابلة لها غرضها وهيكلها. يمكنك معرفة المزيد عن آداب البريد الإلكتروني الاحترافية في دليلنا المتعمق. لا يزال ، يجب أن تكون تنسيقًا مختلفًا قليلاً في خطابات الدعوة الخاصة بك. سترغب في تقديم "من وماذا ومتى وأين" المقابلة.

لقد درسنا الدعوات عبر البريد الإلكتروني من العديد من الشركات الرائدة في العالم ، ولديهم سبعة أشياء مشتركة.

1. اشكر مقدم الطلب على التقديم
2. ادعهم لمقابلة
3. قدِّم جميع التفاصيل الأساسية
4. قل لهم من سيكون حاضرا
5. شجعهم على الاتصال والتأكيد
6. اسأل عما إذا كان لديهم أي متطلبات خاصة
7. انتهي بحماس
   

1. اشكر مقدم الطلب

من الجيد دائمًا شكر المتقدمين على الجهد الذي بذلوه في التقدم لشغل وظيفتك.

2. قم بدعوتهم إلى مقابلة

أخبر مقدم الطلب أنهم نجحوا في المرحلة الأولى (أو المرحلة الثانية أو الثالثة ، حسب الاقتضاء) وأنك تدعوهم إلى مقابلة. كن محددًا بشأن نوع المقابلة ، سواء كانت مقابلة عبر الهاتف أو مقابلة بالفيديو أو مقابلة جسدية.

3. تقديم كافة التفاصيل الأساسية

سيحتاج مقدم الطلب الخاص بك إلى معرفة تاريخ المقابلة ووقتها ، لكن قد يحتاجون إلى معرفة تفاصيل إضافية. يجب عليك تقديم معلومات عن أي مهام تطلب منهم القيام بها ، بما في ذلك العروض التقديمية. قدم معلومات عن طول المقابلة ، وإذا كنت ترغب في ذلك ، تفاصيل حول هيكل المقابلة - سواء كانت مقابلة جماعية ، أو مناقشة فردية ، أو عرض تقديمي ، على سبيل المثال. تأكد من عدم ترك أي شيء.

4. قل لهم من سيكون حاضرا

من اللباقة إخبار الباحث عن العمل الذي سيحضر أثناء المقابلة. يمكن لمقدم الطلب التحضير من خلال إجراء بعض الأبحاث.

5. شجعهم على الاتصال والتأكيد

كن واضحا للباحثين عن عمل أنك بحاجة إلى إجابة. يمكنك تقديم موعد نهائي لجميع الردود ، لا سيما إذا كان لديك قائمة احتياطية بالمقابلات المحتملين الآخرين. عرض خيار البريد الإلكتروني أو الاتصال.

6. اسأل عما إذا كان لديهم أي متطلبات خاصة

لديك واجب قانوني للتأكد من أن التوظيف الخاص بك عادل ، لذا اسأل المتقدمين عما إذا كانت لديهم متطلبات محددة قد تحتاج إلى استيعابها.

7. انتهي بحماس

قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بشكل إيجابي ومشجع. قد تكون هذه بداية لشيء مميز.

كيفية دعوة المرشح للمقابلة عبر البريد الإلكتروني

لنفترض أنك قرأت إطار العمل الخاص بنا لإنشاء بريد إلكتروني احترافي مثالي. في هذه الحالة ، قد تتساءل عن كيفية ترجمة ذلك إلى دعوة عبر البريد الإلكتروني لإجراء مقابلة؟ دعنا نلقي نظرة على تنسيق بريد إلكتروني مناسب لدعوة المرشحين لإجراء مقابلة. إليك كل ما تحتاج إلى تضمينه.

1. استخدم اسم الشخص

يجب عليك تخصيص مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، لذلك يجب عليك استخدام اسم الشخص الذي تتم مقابلته. رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من الرسائل ، لذا لا بأس من استخدام الاسم الأول. إذا كنت تريد معرفة المزيد حول كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي ، فراجع مدونتنا المتعمقة.

2. اشكرهم على التقديم

القليل من الشكر يقطع شوطا طويلا. إن توجيه الشكر لمن تجري معه مقابلة هو طريقة إيجابية لبدء البريد الإلكتروني ، لذا تأكد من قيامك بذلك.

3. ادعهم الى مقابلة

قد يكون من السهل الانزلاق إلى نبرة رسمية عند كتابة دعوة مقابلة ولكن لا تفعل ذلك. استخدم الصوت النشط عندما تخبر مرشحًا أنك اخترته للمقابلة. سواء قمت بمراجعة كل طلب أم لا ، فأنت تمثل المنظمة ، لذا اكتب بهذه الطريقة.

