هل يؤدي تعدد المهام في الواقع إلى زيادة إنتاجيتك؟

في مكان العمل ، يعد تعدد المهام مهارة يتم الإشادة بها في كثير من الأحيان ويمكن حتى تشجيعها. ربما تكون قد عرّفت نفسك على أنك متعدد المهام في سيرة ذاتية سابقة. تعد تعدد المهام فكرة جذابة لأنها تجعلك تشعر وكأنك تنجز المزيد في وقت أقل.

تقول ويندي إلين ، الخبيرة الإستراتيجية للإنتاجية في مكان العمل ومؤلفة الكتاب الأفضل مبيعًا ، العمل من المنزل ... كيف يتم ذلك العمل لك؟

تقول إلين: "إنك تتجول في حالة من الفوضى وتضيع الدقائق في محاولة معرفة المكان الذي توقفت فيه في هذا المشروع عندما أعادت توجيه انتباهك إلى تلك المكالمة الهاتفية أو البريد الإلكتروني ، وهذا يعيدك فقط بدلاً من المضي قدمًا".

على الرغم من أن تعدد المهام قد يكون فعالاً في بعض المواقف ، إلا أنه قد لا يكون مثالياً في مكان العمل.

عيوب تعدد المهام

لقد وجدت الدراسات أن تعدد المهام يقلل في الواقع من الكفاءة والإنتاجية. فيما يلي مخاطر تعدد المهام.

1 يخفض معدل الذكاء الخاص بك

وفقًا لدراسة متعددة المهام أجرتها جامعة لندن ، فإن Ellin ليست مخطئة بشأن تأثيرها على عقلك. ووجدت أن المشاركين الذين قاموا بمهام متعددة أثناء العمل في مهمة معرفية شهدوا انخفاضًا في معدل الذكاء - انخفض معدل ذكاء بعض المشاركين الذكور بما يصل إلى خمس عشرة نقطة.

"عندما تحاول إجراء محادثة متماسكة أثناء إنشاء بريد إلكتروني ، فإنها لا تعمل. تقول إلين "أحد هؤلاء يعاني". "يحتاج عقلك إلى القوة الكاملة لكليهما ، ولا يمكنه العمل نيابة عن كلتا المهمتين بشكل فعال كإحدى المهام".

2 يتطلب تكلفة التحويل

تقول جمعية علم النفس الأمريكية إن التبديل بين المهام يؤدي إلى فقدان الإنتاجية والكفاءة. هذا بسبب ما يسمى "تبديل التكاليف". يستغرق الدماغ وقتًا لمعالجة نهاية مهمة واحدة ، وتحويل التروس إلى مهمة أخرى. قد تكون تكلفة التبديل صغيرة في البداية ، لكنها تتراكم مع تعدد المهام على مدار اليوم.

تقول إلين: "يستغرق الأمر 64 ثانية لاستعادة مجموعة أفكارك بعد أن قاطعتك رسالة بريد إلكتروني". "ضاعف ذلك بخمسين مرة في اليوم ، وسوف تضيع أكثر من خمسين دقيقة فقط من التوقف والبدء طوال اليوم."

3 يؤدي إلى ضعف جودة العمل

سواء كنت قد انسحبت من مهمتك الأولى بواسطة زميل أو رسالة محادثة أو مهمة غير متوقعة تم وضعها على مكتبك ، فإن تعدد المهام لا يسمح لك بتخصيص 100٪ من تركيزك لتحقيق نتيجة عالية الجودة.

عندما ينتقل دماغك باستمرار بين أكثر من مهمة - وإنفاق تكلفة المعالجة بينهما - فمن المحتمل أن تحدث أخطاء.

عندما يكون تعدد المهام فعالاً

في مواقف معينة ، قد تجد أن تعدد المهام يتيح لك تحقيق النتائج المرجوة في وقت واحد. قد يكون أكثر فاعلية عند تنفيذ مهمتين بسيطتين في وقت واحد.

تقول إلين: "عندما لا تستخدم نفس الجزء من دماغك في كلتا المهمتين ، فهذا يعمل". "[مثال] هو التحدث إلى شخص ما على الهاتف أثناء المشي على جهاز المشي."

ومع ذلك ، فإن تعدد المهام أثناء أداء المهام المعرفية (أي المهام التي تتطلب منك الحصول على معلومات جديدة وتنظيمها وتعلمها) في العمل سوف يسبب المشاكل.

استراتيجيات لإدارة مهام متعددة

إذا كنت تواجه مهامًا متعددة وتحتاج إلى طريقة بديلة للتعامل معها دون القيام بمهام متعددة ، فإليك بعض الأفكار من Ellin وخبراء الإنتاجية الآخرين:

• اكتب قائمة المهام. يجب أن تتضمن كل قائمة مهام مهام لهذا اليوم فقط - وليس للمستقبل القريب.
• احتفظ بقائمة قصيرة. " ضع 3-5 أشياء فقط في القائمة التي تنوي إنجازها. لا تريد أن تفعل ، لا ينبغي أن تفعل ، ولكن تنوي القيام بذلك. تقول إلين: "أي شيء أكثر من ذلك هو هدية".
• حدد المهام ذات الأولوية العالية. حدد المهام الأكثر أهمية أو الأكثر إلحاحًا التي تحتاج إلى اهتمامك أولاً. اسأل مشرفك أو مديرك عن المواعيد النهائية وناقش المهمة التي تستحق التركيز عليها ، إذا لزم الأمر.
• كتلة زمنية. حدد مواعيد لجلسات عمل متواصلة مدتها 90 دقيقة. "لا تأخذ سجناء - لا ترد على الهاتف ، أو تحقق من بريدك الإلكتروني ، أو Facebook ، فقط ركز على المشروع الوحيد الذي تعمل عليه."

قم بإعداد مكافأة. تقترح إلين " كافئ نفسك على إكمال مهمة ما ، مثل المشي لمدة 30 دقيقة في الخارج ، أو تناول فنجان من القهوة بعد الظهر ، أو استراحة التأمل لمدة 20 دقيقة".