4. تقديم التفاصيل الهامة

تذكر من وماذا ومتى وأين. قم بتضمين كل شيء في أي بريد إلكتروني لدعوة المرشحين المختارين لإجراء مقابلة. الوقت والتاريخ والموقع والعملية كلها أجزاء مهمة من المعلومات التي يجب ألا تفوتها.

5. أخبر مقدم الطلب الذي سيجري مقابلة معهم

من الاحتراف إخبار الأشخاص الذين سيجريون مقابلات معهم. يمكّنهم من إجراء بعض الأبحاث الأساسية ، بما في ذلك التحقق من ملفات تعريف الشركة وملفات تعريف LinkedIn. قبل إرسال رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالمقابلة ، أبلغ أي زملاء ورد ذكرهم بالاسم في الرسالة.

6. شجعهم على الاتصال والتأكيد

تأكد من أن مقدم الطلب يؤكد حضورهم. أعطهم تاريخ تأكيد إذا كنت ترغب في ذلك. يمكنك إرسال بريد إلكتروني للتذكير قبل أيام قليلة من الموعد النهائي إذا كنت تريد ذلك.

7. اسأل عما إذا كان لديهم أي متطلبات خاصة

لديك واجب قانوني وأخلاقي لضمان حصول جميع المتقدمين على فرصة عادلة ومتساوية لحضور مقابلة. من خلال الإقرار بذلك وتشجيع المتقدمين على الاتصال بك ، فأنت تفعل كل ما بوسعك لضمان عملية شفافة ومفتوحة.

8. ينتهي باحتراف

لقد كتبنا مدونة مفصلة عن أفضل الممارسات لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية ، بما في ذلك أفضل عمليات تسجيل الخروج لأي موقف ، بما في ذلك الحالات الأكثر رسمية. سوف يمنحك المزيد من الأفكار حول كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني للمرشح بأفضل طريقة ممكنة.

9. تدقيق البريد الإلكتروني

لا يوجد شيء أسوأ من إرسال بريد إلكتروني مكتوب بشكل سيئ إلى مرشح. لذا تأكد من إعادة التحقق من بريدك الإلكتروني لدعوة المرشحين المختارين لإجراء مقابلة في حالة وجود أخطاء نحوية أو إملائية قبل الضغط على "إرسال".

عينات البريد الإلكتروني دعوة مقابلة

فيما يلي بعض الأمثلة على نماذج البريد الإلكتروني لدعوات المقابلات التي قد تجدها مفيدة.

مقابلة هاتفية

هذا هو رسمي نسبيًا ويوفر جميع التفاصيل المطلوبة في دعوة عبر البريد الإلكتروني لمقابلة لأحد المرشحين.

مقابلة بالفيديو

كما قلنا من قبل ، يجب أن تتضمن مؤتمرات الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمقابلات عبر الإنترنت تفاصيل محددة للباحثين عن عمل. فيما يلي مثال على قالب بريد إلكتروني لمقابلة فيديو.

المقابلة الأولى

عادة ما تكون خطابات المقابلة الأولى رسمية وقصيرة. من خلال تزويد المرشحين بمعلومات عن العملية من البداية ، يمكنك تقليل أي قلق قد يشعرون به. كما يسمح لهم بالاستعداد ، والذي نأمل أن يترجم إلى تبادل أكثر جدوى أثناء المقابلة نفسها. يمكنك أيضًا تأسيس دعوة البريد الإلكتروني الثانية للمقابلة على هذا القالب.

المقابلة النهائية

المقابلة النهائية هي فرصتك الأخيرة لتقييم المرشحين وقياس مدى ملاءمتهم للوظيفة. إذا كانت هناك عناصر من تجربتهم ترغب في استكشافها ، فكن صريحًا. امنح المرشح الفرصة للتعبير عن نفسه وإعجابك. إذا كنت ترغب في تقديم ملاحظات ، فمن الأفضل عادةً أن تأتي من مدير التوظيف. إليك نموذج بريد إلكتروني لدعوة المقابلة النهائية.

إذا كنت لا تزال تكافح للعثور على الكلمات المناسبة لرسائل البريد الإلكتروني لدعوات المقابلات ، فقم بالتسجيل في Flowrite - فهو يحول تسلسل الكلمات إلى رسائل بريد إلكتروني واضحة ومتسقة ومقنعة. إذا كنت تريد أن تكون أول من يختبر مستقبل الكتابة ، فاطلب الوصول الآن.